Mercredi 1 Octobre 2003

Séminaire « ANONYMAT »

Anonymat Avertissements Pour APOGEE , « l’Anonymat » c’est préparer un contrôle des connaissances, le corriger, et saisir des notes et délibérer sans connaître le nom de l’étudiant. Il ne s’agit en aucun cas de la préparation matérielle des épreuves (étiquettes code-barres, copies spéciales, etc. ) ni de la saisie automatique (lecteur optique ou autre). Apogée vous offre seulement un interface vous permettant de transférer les informations nécessaires. Ce séminaire va vous montrer les différents aspects de l’utilisation de l’anonymat dans Apogée, en s’appuyant sur les concepts, pour vous préparer à la formation « outil » de Grenoble

Anonymat Plan Concepts et Définitions Travail préalable Référentiel Modalités de Collecte Organisation de l’Anonymat par le Gestionnaire d’Anonymat Préparation de l’anonymat Avancement de l’anonymat Préparation de la session …/…

Anonymat Plan Gestion de l’Anonymat Anonymat de copie Anonymat de saisie Anonymat de délibération Après la levée de l’anonymat Export/Import et Import automatique D’une année à l’autre Conclusion- Questions/Réponses

Concepts et Définitions

Anonymat Concepts et définitions Il n’y a pas dans Apogée de domaine « Anonymat » Sa façon d’utiliser l’anonymat est une des caractéristiques de l’établissement, d’où quelques opérations dans le Référentiel Le fait qu’un enseignement ( Elément Pédagogique, VET ou VDI) ou une épreuve soit sanctionné sous anonymat fait partie de ses Modalités de Collecte. Si l’anonymat doit être pris en compte dans la préparation de la session, il ne la modifie pas fondamentalement. Ceci reste dans le cadre du domaine  Résultats  . Il en est évidemment de même des opérations de saisie, de calcul, de délibération et de diffusion des résultats.

Anonymat Niveaux d’anonymat : Définitions Anonymat de correction (ou de copie d’examen) : Copie corrigée sans mention visible du nom de l’étudiant (en général avec le numéro d’anonymat). L’anonymat cesse avant la saisie des notes. Anonymat de saisie (ou de collecte ): Idem mais l’anonymat continue et la saisie est effectuée à partir des numéros d’anonymat. Anonymat de calcul et de délibération : Saisie faite, on lance un calcul agrégeant des notes obtenues sur divers éléments sans enlever l’anonymat , on peut aller jusqu’à la délibération et éventuellement la diffusion des résultats.

Anonymat Objet_Résultat : Définitions L’anonymat peut porter sur une sanction d’une épreuve, d’un élément pédagogique, d’une VET ou d’une VDI : Objet Cette sanction peut être une note ou un résultat, de session 1 ou de session 2, d’admissibilité ou d’admission : Objet_Résultat C’est l’anonymat de ceci qui sera pris en compte

Anonymat Période d’anonymat Définitions Notion (en général temporelle mais sans obligation, elle peut avoir plutôt un aspect organisationnel) permettant de gérer l’anonymat d’un Objet_Résultat de façon différente selon l’époque de l’année ou du cursus ou la filière. Par exemple avec une période « Janvier », une période « Juin » et une période « Septembre », une UFR pourra avoir deux enseignements, E1 du premier semestre et E2 du second semestre, dont les épreuves seront traitées anonymement pour E1 en  Janvier  et  Septembre et pour E2 en  Juin  et  Septembre  avec à chaque fois un n° d’anonymat différent pour un étudiant donné et même éventuellement des conditions différentes d’anonymat.

