Apogée version 3.70

Programme SERVICES NUMERIQUES 10h00-10h15 Introduction Katryn Durand, Adjointe au directeur Dser- Chargée de l'accompagnement produits - Département services, AMUE Alain Philipona, Responsable Pôle Formation - Vie de l’Etudiant, Département Edition Intégration, AMUE SERVICES NUMERIQUES 10h15-11h00 LES EVOLUTIONS : - Réinscriptions administratives Alain Boulet, Consultant Formation - Vie de l’Etudiant, Département Services, AMUE - Inscriptions pédagogiques Jean-Claude Mardon, Consultant Formation - Vie de l’Etudiant, Département Services, AMUE 11h00-12h00 LES NOUVEAUX SERVICES : - Opérations Préalables Inscriptions - Inscriptions administratives - Confirmation aux examens de session 2 - Présentation des connecteurs Apogée Gilles Scotto di Carlo, Consultant Formation - Vie de l’Etudiant, Département Services, AMUE 12h00-12h30 Échanges avec la salle 12h30-14h00 Déjeuner (libre)

Programme AUTRES EVOLUTIONS APOGEE 14h00-14h30 Opérations Préalables d’Inscription Jean-Claude Mardon, Consultant Formation - Vie de l’Etudiant, Département Services, AMUE 14h30-15h15 Domaine « Inscription administrative » & Cursus externe Jean-Claude Mardon, Gilles Scotto di Carlo, consultants Formation - Vie de l’étudiant, Département Services, AMUE 15h15-15h45 IPFEX 15h45-16h00 SISE et Pilotage 16h00-16h15 Échanges avec la salle

Domaine Accès à Distance Apogée version 3.70 Alain Boulet

Evolutions AD : Introduction La version 3.70 amène plusieurs évolutions dans le domaine Accès à distance : Etapes proposables aux étudiants de L1 sans résultat positif Réinscription à des VET sans délibération Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET Autorisation paiement web Autres évolutions

Etapes proposables aux étudiants de L1 sans résultat positif

Etapes proposables L1 redoublants Objectif : Permettre à l’étudiant inscrit en L1 et sans résultat positif de se réorienter et de s’inscrire dans une autre première année Solution : Proposer à ces étudiants un changement de filière par la règle de gestion TE09: Variante 1 : changement de filière autorisé aux inscrits L1 uniquement Variante 2 : changement de filière autorisé aux non L1 uniquement Variante 3 : changement de filière autorisé à tous Par défaut : Variante 2.

Réinscription aux étapes sans délibération ni résultat

Réinscription aux étapes sans délibération ni résultat Objectif : Permettre à un étudiant inscrit à une étape n’attendant ni délibération ni résultat (doctorat, préparation aux concours) de se réinscrire par le web. Solution : Ajout d’un témoin « RsD » pour identifier ces étapes et les rendre accessibles à distance.

Réinscription aux étapes sans résultats RsD: Réinscription sans Délibération

Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET (Primo / Réinscription)

Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET Objectif : Paramétrer les VET accessibles par le web en primo-entrant ou en réinscription Solution : Différencier la mise à disposition de VET sur le web selon le service.

Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET

Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET

Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET

Evolution de l'écran de paramétrage CGE/VET

Evolutions de la gestion des pièces justificatives

Evolutions de la gestion des pièces justificatives Objectif : Ajouter de nouveaux motifs de demande de pièces justificatives Permettre le suivi des pièces justificatives Solution : Mise en place d’un écran Apogée de suivi des pièces Mise à disposition de l’information de suivi des pièces sur le web

Nouveaux motifs de demande de pièces justificatives Nouveaux motifs de pièces justificatives : chacun des codes étapes accessibles à distance, chacun des types de diplômes, chacun des groupes de pays, chacune des séries du bac (pour les primo-entrants), les sportifs de haut niveau, les étudiants ayant déclaré un handicap, les étudiants mineurs au moment de l’inscription, les étudiants primo-entrants et néo-bacheliers, les étudiants primo-entrants et non néo-bacheliers, les étudiants primo-entrants, les étudiants en réinscription, les étudiants en inscription parallèle (maintien ou abandon), chacune des composantes.

Suivi des pièces justificatives Mise en place d’un nouvel écran dans le domaine « Inscription Administrative » : suivi des pièces justificatives web. Cet écran permet le pointage des pièces reçues et leur prise en compte.

Suivi des pièces justificatives

Autorisation paiement web

Autorisation paiement web Objectif : Permettre le paiement de l’IA en ligne à une population ciblée Solution : Ajout d’une case à cocher (PW) dans les tables de références

Autorisation paiement web

Autres évolutions du domaine AD

Autres évolutions AD Autres évolutions du domaine accès à distance : Sélection responsabilité civile et numéro INSEE provisoire Redirection en fin de processus d’inscription Sélection des droits facultatifs Evolutions du référentiel à distance Affichage des droits : ordre et droits à montant nul Nombre d’années de recherche de l’IA et laissez-passer

IP WEB Apogée version 3.70 Jean-Claude Mardon

Introduction L’IPWEB, maintenant disponible depuis Mai 2007 ( version 3.60.52), évolue avec : Traitement spécial PRC Consultation inscription pédagogique L’enchaînement des inscriptions par le web Diverses évolutions ergonomiques

Traitement spécial PRC Le traitement spécial PRC : case cochée dans le domaine SE / liste d’éléments. Actuellement en IPWEB Lorsque les UE font parties d’une liste des UE libres : Si l’étudiant est redoublant alors l’UE est traitée en PRC Si l’étudiant s’inscrit à cette liste au titre d’une autre VET alors l’UE acquise n’apparaît pas dans « les choix de l’inscription ». Ce traitement fonctionne, pour les étudiants non redoublant, dans la mesure où l’inscription pédagogique est réalisée sur des VET différentes. L’évolution consiste à prendre en compte les inscriptions pédagogiques web au sein d’une même version d’étape.

