Apogée Séminaire Conduite de Projet 11 septembre 2003

Séminaire conduite de projet Apogée Les sites qui ont commencé en 2003                        72… 73… 74…

Séminaire conduite de projet Apogée Site qui a déjà commencé sa préparation pour 2004 75…

Séminaire conduite de projet Apogée Site 2004 76…

74 établissements exploitent Apogée : 69 universités (sur 82) Séminaire conduite de projet Apogée 74 établissements exploitent Apogée : 69 universités (sur 82) Les 3 Instituts polytechniques (Grenoble, Nancy, Toulouse) L’INALCO L’INSA de Toulouse

Objectifs du séminaire Présenter les enjeux d’une véritable conduite de projet dans l’implantation d’Apogée et l ’importance de la fonction de chef de projet Donner quelques conseils sur la constitution d’une équipe de projet Présenter dans ses grandes lignes un planning d’implantation Mettre en garde contre certaines difficultés Présenter les structures d’accompagnement de l’Agence Faire part des témoignages de chefs de projets de récents sites Apogée

Plan 1ère partie : Introduction à la conduite de projet 2ème partie : Préparer l’arrivée d ’Apogée 3ème partie : Planning d’implantation 4ème partie : Le dispositif d’accompagnement 5ème partie : Témoignage d’un chef de projet Apogée

1ère partie : La conduite de projet S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire conduite de projet Apogée 1ère partie : La conduite de projet 5 5 4

Apogée doit être un projet global pour l’établissement ! Séminaire conduite de projet Apogée doit être un projet global pour l’établissement !

Séminaire Conduite de projet La conduite de projet Qu’est ce que conduire un projet ? définir les structures de travail identifier les étapes à parcourir depuis le lancement du projet jusqu’à son achèvement valider chaque étape suivre l’avancement en termes de charges et de délais Ce qui implique de : gérer des ressources gérer des délais évaluer des risques On peut définir un Projet de plusieurs façons : un sénario, un événement, un progamme, un objectif. Par contre, la Gestion de projet est précisément l’exercice, la mise en œuvre et la réalisation de cet objectif. 7 12 7

La conduite du projet Apogée comprend six facettes principales : Séminaire Conduite de projet La conduite de projet La conduite du projet Apogée comprend six facettes principales : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

l’objectif du séminaire est : Séminaire Conduite de projet La conduite de projet Dans chacun de ces 6 axes l’objectif du séminaire est : De présenter la démarche générale D’aider à la définition d’une stratégie De proposer une méthodologie De mettre en garde contre certaines difficultés prévisibles Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

Les six facettes de la conduite du projet Apogée : Séminaire Conduite de projet La conduite de projet Les six facettes de la conduite du projet Apogée : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

Séminaire Conduite de projet Le pilotage de projet Les pierres angulaires : les enjeux du projet Apogée l’état des lieux la définition de la stratégie de l’établissement l’identification des ressources la vérification de l’adéquation ambitions/ressources la communication Le suivi du projet : gestion des délais gestion des risques ... le pilotage. La première question est de savoir en quoi consiste le Pilotage. Le pilotage peut se ceinder dans le temps en 2 phases et notre plan suit cet ordre chronologique : - la définition et la mise en place de la stratégie de démarrage. Pour mener à bien cette démarche, il faut : - commencer par décliner ses enjeux, - faire un diagnostic de son existant, - déterminer la stratégie de démarrage, - identifier les ressources disponibles, - et faire en sorte que ces 2 derniers points soient en adéquation avec les enjeux. Enfin, toutes ces étapes doivent être communiquées au fur et à mesure de leurs avancements dans l’établissement. - Après la définition de la stratégie de démarrage, il s’agit de s’attacher au suivi du projet, c’est à dire gérer les ressources, les délais, les risques et de savoir les communiquer dans l’établissement. Nous allons maintenant développer chacun des points qui constituent la démarche du pilotage, en commençant par... 20 21 20

Vérification de l’adéquation ambitions / ressources 1. PILOTAGE Enjeux Etat des lieux Vérification de l’adéquation ambitions / ressources Définition de la stratégie Identification des ressources communication ... les enjeux, que l’on voit figurer en haut de ce schéma qui représente les inter dépendances entre les différentes phases clés qui constituent la stratégie de démarrage. On peut aussi préciser ici que la définition de la stratégie de démarrage se fait en collaboration avec le Président d’Université et le responsable politique :c’est notamment à eux de fixer les enjeux ; Par contre, le diagnostic, la stratégie, l’identification des ressources et tout particulièrement le suivi de projet (la gestion des ressources, des délais et des risques) retournent plus du rôle du chef de projet et de son équipe.

