MODULE 26 THÈSES, H.D.R ET D.R.T.

I OBJECTIFS DU MODULE

Les objectifs Gérer le suivi administratif de thèses de Doctorat, de diplômes d'Habilitation à diriger des recherches (H.D.R.) et de Diplômes de recherches technologiques (D.R.T.). Enregistrer une thèse et gérer les cas d'abandon, d'interruption de thèse ou de changement d'université. Organiser une soutenance et saisir le résultat. Éditer tous les documents nécessaires à l'organisation pratique des soutenances. Éditer les catalogues de thèses de doctorat en cours et soutenues et des H.D.R soutenues. .............................................. PREAMBULE Ce module a pour objectif de familiariser l'utilisateur avec les différents éléments qui constituent la gestion des thèses, H.D.R et D.R.T dans APOGEE.

Le déroulement de la session 12 6 3 9 Partie théorique 30 mn Enregistrement d'une thèse : démonstration 40 mn Enregistrement d'une thèse : exercice 10 mn Suivi administratif d'une thèse : démonstration 20 mn Suivi administratif d'une thèse : exercice 15 mn Organisation d'une soutenance : démonstration 30 mn Organisation d'une soutenance : exercice 25 mn Résultat d'une soutenance de thèse : démonstration 10 mn Résultat d'une soutenance de D.R.T. : exercice 10 mn Édition des documents statistiques 20 mn TOTAL 3 h 30 .............................................. Les durées indiquées sont des durées approximatives. Certaines sections pourront durer plus ou moins longtemps selon les modules suivis au préalable par les participants et le souhait de ces derniers. Le temps consacré aux manipulations libres dépendra du temps nécessaire à la réalisation des démonstrations et exercices.

II PARTIE THÉORIQUE

Périmètre du domaine Thèses-H.D.R-D.R.T. Pourquoi utiliser le domaine Gérer le suivi administratif des thèses ou travaux et leur état d'avancement d'année en année. Gérer les financements, cotutelles et titres d'accès. Effectuer des copies de thèse. Aider le gestionnaire dans le suivi administratif des thèses ou des travaux de diplômes de troisième cycle depuis l'enregistrement de la thèse jusqu'à la dispense du diplôme. Faciliter l'organisation des soutenances de thèses ou de travaux. Bénéfices d'APOGEE : pour les gestionnaires : Allégement des procédures de suivi de thèses et de leur soutenance. Obtention rapide de données statistiques sur l'état des thèses en cours ou soutenues de l'année en cours. ................................................................ Communiquer les informations concernant les thèses d'H.D.R, soutenues ou en cours par des mailings aux autres universités. Disposer d'un catalogue des thèses en cours et soutenues.

Vue d'ensemble du domaine Thèse de doctorat 4 1 CATALOGUE DES THESES ENREGISTREMENT DE LA THESE et SUIVI ADMINISTRATIF Thèses en cours Thèses soutenues 2 ORGANISATION DE LA SOUTENANCE: Saisie et consultation Vue d'ensemble du domaine : Les fonctionnalités du domaine se déclinent sur trois activités : 1. Le dépôt du sujet de thèse et la gestion avant soutenance. La thèse est enregistrée avec toutes les informations s'y référant: le directeur de thèse, l'équipe et le centre de recherche, l'école et la formation doctorale. Le suivi administratif de la thèse est pris en charge. La saisie des abandons, des interruptions ou des changements d'université facilite le suivi administratif des étudiants effectuant une thèse. 2. L'organisation des soutenances. Toutes les informations pratiques concernant les soutenances de thèses sont enregistrées. Les éditions des lettres aux rapporteurs, des avis de soutenance, des convocations des étudiants et des membres du jury, et des procès verbaux d'épreuves sont disponibles. 3. Résultat de thèse. Le résultat de la soutenance est saisi et enregistré. Dans le cas d'un résultat positif, une attestation de réussite ainsi que le diplôme obtenu peuvent être édités. 4. Mise à disposition d'un catalogue complet des thèses en cours et soutenues. Ces éditions fournissent aux universités des informations statistiques telles que des données sur la réalisation des thèses en cours ou soutenues par secteur de recherche ou école doctorale, ou encore des données sur la durée de préparation des thèses. Les informations concernant les thèses d'H.D.R, soutenues ou en cours, peuvent être diffusées auprès d'autres universités par mailing. Docteur es Sciences 3 RESULTAT: Saisie et consultation

