L’épreuve E6 : Parcours de professionnalisation Dossier description et analyse d’un processus

Présentation de l’épreuve E6 Épreuve ponctuelle de 30 minutes / Coef : 5 Phase 1 : 15’ max sur l’analyse de l’organisation d’un processus et l’analyse des activités de veille Phase 2 : 15’ max sur le parcours professionnel Déroulement de l’épreuve Dossier du candidat Les attestations de stage Un dossier écrit (12 pages max.) Le passeport professionnel L’épreuve se déroule en fin de 2ème année avant une date limite fixée par la circulaire d’organisation de l’examen. La commission d’interrogation est composée de deux professeurs assurant les enseignements liés aux processus P1 – P7 et les ateliers professionnels et d’un professionnel du secteur. 2 professeurs + 1 professionnel

Un dossier écrit de 12 pages maximum Compétences générales testées : Caractériser et analyser les choix organisationnels en matière de SICG veille organisationnelle, Sous la forme d’un dossier de 12 pages maximum La dimension organisationnelle est essentielle dans la définition d’un diplôme de niveau 3. L’épreuve E6 valorise donc les activités ayant une portée organisationnelle. Une « analyse de l’organisation d’un processus » menée par le candidat en milieu professionnel, à l'occasion d'un ou plusieurs stages ou lors de son exercice professionnel, et/ou à l'occasion des travaux en atelier professionnel et des activités de veille réalisées soit en milieu professionnel, soit en ateliers professionnels.  

Description (I) et analyse d’un processus (II) Pourquoi l’épreuve a-t-elle évolué ? Un constat : rapport de stage souvent descriptif et sans réflexion Un besoin : développer l’adaptabilité Nous nous proposons de découper le dossier relatif au processus en deux parties : Description (I) Analyse(II) Trop souvent les étudiants décrivaient une tâche sans bien en comprendre l’intérêt, sans toujours être capables de décrire les tâches en amont, en aval. Ils ne s’interrogeaient pas toujours sur l’utilité de la tâche et l’intégration de cette tâche dans le processus.

Partie 1 : description d’un processus Un exemple de démarche de description d’un processus (sté XXX : construction, vente, location d’appartements) A partir d’un rapport de stage d’un étudiant de BTS CGO Définition du domaine d’étude : =>Règlement des factures fournisseurs => Evènement début : arrivée de la facture Définition des acteurs : qui intervient dans le processus ? =>L’agence (secrétaire et le chef d’agence) =>le siège (secrétaire, comptable, chef comptable) A partir d’un exemple : Nous partons d’un rapport d’étudiant tel qu’il était présenté dans l’ancienne forme de l’épreuve E6 du BTS CGO Nous simulons le questionnement que les enseignants peuvent mener pour guider es élèves vers la description d’un processus afin de concevoir la première partie du dossier (voir le document Word : V1rapport étudiant avec questionnement) Domaine d’étude : Règlement des factures dans une société qui achète ou fait construire des immeubles dans un but - Locatif - Locatif (Logement social) - Accession à la propriété

Suite description du processus: Objectif : => Régler les factures fournisseurs Logiciels : => Élaboration factures pour le locatif : Abel Ouvrages => élaboration facture pour l’accession : GRimmo Utilisation du progiciel SAGE pour l’immobilier Module Abel ouvrage : Opérations pour les professionnels de la promotion immobilière (sage) Module GR’Immo : Gestion des opérations immobilières

Suite description Construction pas à pas du processus 1ère description du processus sous forme de schéma Et pour aboutir Un MOT achevé Une description rédigée du processus Rapport d’étudiant : Première partie : description de l’entreprise est à supprimer . Il suffit dans l’introduction de donner quelques informations sur l’entreprise pour la situer, sans entrer dans les détails Par un aller-retour de questions-réponses, l’étudiant aboutit à la construction D’un modèle évènement résulta (MOT) en utilisant le logiciel gratuit JMOT D’un document Word où il décrit le processus

Pour Résumer Accompagnement de l’étudiant : L’amener à Préciser sa pensée Prendre du recul Par le questionnement (Qui? Pourquoi? Comment ? Que se passe t-il avant ? Après ? Que se passe t-il si non ? ) => Cf Questionnement relatif à description et analyse d'un processus.pdf Ce questionnement nous servira aussi pour la partie analyse

Quelques précisions Aucune modélisation n’est imposée Si modélisation => Aucun modèle n’est privilégié (diagramme imagé, schéma poste-document, schéma évènement-résultat…………mais aussi utilisation MOT , MOTA, BPMN , diagramme d’activité (ULM)) Par contre Compréhension de l’organisation , clarté , fluidité du propos …RECUL NE PAS RETOMBER DANS LA TECHNICITE Voir pour plus d’informations, le document panorama représentations de processus.pdf

