Le PGI en Enseignement Tertiaire Académie de Guadeloupe Novembre 2009 Serge Cruz IANTE Avec l’aimable autorisation du groupe PGI Académie de Grenoble

Le PGI en enseignement tertiaire ?... Conformité aux programmes et référentiels Utilisation croissante en entreprise, y compris dans les PME PGI très complet, possibilité de réaliser des travaux de tous les processus de l’entreprise = véritable image du système d’information L’apprentissage est progressif Tous les programmes de spécialité font appel à des compétences liées à l’utilisation d’un PGI. Voir lors de la démo par application. Le PGI va devenir l’environnement de travail « universel » de nos étudiants dans leur futur milieu professionnel Complet = large couverture fonctionnelle : compta, gestion co mais aussi GRC(ou CRM), Servantissimo, mais aussi PAIE étendue à la GRH + gestion des absences, Gestion d’affaires, suivi des règlements, gestion de trésorerie Apprentissage : il faudra être patient, l’apprentissage est long et nécessite une démarche de découverte, plus paramétrage lourds, mais expérience enrichissante pour les étudiants. + pour les comptables : large implantation Cegid en cabinet Si « pourquoi Cegid ? »: Coût modéré achat ET maintenance (notamment par rapport à Sage et au libre) Tests au Carmi (à l’époque, c’était le seul à se positionner vis-à-vis de l’éducation nationale – RIP + démarchage) Implantation croissante

PGI Cegid – Architecture Source CEGID 3 modes d’installation et de fonctionnement : Poste autonome, Client/serveur WebAccess 1°) Le PGI de Cegid propose une large palette d’applications de gestion (structure modulaire), comme tous les PGI du marché (structure en « briques » fonctionnelles) 2°) sur l’installation : la version Business Suite permet les trois types d’implantation Le poste autonome n’a pas de sens dans nos enseignements, puisqu’il oblige a abandonner les aspects « intégration », « travail collaboratif », « utilisations réseau », etc. On perd toute visibilité de ce que peut être un système d’information, ses acteurs et leurs droits, les flux qui le traversent et l’impactent (workflow, traçabilité)… Il peut être néanmoins retenu dans des circonstances spécifiques (notamment, l’autoformation profs, ou les premières activités d’apprentissage, certains CCF ??) : c’est pourquoi le CarmiT propose une installation mixte, mais a terme, il sera préférable, si l’on veut faire travailler les étudiants seuls, de leur proposer une solution virtuelle simulant sur un poste, un client et un serveur virtuels (utilisation de logiciels tels que VMWARE) => solution a l’étude actuellement La solution client serveur est PRIVILEGIEE car : elle permet de travailler en réseau (bases partagées), d’étudier les droits d’accès, de laisser l’accès aux applications Administration société et Administration de bases de données (indispensable pour certain aspect des programmes, notamment en BTS) La solution Web Access, tentante par sa légèreté d’installation sur les clients, ne permet pas l’accès aux deux applications citées ci-dessus Pour plus d’informations Se reporter au site Cegid.fr

Préalables à l’utilisation : se connecter Cegid s’appuie sur un SGBDR (variété des types de SGBDR : Oracle, Access, SQL Server, …) Connexion à une base existante Démarrage avec Accueil Entreprise ou directement sur une application (problème de la date) Ecran Accueil Entreprises Création/Restauration d’une base Démarrer l’application Administration de bases de données Récupérer par restauration, un modèle de société sauvegardé Ecran Administrateur Base de Données Pour nous, le SGBDR est SQL server (version 2000 pour l’instant, 2005 à tester), installé sur un serveur dédié (serveur 2 ou serveur CGO des réseaux, sous Windows 2003) car le besoin en espace de stockage est important et le besoin en mémoire de Cegid+SQL Server aussi (=> ne pas installer sur un serveur 1) Pour la mise en place des bases par les profs : Savoir créer une base à partir d’un existant avec l’Administrateur de Bases, Savoir la dupliquer autant de fois qu’il y a de groupes d’élèves Savoir récupérer les infos du fichier Cegidpgi.ini (placé dans le dossier Application Data de l’utilisateur (C:\Documents and Setting\All User\Application Data, ou C:\Documents and Setting\<utilisateur>\Application Data) et les confier aux élèves pour qu’ils le copient dans leur profil perso (copie ou modification du cegidpgi.ini dans le partage T:<utilisateur sur nomserveur>\Application Data sousOrpeo ou E: :<utilisateur sur nomserveur>\Application Data sous MRPET) Solution avec autonomie et responsabilisation des élèves : Le prof crée la première copie de la base sur le serveur, avec l’Administrateur de Bases Les groupes (un élève responsable par groupe) créent chacun leur propre copie (création\restauration à partir d’une base existante, avec l’Administrateur de Bases) L’ élève responsable transmet le fichier cegidpgi.ini (ou les lignes du fichier concernant la nouvelle société) aux autres membres qu’il le collent dans leur profil (ou qui collent les lignes dans leur cegidpgi.ini)