Traitement spécial PRC Contexte Le traitement « spécial PRC » permet de ne pas proposer le même enseignement deux fois à un étudiant (sauf pour les redoublants) : - si l’étudiant est redoublant et que l’enseignement est obtenu alors la PRC est rapatriée. - si l’étudiant n’est pas redoublant et que l’enseignement est obtenu alors la PRC n’est pas rapatriée et l’enseignement n’est pas proposé à l’étudiant. Certains cas particuliers n’étaient pas pris en compte par ce traitement. Solution La solution a consisté à modifier le traitement « spécial PRC » afin de prendre en compte les cas suivants : - les inscriptions réalisées au sein d’une même version d’étape (lorsque la liste d’UE libres est rattachée aux semestres), - les inscriptions réalisées au sein de la même année universitaire (inscription en L2 et L3 la même année par exemple). Précisions : de plus, les liens entre VDI (inscription, intermédiaire et terminale) sont pris en compte lors de l’exécution de ce traitement afin de permettre aux étudiants en double cursus ou réorienté d’utiliser un enseignement obtenu. Les éléments appartenant à des listes d’UE libres ne lui sont plus proposés dès lors que celui-ci possède une note/résultat (positif ou négatif) et que ces éléments sont capitalisables et/ou conservables.

Traitement spécial PRC 1er cas : inscription pédagogique semestrielle Liste des UE libres rattachée à plusieurs semestres d’une même version d’étape. 1er inscription pédagogique WEB de l’étudiant VET L’étudiant doit choisir des UE différentes par semestre 2ème inscription pédagogique WEB de l’étudiant Liste sem 1-2 Liste sem 3-4 Semestre 1 Semestre 2 Semestre 3 Semestre 4 IPWEB IPWEB Liste UE libre Apparaît sur le web UE1 UE2 UE3 Choix IPWEB de l ’étudiant N’apparaît pas sur le web Apparaît sur le web Choix IPWEB de l’étudiant

Traitement spécial PRC 2ème cas : doubles cursus Liste des UE libres rattachée à plusieurs versions d’étape la même année universitaire. 1er inscription pédagogique WEB de l’étudiant VET A 2ème inscription pédagogique WEB de l’étudiant VET B Sem A 1-2 Sem B 1-2 Semestre 1 Semestre 2 Semestre 1 Semestre 2 IPWEB IPWEB Liste UE libre Apparaît sur le web UE1 UE2 UE3 N’apparaît pas sur le web car il y a déjà une IP Apparaît sur le web Choix IPWEB de l ’étudiant Choix IPWEB de l’étudiant

Traitement spécial PRC 3ème cas : étudiant non redoublant Liste des UE libres rattachée à plusieurs versions d’étape sur plusieurs années universitaire. VET A VET B Sem A 1-2 Sem B 1-2 Semestre 1 Semestre 2 Semestre 1 Semestre 2 L’ UE n’est plus affichée dès lors : que sur une année N-x il y a eu une note / résultat sur l’élément et que cet élément soit capitalisable et / ou conservable. Liste UE libre UE1 UE2 UE3

Traitement spécial PRC Ces traitements n’existant pas sur APOGEE, il est important de faire respecter ces règles aux personnes effectuant les IP via APOGEE afin de ne pas créer d’incohérence dans les IP.

Consultation Inscription Pédagogique Contexte Les services d’inscription et de consultation de l’Inscription pédagogique par le web étaient fusionnés. Ce qui obligeait les établissements qui souhaitaient mettre en place uniquement la consultation à paramétrer le référentiel du domaine Accès à distance. Solution Pour permettre aux établissements de mettre en place ces services indépendamment l’un de l’autre, ceux-ci ont été scindés en deux services distincts.

Enchaînement des inscriptions Il est possible d’enchaîner les inscriptions par le web. Réinscription administrative puis inscription pédagogique Inscription administrative puis inscription pédagogique ( pour les sites pilotes)

Service OPI Synchrone Alain Boulet

Le service OPI Synchrone sera proposé en phase pilote Objectifs : Effectuer les chargements OPI des étudiants de manière synchrone. Charger des données OPI nouvelles ou faire des mises à jour de données existantes dans Apogée. Avoir un service indépendant de la plateforme appelante. Solution : Mise en place d’un web service OPI-Apogée. Utilisable depuis les outils effectuant les Opérations préalables à l’inscription. Garde la trace du déroulement du transfert d’information. Le service OPI Synchrone sera proposé en phase pilote dans un premier temps

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web

Sommaire Présentation du service Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web Objectif : Proposer aux néo-bacheliers ou aux étudiants provenant d’autres sites un service d’inscription administrative à distance. Conserver l’ergonomie et le niveau de paramétrage des services numériques existants. Solution: Mise en place d’un service web IA-Primo permettant l’inscription administrative d'un étudiant par le web avec ou sans paiement immédiat (par carte bancaire). Mise à disposition d’un outil de paramétrage de l’aide en ligne, des libellés et messages d’erreur. Adaptation du référentiel et du domaine « Accès à distance » Apogée pour permettre un paramétrage fin et dissocié de l’outil de réinscription administrative web.