Un focus sur la modélisation Différents types de modélisation Le schéma imagé Le schéma poste document Le schéma évènement résultat (JMOT)…. MOT => Méthode Merise MOTA Le schéma BPMN (Business Process Modeling Notation) Rappel : aucun formalisme ni aucune modélisation ne sont exigés Schéma imagé : les services ou postes de travail sont classés de gauche à droite dans l’ordre d’intervention Schéma poste document (double entrées : document /poste ) Imagé : Informer le personnel (qui fait quoi ?) – Très visuel – Très simple à réaliser Moins synthétique Postes-documents Analyser et critiquer un circuit d’informations Analyse plus facile grâce à un tableau plus synthétique Moins facile à concevoir Le modèle événement- résultat les activités réalisées et les conditions de réalisation de l’activité. Il visualise les personnes et les actions réalisées Un certain formalisme MOT est un modèle événement résultat qui s‘inscrit dans la méthode Merise = description schématique des traitements avec le niveau d’informatisation , les acteurs et le temps MOTA => Action sur les bases de données : consultation, création, suppression, modification bpmn (Business Process Modeling Notation) : le but principal de BPMN est de fournir une notation qui soit réellement compréhensible par tous les utilisateurs de l'entreprise Cf diagramme d’activité de la méthode UML (DCG) BPMN 2.0 quant à lui, évolue vers un schéma d'échange standard basé sur XML

Partie 2 : Analyse du processus Objectif : Quelques pistes pour accompagner l’étudiant:

Vérification de la structure Le périmètre du processus est-il clairement défini ? Ce processus est-il Respecté? Accepté ? Existe-t-il des raccourcis ? Lesquels? Pourquoi? Le processus facilite t-il l’intégration des nouveaux arrivants? Existe t-il une formation au fonctionnement du processus? Evénement d’entrée Arrivée de la facture Evènement de sortie Chèque ou virement

Analyse de la cohérence de la structure Rôle Caractéristiques Vérifications R Le responsable Personne à qui revient la décision finale Il ne peut y avoir qu’un seul responsable par action 1 ou 1 seul par action A Le ou les acteurs Personne qui va réaliser l’action Au moins un par action Pas trop d’actions pour une même personne C Le (les ) consulté(s) Personne qui doit être consultée avant de prendre la décision ou de réaliser l’action Pourquoi? Comment? Quelle incidence sur le processus ? Sur d’autres processus ? I Le ou les informé(s) Personne qui doit être informée qu’une décision a été prise ou une action a été réalisée

Analyse des résultats Quels sont les résultats attendus? Qui contrôle ? A quelle fréquence? Quelles sont les procédures de contrôle interne ? D’audit externe ? Ces résultats sont-ils atteints ? Toujours? Parfois? Jamais ? …Pourquoi?

Analyse des liens avec les autres processus Lien en amont :=> la facturation Lien en aval : => Clôture : documents de synthèse Liens en cours de process L’enchainement des processus Étape de la saisie des pièces comptables à la présentation des documents de synthèse : 1-1-2

Lien entre les processus Exemple de cartographie des processus d’une SSII (Morley 2005 p.101) Dans la norme ISO9000, il est recommandé d’avoir une vue globale de tous les processus et de leurs interactions. Cette vue est donnée par la cartographie des processus dont l’élaboration est utilisée dans un objectif de certification qualité.

L’enchainement des processus Opérationnel Commande Enregistrement de la commande Engagement du budget Impact sur budget N+1 Enregistre la réception Réception marchan dises Réception facture Enregistre la facture Payement Contrôle de la facture Administratif Financier

L’intégration du processus dans la chaine de valeur Gestion des infrastructures et système d’information Comptabilité gestion finance Gestion des ressources humaines Conception immeuble et planification Marketing Vente Appro Construction Livraison Gestion locatif Facturation Marge Le processus étudié créé t-il de la valeur? Comment s’intègre t-il au processus métier?

Nature des liens entre processus Les liens entre les processus sont-ils fluides , harmonieux ? (si non pourquoi ?) Y a-t-il des pertes d’informations ? Pourquoi ? Des conflits ? Des oublis?

Analyse du chiffrage Indiquer le volume, la fréquence comparer entre l’existant , le prévisionnel, l’historique Exemple : Nombre de factures par jour Temps moyen passé sur une facture

Analyse du système d’information Comment le système d’information s’intègre dans le processus ? Le SI est-il performant? (l’utilisation du SI répond t-il aux contraintes du processus?) Satisfait-il les utilisateurs ? Quelles sont les sauvegardes, la taille du SI ?

Repérer les dysfonctionnements Des entretiens avec les acteurs puis avec le responsable A partir du processus établi ou existant . 2- Mise en évidence de dysfonctionnements Quelles sont les conséquences des dysfonctionnements? En terme de motivation , coût , impacts sur les autres processus Repérer les risques éventuels (que se passerait-il si ….) Quelles sont les consignes de sécurité et de confidentialité ? Le personnel est-il impliqué ? Pourquoi? Comment ? Avec les acteurs : est-ce que cela marche bien ? Mettre en évidence les dysfonctionnements Si un mode opératoire existe, pourquoi il n’est pas appliqué (trouver les causes de non fonctionnement, non application) Souvent ..il ne sait pas pourquoi il fait la tâche => il ne fait plus Ou il fait une tâche (il continue à faire ) mais cela ne sert plus à rien Faire la différence entre le prévu et le réel expliquer les causes de ces différences

Si un processus est déjà formalisé Quand a-t-il été mis en place? Pourquoi? Pour répondre à quels besoins? Qui l’a mis en place ? Comment le processus a été construit? Comment est-il diffusé? Analyse du processus existant (voir diapo précédente) Le processus répond-il dans la norme ISO 9000 (qualité totale) ?

