Académie de CLERMONT-FERRAND Mars 2008 Sensibilisation des ordonnateurs et des gestionnaires au contrôle de gestion et au contrôle interne comptable Présentation aux agents comptables de l’outil ODICE

LE CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN EPLE IDENTIFIER LES RISQUES POUR MIEUX PILOTER.

QUALITE FINANCIERE EN EPLE « La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. » Art. 15 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen du 26 août 1789

CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN EPLE OUTIL DIAGNOSTIC INTERNE COMPTABLE EN EPLE

Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre

définition Le contrôle interne relève d’une démarche qualité : Stratégie de prévention et de maîtrise des risques Risque : tout évènement qui ne permet pas d’atteindre l’objectif général de qualité Objectif : Comptes réguliers et sincères Image fidèle du patrimoine et de la situation financière

définition Un ensemble de procédures destinées à faire progresser la qualité et la sécurité des opérations financières Une démarche qui associe étroitement tous les personnels Un principe d’assurance raisonnable (et non d’assurance absolue) Amélioration de l’outil = Doit on y ajouter des thèmes, des onglets, doit on et comment le pondérer.

Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre

contexte La gestion publique est en mutation - LOLF L’audit des procédures se substitue progressivement au contrôle des actes Les contrôles par sondages ciblés remplacent les contrôles exhaustifs La nécessité pour les autorités publiques de s’assurer de la qualité des comptes - Certification Amélioration de l’outil = Doit on y ajouter des thèmes, des onglets, doit on et comment le pondérer.

contexte Un déploiement récent mais rapide dans la sphère publique : Le MEN est engagé dans la démarche Les EPN et les Universités le sont également Ainsi que le réseau du Trésor Public Sous l’impulsion de la Cour des Comptes Amélioration de l’outil = Doit on y ajouter des thèmes, des onglets, doit on et comment le pondérer.

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objectifs Un contrôle interne de qualité permet : d’établir des comptes annuels fiables de sauvegarder le patrimoine d’ améliorer les performances

Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L’ outil La mise en oeuvre

Ces objectifs sont-ils tous atteints démarche Ces objectifs sont-ils tous atteints dans tous les EPLE ? La qualité administrative et financière est reconnue comme globalement satisfaisante Amélioration de l’outil = Doit on y ajouter des thèmes, des onglets, doit on et comment le pondérer.

démarche Mais suite aux observations des corps de contrôle, la démarche de contrôle interne vise à : Améliorer la communication mutuelle entre ordonnateur, comptable et autorités de contrôle Eviter les enregistrements comptables irréguliers Réduire les dysfonctionnements

démarche Les zones à risques : Méconnaissance de la réglementation (marchés publics, voyages scolaires, ateliers, …) Insuffisance de formalisation des procédures, ou de respect des procédures formalisées Chèques et numéraire

Les facteurs de risques : démarche Les facteurs de risques : Confiance parfois excessive accordée aux agents dans la gestion des opérations Absence de séparation des tâches (et donc l’absence de contrôles mutuels) Défaut de vérification

démarche La qualité comptable : une attente des corps de contrôle Auditeurs des trésoreries générales : l’audit s’appuie sur la description par elle-même de l’entité auditée Chambres régionales et Cour des Comptes

démarche La qualité comptable concerne près de 8 000 EPLE Donc 8 000 ordonnateurs et gestionnaires Et 2 560 comptables publics MEN et leurs équipes La maîtrise du risque est l’affaire de tous les intervenants Donc pas seulement des « financiers » Car le CIC consiste à fiabiliser tout le processus débouchant sur une écriture comptable

Plan de présentation La définition Le contexte Les enjeux La démarche L’ outil : Présentation Exemples La mise en oeuvre

Initiative de l’académie de Poitiers Relayée et valorisée par l’IGAENR En collaboration étroite avec la TG de la Vienne Relayée et valorisée par l’IGAENR Développée par un groupe de travail national En collaboration avec la MAEC du MINEFI Une version optimisée de l’outil et des procédures est disponible suite à des tests dans 10 académies Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Ne pas confondre % de risque élevé et inefficacité du service A quoi sert ? Mesurer les risques sur la comptabilité budgétaire et générale par un auto diagnostic Ne pas confondre % de risque élevé et inefficacité du service Définir un plan d’actions après analyse des risques Mettre en place les procédures permettant de maîtriser ces risques C’est un outil de management (organigramme fonctionnel) et d’anticipation des audits du Trésor public Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