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web Limites : Service uniquement accessible aux premières inscriptions dans l’établissement : Néo bacheliers (bacheliers de l’année) Non néo bacheliers (non bacheliers de l’année mais issus d’un autre établissement) Nécessite qu’une OPI ait été enregistrée sous Apogée

Sommaire Présentation du service Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web Paramétrage Apogée : domaine AD Tables de référence Centre de gestion / Version d’étape (différencié) Laissez-passer primo entrants Règles de gestion Paramétrage du service web : Apoconf Libellés Messages d’erreurs Aide en ligne

Sommaire Présentation du service Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web

Outil d‘Inscription Administrative Primo-entrants par le web Le service Outil d'inscription Administrative Primo-entrants  par le web sera proposé en phase pilote dans un premier temps

Outil d‘Inscription Administrative complémentaire par le web

IAE complémentaire Objectif de l’IAE complémentaire: : Permettre à l’étudiant de rajouter une ou plusieurs étapes à son IA par le web. Accès à l’IA complémentaire: Possible pour les primo-entrants et en réinscription. Par l’interface de réinscription administrative par le web.

IAE complémentaire Limites de l’IAE complémentaire: Toutes les IA pour l’année en cours doivent avoir été payées. La seule modification d’IA autorisée consiste à ajouter une ou plusieurs IAE pour l’inscription courante. Aucune autre modification n’est possible (pas de modification des informations administratives ni des IAE réalisées).

IAE complémentaire

IAE complémentaire Le service Outil d'inscription Administrative complémentaire  par le web sera proposé en phase pilote dans un premier temps

Présentation du service web Etudiant attendu en Session 2 Gilles Scotto di Carlo

Sommaire Présentation du service IE web Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité Impact sur les domaines Apogée

Présentation du service IE web Objectif : Un outil permettant de mieux identifier la population d’étudiants se présentant aux examens de seconde session. Consécutivement, mieux organiser la gestion et le déroulement des examens de seconde session. Solution : Un service numérique IEweb, permettant aux étudiants de formuler à distance leur décision de se présenter aux examens de session 2. Permettre aux gestionnaires de scolarité d’intervenir, à titre exceptionnel, sur la décision (à confirmer ou à infirmer) de l’étudiant. Les établissements ne désirant pas utiliser l’évolution doivent pouvoir continuer à fonctionner comme auparavant.

Présentation du service IE web Domaine Epreuves : listes restreintes d’étudiants Ne sont proposés à l’organisation et au déroulement des épreuves de seconde session que les étudiants ayant confirmé leur venue aux examens par le service web ou via le service de scolarité. Domaine Résultats : listes restreintes d’étudiants Edition des listes d’étudiants autorisés ou non à composer et des listes de comptage pour la population ayant confirmé. Traitement de complétude : selon des critères, pour une population donnée, renseigner automatiquement des notes en session 2.

Enchainement des procédures Confirmation étudiants attendus en S2 Période Ouv Fer Reporter les notes Saisie des notes & résultats S1 S1 Etat « T » Saisie calcul Avancement délibération Report notes & résultats Domaine Epreuve Notes S2 reportées Liste étudiants concernés affinée Notes & Résultats S1 Etudiants admis Etudiants ajournés = Etudiant concernés S2 Le service IEweb sera proposé en phase pilote dans un premier temps

Sommaire Présentation du service IE web Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité Impact sur les domaines Apogée

Paramétrage du service IE web Paramétrage pour l’activation de la fonctionnalité Libellé de la variable applicative : "Témoin confirmation S2" La variable applicative est livrée désactivée par défaut Préparation de la campagne d’inscription : Paramétrage des épreuves pour saisie IE WEB Paramétrage des périodes d’inscription à distance

Paramétrage sur les épreuves dans Accès à distance Paramétrage au niveau des épreuves : Témoin «Concerné par une confirmation en S2» Dates de début et de fin de période d’ouverture du web Témoin «Obligatoire/optionnel » Fonctionnement de l’écran : VET, ELP et maquette filtres pour la liste d’épreuves Nature, Type et Epreuve utilisables en mode recherche Témoin « AD » coché pour les épreuves concernées par une confirmation web, Obligatoire, Dates ouverture et fermeture.

Paramétrage confirmation session 2

Sommaire Présentation du service IE web Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité Impact sur les domaines Apogée

Confirmation de la participation à la session 2 via le Web Mise en œuvre du service numérique Apogée IEweb Les étudiants confirment via le web leur décision de se présenter à la session 2 proposée par l’établissement. La confirmation par le web se fait VET par VET. Semestres et UE affichés dans l’ordre hiérarchique, exemple : « Titre de la VET » Epreuve 1 SEM1 Epreuve2 UE1 Epreuve3 Epreuve4 SEM2 UE2 Epreuve5 Epeurve6 UE3 Epreuve7 Epreuve8

Confirmation de participation aux examens de seconde session 1/3

Confirmation de participation aux examens de seconde session 2/3

Confirmation de participation aux examens de seconde session 3/3

Confirmation de participation aux examens session 2 via le secrétariat Domaine Résultats ou domaine Epreuves : Dans l’écran « Confirmation inscription aux examens », cocher / décocher la confirmation de chaque épreuve. Intervention possible par le gestionnaire même en dehors de la période de saisie WEB.

