Programme Compétitivité régionale et Emploi 2007-2013 en Languedoc-Roussillon « Le FSE, un outil au service de la politique de la ville »  Ateliers territoriaux département de L’Hérault Jeudi 12 juillet 2012

Anticiper pour préparer le bilan de l’action

Comment le FSE est-il versé ? Pm le FSE n’est pas une subvention de fonctionnement d’une structure mais il intervient en remboursement : De dépenses liées au projet Payées par le bénéficiaire Dans le cadre d’un échéancier de réalisation du projet fixé au moment du dépôt du dossier Elaboration d’un bilan de l’action (durant son déroulement ou à l’issue du projet) → contrôle de service fait → remboursement des dépenses payées par la bénéficiaire

Le contrôle de service fait : les principes Pourquoi contrôler ? Contrôler que l’argent public des contribuables européens est redistribué de façon transparente et légale Critères de bonne et saine gestion financière dans un souci d’efficacité d’efficience de régularité

Les différents niveaux de contrôle Contrôles Contrôleurs Objet du contrôle 1er niveau sur 100% des dossiers = Contrôle de service fait Service instructeur Réalité et conformité de l’opération exécutée 2e niveau = par sondage = qualité - Autorités de gestion - Autorité de certification - Qualité de la piste d’audit administrative - Contrôle de la régularité des dépenses 3e niveau = national Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC) Qualité du système de gestion et des régularités des opérations 4e niveau = communautaires Commission européenne Cour des comptes européenne qualité du système et des dossiers Conformité des déclarations de dépenses

Le CSF et la piste d’audit Rappel du principe Tout contrôle de service fait respecte une « piste d’audit » : permet d’établir une assurance suffisante quant à la régularité et à l’éligibilité des déclarations de dépenses adressées à la Commission européenne.

Le CSF et la piste d’audit La piste d’audit est définie par 3 éléments 1- La traçabilité et la réconciliation comptable, assurées pour chaque dossier 2- La maîtrise de l’ensemble des maillons de la chaîne de gestion du dossier, assurée par un service unique 3- La garantie du bon du déroulement de chaque stade de gestion d’un dossier

Les modalités du CSF Synthèse : les étapes de la piste d’audit Les missions de l’autorité de gestion/ de l’OI 1- Communiquer sur le programme 2- L’instruction 3- La programmation 4- Le conventionnement 5- Le contrôle de service fait 6- Le paiement 7- L’archivage 8- Les contrôles qualité gestion La saisie dans Presage

Les modalités du CSF Le CSF vérifie 3 points : 1- La réalité et la conformité physique des actions par rapport au projet programmé 2- La réalité et l’éligibilité des dépenses au regard des pièces fournies par l’opérateur 3- Le respect du plan de financement prévu (contrôle du versement des cofinancements, détection des cas de sur-financement) Ces éléments figurent dans un certificat de service fait motivant l’avis du service instructeur quant à la demande de paiement présentée par l’organisme bénéficiaire (refus, acception totale ou partielle). NB Point de vigilance pour les porteurs : toute modification des conditions de réalisation du projet doit être signalée au service instructeur en cours d’action pour être prise en compte si nécessaire dans un avenant

La nature du CSF Le CSF est un contrôle des pièces justificatives produites par le porteur Le service gestionnaire doit : Disposer d’annexes financières détaillées pour chaque convention et d’un descriptif suffisamment détaillé des actions cofinancées Avoir défini au préalable avec le porteur les modes de comptabilisation des coûts (bases de calcul des dépenses prévisionnelles)

La nature du CSF Le CSF est un contrôle des pièces justificatives produites par le porteur Le contrôle sur les bilans intermédiaires s’exerce sur les points suivants : réalité et conformité physique de l’opération cofinancée réalité et éligibilité des dépenses déclarées Le contrôle sur les bilans finals s’exerce sur les points suivants : équilibre du plan de financement (dépenses / ressources)

Le CSF : le contrôle sur pièces

CSF : les principes Le service instructeur demande la production de pièces justificatives (factures, bulletins de paie..) de l’opération concernant 1- la réalité et la conformité de l’action réalisée et/ou 2- la réalité et l’éligibilité des dépenses déclarées Supports utilisés : fiches de contrôle de service fait (documents-types)

Le contrôle sur pièces Les dépenses directes – Echantillonnage Ces dépenses sont directement liées à la réalisation de l’opération et justifiables sur la base de pièces : factures payées, bulletins de salaire individuels… Une attention particulière est apportée pour les dépenses de salaires : 1- dépenses de rémunération, dont la base de calcul est constituée par les bulletins de paie sur la période de référence (mois complet) + lettres de mission+ fiches de temps + copie des agendas + perception effective des salaires 2- autres dépenses (prestataires, dépenses de fonctionnement rattachables à l’opération, rémunération de stagiaires) liquidées au vu de factures

Le contrôle sur pièces Points de vigilance : éléments pouvant conduire à un contrôle renforcé Quant à la réalité et à l’éligibilité des dépenses déclarées égalité des montants prévisionnels et des montants réalisés par poste de dépenses compensation des dépenses réalisées entre postes apparition d’un poste de dépenses / de types de dépenses non prévus dans le plan de financement agréé dépassement significatif d’un poste de dépense Frais de déplacements injustifiés Coûts directs administratifs non prévus valorisation de l ’utilisation de matériels d’usage courant (ex. matériel informatique)

Le contrôle sur pièces Analyse des ressources L’analyse des ressources est réalisée sur la base du montant total des dépenses éligibles retenu suite à l'analyse des dépenses Le calcul de la subvention européenne est fait sur la base du montant total des financements déclarés par l’organisme déduction faite des ressources inéligibles (non prévues dans le plan de financement initial) - des recettes générées, le cas échéant, par l’action cofinancée si le CT est supérieur à 1M €

Les visites sur place en cours d’action Objet de la visite Pendant l’action : vérification de la présence des participants de leur qualité, des conditions matérielles de réalisation de l’action, la publicité etc … la visite est réalisée par le service instructeur (Etat ou OI) Rapport et courrier envoyés aux bénéficiaires avec les remarques éventuelles

Le contrôle sur pièces Conclusion du CSF Paiement total ou partiel de la subvention FSE demandée Le service instructeur est décisionnaire quant au montant du FSE remboursé La décision est notifiée au bénéficiaire qui dispose d’un délai de recours