Présentation de l’audit à visée participative Angeline AUBERT-LOTARSKI Alain BOULINEAU Marc DEMEUSE Gérard FIGARI Michel LECOINTE Blandine MAES Formateurs académiques associés Institut d’Administration scolaire Université de Mons-Hainaut, Belgique http://www.umh.ac.be/inas INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative AVP - Généralités INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative L’esprit de l’AVP Audit à Visée Participative L’objectif d’un audit à visée participative est de proposer des outils de pilotage de leur action aux différents acteurs d’une organisation ou d’un dispositif. L’audit à visée participative est une aide à la prise de décisions. L’audit à visée participative est une forme d’évaluation formative. Commanditaire = bénéficiaire Participation des acteurs Libre-arbitre C’est une évaluation qui suit la méthodologie classique d’un audit, notamment avec l’utilisation d’un référentiel. Sa première spécificité est sa visée participative = la volonté tout au long de la démarche de travailler avec les acteurs de l’établissement et pour les acteurs de l’établissement. Il ne s’agit pas d’un audit institutionnel ou hiérarchique ou les auditeurs viennent étudier ou contrôler ce qui se passe dans l’établissement pour en référer à une hiérarchie qui, à partir de là, prendra éventuellement des décisions. Dans l’AVP, le commanditaire de l’audit est le bénéficiaire. Même si les chefs d’établissements (CE) ont été sollicités (et ne sont pas toujours des « vrais volontaires ») c’est à eux et leurs équipes que les auditeurs doivent répondre et c’est uniquement à eux que les résultats de l’audit doivent être communiqués. Ce n’est donc pas l’Esen ou l’académie qui décide du thème de l’audit, c’est le CE qui le propose en fonction de ses besoins. Ce thème est ensuite négocié avec les auditeurs, en fonction de leurs domaines de compétences mais aussi en fonction de ce qui est possible grâce à la méthodologie d’audit. Au final, les recommandations qui sont faites sont soumises au libre-arbitre des acteurs qui décident de les utiliser ou non, de les transformer ou non. Les recommandations doivent être pratiques : elles doivent aider à piloter et à décider. On dit que l’audit est une forme d’évaluation formative car la finalité n’est pas d’identifier des problèmes (les acteurs de l’établissement les connaissent pour la plupart) mais bien d’aider à résoudre des problèmes. D’ailleurs, le thème de l’audit n’est pas systématiquement un problème, il peut s’agir d’un dispositif qui fonctionne et que l’on souhaite reconduire, développer, etc. INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Les 7 exigences fondamentales Présentation de l'audit à visée participative Les 7 exigences fondamentales L’AVP est au service du développement autonome d’une organisation.  C’est l’organisation, par l’intermédiaire de son représentant, qui fait la demande.  Les destinataires, les participants et les personnes concernées par l’audit sont identifiés et informés.  La commande, en particulier la définition des objets de l’audit, est négociée.  Un contrat écrit engage les partenaires quant aux objets et objectifs, aux étapes et au calendrier, aux produits et aux rapports.  L’interactivité est non seulement une méthode de travail, mais aussi la condition d’un transfert de compétences.  Les recommandations sont soumises au libre-arbitre des acteurs de l’organisation auditée.  Les auditeurs respectent une méthode rigoureuse, explicitée et affichée. INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative La finalité de l’AVP : n’est pas la description d’une situation ou la mesure de résultats n’est pas le contrôle de conformité d’un EPLE ou de ses acteurs est la compréhension des résultats/de la situation … … pour identifier les actions à mettre en œuvre pour leur amélioration. INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative AVP - Démarche INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative La démarche d’audit… Part des faits. Passe par l’écrit. Est multiple, multi-fonctionnelle et multi-référentielle. Aboutit à un diagnostic et à des recommandations. Fait l’objet d’un contrat négocié à la commande. Exige de la transparence et de la confidentialité. Ligne « multi… » = ne relève pas d’une théorie unique (sociologie institutionnelle, etc.) mais fait appel à différents types d’explication et d’outils d’investigation adaptés à la questin posée. Expliquer le binôme transparence / confidentialité. Pour que la démarche est un sens, l’EPLE doit s’engager à de la transparence = donner à voir aux auditeurs ce qui s’y passe habituellement. En échange les auditeurs s’engagent au respect de la confidentialité de ce qu’ils auront vu ou entendu. Ceci restera entre les auditeurs et les acteurs. Le rapport n’est communiqué qu’en un seul exemplaire au CE. Bien sûr des formateurs accompagnent la démarche car, si c’est un vrai audit, c’est en même temps une