Sommaire Présentation du service IE web Paramétrage de la fonctionnalité Utilisation de la fonctionnalité Impact sur les domaines Apogée

Impacts dans le domaine Epreuves Evolution du domaine Apogée Epreuves : Permet l’exploitation des épreuves d’admission et de session 2 pour les étudiants ayant confirmé par IEweb, ou via le service de scolarité. Cette évolution n’intéresse que les épreuves paramétrées « concernées par une confirmation en session 2 ». Exploitation des listes restreintes d’étudiants : Répartition globale Affectation des étudiants Numérotation des places Elaboration du calendrier Edition du calendrier et convocations Génération de tableau d’incompatibilité…

Impacts dans le domaine Résultats Evolution du domaine Apogée Résultats : Permet l’exploitation des épreuves d’admission et de session 2 pour les étudiants ayant confirmé par IEweb, ou via le service de scolarité. Ne concerne que les épreuves paramétrées comme étant concernées par une confirmation en session 2. Dans le domaine collecte et diffusion des résultats : Exploitation des listes restreintes d’étudiants. Editer les listes des étudiants autorisés ou non à composer. Editer les listes de comptage pour la population confirmée : radio bouton trois états (épreuves Confirmées, Infirmées, Toutes).

Listes restreintes d’étudiants

Traitement de complétude Disposer d’un traitement de complétude : Permettant, selon des critères de choix, de renseigner automatiquement des notes en session 2 pour cette population d’étudiants. « Préparation » du traitement de complétude : Rappel de l’année universitaire RE Choix de la VET ou du semestre Choix des épreuves Choix des étudiants

Traitement de complétude

Services numériques Présentation des connecteurs Apogée Gilles Scotto di Carlo

Sommaire Contexte Le choix SOA Exemple d’un établissement Les connecteurs Apogée

Contexte : Objectifs généraux L’intégration au sein des SI des établissements : Faciliter l’intégration des applications de gestion, Accroître la capacité d’interopérabilité des composants du SI, Prendre en compte la mutualisation différenciée, Soutenir la généralisation des ENT, Accompagner la construction du SI des établissements, Viser à la mise en œuvre de référentiels.

Contexte : le modèle d’architecture Autoriser une cohabitation avec l’architecture actuelle, apte à s’inscrire dans les SI des établissements : Accès au système d’information depuis l’intérieur de l’établissement et depuis l’extérieur au travers du réseau Internet. Multiplicité des acteurs : le personnel, les partenaires, les fournisseurs, les étudiants inscrits, les acteurs logiques. Facilité de déploiement et de mise en œuvre des évolutions fonctionnelles. Intégration de services numériques Apogée au sein des espaces numériques de travail (ENT).

Sommaire Contexte Le choix SOA Exemple d’un établissement Les connecteurs Apogée

Le choix SOA Réaliser un ensemble de connecteurs : Prises permettant à des briques du SI (portails, …) de consulter, mettre à jour des données gérées par les applications. Le connecteur permet à une application distante d’activer une fonction de l’application cible ou de se substituer à elle. Dans ce dernier cas, l’application appelante effectue certains traitements par délégation de l’application cible.

Le choix SOA Genèse de ce choix : Ré-architecture des services numériques d’Apogée permettant de démarrer une stratégie SOA : « nouveaux services numériques et, dans le même temps, connecteurs pour les établissements ».  Choix architectural fait avec les établissements. Un bus de connecteurs associé aux services numériques pour répondre aux besoins des ENT et au besoin d’interopérabilité.

Le choix SOA Web Services / SOA définitions : Un service est une entité proposant une (plusieurs) opération(s) autonome(s), indépendante(s) des autres services et atomique. Les Web services sont définis comme des unités logicielles de faible couplage utilisant les standards : SOAP, WSDL , UDDI, ... Une architecture applicative mettant en œuvre des Web Services est qualifiée de WSOA.  Les nouvelles architectures AMUE sont WSOA.

Le choix SOA Les Web Services, une aide à l’intégration : Les Web Services fournissent l’interopérabilité entre divers logiciels et diverses plateformes. Ils utilisent des standards et protocoles ouverts. Basés sur HTTP, les Web Services peuvent fonctionner au travers de nombreux pare-feux. Les Web Services facilitent l’intégration et permettent de mutualiser diverses ressources.