Démarrer Cegid Business

Démarrer Cegid Business Les Applications de Cegid Business Suite Application TRESORERIE = écritures de trésorerie et transfert, + gestion des financement et placements à court terme, OPCVM (Acquisition, Cession) Application SUIVI DES REGLEMENTS = Suivi clients et des fournisseurs, traites, écritures, lettrage…relances Application ABSENCE (module se retrouvant dans PAIE/GRH)= Absences (congés), Formations, Augmentations… Application CRM = Marketing (Clients/Prospects, Opérations commerciales, Planning des actions), Ventes, Services… Application GESTION D’AFFAIRES = Affaires, Activités, Ventes, Planning, Relations clients…= > très utiles pour les entreprises qui gèrent des chantiers, ou des contrats de services longs,… Application ADMINISTRATEUR DE BASE DE DONNEES = création, restauration, sauvegardes des bases Cegid via SQL server (ou MSDE), outils SQL,… Application COMPTABILITE = comptabilité étendue à la GESTION : contrôle de gestion, budgets, Application PAIE/GRH = Salaires, Paie, GRH (Contrats, masse salariale, médecine du travail…), Absences(cf. ci-dessus), formation (plan de formation et suivi, DIF, etc.) Application SERVANTISSIMMO = gestion des Immobilisations, Editions, Travaux comptables…+ financement (emprunts, crédit bail, subventions), fiscalité Application GESTION COMMERCIALE = ventes (totalités des processus de vente), achats (idem), Articles et stocks, Relation client (module provenant de la CRM), affaires (partie de la gestion d’affaires), Application ADMINISTRATEUR SOCIETES = gestionnaire sociétés, Imports objets (notamment mise à jour paie), UTILISATEURS ET ACCES, Paramètres sociétés (GLOBALITE DES PARAM SOCIETES TOUS MODULES), + Exercices, Journaux, Comptes, Analytique, clôture ouverture exercice… Apparaissent nettement les différents processus… Passerelles entre les applications : Comptabilité et Servantissimmo, Paie GRH et Absences, Gestion commerciale et CRM…

PGI Cegid – Applications Nom de la société Nom de l’utilisateur Son rôle Date du jour

PGI Cegid – Modules

Modules (le premier est actif par défaut) PGI Cegid – Applications Modules (le premier est actif par défaut) commandes Menus du module

Permet de sérialiser le progiciel Permet de revenir aux modules à partir de n’importe quel point de l’application  Permet de sérialiser le progiciel  Permet d’accéder à l’interface SQL pour écrire des requêtes  Barre d’outils standard Permet d’ouvrir une application bureautique installée sur votre ordinateur (Microsoft Office généralement). Changement d’utilisateur  Affectation d’un délégation 

Applications et Modules Comptabilité La comptabilité est une application importante => à paramétrer en premier (date d’exercice comptable) certains paramètres sont repris par l’ensemble des applications Le paramétrage des applications Avec assistant (Administration-Outils, Sociétés, assistant de paramétrage) Point par point : (Structures Paramètres, Sociétés, Paramètres sociétés, Comptabilité) Ou Utilisation de l’application ADMINISTRATION SOCIÉTÉ 1°) elle est centrale parce que : - historiquement, Cegid, c’est une SSII de services infos pour les cabinets (logiciel CCMX), et son cœur de métier est la comptabilité/gestion ensuite, dans un Système d’information, la comptabilité est le réceptacle ultime de toute information quantitative et monétaire : tous les évènement enregistrés dans le PGI, dès lors qu’ils sont quantifiables et valorisables, intéressent la comptabilité/gestion => Commencer par le paramètrage comptable, permet par exemple d’organiser ensuite toutes les passerelles d’enregistrement automatisé dans les autres Applications. Cela n’empêche pas bien sûr, le PGI de pouvoir enregistrer toutes les informations de toutes nature, et c’est ce qui le différencie des logiciels spécialisés. Ainsi, chaque Application de Cegid enregistre, mémorise et transmet des informations protéiformes, mises à disposition de chaque fonction de l’entreprise, dans la forme qui lui convient. 2) Trois façons de paramétrer: Assistant ou module Paramètres de l’Application ou Administration Société (= paramétrage global de la société pour toutes les applications en une seul fois) La dernière solution est à éviter pour des novices, compte tenu de sa lourdeur => conseiller de débuter en paramétrant dans chaque application

Application Comptable Ecritures : saisie courante, assistée, simulations, prévisions… Traitements : Traitements/comptes, contrôles et corrections, validations et clôtures Autres traitements : gestion d’emprunts, comptes courants, importations, analyse de trésorerie, créances douteuses… Éditions Gestion des tiers, des règlements, suivi des risques… Pour saisir une balance de départ lors de la création d’un cas ; Saisir : utiliser le module Traitements/ Balances / Balance N-1 ou Balance N Importer d’autre logiciels (EBP,CIEL, SAGE,..): menu Traitements/Récupération de données NB : pour Cegid : la consultation est un traitement, alors que la modification est une saisie (=> on ne peut modifier dans un écran de consultation)