Anonymat Règle de Numérotation Règle d’attribution : Définitions 2 Cette règle est celle qui va générer les numéros d’anonymat. 1 Règle d’attribution : Cette règle est celle qui va affecter les numéros d’anonymat générés par la règle de numérotation aux étudiants d’une population considérée avec un numéro unique ou non. 1

Anonymat Définitions Etat d’anonymat : L’anonymat d’un Objet_Résultat peut être dans l’un des 4 états suivants: Initial : état par défaut, auquel on peut revenir si nécessaire Posé : les n° générés ont été attribués aux étudiants mais ne sont visibles que du « gestionnaire d’anonymat » 1 1 donnera

Anonymat Définitions Validé : Utilisateur de l’anonymat les opérations de saisie, d’affichage, etc. ne sont plus qu’anonymes (sur les objets « anonymés ») Validé : Gestionnaire de l’anonymat Les vérifications restent possibles 1 1 Levé : les opérations redeviennent nominatives mais on peut connaître les n° d’anonymat 1

Anonymat Maquette d’anonymat : Définitions C’est le lien entre toutes les notions précédentes. Elle regroupe des Objets_Résultats, gérés sous anonymat, avec la même règle de numérotation, et la même règle d’attribution, pendant une même période d’anonymat.

Gestionnaire d’anonymat : Définitions Gestionnaire d’anonymat : C’est une habilitation spécifique attribuée à un utilisateur Apogée dans le cadre d’un de ses CTN de rattachement. Il prévoit l’Organisation de l’Anonymat (construction de maquettes d’anonymat), Il assure l’Avancement de l’état de l’anonymat (en particulier, il peut en vérifier le fonctionnement puisqu’il est, la plupart du temps, le seul à pouvoir voir à la fois nom et n°d’anonymat) Les autres acteurs d’Apogée pourront être des utilisateurs de cet anonymat préparé et géré par lui dans le cadre de leur CTN

Travail préalable

Anonymat Travail préalable Pour pouvoir utiliser l’anonymat dans le cadre d’Apogée, il faut avoir pris et saisi certaines décisions: L’établissement doit définir qui seront les gestionnaires d’anonymat , les règles de numérotation possibles, les périodes d’anonymat nécessaires,... Référentiel Chaque « filière » doit définir les Modalités du Contrôle des Connaissances des divers objets de sa Structure des Enseignements Modalités de Collecte

Référentiel

Anonymat Travail préalable Définir qui sera gestionnaire d’anonymat L’utilisateur a ce « statut » spécial sur un (ou plusieurs) des CTN auxquels il appartient. Il pourra donc éventuellement être nécessaire de « repenser » les CTN

Anonymat Travail préalable Définir les  règles de numérotation  possibles (Dans le menu Enseignement/ sous-menu Anonymat ) La règle ci-contre est livrée,

Anonymat Travail préalable Définir les  règles de numérotation  possibles (suite) mais le site peut en créer d’autres en « jouant » avec les diverses notions de l’écran.

Anonymat Travail préalable Définir les  règles de numérotation  possibles (suite) Mode de numérotation - Séquentiel : Les numéros anonymes seront attribués séquentiellement à une population d'étudiants triée aléatoirement. Par tranches : Les numéros anonymes seront attribués séquentiellement à une population d'étudiants préalablement triée par ordre alphabétique puis découpée par tranches alphabétiques. L'ordre des tranches est précisé par l'utilisateur. Bornes : un numéro de départ doit être précisé, qui peut-être : - fixe : dans ce cas, à chaque fois la numérotation débutera à ce numéro. - évolutif : dans ce cas, à chaque fois la numérotation débutera au numéro anonyme suivant le dernier attribué à un étudiant dans l'établissement (toutes maquettes d'anonymat confondues) dans l'année RE courante.  Lors d'une nouvelle année RE, le premier numéro attribué est précisé dans une variable applicative du domaine Référentiel.  On peut demander que les deux premiers caractères du numéro soient remplacés par le millésime de l’année RE (2 caractères) Si la règle voulue n’est pas dans le référentiel, on peut en créer une spécifique.

Anonymat Travail préalable Définir les périodes d’anonymat possibles (Dans le menu Enseignement/ sous-menu Anonymat ) Ici une période pour « Janvier » et une pour « Juin ». On peut attribuer à chaque période une règle de numérotation par défaut.