Le choix SOA L’architecture SOA, exemple de l’architecture (illustration pour le cas des connecteurs Harpège)

Sommaire Contexte Le choix SOA Exemple d’un établissement Les connecteurs Apogée

Exemple d’un établissement Affichage du dossier administratif d’un étudiant : Etat-civil Inscriptions Cursus externe Résultats Diplômes Etapes Eléments et épreuves 88 88

Exemple d’un établissement 89 89

Exemple d’un établissement 90 90

Exemple d’un établissement 91 91

Exemple d’un établissement 92 92

Exemple d’un établissement Affichage du dossier administratif d’un étudiant : Pratiquement toutes les données du dossier étudiant individuel sont maintenant récupérées via des appels aux web-services AMUE. Les appels aux web-services ont pu être facilités par la mise à disposition d’une librairie cliente open-source. Ajout de la fonctionnalité de modification de l’adresse par l’étudiant. 93 93

Sommaire Contexte Le choix SOA Exemple d’un établissement Les connecteurs Apogée

Les connecteurs Apogée Les cas d’utilisation des connecteurs Apogée : Pour les connecteurs du référentiel Apogée : utilisation dans des applications externes souhaitant faire des mises à jour dans Apogée (mise à jour des adresses et bientôt la mise à jour des OPI). Ils peuvent également servir pour des applications souhaitant s’appuyer sur le référentiel du produit (Bac, SISE, mutuelles …), Pour les connecteurs du dossier étudiant : utilisation par des applications externes de consultation du dossier étudiant (ENT par exemple). Ils peuvent également être utilisés par des applications du SI qui ont besoin de récupérer certaines données de l’étudiant.

Les connecteurs Apogée Démarche d’utilisation des connecteurs : Avoir besoin de données d’Apogée pour un besoin d’application ou un besoin d’interfaçage, Parcourir la liste des Web Services pour trouver les connecteurs potentiellement utiles, Vérifier la présence des données qui vous sont nécessaires grâce aux contrats des services, Prévoir et imaginer l’orchestration des connecteurs dont vous avez besoin pour répondre à votre besoin, Vérifier que votre consommateur prévoit une sécurité applicative (par exemple : ne pas afficher de données privées d’un étudiant).

Les connecteurs Apogée Détail des 40 connecteurs Apogée 2007 : Des connecteurs autour du dossier étudiant … et d’autres provenant du besoin des OPI

Les connecteurs Apogée

Les connecteurs Apogée

Les connecteurs Apogée

Les connecteurs Apogée

Les connecteurs Apogée

Interface OPI Apogée version 3.70 Jean-Claude Mardon

OPI : Introduction La version 3.70 des OPI comporte plusieurs évolutions : Extension du batch asynchrone Lancement automatique du batch asynchrone Évolution du compte-rendu d’intégration des OPI Prise en compte des vœux lors de l’IA ou de l’IP

OPI : batch asynchrone

OPI : batch asynchrone Rappel de l’existant : 2 fichiers plats en entrée du batch Fichier Individu OPI : IND_OPI (INDividu) OPI_DAC (Diplôme Autre Cursus) OPI_BAC ( Baccalauréat ) ADRESSE_OPI (Adresse étudiant) Fichier Vœux OPI : VOEUX_INS (vœux d’inscription)

OPI : batch asynchrone Les impacts sur IND_OPI : Ajout de 26 nouvelles données  IA et cursus externe Les impacts sur OPI_DAC : Certaines données ne sont plus exploitées Ajout de 5 nouvelles données  cursus externe Les impacts sur OPI_BAC et ADRESSE_OPI : Pas impactés, mais l’année du BAC devient une donnée indispensable pour l’accès à l’outil IA des primo-entrants Les impacts VOEUX_INS : Ajout de 9 nouvelles données  IA et cursus externe

OPI : batch asynchrone Aucune donnée de l’interface OPI actuelle n’a été supprimée. Les nouvelles données OPI sont des données déjà gérées dans le processus IA/IP. Les nouvelles données OPI ne sont pas obligatoires. Pour le détail des impacts se référer au document « campagne2007interfaceOPIV12.doc » accessible sur le web de l’Amue dans la rubrique « actualité » au «  07/03/2007 ».

OPI : lancement automatique

OPI : lancement automatique L’évolution consiste à pouvoir lancer le traitement OPI (en plus du lancement à la demande) automatiquement et à une périodicité donnée : Pour cela il faut positionner dans le domaine référentiel les variables applicatives suivantes : OPI_FREQ_CHRT_FIC : fréquence de chargement des données OPI 'Q' (quotidienne) ou 'H' (hebdomadaire) ou 'M' (mensuelle) ou 'BM' (bimensuelle) OPI_INT_TEM_PROD : témoin indiquant si le mode automatique de chargement est activé ou non Lors du lancement automatique, la fréquence de dépôt des fichiers plats en entrée reste à la charge des établissements.

OPI : compte rendu d’exploitation

OPI : compte rendu d’exploitation Le compte-rendu actuel évolue En mode manuel Modification du contenu pour ne présenter que des données statistiques Création d’un fichier texte contenant l’ensemble des données traitées avec des indicateurs d’anomalie pour les enregistrements en erreur En mode automatique 2 fichiers seront générés à l’issue du traitement : contenu statistique rapport sur les données traitées

OPI : prise en compte des vœux lors de l’IA et IP

OPI : prise en compte des vœux Création d’une nouvelle fenêtre sur l’écran de choix des étapes Possibilité de sélectionner les vœux émis par l’étudiant lors de son OPI Les données concernant la VET du vœu initialisent la fenêtre du choix des étapes

Domaine « Inscription Administrative » et « Cursus Externe » Jean-Claude Mardon, Gilles Scotto di Carlo

Domaine IA & Cursus externe Plan Domaine « Inscription  Administrative » affiliation à la Sécurité Sociale améliorations diverses du processus I.A. « Cursus externe »  rappel de la problématique utilisation de la fonctionnalité impacts sur le domaine DE + RE

Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine « Inscription Administrative » Affiliation à la Sécurité Sociale Améliorations diverses du processus I.A.