De quoi se compose-t-il ? D’un guide méthodologique D’un questionnaire d’auto diagnostic D’exemples d’organigramme fonctionnel et de plans d’actions De fiches de procédures adaptables Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Le questionnaire d’auto diagnostic Tableur à 12 onglets qui correspondent : aux cycles de l’activité comptable, à des procédures spécifiques aux EPLE à l’organigramme fonctionnel A l’intérieur de chaque onglet les réponses à une liste d’item (certains pondérés) permettent d’évaluer le risque lié au cycle considéré Tous les EPLE ne sont pas nécessairement concernés par tous les cycles ni par tous les items d’un cycle. C’est donc un outil qui doit être adapté à chaque situation. Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Le périmètre de l’auto diagnostic COMPTABILITE GENERALE PATRIMOINE COMPTABILITE GENERALE STOCKS MARCHĖS RĖMUNERATIONS CAISSE- TRESOR VALEURS AIDES FINANCIÈRES RĖGIE VOYAGES SCOLAIRES OBJETS CONFECTIONNĖS RECOUVREMENT

Pour quels utilisateurs ? Ordonnateurs et gestionnaires Comptables En liaison étroite avec leurs équipes Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Un outil personnalisable Chaque équipe doit : se l’approprier l’adapter à sa structure et à ses préoccupations le faire vivre dans la durée Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

A l’issue de l’auto diagnostic Les risques sont hiérarchisés La cartographie des risques est établie document de synthèse qui permet d’avoir une vision globale et consolidée des risques existants De cette cartographie découlera le plan d’actions Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Plan de présentation La définition Le contexte Les enjeux La démarche L’ outil La mise en œuvre : Le plan d’actions Les fiches de procédures

Plan d’actions Décline l’ensemble des risques attachés à chaque processus Fixe les actions à mener pour les couvrir Arrête un calendrier de contrôle et un suivi des contrôles effectués L’approche par les risques permet de déterminer les actions à entreprendre en fonction de : Leur gravité (impacts en termes d’enjeux financiers, humains, d’image…) Leur fréquence Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Plan d’actions Quelles questions se poser pour élaborer le plan La correction est-elle urgente ? De quels moyens dispose le service pour mener à bien cette action ? Les mesures sont-elles pertinentes et de nature à corriger les risques ? Est-il possible d’envisager des étapes intermédiaires? Quel planning ? Quels agents sont impliqués dans cette action ? Quel suivi de la mise en place du dispositif est à réaliser ? Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Plan d’actions Deux exemples de plans d’actions Un lycée d’Amiens Un lycée de Poitiers Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Fiches de procédures OBJECTIF : Améliorer le fonctionnement des services administratifs et financiers des EPLE Valoriser l’existant Formaliser les pratiques Identifier les contrôles courants Permettre une meilleure compréhension par les acteurs de leur rôle dans l’organisation Harmoniser les tâches au sein de l’équipe

QUELLES QUESTIONS SE POSER POUR ELABORER UNE FICHE DE PROCEDURE ? Fiches de procédures QUELLES QUESTIONS SE POSER POUR ELABORER UNE FICHE DE PROCEDURE ? Quel est le fait générateur ? Qui instruit ? Comment ? Quels délais ? Quels contrôles ? Quelles procédures en cas d’erreur ? Quels justificatifs à l’appui ? Quel mode de conservation ? … Fiches de procédures disponibles sur l’intranet de la DAF …à adapter à votre organisation

Fiches de procédures Quelques exemples : Lycée de Poitiers Lycée d’Amiens Communication, pilotage animation DAF A3 : intranet – « club qualité » Validation des outils = DAF A3 ou DGCP valident les principes et l’outil général. Chaque plan d’action local sera validé par le rectorat ou la TG (ou l’EPLE – CA)

Conclusion Organiser Documenter Tracer Fiabiliser Sécuriser Maîtriser Le dispositif de contrôle interne comptable ne peut se limiter à un ensemble de manuels, de procédures et de documents Son organisation et sa mise en œuvre reposent sur la sensibilisation et l’implication de tous

Conclusion A VOS QUESTIONS…