Quelques exemples d’enjeux du projet Apogée 1. PILOTAGE: enjeux Quelques exemples d’enjeux du projet Apogée moderniser les outils de gestion de la scolarité, améliorer des services et notamment l’accueil des étudiants, mieux cerner et maîtriser l'offre de formation, initier des changements forts en terme d ’organisation, obtenir un système unique et global dans l’établissement, s’adapter avec souplesse pour tirer parti de tous les avantages du produit, renforcer les moyens de pilotage de l’établissement … Les enjeux Ici, nous avons noté quelques exemples d’enjeux. Certains restent d’ordre général et sont adaptable à tout projet, comme : - améliorer le service pour le personnel (les participants et les utilisateurs) et pour la clientèle - changer l’organisation, - arriver à tirer un meilleur profit des avantages d’un produit, - ou encore, à partir d’une expérience acquise, innover et moderniser. Nous avons mis aussi quelques exemples d’enjeux spécifiques à Apogée que nous tirons de l’expérience des établissements qui ont déjà installé Apogée. Ce sont les enjeux les plus courants du projet Apogée, sachant que la liste n’est certainement pas complète : - améliorer le service aux étudiants, - clarifier et maîtriser l’offre de formation, - moderniser les outils de travail, - et particulièrement travailler sur un système d’information unique dans l’établissement, ce qui facilite bien-sûr la communication et la gestion, le partage d’informations et ce qui constitue un gain de temps indéniable. C’est aussi un système d’information à vocation nationale paramétrable selon les spécificité de chaque établissement. - enfin un dernier enjeu qui peut être de renforcer les moyens de pilotage des établissements. Il en existe sûrement bien d’autres que vous aurez à définir et à préciser suivant les caractéristiques de votre établissement. Dans tous les cas, quelqu’ils soient, il faut qu’ils soient... 27 26 27

Les enjeux doivent être : discutés hiérarchisés validés communiqués 1. PILOTAGE: enjeux Les enjeux doivent être : discutés hiérarchisés validés communiqués ... discutés, hiérarchisés, validés par le Comité de pilotage et communiqués à la fois par l’équipe de projet et par le comité de pilotage. Je rappelle que - le comité de pilotage se positionne en amont de l’équipe de projet et qu’il a pour objectif de créer une instance décisionelle spécifique au projet. - l’équipe de projet est la cellule opérationnelle en charge du projet ; c’est elle qui fera vivre au jour le jour le projet. Pourquoi avons nous décidé de prendre Apogée ?

Vérification de l’adéquation ambitions / ressources 1. PILOTAGE Etat des lieux Vérification de l’adéquation ambitions / ressources Définition de la stratégie Identification des ressources communication Enjeux ... les enjeux, que l’on voit figurer en haut de ce schéma qui représente les inter dépendances entre les différentes phases clés qui constituent la stratégie de démarrage. On peut aussi préciser ici que la définition de la stratégie de démarrage se fait en collaboration avec le Président d’Université et le responsable politique :c’est notamment à eux de fixer les enjeux ; Par contre, le diagnostic, la stratégie, l’identification des ressources et tout particulièrement le suivi de projet (la gestion des ressources, des délais et des risques) retournent plus du rôle du chef de projet et de son équipe.

1. PILOTAGE: Etat des lieux Le chef de projet doit effectuer avec son équipe  un état des lieux fonctionnel portant sur : les modes de fonctionnement actuels de l’établissement, et notamment : l’offre de formation l’organisation des tâches administratives et pédagogiques de gestion des étudiants l’analyse des facteurs de risque inhérents à la mise en place du projet  un diagnostic technique sur les moyens techniques, matériels et humains, dont dispose l ’établissement pour mettre en place le projet Ce diagnostic est de double nature : fonctionnel et technique. Le diagnostic fonctionnel consiste : - d’abord en la description des modes de fonctionnement actuels, Ici, nous donnons des exemples de diagnostic fonctionnel suivant les enjeux que nous avons identifiés, il y a 3 transparants à peine. Ainsi, si l’enjeux était de clarifier et de mieux maîtriser l’offre de formation, il faut bien-sûr mener une réflexion et faire un diagnostic sur cette offre de formation. Comme autres exemples de diagnostic fonctionnel, nous n’avons fait figurer que l’organisation de la gestion de la scolarité qui peut naturellement se décliner de multiples façons. Vous aurez bien sûr de nombreux autres diagnostics à faire que vous découvrirez suffisament tôt. - puis il s’agit d’analyser les facteurs de risque inhérents à la mise en place du projet, - et enfin de voir comment peuvent se concrétiser les enjeux dans le contexte analysé précédemment. 28 28 28

Vérification de l’adéquation ambitions / ressources 1. PILOTAGE Etat des lieux Vérification de l’adéquation ambitions / ressources Définition de la stratégie Identification des ressources communication Enjeux ... les enjeux, que l’on voit figurer en haut de ce schéma qui représente les inter dépendances entre les différentes phases clés qui constituent la stratégie de démarrage. On peut aussi préciser ici que la définition de la stratégie de démarrage se fait en collaboration avec le Président d’Université et le responsable politique :c’est notamment à eux de fixer les enjeux ; Par contre, le diagnostic, la stratégie, l’identification des ressources et tout particulièrement le suivi de projet (la gestion des ressources, des délais et des risques) retournent plus du rôle du chef de projet et de son équipe.