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale L’affiliation ou la non-affiliation est : soit calculée par Apogée soit saisie par l’utilisateur Parmi les informations concernées : le régime des parents les motifs de non affiliation la notion d’Ayant Droit Autonome le centre payeur Les évolutions fiabilisent les calculs et font mieux apparaître les A.D.A.

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale Régime des parents : Paramétré dans le référentiel peut être imprimé

Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale Pré-coché pour les motifs non calculés par Apogée Motifs de non affiliation : Calculés ou non (référentiel) modifié peuvent être imprimés

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale Ecran « Couverture sociale.. » Non modifiable Prise en compte des infos : Régime des parents ADA Contrats filtrés/centre payeur

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale En cas d’affiliation : le régime des parents est stocké dans l’I.A.A.

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale Remarques : La notion d’A.D.A. et ses corollaires sont affichés dans la synthèse administrative du D.E. Les données correspondantes sont modifiées dans le référentiel «  à distance ». Un certain nombre de contrôles ou de calculs ont été ajoutés ou modifiés pour fiabiliser les calculs et le fonctionnement de ce processus. La carte d’étudiant porte des informations plus précises y compris l’A.D.A.

Affiliation à la Sécurité Sociale Domaine IA Affiliation à la Sécurité Sociale Pour les échanges avec la Sec. Soc. et les mutuelles : un n° de bordereau (référentiel) la saisie de critères est développée des informations ajoutées Une édition donne la répartition

Domaine IA Domaine « Inscription Administrative » Affiliation à la Sécurité Sociale Améliorations diverses du processus I.A. liste de communes, téléphone portable et adresse électronique, inscription aux étapes, récapitulatif des droits à payer, changement de situation sociale, remboursements, annulation / résiliation .

Améliorations diverses Domaine IA Améliorations diverses liste de communes, Villes filtrées/dépt. Les champs Ville et Dépt. inversés. Ville peut –être saisie

Améliorations diverses Domaine IA Améliorations diverses téléphone portable et adresse électronique,

Améliorations diverses Domaine IA Améliorations diverses Inscription aux étapes, On peut : saisir dans le cas d’une situation année précédente « Établissement étranger » le pays dans le lieu, gérer l’établissement, l’année, le dépt/pays d’obtention du titre d’accès externe, gérer le dépt/pays du dernier établissement fréquenté gérer le type du dernier diplôme obtenu, le dépt/pays, l’établissement et l’année d’obtention de ce dernier diplôme.

Améliorations diverses Domaine IA Améliorations diverses Complément d’informations et de contrôles pouvant concerner l’étranger . Avec une liste « %F9 » pour les pays

Améliorations diverses Domaine IA Améliorations diverses Ces mêmes évolutions s’appliquent à la saisie du titre d’accès

Domaine IA récapitulatif des droits à payer, Une édition des droits à payer pour chaque étudiant en attente de paiement avec l’option de présentation des données par droits groupés ou avec le détail des droits

Domaine IA Améliorations diverses

Domaine IA remboursement, Dans le cas de la saisie de remboursement ou de paiement différentiel, un message signale si l’étudiant est « interdit ». Ceci figure également sur l’édition

Domaine IA Un message évite la résiliation à tort d’un étudiant. annulation / résiliation . Un message évite la résiliation à tort d’un étudiant. Lors d’une annulation et résiliation d’une I.A.A./I.A.E., une date d’annulation/résiliation de l’I.A.A. et une date d’annulation/résiliation de l’I.A.E. sont ajoutées pour permettre de connaître les effectifs étudiants à une date d’inscription précise.

Domaine IA & Cursus externe Plan Domaine « Inscription  Administrative » affiliation à la Sécurité Sociale améliorations diverses du processus I.A. « Cursus externe »  rappel de la problématique utilisation de la fonctionnalité impacts sur le domaine DE + RE

Cursus Externe Rappel de la problématique Enrichissement de la fonctionnalité « Cursus Externe » Rappel de la problématique Utilisation de la fonctionnalité Impacts sur le domaine DE + RE

Cursus Externe Besoin métier Pourquoi renseigner le Cursus Externe ? Nécessité de reconstituer le passé de l’étudiant pour : Editer le Dossier Etudiant dans le cadre d’un transfert de dossier dans un autre établissement. Réaliser les études statistiques des OVE liées aux populations et aux cursus, aux parcours des étudiants, à leur insertion professionnelle, à des indicateurs LOLF… Donner une information lors des délibérations de jury.

Objectif de l’enrichissement du Cursus Externe Mieux connaître les profils d’étudiants et les parcours universitaires : le niveau de détail n’était pas suffisant. Enrichir les informations présentes sur l’ADD : paragraphe 6.1 : renseignements complémentaires. Rajout du lieu de la VAC. Rajout du complément ADD : parcours antérieur d’un étudiant pour lequel il n’y a pas de saisie de VAC.