formation. Les formateurs sont tenus aux mêmes engagements de confidentialité que les formateurs. L’Esen, qui chapeaute l’opération a informé les Recteurs des tenants et aboutissants de la démarche, et notamment de cette clause de confidentialité qui est fondamentale pour la réussite de l’audit. (Si dans votre académie, cela était impossible à respecter, la démarche à suivre est : Faire appel aux responsables de l’audit de l’Esen (D. Odry ou Jean Duchaine) pour clarifier la situation Sinon : Proposer à la hiérarchie un mini rapport d’activité qui annonce dans quel(s) établissement(s) les audits sont réalisés, leurs objets et le type de problématiques rencontrés et de recommandations proposées (GRH, appui à la mise en place du conseil pédagogique, etc) sans aller dans les détails. Les établissements sont informés de ce document Renoncer à la clause de confidentialité, mais en informer dès le départ le CE (notifié dans la lettre de mission). Le rapport serait remis en deux exemplaires. Mais il ne s’agit plus d’un AVP. EPLE ESEN ACADEMIE AUDITEURS et FORMATEURS INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative Les 7 étapes d’un « AVP »  Restitution sous forme orale et écrite  Recommandations en termes d ’actions à mettre en œuvre à courte et moyenne échéance  Diagnostic : détermination des origines et causes des dysfonctionnements ; mise en évidence des points forts et des risques  Analyse : mise en relation des données recueillies avec le référentiel, description de « l’état du système » selon la focale choisie  Recueil d’informations : observations, entretiens, questionnaires, études de documents  Référentiel: identification des objectifs visés, des exigences à respecter et des indicateurs concrets orientant le recueil de données  Demande, négociation et commande formalisées dans une lettre de mission INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Présentation de l'audit à visée participative Les restitutions Restitution orale 30 min + échanges Pré-restitution au CE ? Public large Dynamique de changement Restitution écrite 10 p. max. + annexes Destiné au CE Diffusable par le CE + synthèse de l’oral Appropriation – Outil de travail D’abord l’oral puis l’écrit. Spécificités de l’oral : c’est un moment d’échanges, de discussion voir de lancement de travaux de groupes pour discuter, s’approprier, voire décider des recommandations. Des points problématiques ou spécifiques au CE peuvent présentés lors d’un pré-restitution au CE. C’est l’occasion d’anticiper des réactions probables de acteurs. Le public doit être le plus large possible. Selon la thématique d’audit des élèves, parents, partenaires, peuvent être conviés. Le rapport écrit correspond souvent aux supports de l’oral + commentaires. Il est synthétique et adressé au CE qui est libre de le diffuser en interne ou en externe. On y adjoint un compte-redu de ce qui aura été discuté ou décidé lors de l’oral. Méthodologie et Ethique AVP INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

La dimension participative de l’audit Présentation de l'audit à visée participative La dimension participative de l’audit Le chef d’établissement est le commanditaire effectif de l’audit. Négociation de la commande Recommandations soumises au libre-arbitre des acteurs Clause de confidentialité Pour renforcer la participation des acteurs concernés par l’audit… et donc l’efficacité de la démarche, il est souhaitable : de créer un ‘comité de pilotage’ de l’audit de convier tous les acteurs à la restitution orale. d’utiliser le rapport d’audit comme un outil de communication et de travail au sein de l’établissement et avec ses partenaires. INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Première étape : préparer la commande Présentation de l'audit à visée participative Première étape : préparer la commande Par rapport à un objet concret et existant (un dispositif, un ensemble d’actions, une structure, un outil, etc.) auditeurs et CE cherchent à : Repérer les enjeux, attentes et besoins du commanditaire Définir l'objet de la commande : explorer et délimiter Situer la commande en termes de pertinence et faisabilité Discuter des termes de la lettre de mission Insister sur le fait que l’audit ne peut se faire que sur une base concrète et déjà mise en œuvre. INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski

Lettre de mission : les sept informations nécessaires Présentation de l'audit à visée participative Lettre de mission : les sept informations nécessaires La commande négociée : objet et objectifs Le site audité Les opérateurs Les modalités du recueil de données La règle de confidentialité / transparence Les modalités des restitutions Le descriptif prévisionnel des opérations C’est une lettre de mission co-signée qui pourrait s’appeler cahier des charges ou contrats. C’est le contenu qui est important, pas le titre ! Négociation – Co-contractualisation INAS - Université de Mons Hainaut - A. Aubert-Lotarski