Applications et Modules Gestion Commerciale Paramétrage Structures Paramètres ; le paramétrage présente de nombreuses interfaces avec la comptabilité et est en partie commun avec la gestion d’affaires Préparation – structure commerciale Tiers Articles et stocks Ventilations comptables… Exemple de traitement commercial L’enchaînement : saisie – génération – édition Transferts comptables … La gestion commerciale et la gestion d’affaires sont des applications très étoffées qui nécessitent un travail de recherche et de documentation : logistique, gestion des stocks, relation clients… Proposer une logique pour aborder le paramétrage : L’entreprise met en place une ORGANISATION GENERALE (ce que l’entreprise « souhaite gérer »), puis elle réalise la MISE EN PLACE FONCTIONNELLE (« comment » l’entreprise gère), et la MISE EN PLACE OPERATIONNELLE (quels sont les « outils et objets » nécessaires) et enfin, elle MET EN ŒUVRE (ce que l’entreprise « fait »), avant d’EXPLOITER L’INFORMATION (ce que l’entreprise « retire » de son SI) En conséquence : 1. « Ce que je souhaite gérer » => Paramètres, Sociétés, Paramètres Sociétés = options de fonctionnement logiciels qui permettent de gérer le thème en question 2. « comment » je souhaite gérer => Paramètres , mise en place des paramètres spécifiques (ex. mode de lettrage par défaut, rédime de TVA par défaut, définition de préférences,…) 1 et 2 Seront souvent groupés (module Paramètres) 3. Quels objets et outils faut-il ? => création des objets à gérer (ex . Création de familles, de types, puis articles, stocks, salariés, ressources, comptes en compta, etc.), et « d’outils » (regroupements, ventilations, modèles de saisie, grilles, …) 4. « faire » : création (saisie ou génération, ou traitements en série, ou traitements) d’événements dans le module concerné, réalisation des opérations correspondant au processus/flux dans lequel on travaille 5. « exploiter » l’information : réaliser des contrôles et vérifications, tracer un flux complet, consulter, éditer, analyser (cubes décisionnels, etc.) * Certains aspects du paramétrage semblent importants : par exemple module Paramètres/ Gestion Commerciale/ Pièces, Natures (accès contrôlé  par mdp) Remarque sur le transfert : il se fait automatiquement à partir des factures établies (attention aux paramétrages …comptes de frais, de remises, etc) Il peut aussi se faire de façon « manuelle » (MAIS DANS NOTRE VERSION) La commande se trouve alors dans le module administration-traitements

Applications et Modules Les applications à découvrir Paie GRH (Paie + GRH : formation , gestion des compétences, gestion de carrières, absences) Gestion d’affaires Gestion commerciale élargie aux traitement d’affaires (intégration de la planification, gestion des ressources, tableaux de bord…) Suivi des règlements (équivalent du module règlements de la comptabilité) Servantissimmo Gestion complète des immobilisations Trésorerie Gestion autonome et complète de la trésorerie (suivi et gestion bancaire, pointages et rapprochements, budgets, financements et placements à court terme, OPCVM) Organisme de Placement Collectif en Valeurs Mobilières

Gestion du travail collaboratif – Utilisateurs et droits d’accès La gestion des utilisateurs La logique utilisateurs => groupe => droits L’attribution des droits Limiter les menus disponibles un outil d’observation des processus et du contrôle en entreprise La gestion des utilisateurs peut se faire à différents niveaux : Soit dans l’Administration société, Soit dans les applications (comptabilité, gestion commerciale, paie, etc.), module Administration Les droits : Logique utilisateurs => groupes => droits Technique ; choix du menu, choix du type d’autorisation. 2 solutions seulement : autorisé/ refusé Dans CEGID, la gestion des droits d'accès peut ainsi : interdire un menu d’un module : la saisie de pièces dans le module Ventes. interdire une commande précise d’un menu : interdire la saisie des factures et avoirs au menu Saisie. gérer un concept valable pour plusieurs modules : interdire le paramétrage des listes ou encore l’accès au moniteur SQL. gérer un concept valable pour un module : interdire le changement du code commercial quelle que soit la nature de la pièce commerciale. interdire une ou plusieurs commandes du menu Pop (menu contextuel) en effaçant les lignes de ce menu.

Quelques liens vers des sites Internet académiques traitant des progiciels Cegid : Cegid Business Line : AMIENS :    http://pedagogie.ac-amiens.fr/eco-gestion/spip/spip.php?article269   Cegid Business Suite : Orléans-Tours :  (Projet Centre’Info) http://wwwphp.ac-orleans-tours.fr/eco-gest/ressources/SI/presentationProjetCentrinfo.php CRCF :  http://crcf.ac-grenoble.fr/index.php?tg=articles&topics=12 CERCOM http://www.crcom.ac-versailles.fr/article.php3?id_article=523&var_recherche=stockpro EDUCNET (ministère):   (BTS MUC) http://www.educnet.education.fr/ecogest/usages/usages-pgi/prospection-com/prospcoms3