Modalités de Collecte

Anonymat Travail préalable EXEMPLE Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 Etape 1 Version d'étape 1995 EXEMPLE Liste VET |o Elément VETmiroir Ceci pourrait être un anonymat plus complet que l’anonymat de copie et de saisie sans aller jusqu’à l’anonymat de délibération Liste 0 |o UE1 UE2 UE3 UE4 UE5: Langues En Rouge, les épreuves et les éléments pédagogiques à traiter sous anonymat (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol EprCH31 Ecrit EprCh31 Oral EprCh32 ExTerm EprCh33 Souten. (2,2) Liste CH3 |o CH31 CH32 CH33 Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44

Anonymat Travail préalable Définir les  Modalités de gestion de l’anonymat  (Dans le menu Modalités de Collecte ) Certains objets doivent être « sanctionnés » sous anonymat, d’autres non. Voici en exemple, une VDI dont on veut gérer la délibération sous anonymat

Anonymat Travail préalable Définir les  Modalités de gestion de l’anonymat  (suite) Ecran de Modalités de Collecte d’un élément pédagogique,

Anonymat Travail préalable Définir les  Modalités de gestion de l’anonymat (suite) Ecran de Modalités de Collecte d’une épreuve

Anonymat Travail préalable Définir les  Modalités de gestion de l’anonymat  (suite) Cette saisie peut être vérifiée par une édition : (dans le menu Documentation du domaine MCC)

Organisation de l’Anonymat d’Anonymat par le Gestionnaire d’Anonymat

« Avancer les états d’anonymat » Gestionnaire d’anonymat En utilisant les outils ainsi définis, le gestionnaire d’anonymat va : Organiser l’anonymat sur l’ensemble des Objets-Résultats dont il a la charge dans le cadre de son CTN. Ceci s’effectue en faisant une (ou plusieurs) « Maquette(s) d’Anonymat » Celle(s)-ci pourra(-ront) être utilisée(s) pendant plusieurs années. Gérer cet anonymat i.e. faire « Avancer les états d’anonymat » en pouvant vérifier au fur et à mesure les opérations effectuées (par des consultations, des éditions, etc.)

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Toutes ces opérations sont effectuées dans le domaine Résultats et les contrôles de « propriété » sont ceux du C.T.N.

Préparation de l’Anonymat

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Faire une Maquette d’Anonymat Un exemple très simple avec seulement une VDI.

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Faire une Maquette d’Anonymat (suite) Un exemple avec deux éléments dont les examens de première session auront lieu en Janvier

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Faire une Maquette d’Anonymat (suite) Une Maquette d’Anonymat regroupe des éléments qui seront gérés dans la même Période d’Anonymat, avec la même Règle de numérotation (si une règle de numérotation par défaut a été définie lors de la création de la période, elle sera proposée lors de la création de la maquette), avec la même Règle d’attribution : Numéro unique: un étudiant aura le même numéro d’anonymat pour tous les objets de la maquette Numéro différent: un étudiant aura, a priori, autant de numéros que d’objets dans la maquette.

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Faire une Maquette d’Anonymat (suite) Cette saisie peut être vérifiée par une édition

Avancement de l’Anonymat

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Faire Avancer l’Anonymat Les Objets-Résultats de cette maquette sont pour le moment à l’état Initial

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Faire Avancer l’Anonymat (suite) Etat à attribuer /Reculer / Avancer ( Initial  Posé  Validé  Levé ) effectue l’opération sur la totalité des objets de la maquette . S’ils n’ont pas tous le même état, seuls les objets dont l’état est adjacent à celui à attribuer, selon le sens de l’opération à effectuer, seront modifiés. Exemples: Si l’Etat à attribuer est « L (Levé) » (obligatoirement Avancer), seuls les objets à l’état « V(validé) » seront concernés, les autres resteront inchangés. Si l’Etat à attribuer est « P (Posé) » , Si Avancer, seuls les objets à l’état « I(Initial) » seront concernés, les autres resteront inchangés. Si Reculer, seuls les objets à l’état « V(Validé) » seront concernés, les autres resteront inchangés. Réinitialiser annule tous les états attribués avant validation.

