LES TABLEAUX DE BORD Indicateurs d’activités et de performances Équipe Projet : Indicateurs de Performances LES TABLEAUX DE BORD Indicateurs d’activités et de performances Consultant : M. LOTFI

LES TABLEAUX DE BORD Définition: Un tableau de bord est un outil de pilotage et de compte rendu permettant au gestionnaire de réagir en temps réel par rapport à un objectif clairement fixé. Son élaboration repose sur quelques principes simples:

Il faut un destinataire qui exprime son besoin C’est un ensemble de données organisées Il est composé d’indicateurs pertinents, c’est-à-dire reliés à un objectif. Sa présentation doit être simple et conviviale (n’importe qui doit le comprendre) Il doit être périodique à date fixe Il faut toujours joindre un commentaire aux chiffres C’est un outil d’anticipation et de management participatif (car il faut être d’accord sur un objectif).

La forme des tableaux de bord Il n’y a pas de forme standard de présentation d’un tableau de bord et chaque structure adopte celle qui lui convient le mieux en fonction des coûts. En tout état de cause le modèle présenté ci-après à le mérite de rassembler toutes les informations nécessaires, d’être simple à lire et peu onéreux à fabriquer : DFI Date : Auteur: TABLEAU DE BORD OBJECTIFS: Activités: Périodicité: Déclinaison: Visualisation: Tableau, graphique Destinataires: SG, DG, CG, Service Commentaires Prévu Réalisé Ecart Indicateur 1 : Indicateur 2 : Indicateur 3 :

Quelques éléments de réflexion Le tableau de bord est un des éléments principaux de la « boite à outil » du contrôle de gestion. L ’outil ne doit pas être plus important que la démarche. Sans bons outils, aucune démarche ne peut vraiment réussir

La fonction du tableau de bord Sous la forme d ’un ensemble d ’information synthétiques, il permet à un responsable donné de mesurer le niveau de performance (économique, de qualité, d ’efficience et d ’efficacité) de ses ressources et d ’engager d ’éventuelles actions correctives. Pour ce faire c’est donc : un document physique concis et explicite élaborer selon une procédure formalisée un outil pour l ’action

La fonction du tableau de bord Chaque niveau de pilotage a besoin d ’informations appropriées Le tableau de bord traduit une mesure de résultats partiels à des fins de suivi d ’activités clairement identifiées le tableau de bord est un outil destiné, après l’analyse à l ’action correctrice.

L ’architecture du système de tableaux de bord tableau générale (niveau stratégique) tableaux de bord intermé- -diaires (sectoriels) tableaux de bord de pilotage (opérationnels) Direction Département service

Tableaux de bord et indicateurs de performance Le tableau de bord ne s ’accommode pas de la forme orale incomplète et imprécise. La forme écrite et/ou graphique s ’impose Un tableau de bord n ’est pas une collection de données non organisées, mais un regroupement d ’indicateurs retenus pour leur pertinence

Tableaux de bord et indicateurs de performance La présentation, la périodicité, le responsable de l ’alimentation du tableau de bord ne varient pas nécessité d ’une procédure formalisée

Tableaux de bord et indicateurs de performance Fonction du tableau de bord dans la mise en place d ’un contrôle de gestion Aider la direction à formaliser les objectifs stratégiques de l ’organisation Fournir aux responsables opérationnels les moyens d ’évaluer leurs performances au moyen d ’indicateurs financiers mais aussi non-financiers.

Eclairer les choix en amont Tableaux de bord et indicateurs de performance Introduire une fonction d ’analyse et de régulation permanente dans les processus de décision Eclairer les choix en amont Piloter les actions correctives en aval (ce qui diffère des rapports d ’activité)

Tableaux de bord et indicateurs de performance Rapport d ’activité statique produit annuellement vision rétroviseur actions correctives possible année N + 1 Tableau de bord au cœur de l ’action produit en temps réel vision prospective actions correctives permanentes

Tableaux de bord et indicateurs de performance Les 3 E : économie conditions d ’acquisition de l ’ensemble des moyens en terme de coûts, qualité, quantité, délais… efficience rapprochement entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus (proche de la notion de productivité) efficacité rapprochement entre les résultats obtenus et les objectifs recherchés; s ’efforce de prendre en compte l ’ensemble des effets produits

Approche méthodologique du tableau de bord Tableaux de bord et indicateurs de performance Approche méthodologique du tableau de bord - remarques tirées de l ’expérience : la démarche tableaux de bord est l ’affaire de tous tous les niveaux hiérarchiques doivent s’y impliquer

Méthodologie conseillée : Tableaux de bord et indicateurs de performance Méthodologie conseillée : 1ère étape : je m ’assure que les objectifs de mon service sont clairs, connus et mesurables sans ambiguïté par rapport à mon responsable hiérarchique direct réaliste et pouvant être atteint dans un laps de temps peu éloigné connus des personnes concernées par leur réalisation acceptés par ces mêmes personnes

Tableaux de bord et indicateurs de performance 2ème étape : j ’étudie le système de réalisation de mes prestations - identification des tâches à accomplir pour mener à bien les missions et avoir la meilleure compréhension possible du processus de réalisation de mes prestations (qui fait quoi, chaînage des étapes…)

Tableaux de bord et indicateurs de performance 3ème étape : je définis les indicateurs qui paraissent, à mes collaborateurs et à moi-même les plus pertinents établissement d ’une liste d ’indicateurs validation de cette représentation des objectifs et des activités du service avec vos collaborateurs et N+1 vérification de la pertinence des indicateurs dans la gestion quotidienne du service

Tableaux de bord et indicateurs de performance 4ème étape : j ’analyse dans quelles conditions l’information sera disponible production régulière des indicateurs à des coûts qui restent raisonnables analyse des modalités de production et de collecte des informations nécessaires prévoir un calendrier de réalisation et de mise en service du tableau de bord

Tableaux de bord et indicateurs de performance 5ème étape : je formalise les indicateurs dans un tableau de bord et je m ’assure de la clarté du document formalisation du tableau de bord présentation claire, synthétique, information facile à lire regroupement des indicateurs en fonction de leurs facteurs de corrélation production des commentaires à l ’appui du tableau de bord

faire le choix d’indicateurs facile à produire Tableaux de bord et indicateurs de performance Choix des indicateurs faire le choix d’indicateurs facile à produire être sélectif : 20/80 soit 20% des activités qui représentent 80% du budget ou 80% des résultats ne retenir que quelques critères essentiels de mesure des activités et de performances ne pas chercher l ’exhaustivité

Les indicateurs doivent : être représentatifs de l ’activité mesurée Tableaux de bord et indicateurs de performance Les indicateurs doivent : être représentatifs de l ’activité mesurée se prêter à une analyse (interprétable en terme de gestion : comparaison par rapport à un objectif, une norme, un standard…) être datés et quantifiés

Exemples d’indicateurs d’activité et de performance Indicateurs de performance -Nombre de dossiers constitués -Nombre de dossiers révisés -Nombre de pièces reçues -Nombre de dossiers constitués / nombre de dossiers reçus -Nombre de pièces reçues / nombre de pièces réclamées -Nombre de dossiers liquidés / dossiers déposés