1. PILOTAGE: définition de la stratégie Définition de la stratégie, quelques exemples : préciser les fonctionnalités à mettre en œuvre, préciser les dates de démarrage des fonctionnalités clés trouver les «entités pilotes» du projet dans l’établissement définir les modes de communication à l’intérieur de l’établissement, …. C’est à dire, par exemple : - définir le découpage organisationel de l’établissement, - définir les modes et moyens de communication, - définir les priorités et les fonctionnalités à mettre en œuvre - et de placer cette stratégie dans le temps en indiquant des échéances. 31 31 31

Vérification de l’adéquation ambitions / ressources 1. PILOTAGE Etat des lieux Vérification de l’adéquation ambitions / ressources Définition de la stratégie Identification des ressources communication Enjeux ... les enjeux, que l’on voit figurer en haut de ce schéma qui représente les inter dépendances entre les différentes phases clés qui constituent la stratégie de démarrage. On peut aussi préciser ici que la définition de la stratégie de démarrage se fait en collaboration avec le Président d’Université et le responsable politique :c’est notamment à eux de fixer les enjeux ; Par contre, le diagnostic, la stratégie, l’identification des ressources et tout particulièrement le suivi de projet (la gestion des ressources, des délais et des risques) retournent plus du rôle du chef de projet et de son équipe.

1. PILOTAGE: identification des ressources Les ressources humaines des femmes et des hommes aux responsabilités clairement définies : chef de projet porteur politique responsable technique responsable de la modélisation responsable de la formation responsable de la documentation responsable de la communication équipes ponctuelles Nous allons même plus précisément ne nous attacher qu’à l’équipe de projet, puisqu’au Forum de Caen ont déjà été abordés les aspects politiques. Donc l’équipe de projet doit comporter les fonctionnalités et les responsabilités suivantes, à savoir idéalement : - un chef de projet qui doit assumer un rôle de porteur politique, - un responsable technique, - un responsable modélisation, - un responsable formation, - un responsable de la documentation, - et enfin des équipes ponctuelles (animées par les responsables concernés) atellées à des chantiers précis, comme la modélisation de la SE et des MCC, la migration des bases etc. Lors des séminaires Modélisation et Migration des bases, puisque ce sont les exemples que j’ai donnés, seront développées les compétences des équipes à mettre en place. 33 33 33

Les ressources techniques : 1. PILOTAGE: identification des ressources Les ressources techniques : serveurs postes clients réseau intranet…

Vérification de l’adéquation ambitions / ressources 1. PILOTAGE Etat des lieux Vérification de l’adéquation ambitions / ressources Définition de la stratégie Identification des ressources communication Enjeux ... les enjeux, que l’on voit figurer en haut de ce schéma qui représente les inter dépendances entre les différentes phases clés qui constituent la stratégie de démarrage. On peut aussi préciser ici que la définition de la stratégie de démarrage se fait en collaboration avec le Président d’Université et le responsable politique :c’est notamment à eux de fixer les enjeux ; Par contre, le diagnostic, la stratégie, l’identification des ressources et tout particulièrement le suivi de projet (la gestion des ressources, des délais et des risques) retournent plus du rôle du chef de projet et de son équipe.

Dans le cas contraire, il faut revoir les ambitions et/ou les moyens 1. PILOTAGE: adéquation ambitions/ressources Afin de s’assurer que la stratégie de démarrage est réaliste, il convient de vérifier que les ambitions affichées sont en rapport avec les moyens mis en œuvre. Dans le cas contraire, il faut revoir les ambitions et/ou les moyens Nous illustrons cette adéquation des ambitions aux moyens par ce graphe dont la ligne médiane retrace le meilleur rapport ambitions/moyens. Vous retrouverez ce graphe dans plusieurs documents, notamment ceux qui font état de diagnostic et de bilan des différentes étapes. Et, dans un des documents du classeur Chef de Projet qui vous sera remis à la fin de la séance, sont présentés précisément les critères qui rentrent en compte pour l’ordonnée Ambition (stratégie de démarrage, contexte, modules utilisés, projets d’organisation) et pour l’absice Moyens (qualitatifs, quantitatifs et degré d’incertitude). 40 41 40

Vérification de l’adéquation ambitions / ressources 1. PILOTAGE Etat des lieux Vérification de l’adéquation ambitions / ressources Définition de la stratégie Identification des ressources communication Enjeux ... les enjeux, que l’on voit figurer en haut de ce schéma qui représente les inter dépendances entre les différentes phases clés qui constituent la stratégie de démarrage. On peut aussi préciser ici que la définition de la stratégie de démarrage se fait en collaboration avec le Président d’Université et le responsable politique :c’est notamment à eux de fixer les enjeux ; Par contre, le diagnostic, la stratégie, l’identification des ressources et tout particulièrement le suivi de projet (la gestion des ressources, des délais et des risques) retournent plus du rôle du chef de projet et de son équipe.