Cursus Externe Rappel de la problématique Enrichissement de la fonctionnalité « Cursus Externe » Rappel de la problématique Utilisation de la fonctionnalité Impacts sur le domaine DE + RE

Enrichissement Cursus Externe Fonctionnement Quand alimenter le Cursus Externe ? Pendant le processus d’Inscription Administrative : Pouvoir alimenter le Cursus Externe en direct Après la campagne d’Inscription Administrative : En modification d’IA (avec le contrôle CGE) Dans le Dossier Etudiant (hors CGE – service central)

Enrichissement Cursus Externe Nouvel écran La version 3.70 d’Apogée fournit une rénovation complète de l’écran CE ainsi qu’un processus d’alimentation automatique : Dès la saisie des données dans l’IA par le gestionnaire, ou la saisie de l’étudiant via les service web.

Enrichissement du Cursus Externe Nouvel écran Œ   

Enrichissement du Cursus Externe Descriptif des blocs Les blocs Œ et  restituent les informations du Bac issues de l’IA complétées de celles concernant l’établissement d’obtention. Sur un bloc  figure les informations de première inscription dans l’enseignement supérieur. Un bouton « Transfert »  ouvre une fenêtre de saisie des informations concernant le transfert de l’étudiant vers un autre établissement. S’il existe des transferts, le bouton «Transfert» apparait en rouge.

Enrichissement du cursus externe Transfert (vers un autre établissement) Saisie des informations concernant le transfert () de l’étudiant vers un autre établissement : les transferts « arrivée » ne sont pas gérés, en création, les champs année universitaire, dépt / pays, établissement et type diplôme sont obligatoires.

Enrichissement du cursus externe Nouvel écran    

Enrichissement du cursus externe Origine des données Données du cursus externe : Les enregistrements contenus dans le bloc multi-lignes  proviennent du traitement d’alimentation des données cursus externe, d’une IA gestionnaire, d’une IA web ou d’une OPI. Ou bien suite à une saisie manuelle de l’utilisateur. Chaque ligne du tableau de cursus externe est détaillée dans le nouveau bloc .

Enrichissement du cursus externe Décomposition semestre ligne annuelle Un bouton  pour accéder aux découpage semestriel des crédits acquis pour une année. Créer, modifier, supprimer des lignes semestrielles

Amélioration du cursus externe : Modale échanges internationaux Un bouton « Echanges internat. »  pour accéder en consultation aux échanges internationaux de type « Envoi » saisis en IA pour l’année en cours :

Cursus Externe Rappel de la problématique Enrichissement de la fonctionnalité « Cursus Externe » Rappel de la problématique Utilisation de la fonctionnalité Impacts sur le domaine DE + RE

Intégration des nouvelles données dans l’édition du dossier étudiant Information BAC Œ  Enseignement en France et à l’étranger  Edition par année universitaire

Complément édition Annexe Descriptive : écran dans IP menu Décision/Commission L’information est restituée dans le paragraphe 6.1. Renseignements complémentaires de l’ADD.

Traitement de reprise pour les données cursus externe Objectif : Un script de reprise de données permet : lancé à l’installation de la version ou manuellement, de reprendre les lignes de CE déjà existantes et d’enrichir le témoin d’obtention : soit en utilisant la notion de niveau, soit celle de diplôme. selon la définition donnée à ce témoin par chaque établissement.

Amélioration du cursus externe Dans certains cas le CE actuel peut générer des doublons : Lignes créées automatiquement par l’IA Lignes créées manuellement par l’utilisateur (ou déjà existantes => historique) La solution ne permet pas la complétude de lignes automatiques Lors des transferts des dossiers des étudiants dans une autre université, il est  donc conseillé de décocher l’édition du CE, afin de ne pas éditer des doublons. Amélioration du CE prévue pour le 1er semestre de cette année : Gestion automatique des doublons Possibilité de compléter directement les champs vides issus de l’IA Refonte de l’édition du dossier étudiant

Inscription des étudiants aux épreuves en fonction de la formule d’examen Jean-Claude Mardon

Problématique Les étudiants ayant des « formules d’examen » particulières sont souvent concernés par des épreuves spécifiques. Or, dans le fonctionnement actuel, quelle que soit sa « formule d’examen », un étudiant est concerné par toutes les épreuves liées à l’élément père où il est inscrit. Donc, dans le domaine « Epreuves » et dans le domaine « Résultats », certaines épreuves attendent des étudiants qui ne sont pas concernés, du fait d’une FEX particulière.

Solution proposée Dans le domaine « Modalités de contrôle des connaissances », création d’un nouveau lien entre ELP et EPR, en fonction d’une FEX. Dans l’écran « Modalités de collecte d’un ELP », la ligne de chaque formule d’examen est complétée par un bouton fléché. Ce bouton fléché donne accès à une fenêtre modale qui permet de sélectionner les épreuves concernées par cette FEX.

Etablissement d’un lien ELP-FEX-EPR

Modification d’un lien ELP-FEX-EPR Un lien ELP-EPR ou un lien EPL-FEX-EPR peut être supprimé : cela déclenche la suppression des lignes résultats correspondantes. Message d’alerte si une note/résultat existe, mais ce n’est pas bloquant, et la note/résultat est conservée.

