CONTROLE, SUIVI, REPORTING MODULE VI CONTROLE, SUIVI, REPORTING ET SIG

TABLE DES MATIÈRES Objectifs du Module VI Contrôle (vérification ponctuelle et systématique) Début d’un contrôle systématique Mise en place d’un système de contrôle Contrôle Inopiné Suivi (monitoring dans le temps des activités de financement agricole) Système de suivi en financement agricole Suivi et évaluation SIG (Gestion de système d’information en financement agricole) Reporting

LES OBJECTIFS

LES OBJECTIFS L’importance du contrôle dans le processus de crédit agricole par l’approche chaîne de valeur, L’importance du suivi (monitoring) et de l’évaluation en financement de la chaîne de valeur agricole; L’importance du SIG dans la gestion des portefeuilles de crédit; L’importance du reporting comme élément de gestion en financement agricole.

CONTRÔLE (VÉRIFICATION PONCTUELLE ET SYSTÉMATIQUE)

Portefeuille de crédit SYSTÈME DE CONTRÔLE DU PROCESSUS DE CREDIT 6 Agent de crédit RCPB Prise de décision 1 Evaluation et reconsidération Problème de remboursement Demandeur de crédit/ Organisations Paysannes (du riz), Portefeuille de crédit 5 Suivi du remboursement Respect de convention Visite régulière 2 Analyse de dossier Détermination du type de crédit approprié Mise en Place du crédit Prise de garantie Condition légale 4 3

SUIVI (MONITORING DANS LE TEMPS) DES ACTIVITÉS DE FINANCEMENT AGRICOLE

SYSTÈME DE SUIVI POUR LE CRÉDIT AGRICOLE La gestion de crédits agricoles pose des défis importants à cause de: cycles agronomiques et cycles d’affaires manque d’informations sur la situation des entreprises aléas liés aux risques climatiques et de marché Un système de suivi fiable des activités et des acteurs est nécessaire pour réduire les risques des portefeuilles de crédits agricoles Un contrôle des actions et des progrès atteints est nécessaire Ceci implique l’examen de l'état d'avancement des activités et aussi des performances techniques et financières des emprunteurs

DEFINITION DU SUIVI Méthode d’évaluation des performances financières des opérateurs et analyse des forces et des faiblesses, afin de permettre la prise de décision en matière de crédit Le défi pour le RCPB consiste à pouvoir impliquer les emprunteurs dans un système d’auto contrôle et d’auto surveillance de leurs performances

SUIVI MATIERE DE FINANCEMENT AGRICOLE 2 types de transactions Relationnelle Contractuelle Pour le financement agricole, l’agent de crédit devrait développer la transaction relationnelle qui consiste à créer une relation personnelle avec l’emprunteur (connaitre sa famille, ses activités, ses soucis, ses problèmes) Indices d’alerte à détecter Nécessité de disposer d’un référentiel des problèmes potentiels, par exemple: Pas de réponse au téléphone Catastrophe comme l’inondation, la sécheresse etc. Magasin fermé le jour du marché Les amis ne veulent pas parler de l’emprunteur ou bien sa femme et ses enfants sont partis

SUIVI MATIERE DE FINANCEMENT AGRICOLE Un programme de suivi des crédits peut comporter les étapes suivantes: surveillance de l'utilisation des fonds prêtés Surveillance régulière de l’activité de l’entreprise et de l’état des garanties Visite régulières Responsabilité du suivi Par l’agent de crédit ? Par une tierce personne Et comment?

SUIVI MATIERE DE FINANCEMENT AGRICOLE Surveillance à effectuer par le RCPB Mouvement du compte du client pendant le remboursement du crédit Calcul du portefeuille à risque (PAR) moins de 30 jour, 30 à 60 jours, 60 à 90 jours…… Etablissement d’un système de rappels réguliers du client: 10 jours avant la date de l’échéance du crédit , Un jour avant la date de l’échéance Le jour de l’échéance (pour remercier le client du remboursement et lui rappeler de venir à temps pour demander son prochain crédit) Au niveau des acteurs: Recours aux dirigeants d’associations, de mutuelles, de groupements professionnels …….. mais quoi en compensation?

SUIVI MATIERE DE FINANCEMENT AGRICOLE Surveillance des producteurs visite du champ à la période de semis, de sarclage, de récolte Visite des producteurs au moment de la vente de la récolte Surveillance des transformateurs et des commerçants Visite du magasin de stockage des produits avant le déboursement du crédit, Visite du magasin après l’achat et le stockage des produits agricoles, Information sur la date de la vente des produits agricoles

SYSTÈME D’INFORMATION DE GESTION (SIG) EN FINANCEMENT AGRICOLE)

SIG EN MATIERE DE FINANCEMENT AGRICOLE Importance des systèmes d’information de gestion (SIG) pour la gestion des financements agricoles: gérer plus efficacement les clients et les activités au long de la chaîne de valeur agricole Mieux comprendre et observer les tendances à chaque maillon de la chaîne Mieux appréhender le rapport coût/rentabilité de chaque produit agricole afin de permettre à l‘établissement financier de procéder à des ajustements dans la segmentation des clients……

SIG EN MATIERE DE FINANCEMENT AGRICOLE Efficacité dans la gestion du personnels (acteurs) au niveau des villages, des villes, des régions et au niveau des portefeuilles de crédit: rentabilité, secteur d’activité Réduction des risques des portefeuilles crédits du fait que toutes les transactions doivent nécessairement être enregistrées dans le système informatique de l’agence RCPB Réduction de charges générales de l’entreprise, réduction du temps du travail et du volume du travail Gain en efficacité, donc de rentabilité

« REPORTING »

SYSTÈME DE REPORTING Le reporting est l’acte de documenter de façon continue et systématique des événements et des activités dans la gestion d’un portefeuille de crédit Le reporting est un élément essentiel pour suivre les crédits et la gestion de portefeuilles de crédit d’une institution financière Exemples Après chaque réunion, chaque visite sur le terrain, chaque entretien avec l’emprunteur ou avec d’autres usagers, Après des réunions régulières avec des clients pour évaluer l’entreprise Après avoir détecté des irrégularités, des fraudes….. ou tout autre élément pouvant avoir un effet négatif sur le bon remboursement du crédit…..

SYSTÈME DE REPORTING (suite) Le reporting permet la traçabilité des événements qui ont eu lieu et sert entre autre comme: Référence pour le monitoring des risques , Document pour un suivi dynamique des activités Base de développement d’un système d’alerte précoce permettant d’avertir le Département du crédit d’éventuels défauts de remboursement Base de mise en place de portefeuilles de bonne qualité pouvant aider à l'identification des zones à problèmes Base pour améliorer la formation du personnel, la structuration des portefeuilles ….

« EXERCICE »