1. PILOTAGE: communication Communiquer sur le produit, c’est préparer les différents acteurs à l’arrivée d’Apogée : En informant l’ensemble de l’établissement, y compris les étudiants, sur les raisons du choix de cette application et sur les objectifs et améliorations attendus En faisant porter largement cette communication par le Président, les VP, le Secrétaire général,… En effet, lors de l’arrivée ou la mise en place d’un nouveau projet, il s’agit de jouer la carte de la transparence, pour que tous comprennent de quoi il retourne, et donc grâce à une bonne communication, les hommes peuvent mieux se préparer à l’arrivée d’Apogée. Il faut donc commencer par communiquer les objectifs et les enjeux du projet de la façon la plus claire possible. Puis il faut expliquer le choix d’Apogée, c’est à dire : - informer l’ensemble de l’établissement sur les raisons de ce choix, trouver des arguments, - puis faire porter cette communication par le Président pour qu’elle soit la plus crédible possible, - et décliner les explications par type de population, à savoir les enseignants, les gestionnaires, les administratifs et les étudiants. On peut préciser que les instaces dans lesquelles le Président doit porter ces communications sont - le CEVU où est discuté l’avancement du projet Apogée - le CA pour les moments particulièrement stratégiques et crutiaux. 38 38 38

1. PILOTAGE: gestion des délais Le suivi du projet : Gestion des délais construire un tableau de bord en précisant, pour chaque grand axe de conduite ( organisation, formation, technique, modélisation ), les dates butoir. veiller au respect des calendriers adapter les plannings en fonction de l’avancement réel du travail ... il s’agit d’intégrer cette adéquation des ambitions aux moyens dans un calendrier, de les concrétiser dans les temps (ce que vous verrez plus précisément cet après-midi dans les groupes de travail) et de les faire figurer dans des tableaux de bord. Les tableaux de bord doivent relater les faits marquants du moment, les actions à mener et les facteurs de risque rencontrés. On peut prendre l’exemple des formations : suivant les ambitions et les moyens, redispense-t-on les formations en interne tout de suite après les formatons nationales ou juste avant le démarrage de cette étape ? Apogée 41 42 41

1. PILOTAGE: gestion des risques Le suivi du projet : gestion des risques Le risque a des impacts sur : La réalisation du projet la consommation de ressources (hommes, K€, délais) Le risque se caractérise par : sa gravité sa probabilité Savoir gérer les risques sans les occulter ! Il faut commencer par préciser que les risques peuvent avoir des impacts importants et sur les objectifs du projet et sur la consommation des ressources ; il s’agit d’éviter les gaspillages. Aussi, il faut savoir mesurer le degré du risque : quelle est sa probabilité, voire l’importance de sa gravité. Donc l’analyse des risques exige une analyse précise et une démarche structurée. 43 44 43

1. PILOTAGE: gestion des risques Écueils à éviter Délaisser le facteur humain Communiquer tardivement sur la valeur du projet et sur ses avantages Réduire le projet à ses aspects “outils” et “solutions” et oublier les résultats attendus pour l’organisation … Alors pour finir cette partie concernant le Pilotage qui constitue le cœur des différents axes de travail, nous vous proposons une liste d’écueils à éviter. Les principaux dangers sont de : - négliger le facteur humain, surtout dans un établissement aussi important qu’une université, - communiquer tardivement sur la valeur du projet et sur ses avantages, - dédaigner l’expérience acquise, et au contraire, il faut s’appuyer dessus, - sous-estimer la difficulté de coordonner les diverses actions à mener de front.

Les six facettes de la conduite du projet Apogée : Séminaire Chef de projet La conduite de projet Les six facettes de la conduite du projet Apogée : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

2. ORGANISATION Démarche générale recenser les fonctions et procédures définir des règles de gestion et d ’organisation paramétrer l’application préparer les simulations mettre en place une structure d’assistance

Recensement des fonctions 2. ORGANISATION Apogée Recensement des fonctions Équipe projet Définition des règles Simulations Mise à plat procédures paramétrages Exploitation A S I T N C E 57

2. ORGANISATION Recenser les fonctions et les procédures qui seront potentiellement impactées par la mise en place du produit, soit « définir le périmètre pour mieux le traiter  »: définir (ou redéfinir) et valider l'ensemble des procédures de gestion qui accompagneront la mise en place du produit définir les règles de gestion et d ’organisation paramétrer l'outil pour l'adapter aux spécificités de l ’établissement « la mise à plat des procédures est un facteur clé de succès de la mise en place de l'outil » 38 58 38

«simuler c'est anticiper et minimiser les risques» 2. ORGANISATION préparer et effectuer des simulations qui sont de véritables répétitions générales en situation réelle. «simuler c'est anticiper et minimiser les risques» 60

définir et mettre en place 2. ORGANISATION définir et mettre en place les procédures et les structures d'assistance fonctionnelle et technique 61

