Les Prélèvements automatiques dans GFC DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC Avantages de l’utilisation des prélèvements : Apport régulier de trésorerie Limitation des impayés, amélioration du taux de recouvrement Sécurisation des procédures : Eviter les mouvements de fonds, Utilisation des transferts par EFCI. Service supplémentaire apporté aux familles dans la gestion de leur trésorerie, Inconvénients : Frais bancaires de 0,15 € (ligne de prélèvement), à la charge de l’établissement, Non conseillé pour certains élèves boursiers (prélèvements > sommes dues, etc.), DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Le Conseil d'Administration doit ratifier la convention entre l'EPLE et la DDFIP Communication au CA de la mise en place d’un nouveau mode de règlement conformément au règlement intérieur de la demi pension. Le règlement intérieur de chaque demi pension est modifié afin d’y faire figurer les prélèvements comme mode de règlement. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Demande du numéro ICS formulée par l'AC auprès de la TG. Lors des inscriptions ou ré-inscriptions, mandat de prélèvement SEPA distribué aux familles : (= autorisation de prélèvement) Les données financières des élèves sont saisies dans Siècle BEE (saisie responsable financier et RIB) DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Par établissement, mettre en conformité les paramètres de chaque établissement : Identifiant Créancier SEPA (ICS) (Paramètres établissement jumelé / onglet Compte dépôt) DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Paramètres ets jumelé onglet prélèvements Echéancier des prélèvements / calendrier BDF Tarification, par qualité d’élèves Montant minimum d’un prélèvement Définir : Compte utilisé pour les avances : 4191x avec une subdivision pour les avances perçues par le prélèvement automatique Compte utilisé pour les remboursements : 4664x , prévoir une subdivision. Subdivision dédiée aux prélèvements refusés : 5117x – chèques impayés, créer une subdivision pour les refus de prélèvements. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Echéancier des prélèvements : L’échéancier des prélèvements est l’ensemble des dates auxquelles seront effectuées les opérations de prélèvement ainsi que le type de prélèvement qui sera effectué à chacune de ces dates (prélèvement d’avance ou d’ajustement) Il s’agit des dates de règlement interbancaire = date de crédit du compte. Ces dates doivent être des jours ouvrés par la Banque de France. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Echéancier des prélèvements : 2 types d'échéances: Prélèvement d'avance Prélèvement d'ajustement : vous pouvez faire un prélèvement d'ajustement à la fin de chaque trimestre ou une fois dans l'année. La saisie de l'écheancier se termine toujours par un ajustement au 3ème trimestre Attention pour une année scolaire, les prélèvements ont lieu sur 2 exercices: Trimestre 1 = septembre décembre année N Trimestre 2 = janvier mars année N+1 Trimestre 3 = avril juin année N+1 DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Prélèvement automatique Montant minimum d’un prélèvement Le Comptable définit un seuil minimum pour les prélèvements, par établissement (paramètres GFC) Si montant dû < au montant minimum, le débiteur devra s’acquitter par un autre moyen. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Edition des mandats de prélèvement SEPA : Qui? = l'agent comptable Où? = module GFC CGENE – Encaissement – Prélèvement auto – Préparation –Mandat. Il s'agit de l'autorisation de prélèvement automatique qui sera distribuée par l'établissement rattaché aux familles. Ce document n'a plus à être transmis aux établissements bancaires MAIS il s'agit de la seule preuve que la famille a donné son accord pour le prélèvement donc A CONSERVER DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Edition des mandats de prélèvement SEPA : Quelques info à communiquer aux familles: Le mandat de prélèvement vaut pour tous les enfants de la fratrie sauf demande expresse de la famille. La demande d'autorisation n'a pas à être renouvelée tous les ans (mais penser à vérifier que le RIB ne change pas) Les familles qui souhaitent résilier le prélèvement doivent le notifier par écrit. L'échéancier doit être communiqué aux familles au moins 14 jours avant la 1ere échéance et à toute modification DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Tarification: Le travail préparatoire n’est pas terminé, il est nécessaire d’indiquer les montants des avances en fonction des régimes et des établissements. Ces montants sont libres mais devront être établis de manière à équilibrer les prélèvements DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Le travail préparatoire Edition des échéanciers: L'échéancier doit être édité et communiqué aux familles au moins 14 jours avant la date du 1er prélèvement , ainsi qu'à toute modification du montant de l'échéance (si supérieur au montant initial) DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 La mise en œuvre dans GFC… Initialisation des prélèvements (septembre) Vérification des paramètres de chaque établissement Réaliser l’exportation depuis la base élève BEE et la réceptionner dans GFC Le fichier issu de BEE est enregistré dans un dossier avant d’être réceptionné depuis ce même dossier dans GFC DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 La mise en œuvre dans GFC… Préparation : Autorisations ( en juin pour les inscriptions) Réception ( en septembre réception des débiteurs depuis BEE) Tarification ( en septembre tarif des avances par régime) Echéancier ( en septembre édition des échéanciers pour information des familles) Vérification des débiteurs réceptionnés (correspondance avec les demandes et autorisations de prélèvement retournées et complétées par les familles) en septembre. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 La mise en œuvre dans GFC… Chaque débiteur concerné est initialisé : Le nom du titulaire du compte est conforme, Le RIB est également vérifié, comme la domiciliation, La case « OK pour prélèvement » est cochée et la date de travail est initialisée. Il est possible de saisir manuellement un débiteur comme le rattachement d’un élève à un débiteur, Pour chaque élève, le régime est initialisé selon le tarif qui a été saisi : DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 La mise en œuvre dans GFC… Par établissement, deux types de prélèvement : Le Prélèvement d’avance Comme son nom l’indique, les sommes perçues sont passées en avance. La mise en pratique des avances avec génération du fichier transmis par EFCI est indépendante de la réception des créances. Le Prélèvement d’ajustement La mise en œuvre (de l'ajustement)est conditionnée par la réception des créances en préalable. Avant de lancer l’ajustement, pensez à vérifier que les créances sont bien liées correctement aux débiteurs. Lors de la construction du fichier, les avances sont affectées aux créances et les reliquats comme les trop perçus sont traités. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 La mise en œuvre dans GFC… Prélèvement automatique Il est conseillé de travailler par trimestre (évite un 4191x important qui sera à justifier au basculement). Frais de prélèvement à la charge de l’établissement (DAF – A3) Les trop perçus sont affectés automatiquement au compte 4664x. Génération automatique de l'ordre de paiement pour le remboursement. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Impact sur GFC Prélèvement Choix de l’échéance (détermine le type de prélèvement – avance ou ajustement), Saisie date de prélèvement, Il est possible de paramétrer un message d'alerte GFC. Constitution du fichier BDF de prélèvements et des documents, Transmission du fichier BDF par EFCI, Génération des écritures de prélèvements, DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Impact sur GFC Les écritures liées au Prélèvement automatique Ecritures automatiques avances : 5116 / 4191x Ajustement : Encaissement pour ordre : 4191x / 4112 Encaissement d’ajustement : 5116 / 4112 Edition de la FE et de la FQE Remboursements : 4191x / 4664 Ecritures manuelles Liées au suivi du compte Trésor de l’établissement : 5151 / 5116 DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Impact sur GFC DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Rejet de prélèvement Lors des prélèvements SEPA il est possible d'avoir des rejets notifiés par la trésorerie par des papillons 2 types de rejets : Avt DDR (date de règlement) leur date est au plus tard la veille de la date de règlement) Après DDR c'est-à-dire le jour même de la DDR et après DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Rejet de prélèvement Il est possible d'enregistrer les rejets de prélèvement dans GFC Attention le rejet ne peut porter que sur le prélèvement courant donc s'assurer d'avoir enregistré les rejets avant de lancer le prélèvement suivant DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Rejet de prélèvement Il est possible d'enregistrer les rejets de prélèvement dans GFC Prélèvement auto/suivi/historiques/prélvts Sélectionner l'établissement et l'échéance concernés Se positionner sur la ligne du débiteur / clic droit/ rejeter le prélèvement DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Rejet de prélèvement Si rejet d'un prélèvement d'avance : il y a annulation de l'avance Si rejet d'un prélèvement d'ajustement il y a génération d'une nouvelle créance au compte 5117 Il est possible de modifier ou d'annuler le rejet. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

Prélèvement d'ajustement S'assurer que les frais scolaires sont à jour (plus de reconstatation) L'ajustement va générer une FQE pour ordre qui solde les avances Ainsi qu'une FQE d'encaissement du solde Les créances sont mises à jour. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Il est désormais possible de faire un solde des avances en cours de trimestre (et pas seulement lors de l'ajustement) Ceci permet une mise à jour des créances (4112) en cours de trimestre. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015

DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015 Fin du diaporama. DEVENIR FONDE DE POUVOIR - 2015