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Le gestionnaire peut vérifier le travail au fur et à mesure:

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Le gestionnaire peut vérifier le travail au fur et à mesure :

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Le gestionnaire peut modifier, corriger … Une Maquette d’Anonymat ne peut être modifiée que si tous les objets qui la composent sont à l’état « I(Initial) ». Le retour à l’état « I (Initial) » annule la pose et supprime les numéros attribués. S’il est nécessaire de modifier les Modalités de l’Anonymat (Modalités de Collecte) d’un élément déjà inclus dans une Maquette d’Anonymat, il faudra le remettre à l’état « I(Initial) », l’enlever de la Maquette avant de modifier les Modalités puis ensuite le remettre dans la Maquette.

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Après ces vérifications, il valide cet anonymat : Etat « V (validé) » (ici seulement pour un élément)

Préparation de la session

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Ensuite le gestionnaire peut effectuer des opérations de préparation de la session anonyme comme: éditer des étiquettes ou faire une extraction d’informations pour en faire un modèle particulier

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Voici un exemple de celles du domaine Résultats. Celles du domaine « Epreuves » contiennent les informations classiques de ce domaine

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Quand l’anonymat est Posé par le gestionnaire d’Anonymat, il devient impossible pour tout autre utilisateur de voir simultanément le nom et le n° d’anonymat d’un étudiant Quand l’anonymat est Validé toutes les opérations du domaine Résultats concernant les Objets-Résultats anonymés ne peuvent se faire que sous-anonymat. Remarque: le gestionnaire d’anonymat est dans la même situation que les autres dans le cadre des opérations de saisies, de calcul, etc.

Gestion de l’Anonymat

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Tous les utilisateurs d’un CTN pourront continuer à effectuer les opérations classiques du domaine Résultats sur les objets auxquels ils ont accès, avec les mêmes habilitations (consultation, mise-à-jour, etc.) Seule particularité: Pour les Objets_Résultats traités sous anonymat, pendant l’état « Validé » de celui-ci, ils ne verront plus que les Numéros d’anonymat des étudiants dans tous les écrans de saisie, de calcul, d’import-export, de délibération, etc. Et ce jusqu’à ce que l ’Anonymat soit avancé à l’état « L(Levé) » par le Gestionnaire d’Anonymat.

Anonymat de Correction 1

Gestionnaire d’Anonymat Gestion de l’Anonymat Anonymat de correction ou de copie Gestionnaire d’Anonymat Utilisateurs Anonymat à l’état « V(Validé) »   Edition d’étiquettes (ou extraction et édition) Déroulement des épreuves Correction Anonymat à l’état « L(Levé) » Saisies nominatives Calculs nominatifs Délibération nominative Diffusion nominative

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Après les épreuves et la correction, le Gestionnaire d’Anonymat fait avancer celui-ci à l’état « L (Levé) » Le message ci-contre apparaît si certains objets de la Maquette ne sont pas à l’état «L(Levé)» alors que la règle d’attribution est «Numéro unique »

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat 1 Saisie de masse dans le cas de l’Anonymat de copie: Pour un Objet_Résultat sous un anonymat à l’état « L(Levé) », on a un écran « classique » mais on peut faire apparaître les numéros d’anonymat ou la date de naissance.

Anonymat de Saisie 1

Gestionnaire d’Anonymat Gestion de l’anonymat Anonymat de saisie ou de collecte Gestionnaire d’Anonymat Utilisateurs Anonymat à l’état « V(Validé) »   Edition d’étiquettes (ou extraction et édition) Déroulement des épreuves Correction Anonymat à l’état « L(Levé) » Calculs nominatifs Délibération nominative Diffusion nominative Saisies anonymes

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Il est probable que sous anonymat les saisies se feront en saisie de masse. Pour un Objet_Résultat sous un anonymat à l’état « V (Validé)», on ne voit que les n° d’anonymat . La saisie s’effectue dans l’ordre de ces numéros. ( idem pour l’écran de saisie par épreuve)