Habilitations de saisie CGE responsable d'une étape du diplôme ENREGISTREMENT DE LA THESE Tous les CGE habilités sur l'étape du diplôme de 3é cycle peuvent organiser la soutenance Habilitations de saisie dans le domaine Thèse-H.D.R-D.R.T : Enregistrement de la thèse: Un utilisateur peut enregistrer une thèse si son Centre de gestion est habilité à au moins une des étapes du diplôme sur lequel est préparé la thèse. Le Centre de gestion qui enregistre la thèse, l’H.D.R ou le D.R.T peut être différent du Centre de gestion qui inscrit administrativement. La consultation de la thèse n’est autorisée qu’aux utilisateurs ayant un CGE habilité sur l'étape du diplôme sur laquelle la thèse est enregistrée. Organisation de la soutenance : Un utilisateur peut saisir ou consulter une soutenance s'il est habilité sur un CGE responsable de l'étape du diplôme de la thèse concernée, même si ce n'est pas le CGE qui a enregistré la thèse. Saisie de résultat : Pour saisir ou consulter des résultats aux soutenances de thèse ou travaux , un utilisateur doit être habilité sur un Centre de Traitement de Note, responsable du diplôme concerné. ..................................................................... ORGANISATION DE LA SOUTENANCE: Saisie et consultation RESULTATS : Saisie et consultation CTN responsable du diplôme

2.4 Création des diplômes de troisième cycle dans la Structure des Enseignements. Version de diplôme (Ex : Doctorat de lettres classique) Etape 1 Version d'étape 1 (Ex : Doctorat de lettres classiques) Rappel de principaux concepts.... Diplôme : titre délivré par l'établissement après validation d'une ou plusieurs étapes (exemple : DEUG de droit). Version de diplôme (VDI): déclinaison d'un même diplôme dans le temps (exemple : DEUG de droit version 1994- 95) ou associé à des contenus différents (versions A et B). Etape : fractionnement dans le temps (généralement l'année) de la préparation à un diplôme (exemple : 1ère année de DEUG de droit). Version d'étape (VET): déclinaison d'une même étape dans le temps ou associée à des contenus différents. ........................................................ .........................................................

Doctorat, H.D.R, D.R.T Doctorat 2 à 3 ans minimum Habilitation à diriger des recherches 1 an Doctorat, H.D.R, D.R.T Un diplôme de troisième cycle (et sa version de diplôme) ainsi que l'étape (et sa version d'étape) sont créés de façon analogue aux autres diplômes dans la Structure des Enseignements. Doctorat : Diplôme de docteur. Le grade de docteur est conféré par l'établissement après la présentation en soutenance d'une thèse ou de travaux. La durée recommandée de préparation du doctorat est de 3 ans. D.R.T : Diplôme de Recherche Technologique. Ce diplôme est délivré après une formation à la recherche technologique ou industrielle. il sanctionne des travaux de recherche technologique d'une durée de dix-huit mois. Les diplômes des IUT et les élèves ingénieurs en dernière année d'étude peuvent faire acte de candidature. H.D.R :Habilitation à Diriger des Recherches. Ce diplôme, préparé en un an, permet notamment l'accès au corps des professeurs d'université. Une H.D.R est délivrée suite à une soutenance de thèse. ........................................................ ......................................................... ! Diplôme de recherche technologique 2 ans REALISATION ET SOUTENANCE D'UNE THESE OU DES TRAVAUX

Conditions requises d'enregistrement d'une thèse Structure des Enseignements Diplôme de 3è cycle, de type Thèse, H.D.R ou D.R.T Thèse-H.D.R-D.R.T Inscriptions Administratives Modalités de collecte VDI : Résultat attendu dans le domaine Thèse-H.D.R-D.R.T. VET : Session unique IAE réalisée pour un diplôme de type Thèse, H.D.R ou D.R.T Les étudiants doivent être inscrits administrativement à des étapes associées à des diplômes de type T, H ou D. Les versions de diplômes de type T, H ou D doivent avoir un "Résultat attendu dans le domaine Thèse-H.D.R-D.R.T" et les versions d'étape associées à ces diplômes doivent être de "Session unique". Ces opérations sont effectuées exclusivement dans le domaine Thèse-H.D.R-D.R.T. Dans le domaine Apogée Modalités de Contrôle des Connaissances, les diplômes de type T, H ou D ne sont pas accessibles. Leurs modalités de collecte, ainsi que celles de leurs versions d'étape ne peuvent être saisies que dans le domaine Thèse-H.D.R-D.R.T. Dans le domaine Thèse- H.D.R-D.R.T, tous les diplômes qui ne sont pas de type T, H ou D ne sont pas accessibles. Conditions d'utilisation du domaine : Les domaine Thèses, H.D.R et D.R.T permet de gérer les diplômes de troisième cycle faisant l'objet d'une thèse et/ou soutenance. Ces diplômes regroupent les Doctorats, les D.R.T (Diplôme de Recherche Technologique) et les H.D.R (Habilitations à Diriger des Recherches). Limites : Les diplômes de troisième cycle de médecine, ainsi que les DESS ne nécessitant pas la mémorisation d'un sujet de thèse ne sont pas à priori couverts par le domaine. Trois conditions doivent être réunies pour enregistrer une thèse et saisir des résultats. Les diplômes doivent être de type T (pour Thèse), H (pour H.D.R) ou D (pour D.R.T). Le type de diplôme est paramétré dans le domaine Référentiel. ENREGISTREMENT D'UNE THESE ! ! !