Quelques exemples en IA: 2. ORGANISATION Quelques exemples en IA: recenser les procédures de gestion des paiements, définir ou redéfinir les procédures de contrôle des paiements, de remboursement et choisir le paramétrage correspondant, tester lors des simulations le bon fonctionnement du contrôle des paiements et des remboursements. 63

oublier des procédures 2. ORGANISATION Écueils à éviter oublier des procédures ne pas faire valider les nouvelles procédures, ne pas les diffuser ne pas effectuer de tests avant les simulations ne pas suffisamment former l'assistance ne pas communiquer sur le mode de fonctionnement de l'assistance. 64

Les six facettes de la conduite du projet Apogée : 3. FORMATION Les six facettes de la conduite du projet Apogée : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

Déclinaison de la stratégie Définition d’un plan de formation Démarche générale Déclinaison de la stratégie Définition d’un plan de formation Prévision de la logistique (salle, vidéo-projecteur, réseau, écran, documentation, postes clients,…) Démultiplication de la formation Mise à disposition des guides et supports de formation 67

Définition du plan de formation Responsable formation de l’équipe de projet Définition du plan de formation Formation de formateurs Déclinaison de la stratégie Identification des ressources Dispense aux utilisateurs 59 69 60

3. FORMATION Recenser les personnes à former désigner et cibler les formateurs en sachant repérer les meilleures ressources planifier les formations utilisateur

3. FORMATION Écueils à éviter Ne pas re-dispenser les séminaires conceptuels aux personnes envoyées aux « formations outils » de l’Agence Négliger les pré-requis préalables au suivi des formations outils de l’Agence (maîtrise minimum de la bureautique) Ne pas informer suffisamment les formateurs qui reçoivent la « formation outil » de l’Agence de leur rôle de redistribution des formations Faire les « formations utilisateurs » trop tôt ou trop tard …

Les six facettes de la conduite du projet : 4. TECHNIQUE Les six facettes de la conduite du projet : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

vérifier les pré-requis installation plan de migration tests 4. TECHNIQUE Démarche générale vérifier les pré-requis installation plan de migration tests 72

vérifier les pré-requis 4. TECHNIQUE Responsable technique de l’équipe de projet vérifier les pré-requis Exploitation Tests Mise en place technique : installation plan de migration 75

4. TECHNIQUE Ne pas oublier que l'introduction dans un établissement de nouveaux produits informatiques (systèmes d'exploitation, gestionnaire de bases de données, réseaux), nécessite une formation préalable des personnels concernés. 74

définir les procédures d'exploitation, 4. TECHNIQUE Les tâches : définir les procédures d'exploitation, définir et préparer une migration des données définir les objectifs et les coûts des interfaces 77

tester les procédures de reprise, valider les données migrées. 4. TECHNIQUE tester les capacités des matériels en pleine charge, en particulier le réseau, tester les procédures de reprise, valider les données migrées. 78

4. Technique Écueils à éviter sous estimer les procédures des marchés publics et les délais de livraison des constructeurs sous-dimensionner le réseau, prendre un risque sur le câblage des bâtiments ne pas suffisamment former l'assistance ne pas communiquer sur le mode de fonctionnement de l'assistance.

Les 6 facettes de la conduite de projet : 5. MODELISATION Les 6 facettes de la conduite de projet : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

5. MODELISATION MODELISATION Démarche générale définir une stratégie modéliser valider tester 55 83 55

définition de la stratégie 5. MODELISATION définition de la stratégie Phase préparatoire tests Phase de modélisation Exploitation A S I T N C E 87

5. MODELISATION Définir une stratégie: c’est préciser le nombre «d ‘objets» à modéliser et, pour certains, leur niveau de profondeur (offre de formation) Modéliser : c ’est représenter une «réalité», sous forme normalisée, en tenant compte des contraintes et des choix liés aux procédures Valider : c ’est faire approuver la représentation par les personnes qui «connaissent cette réalité» 86

Les différentes entités à modéliser : 5. MODELISATION Les différentes entités à modéliser : la structure de l’établissement (cartographie) la structure des enseignements (SE) les modalités de contrôle des connaissances (MC et MCC) la gestion des groupes, … 93

Opacité de la codification 5. MODELISATION Écueils à éviter Opacité de la codification Découpage organisationnel tenant plus compte des personnes que des actes à gérer Non anticipation des évolutions ultérieures des structures d’enseignement 93

Les six facettes de la conduite du projet Apogée : 6. LA COMMUNICATION Les six facettes de la conduite du projet Apogée : 1. le pilotage 2. l’organisation 3. la formation 4. la technique 5. la modélisation 6. La communication Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

6. LA COMMUNICATION Démarche générale définir une stratégie désigner un responsable impliquer tous les acteurs présenter Apogée comme un outil au service de tous les acteurs de l’établissement Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... 16 17 16