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Les étudiants sont groupés en « sans note » puis « avec note ». On peut afficher les étudiants sans Numéro anonyme. Ce sont les étudiants non autorisés à composer au moment de la pose de l’anonymat: Étudiants ayant déjà une note saisie ou reportée Étudiants sans inscription pédagogique (Les étudiants interdits d’examen ou avec une PRC ne sont pas affichés) Avec le mode IA tous les étudiants sont affichés mais sans Numéro anonyme

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Cette saisie peut être vérifiée avec la liste des anomalies. Cette liste,qui permet de repérer les étudiants pour qui il manque une note ou un résultat, est en deux parties sous anonymat. Elle contient : les étudiants ayant un numéro d’anonymat, donnés par celui-ci, les étudiants sans numéro d’anonymat, donnés par leur nom.

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Cette saisie peut aussi être vérifiée avec la liste de contrôle par ordre de mérite ou par ordre alphabétique ou par ordre de numéro d’anonymat, si l’Objet_Résultat est sous un anonymat à l’état « V » (elle aussi en deux parties dans ce cas) .

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Pour les corrections on peut utiliser l’écran de Saisie individuelle sous anonymat , (dans le sous-menu Etudiant) Le critère d’entrée est un Objet-Résultat et le numéro d’anonymat de l’étudiant pour cet objet. Ne pas confondre les renseignements sur le critère d’entrée et ceux demandés pour affichage

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Sur l’écran de Saisie individuelle classique, les notes ou résultats des Objets-Résultats sous un anonymat à l’état V sont masqués.

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Après les saisies ( et peut-être lancement de quelques calculs), le Gestionnaire d’Anonymat fait avancer celui-ci à l’état « L (Levé) » Le message ci-contre apparaît si certains objets de la Maquette ne sont pas à l’état «L(Levé)» alors que la règle d’attribution est «Numéro unique »

Anonymat de Calculs et de Délibération 1

Gestionnaire d’Anonymat Gestion de l’anonymat Anonymat de calcul et de délibération Gestionnaire d’Anonymat Utilisateurs Anonymat à l’état « V(Validé) »   Edition d’étiquettes (ou extraction et édition) Déroulement des épreuves Correction  Anonymat à l’état « L(Levé) » Diffusion nominative Saisies anonymes Calculs anonymes Délibération anonyme

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Dans tous les écrans de saisie, on peut Lancer les calculs. Attention: pour l’écran de masse, le calcul est effectué sur la population affichée. Il faudra donc lancer le calcul une fois pour les étudiants avec numéro anonymes, une autre fois pour ceux sans numéro

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Pour le jury, on a les outils classiques : Procès-verbaux, Seuls quelques aspects de leur forme sont impactés par l’anonymat et l’état de celui-ci.

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Pour le jury, on a les outils classiques : Relevé de Notes et P.V. individuels Seuls quelques aspects de leur forme sont impactés par l’anonymat et l’état de celui-ci.

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Pour le jury, on a les outils classiques : écran de mise à jour Seuls quelques aspects de leur forme sont impactés par l’anonymat et l’état de celui-ci.

Anonymat Gestionnaire d’anonymat Après les délibérations, le Gestionnaire d’Anonymat fait avancer celui-ci à l’état « L (Levé) » Le message ci-contre apparaît si certains objets de la Maquette ne sont pas à l’état «L(Levé)» alors que la règle d’attribution est «Numéro unique »

Après la levée de l’anonymat… 1

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Une fois que l’anonymat est passé à l’état « Levé », tous les utilisateurs re-voient les noms et peuvent voir les numéros d’anonymat

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Pour diffuser les résultats, on dispose des outils classiques : P.V, relevé de Notes, etc. Seuls quelques aspects de leur forme sont impactés par l’anonymat et l’état de celui-ci.