Paramétrage prévisionnel des modalités de collecte d’ELP

SISE 03 Apogée version 3.70 Jean-Claude Mardon

Introduction Les évolutions de l’enquête SISE 3 consistent à : prendre en compte le « département d’obtention du baccalauréat » à la place de l’académie gérer les lycées qui hébergent des CPGE ou des STS prendre en compte des annulations ou résiliations d’IA et d’IAE après la date d’observation de la remontée

département d’obtention du baccalauréat L’évolution : prendre en compte le département du bac coché « ADM » dans l’écran « fiche individuelle de l’étudiant » au lieu de l’académie rattachée à ce département (Domaine référentiel/environnement/département) Dans le dossier technique SISE, le département d’obtention du baccalauréat est : obligatoire si le code bac de l'étudiant est de type bac, facultatif si le code bac de l'étudiant est une équivalence de bac Obligatoire Facultatif

Les lycées hébergent des CPGE ou des STS Problématique : certains lycées hébergent des CPGE ou des STS, mais ces établissements n’ont qu’un seul et même Code National de l’établissement (= UAI) pour représenter à la fois le CPGE/STS et le lycée.  problème pour saisir dans APOGEE à la fois le lycée d’obtention du bac et le dernier établissement fréquenté, car il est impossible d’attribuer à la fois le type « lycée » et  « CPGE » au même code national de l’établissement.

Les lycées hébergent des CPGE ou des STS Cette évolution impacte le domaine IA (IP) : Écrans Fiche individuelle de l’étudiant (IP) : liste de valeurs du code établissement Écran Inscription aux étapes : des listes de valeurs : du code établissement du dernier établissement fréquenté, code établissement situation année précédente, autre établissement fréquenté en parallèle. Écran Cursus externe : Impact sur le réinscription par le Web : les listes de valeurs du code établissement pour la situation précédente et l’inscription en parallèle.

Les lycées hébergent des CPGE ou des STS Solution : associer aux établissements actuels des types secondaires qui permettent de représenter les spécialités présentes au sein d’un établissement

Annulation ou résiliation d’inscription après la date d’observation L’évolution, SISE 3 remontera : les Inscriptions Administratives Annuelles répondant aux critères habituels avec en PLUS : Les IAA annulées (ETA_IAA = 'A') ou résiliées (ETA_IAA = 'R') mais avec une date d’annulation/résiliation supérieure à la date d’observation Les Inscriptions Administratives Étape répondant aux critères habituels avec en PLUS : Les IAE annulées (ETA_IAE = 'A') ou résiliées (ETA_IAE = 'R') mais avec une date d’annulation/résiliation supérieure à la date d’observation

Pilotage Apogée version 3.70 Jean-Claude Mardon

Présentation des évolutions Evolutions fonctionnelles du domaine Pilotage Refonte de l’univers Pilotage Refonte des 19 états du domaine Pilotage Pré-requis technique Migration de BO V5 vers BO XI r2

Refonte de l’univers Pilotage Contexte 2 univers existent … Pilotage Heure d’enseignement … seul l’univers Pilotage a été revu suite à la mise en place du LMD. Evolutions apportées à l’univers Pilotage Réorganisation de l’univers en classes pour une meilleure lisibilité Ajout de 250 nouveaux objets Création de 7 filtres Modification de 192 objets existants Au total ce sont 550 objets disponibles organisés en 45 classes et sous-classes

Refontes des 19 états Objectifs : Permettre une meilleure analyse des performances en matière de réussite, d’échec, de choix de formation, de stratégie de réorientation ou de départ de l’université. => Concerne les 5 études de cohortes. la prise en compte de la notion de parcours (définie sur la notion de Groupe de VDI) plus fine que la notion de filière (basée sur les Groupes de diplômes) => Concerne les 5 cohortes, les 3 trajectoires et les 2 parcours]. Une analyse plus fine sur les trajectoires des étudiants (prise en compte du cursus externe) => Concerne les 3 trajectoires. Une réduction des temps de traitement des analyses des étudiants inscrits [filtre possible sur la composante] => Concerne les 4 analyses sur les 8.

Pré-requis technique Avoir migré en BO Xi r2 : Les contraintes Format de livraison [BIAR] non reconnu par BO V5 Plus maintenu depuis Juin 2006 Les plus Environnement de travail accessible sans nécessité pour les utilisateurs d’avoir une connaissance technique approfondie pour extraire des données.

La 3.70 : « les plus » Pour résumer: - Prise en compte du LMD - Un univers mieux organisé [ > 500 objets / 45 classes] - 19 requêtes prédéfinies Cohortes [6] Trajectoires [3] Parcours [2] Analyse des inscrits [8] - Une communication « active » Guides d’information Formations spécifiques [DSER / JP BENOIST / E. JANEAU] Un accompagnement à sa mise en place

Séminaire de présentation Séminaire de présentation du domaine Pilotage prévu pour mai 2008 Présentation du nouvel univers Pilotage Présentation des nouveaux états livrés Témoignages de sites ayant utilisé le nouveau domaine Pilotage

Autres actions d’accompagnement Mise en place à partir de septembre 2008 Création d’un Guide Utilisateurs du domaine Pilotage Objectif : accompagner les sites dans l’exploitation des états livrés Création d’un module de Formation Pilotage Objectif : accompagner les sites dans l’exploitation des univers [Pilotage et Heures d’Enseignement]