6. LA COMMUNICATION Communiquer sur les étapes de la mise en place : délimiter précisément le périmètre fonctionnel de chaque étape dans le cas d’un démarrage progressif et préciser les attentes correspondantes informer régulièrement les acteurs des différentes phases : installation, travaux préparatoires, calendrier , .... Communiquer différemment : privilégier les forums “transverses” aux composantes privilégier les forums “transverses” aux profils Toujours en matière de communication, il s’agit également de communiquer à la fois de façon régulière, c’est à dire d’informer régulièrement sur l’état d’avancement des travaux et des différentes phases d’implantation, et à des moments bien précis, comme l’entrée dans telle étape pour préparer à un démarrage progressif et pour préciser les attentes correspondantes. Par exemple, lors du démarrage des IA, dire que l’on compte inscrire tant d’étudiant en juillet de telle composante, tels autres en septembre etc. Enfin, il faut communiquer le plus différemment possible, même si quelques fois, ça peut paraître redondant, en faisant par exemple des forum transverses aux composantes, aux profils etc. Ca génère toujours des contacts et des partages d’expérience et de l’entre-aide. 38 39 38

Donner l’impression qu’Apogée est un outil réservé aux informaticiens 6. LA COMMUNICATION Écueils à éviter Donner l’impression qu’Apogée est un outil réservé aux informaticiens Laisser les enseignants penser qu’Apogée est « verrouillé » par les scolarités Se servir d’Apogée comme prétexte pour refuser des évolutions Donner l’impression que l’arrivée d’Apogée va révolutionner la réalité du travail de chacun Nous vous proposons, pour couvrir l’ensemble de la gestion du projet Apogée, de nous appuyer sur les 5 axes de travail : le pilotage, l’organisation, la formation, la technique, la modélisation. Le chef de projet doit prendre en compte et s’aider de ces axes de travail au quotidien pour observer l’état d’avancement du projet ; c’est à dire l’état d’avacement des 3 facteurs vu précédemment, à savoir : - les ressources, - les délais, - les risques. Dans les transparants suivants, nous allons détailler chacun de ces 5 axes de travail, en commençant donc par... « Apogée est une application résultant du consensus de ses 74 établissements utilisateurs » 17 16 16

Préparer l’arrivée d’Apogée S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire conduite de projet Apogée 2ème partie : Préparer l’arrivée d’Apogée 5 5 4

L’environnement technique Les outils et la documentation Préparer l ’arrivée d ’Apogée Les équipes Apogée L’environnement technique Les outils et la documentation

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. Les équipes Apogée

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. Les équipes Apogée mettre en place une équipe de projet : Quel que soit le nombre des membres de l’équipe projet, des fonctions incontournables doivent être nécessairement assurées. Elles devront être clairement identifiées et attribuées aux membres de l’équipe projet : Ces fonctions devront être aussi « reconnues » au sein de l’établissement. un porteur politique : relais du projet auprès de la communauté universitaire (ex : Vice-Président CEVU).

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE un chef de projet qui coordonne et pilote l’avancement des travaux de préparation et de mise en oeuvre (personnel à 50% au moins pendant toute la durée de l’implantation). Qualités attendues : avoir une vision d’ensemble anticiper les risques gérer les crises sans les occulter animer et dynamiser les équipes montrer et expliquer le chemin parcouru et celui restant à faire faire preuve de ténacité et de diplomatie… bref : « Maintenir un cap et dynamiser » 37 37 37

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE un responsable « scolarité » : coordonne les travaux des scolarités, rassemble les documents, formalise la « tradition orale » un responsable « modélisation »: anime les réflexions sur l’offre de formation et les binômes enseignant-administratif responsables des modélisations : enseignant chercheur à 50% minimum pendant au moins 6 mois. 28

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE un responsable technique : membre du service Informatique. un responsable « formation » : aura à charge l ’élaboration et le respect du planning de formation 28

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE un responsable « documentation » qui aura pour charge : de comprendre l’architecture de la volumineuse documentation, de la parcourir et de communiquer la partie qui les intéresse aux acteurs concernés de faire comprendre à chacun que chaque question a sa réponse dans la documentation et de montrer le chemin pour y parvenir de capitaliser les réponses aux questions de prendre conscience que chaque acteur d’Apogée n’a pas les mêmes besoins en documentation La bonne utilisation des ressources documentaires apporte un gain de temps et d’efficacité substantiel ! 29

Préparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE un responsable « communication » : aura à charge de communiquer, de façon simple et conviviale, sur : le choix d’Apogée : informer l’ensemble de l ’établissement sur les raisons du choix d’Apogée et sur les résultats attendus, faire porter cette communication par le Président et le VP CEVU les étapes de la mise en place : informer régulièrement les acteurs des différentes phases diffuser clairement les plannings de formation

Préparer l’arrivée d’Apogée A. les équipes APOGEE Vue d’ensemble du rôle des équipes COMITE DE PILOTAGE : quelques décideurs : Président, SG, agent comptable… orientations décisions arbitrages communication EQUIPE PROJET (des travailleurs dont 1 EqH à 100% à compter de J-6 mois) coordination réalisation Réalisation Assistance 31