La gestion des inscriptions administratives pour le domaine Année universitaire N Année universitaire N+1 Année universitaire N+2 1re Inscription administrative 2e Inscription administrative 3e Inscription administrative Enregistrement des thèses ou des travaux Suivi administratif des thèses ou des travaux, Convocation pour réinscription. Suivi administratif des thèses ou des travaux, Convocation pour réinscription. Résultat des thèses d'H.D.R La gestion des Inscriptions administratives pour les Thèses, HDR et DRT. Les D.R.T et les Doctorats sont préparés en deux ou trois ans. Etant donnée qu'aucun résultat annuel n'est enregistré sur les Doctorats et les D.R.T, la solution préconisée est de créer une seule étape, avec un nombre d'inscriptions annuelles autorisé à trois, pour les Doctorats et à deux pour les D.R.T. Les étudiants se réinscrivent chaque année à la même version d'étape. Les étudiants qui ne sont pas en règle administrativement reçoivent une convocation pour réinscription éditée sous Apogée. Les H.D.R se préparent en un an. Les étudiants doivent donc être inscrits administrativement une seule fois, l'année d'enregistrement de leur thèse. Quelques règles concernant les Inscriptions Administratives des étudiants réalisant une thèse ou des travaux : L'étudiant doit obligatoirement avoir une Inscription Administrative en règle l'année de l'enregistrement de sa thèse. Le diplôme ne pourra être édité que sur la dernière année d'inscription administrative en règle de l'étudiant. Il est toujours possible de saisir le résultat d'une soutenance de thèse sur une année universitaire différente de l'année en cours. Par exemple, un étudiant dont la dernière inscription administrative a été faite en 1994/1995 soutient sa thèse en octobre 1995. Il n'est pas nécessaire de le réinscrire en 1995/1996. Son résultat sera saisi pour l'année 1994/1995. Habilitation à Diriger des Recherches 1 an Résultat des D.R.T Diplôme de Recherche Technologique 2 ans Résultat des thèses de Doctorats Doctorat 2 à 3 ans minimum

Le suivi administratif des thèses et des travaux d'Histoire ENREGISTREMENT D'UNE THESE ABANDON ou CHANGEMENT D'UNIVERSITE Suivi administratif de thèses ou travaux : Une fois la thèse enregistrée, divers scénarios sont gérés par le domaine : Abandon de thèse ou changement d'université : L'enregistrement de la thèse est préservée, mais elle ne peut donner lieu à aucune soutenance et à aucun résultat. Interruption de thèse : La réalisation d'une thèse peut être interrompue pour cause de longue maladie, de grossesse ou autre motif. A l'issue de la période d'interruption, l'étudiant peut alors décider soit de reprendre sa thèse, auquel cas le suivi administratif de la thèse se poursuit; soit d'abandonner sa thèse. Organisation de soutenance et résultat : Lorsque la thèse n'a fait l'objet d'aucun abandon ou changement d'université, l'organisation de la soutenance et la saisie du résultat sont gérés dans le domaine par le site universitaire. ................................................................ INTERRUPTION ORGANISATION DE SOUTENANCE RESULTAT

Pré-requis à la formation au domaine Modalités de Contrôle des Connaissances Structure des Enseignements Inscriptions Administratives Résultats THESES H.D.R D.R.T ................................................................ Pré-requis a la formation au domaine Thèse-H.D.R-D.R.T Une formation aux principes fondamentaux des domaines suivants d'Apogée est fortement recommandée: Structure des Enseignements Inscription Administrative Modalités de Contrôle des Connaissances : connaître les règles de gestion associées à la saisie des modalités de collecte d'une version de diplôme et d'une version d'étape. Résultat :Connaître les règles d'éditions de diplôme et d'attestations de réussite. !