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Par exemple, le P.V. d’une VET traitée sous Anonymat, pourra avoir différentes formes, accessibles selon l’état de l’anonymat. Il pourra être Nominatif : les étudiants sont repérés par leur nom. Valable pour tous les objets traités sans anonymat ou traités sous anonymat mais à l’état « L ». Anonyme : les étudiants ne sont repérés que par leurs N° d’anonymat (pour tous les Objets_Résultats traités sous anonymat). Seule forme possible si on est encore à l’état « V » (pour délibération anonyme). Mixte : les étudiants sont repérés par leur nom mais leur n° d’anonymat figurent également.Forme qui ne peut être utilisé que si tous les Objets_Résultats concernés sont passés à l’état « L » pour faciliter les vérifications ou recherche de copies, etc.

Anonymat Utilisateurs de l’anonymat Attention: lors de la clôture d’une session, un message vous informe si certains des éléments sont encore sous un état d’anonymat autre que « L(Levé) ». Si vous passez outre, un message vous permet de ne pas avoir la répétition du message initial.

Export/Import Import Automatique et Import Automatique 1

Anonymat Export/Import On peut utiliser l’ Export/Import sous forme anonyme. Mais il faut que les objets-résultats concernés par un même export appartiennent à la même maquette et soient tels qu’un étudiant ait le même numéro d’anonymat (règle d’attribution Numéro unique)

Anonymat Export/Import On peut utiliser l’ Export/Import sous forme anonyme (suite). Mais l’export ne pourra être fait que si les Objets-Résultats concernés sont à l’état « V(Validé). Le compte-rendu indiquera les étudiants n’ayant pas de numéro d’anonymat.

Anonymat Export/Import On peut utiliser l’ Export/Import sous forme anonyme (suite). Le reste de l’opération est inchangé.

Anonymat Import automatique On peut alimenter une table d’import automatique (cf. Guide d’ Organisation et Gestion de l’Anonymat) avec un procédé de lecture automatique des notes. Les informations de cette table sont importées automatiquement par un batch, ou à la demande, avec les contrôles classiques. Un compte-rendu permet de détecter les erreurs qui devront être corrigées manuellement dans Apogée.

Anonymat Import automatique On peut alimenter une table d’import automatique (suite) Les données de cette table sont conservées pendant une durée donnée (paramétrée dans le Référentiel) . Pendant cette période, elles ne sont importées qu’une fois (les corrections doivent être faites directement dans Apogée). Au delà de cette durée, les données sont automatiquement supprimées.

D’une année à l’autre…

Anonymat D’une année à l’autre… Une maquette d’anonymat est réutilisable. Seul l’état d’avancement de l’anonymat est annualisé. Un objet-résultat sera donc à l’état « L(Levé) » pour l’année N et à l’état « I(Initial) » puis « P(Posé) », … pour l’année N+1, …. Il est possible d’effacer, de purger, les états d’avancement des années antérieures (dans le Domaine Exploitation). Cette purge peut également, à la demande, supprimer les numéros d’anonymat attribués les années antérieurs. Si une maquette d’anonymat est modifiée d’une année à l’autre, (tous les objets doivent être à l’état « I(Initial) » pour l’année en cours), toutes les opérations seront alors effectuées sur la base de la version en cours.

CONCLUSION

Anonymat Conclusion

Anonymat Planning de formation L’AMUE propose : Intitulé Date Heure Anonymat Groupe 1 Lundi 20/10/2003 Mardi 21/10/2003 10h-17h 09h-12h Groupe 2 Mercredi 22/10/2003 14h-17h 09h-16h Groupe 3 Jeudi 23/10/2003 Vendredi 24/10/2003 Groupe 4 Lundi 03/11/2003 Mardi 04/11/2003 Groupe 5 Lundi 24/11/2003 Mardi 25/11/2003 Groupe 6 Mercredi 26/11/2003 Groupe 7 Jeudi 27/11/2003 Vendredi 28/11/2003 Groupe 8 Lundi 01/12/2003 Mardi 02/12/2003 L’AMUE propose : 8 dates possibles : 1.5 jours au CUEFA de Grenoble . Vous pouvez vous y inscrire via l’espace des produits www.produits.montpellier.cpu.fr Rubrique : « formations  /  Calendrier »