B. Préparer l ’environnement technique Préparer l ’arrivée d ’Apogée B. Préparer l ’environnement technique

Préparer l ’arrivée d ’Apogée B. Préparer l’environnement technique Choix du matériel : serveur Apogée, postes clients, système de sauvegardes,… Installation du réseau (sans réseau opérationnel et bien dimensionné, Apogée ne fonctionnera pas) Compétences système, réseau, DBA, Oracle, Unix indispensables ! références : CCI (cahier des charges d ’implantation) 34

C. Outils et documentation Préparer l’arrivée d ’Apogée C. Outils et documentation 16

Préparer l ’arrivée d ’Apogée C. Outils et documentation Les outils indispensables le chef de projet devra disposer : d’un micro-ordinateur PC (MS-office, navigateur Web et Winzip), d’une adresse électronique, d’un bureau, de l’application Apogée dès qu’elle sera livrée. et avoir accès : à une salle de réunion, à un vidéo projecteur. 17

Préparer l ’arrivée d ’Apogée C. Outils et documentation La documentation : différents supports un CD-ROM (livré avec l’application) des fichiers électroniques disponibles sur le Site « Web des produits » Supports de séminaires : envoyés par e-mail aux participants et disponibles aussi sur le Web des Produits Renseignements en fin de Séminaire

Planning d’implantation S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire conduite de projet Apogée 3ème partie : Planning d’implantation 5 5 4

Planning général d ’implantation Thème sept. oct. nov déc janv fév mars Avril mai juin Juillet Oct. Janv-juin Commande Install. Prépa. matériels et mat & conversion Préparation technique logiciels logiciel historique d'expl. Formation oracle+unix Tests de performance Apogée matériel livré T0 : matériel commandé livré et Apogée installé Référentiel et paramétrage cartographie et saisie règles de gestion référentiel arborescences Tests Inscriptions complètes de la SE SE administratives modélisation ( sur fiches?) (SE niveau de la SE niveau admin. Simulations administratif) Arborescences validées Démarrage des IA Saisie de la SE Tests et niveaux pédag. simulations IP pédagogiques Modélisation ( sur fiches? ) (SE niveaux de la SE niveaux pédagog. SE validée dans Apogée pédagogiques) Saisie terminée Démarrage des IP Récupération Résultats des MCC RE Résultat Modélisation sur fiches Simulation Dém. résultat Apogée

Modélisation niveau administratif Planning des inscriptions administratives Janvier N thème Octobre N-1 Avril N Juin N Juil N Arborescences complètes de la SE Saisie de la SE Tests de la SE Modélisation (sur fiches?) de la SE Modélisation niveau administratif Saisie de la SE terminée Définition des grands principes d ’organisation et des procédures induites Tests référentiel Organisation paramétrage référentiel Saisie référentiel Tests IA Paramétrage du référentiel Simulation IA Choix des formateurs Organisation de la formation et formation des formateurs et des utilisateurs Formation vacataires Formation Suivi de projet, gestion des ressources, communications, points d ’avancement,... pilotage Démarrage des IA

Modélisation niveau pédagogique Planning des inscriptions pédagogiques thème Janvier N Avril N Juillet N Sep/Oct N Saisie de la SE niveaux pédagogiques Tests de la SE niveaux pédagogiques Modélisation (sur fiches ?)de la SE niveaux pédagogiques Modélisation niveau pédagogique Saisie de la SE terminée Définition des principes d ’organisation des IP et des procédures induites (fiches IP ... ) Préparation des opér. préalables aux IP Organisation paramétrage référentiel Simulations Choix des formateurs Organisation de la formation et formation des formateurs et des utilisateurs formation Suivi de projet, gestion des ressources, communications, points d ’avancement,... pilotage Démarrage des IP

Préparation technique Planning résultat thème Mai N Juillet N Octobre N Janvier - Avril N+1 Juin N+1 Juillet / Sept. N+1 Analyse et développement des conversions RE Tests Intégr.dans la base Préparation technique Conversions RE prêtes Recueil des MCC Modélisation Modélisation des MCC Saisie des MCC Tests MCC saisie terminée tests RE Organisation paramétrage référentiel Saisie Référ. maquettage Saisie des notes Déf. Procédures RE Délib. Jury (?) Délib. jury simulations Démarrage RE Organisation de la formation et formation des formateurs et des utilisateurs formation Suivi de projet, gestion des ressources, communications, points d ’avancement,... pilotage

L’accompagnement de l’AMUE S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire conduite de projet Apogée 4ème partie : L’accompagnement de l’AMUE 5 5 4

Prestations individuelles : accompagnement personnalisé L’accompagnement de l’AMUE Prestations collectives : séminaires conceptuels et formation à l’outil Prestations individuelles : accompagnement personnalisé

Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Prestations collectives Les séminaires conceptuels : en amont des formations à l’outil Apogée, ils permettent à l ’équipe projet, aux dirigeants de l ’établissement et à certains futurs formateurs de se familiariser avec les concepts et d ’être sensibilisés à la démarche d ’implantation du produit Apogée. Certains sont en plusieurs parties pour passer progressivement des concepts les plus généraux à un début de pratique. 17

Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Calendrier prévu . (personnes concernées en priorité) Chef de projet 11 septembre 2003 Modélisation 1 9 octobre 2003 (CDP, MOD, SCOL) Référentiel 1 6 novembre 2003 (CDP, INF, SCOL) Modélisation 2 13 novembre 2003 (CDP, MOD, SCOL) Installation 3 et 4 décembre 2003 (AMUE) (2 Informaticiens UNIX, Oracle, DBA) Référentiel 2 11 décembre 2003 (CDP, SCOL,INF, agent comptable) Récupération d’historique 15 janvier 2004 (CDP, INF, SCOL) …/…. CDP= Chef de projet, MOD= Responsable de Modélisation, SCOL= responsable Scolarité, INF=Responsable informatique (fonctionnel) 17

Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Calendrier prévu . (personnes concernées en priorité) Inscriptions Pédagogiques 25 mars 2004 (CDP, MOD, SCOL) Groupes 25 mars 2004 (CDP, MOD, SCOL) Règles de calcul et Résultats 4 mai 2004 (CDP, MOD, SCOL) Anonymat 11 mai 2004 (CDP, MOD, SCOL) Groupe de travail « règles de calcul, résultats »: octobre 2004 (CDP, MOD, SCOL) Bilan des IA : octobre 2004 (CDP, SCOL) CDP= Chef de projet, MOD= Responsable de Modélisation, SCOL= responsable Scolarité, INF=Responsable informatique (fonctionnel) 17

Les Formations au produit Apogée : Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Prestations collectives Les Formations au produit Apogée : dans le centre de formation de l ’Agence (CUEFA Grenoble), les formateurs des établissements reçoivent une formation nationale (6 formateurs par établissement) Ils doivent avoir reçu au préalable les informations données au cours des séminaires correspondants. en interne, les formateurs doivent reformer les personnels de l ’établissement (concepts et formation à l ’outil) 18

Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Prestations collectives Les Formations au produit Apogée : Parcours 1 : Chef de projet 5 jours Parcours 2 : Présentation générale, SE-MC 3.5 jours Parcours 3 : Inscription administrative, thèse HDR, DRT 3 jours Parcours 4 : Inscription pédagogique, Dossier étudiant, Groupes 4 jours Parcours 5 : Règles de calcul, résultats 3.5 jours Parcours 6 : Organisation des épreuves, stages et anonymat 3.5 jours 33

Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Prestations individuelles Les visites de site : chaque coordonnateur d’implantation de l ’agence se déplace dans les établissements qu’il accompagne, pour aider et conseiller le chef de projet, par exemple : présentation constitution des équipes définition du calendrier d ’implantation organisation de la formation utilisation de la documentation fournie conseils pour l ’organisation des tests et simulations ....

Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Prestations individuelles Entre chaque visite, le coordonnateur d’implantation est à votre écoute : par téléphone par courrier postal ou électronique par fax …

Présentation de l’équipe Accompagnement Séminaire conduite de projet Accompagnement de l’AMUE Présentation de l’équipe Accompagnement Administration, Organisation des séminaires, Documentation, Formations : Chrystèle Forges : Chrystele.Forges@montpellier.cpu.fr Animation des séminaires : Serge Aimé, Chrystèle Forges, Jean Claude Mardon Coordonnateurs des sites 2004 : Toulouse 2 : Serge Aimé : Serge.Aime@ujf-grenoble.fr Montpellier 1 : Jean Claude Mardon : mardon@univ-tours.fr 19

5ème partie : Témoignages Séminaire Conduite de projet Apogée 4

Séminaire Chef de projet Témoignage d’un site Apogée 2003                       

Bibliographie de référence S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire conduite de projet Apogée Bibliographie de référence 5 5 4

Séminaire Chef de projet Documentation Les informations peuvent être obtenues sur le site web de l’agence : http://www.cpu.fr Choisir l’onglet AMUE Puis « L’espace des produits » (petit damier vert à droite ) pour arriver à http://www.produits.montpellier.cpu.fr (vous pouvez également y arriver directement) Vous êtes (ordre alphabétique oblige) sur APOGEE Le menu bleu à gauche vous permet en particulier d’accéder à la documentation et aux supports de séminaires.

Documentation Apogée : vue d’ensemble

Conclusion Questions / réponses Séminaire Conduite de projet Apogée 5 5 4

PROCHAIN SEMINAIRE JEUDI 9 OCTOBRE MODELISATION 1 Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire conduite de projet Apogée PROCHAIN SEMINAIRE JEUDI 9 OCTOBRE MODELISATION 1 5 5 4