Vue d'ensemble de la formation DEMONSTRATION 2 Réaliser le suivi administratif des thèses : Convocations pour réinscriptions; abandons, interruptions changements d'université. DEMONSTRATION 3 Organiser les soutenances et Editer les documents nécessaires à l'organisation des soutenances. DEMONSTRATION 1 Enregistrer les thèses ou travaux. La formation au domaine troisième cycle a été élaborée pour se dérouler sur une demi-journée. Ce délai de formation est indicatif et doit s'adapter aux besoins de chaque utilisateur. Cinq démonstrations ont pour objectif de présenter les opérations de gestion principales qu'il est possible d'effectuer dans le domaine Thèse-H.D.R-D.R.T. Une démarche progressive dans la réalisation des démonstrations et des exercices est recommandée, afin de comprendre la logique d'enchaînements des actions successives. ........................................................ DEMONSTRATION 4 Gérer les résultats de soutenance. DEMONSTRATION 5 Editer les listes de thèses et H.D.R.

III DEMONSTRATIONS ET EXERCICES

Enregistrement d'une thèse : démonstration 12 6 3 9 40 minutes Comprendre les règles de gestion associées à l'enregistrement d'une thèse. Savoir éditer les fiches de doctorat ou de DRT.

Enregistrement d'une thèse : exercice 12 6 3 9 10 minutes Savoir enregistrer une thèse et comprendre les règles de gestion associées. Savoir éditer les fiches de doctorat ou de D.R.T.

Enregistrement d'une thèse : corrigé exercice Avez-vous pensé à modifier les modalités de collecte de la version de diplôme et de la version d'étape du Doctorat de Vulcanologie? La version de diplôme doit avoir un résultat attendu dans le domaine Thèse-HDR-DRT et la version d'étape doit être de session unique. Avez-vous pensé à cocher Mention attendue dans l'écran Modalités de collecte/Version de diplôme ? Avez-vous modifié la date de première inscription en 04/10/1994 ? Avez-vous édité la fiche de doctorat de l'étudiante Isabelle FASTADIER et vérifier les données concernant sa thèse ? Avez-vous vérifié la présence du directeur et des deux codirecteurs ? ................................................................ ................................................................

Suivi administratif d'une thèse : démonstration 12 6 3 9 20 minutes Comprendre les opérations de suivi administratif d'une thèse.

Suivi administratif d'une thèse : exercice 12 6 3 9 15 minutes Comprendre les opérations de suivi administratif d'une thèse.

Suivi administratif d'une thèse : corrigé exercice Avez-vous édité la convocation pour réinscription à l'attention de Pierre DUCUET ? Avez-vous pensé à indiquer la date de clôture des inscriptions et réinscriptions dans le champ Commentaires? Avez-vous vérifié que le témoin d'état de la thèse de Sandrine CHAISE est passé à A ? Avez-vous vérifié que le témoin d'état de la thèse de Claudine FAVEL est restée à E ? ................................................................ ................................................................

Organisation d'une soutenance : démonstration 12 6 3 9 30 minutes Savoir organiser une soutenance de thèse. Savoir éditer tous les documents relatifs au déroulement de la soutenance.

Organisation d'une soutenance : exercice 12 6 3 9 25 minutes Comprendre les règles de gestion associées à l'organisation d'une soutenance. Comprendre les règles de gestion associées aux éditions des documents nécessaires au déroulement de la soutenance. ................................................................ ................................................................

Organisation d'une soutenance : corrigé exercice Avez-vous pensé à autoriser la soutenance (Etat à Oui) ? Avez-vous créé le membre extérieur ? Avez-vous pensé à insérer le directeur du labo (et lui assigner son rôle de président) et à insérer le directeur de thèse et les rapporteurs comme membres du jury ? Avez-vous vérifié que dans les éditions, le corps et l’établissement de référence des membres du jury sont ceux renseignés au moment de la saisie. Par exemple, M. BEDOUX doit être identifié comme Professeur dans l’établissement « Ens de chimie de rennes ». ................................................................ ................................................................

Résultat d'une soutenance de thèse : démonstration 12 6 3 9 10 minutes Comprendre les règles de gestion associées à la saisie du résultat d'une soutenance. Editer un diplôme de doctorat ................................................................ ................................................................

Résultat d'une soutenance de Doctorat: exercice 12 6 3 9 10 minutes Connaître les règles de gestion associées à la saisie des résultats à une soutenance de Doctorat. Editer un diplôme et une attestation de réussite ................................................................ ................................................................

Édition des documents statistiques : démonstration 12 6 3 9 20 minutes Savoir éditer les documents statistiques sur les thèses et HDR. ................................................................ ................................................................