Une synthèse à construire Une proposition : Questionnement relatif à description et analyse d'un processus.pdf pour aboutir à une synthèse Voir la fiche d’analyse d’un processus

L’épreuve : critères d’évaluation Qualité de la présentation d’une situation organisationnelle, Pertinence de l’analyse des caractéristiques et des choix opérés, Efficacité et pertinence du contrôle interne dans les activités réalisées, Qualité de l’argumentation, Qualité de la communication écrite et orale.

Merci

Les autres processus susceptibles d’être analysés Processus « Contrôle et production de l’information financière » Processus « Contrôle et production de l’information fiSCALE» Processus « Gestion des relations sociales » et la recherche de la sécurisation des opérations 2.8. Contribution à la performance du processus « Contrôle et production de l’information financière » et la recherche de la sécurisation des opérations 2.8.1. Présentation des caractéristiques de l’organisation du processus « Contrôle et production de l’information financière », 2.8.2. Analyse du processus « Contrôle et production de l’information financière ». 3.2.5. Contribution à l’évolution des procédures de traitement et de contrôle de TVA. 3.3.8. Contribution à l’évolution des procédures de traitement et de contrôle des impôts directs 4.4.1 Présentation des caractéristiques de l’organisation du processus « Gestion des relations sociales », 4.4.2 Analyse du processus « Gestion des relations sociales ».

Analyse du référentiel en lien avec le dossier d’analyse d’un processus Les composantes du référentiel mobilisables pour cette épreuve Les composantes du référentiel peuvent être un appui à l ’analyse des processus et à l’accompagnement des élèves .

Données en lien avec les composantes d’activités du P1 1.1 .Analyse du système d’information comptable (SIC) 1.1.1. Identification des caractéristiques du SIC dans l’entreprise et ses acteurs, La présentation de l’architecture et la configuration du SIC, les ressources et les acteurs externes

Données en lien avec les composantes d’activités du P1 1.1 .Analyse du système d’information comptable (SIC) 1.1.2. Repérage de l’organisation comptable : la hiérarchie des travaux comptables, étapes de la saisie des pièces comptables à la présentation des documents de synthèse, L’interprétation ou l’élaboration du schéma du processus organisationnel, L’identification des besoins d’information des acteurs.

Données en lien avec les composantes d’activités du P1 1.1.4. Analyse et description des mécanismes comptables : les modèles comptables, les principes d’enregistrement Enregistrements comptables Utilisation du PGI

Données en lien avec les composantes d’activités du P1 1.1.3. Repérage des sources du droit comptable et des obligations liées à l’exercice du métier Veille

Composantes de l’activité « Contribution à la performance du P1 » 1.7. Contribution à la performance du processus « Contrôle et traitement comptable des opérations commerciales » et la recherche de la sécurisation des opérations 1.7.1. Présentation des caractéristiques de l’organisation du processus « Contrôle et traitement des opérations commerciales », 1.7.2. Analyse du processus « Contrôle et traitement comptable des opérations commerciales ».

Données en lien avec les composantes d’activités du P1 - Réglementation comptable et juridique de référence ou accès à cette réglementation, Organisation comptable de l’organisation, du système d’information comptable, Informations comptables et financières internes (Plan de comptes, Grand livre, balance des comptes , documents de synthèse), Différentes procédures mises en place dans l’entité, consignes de sécurité et de confidentialité, -

Données en lien avec les composantes d’activités du P1 - Règles comptables et fiscales applicables dans l’organisation, y compris en matière de TVA, - Dossiers clients, dossiers fournisseurs, - Documents relatifs aux procédures judiciaires concernant les clients, - Documents provenant des fournisseurs (format papier ou dématérialisés), de la banque, de l’administration, - Documents émis par l’organisation, procédures de contrôle interne, - Descriptif d’opérations réalisées par l’organisation

Processus 2 « Contrôle et production de l’information financière » 2.8. Contribution à la performance du processus « Contrôle et production de l’information financière » et la recherche de la sécurisation des opérations 2.8.1. Présentation des caractéristiques de l’organisation du processus « Contrôle et production de l’information financière », 2.8.2. Analyse du processus « Contrôle et production de l’information financière ».

Processus 3 «Contrôle et production de l’information fiscale » 3.2.5. Contribution à l’évolution des procédures de traitement et de contrôle de TVA. 3.3.8. Contribution à l’évolution des procédures de traitement et de contrôle des impôts directs.

Processus 4« Gestion des relations sociales » et la recherche de la sécurisation des opérations 4.4.1 Présentation des caractéristiques de l’organisation du processus « Gestion des relations sociales », 4.4.2 Analyse du processus « Gestion des relations sociales ».