FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES - étudiants d’été - Rappel du processus Déroulement de l’exercice Premières conclusions Prochaines étapes Yaël Grange-Lavigne, HR-SPS-OP 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

Date d’envoi des formalités de départ Rappel du processus PAF terminaison Date d’envoi des formalités de départ e-mail de départ lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

Date d’envoi des formalités de départ PAF de terminaison PAF terminaison Date d’envoi des formalités de départ e-mail de départ lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) Le PAF doit être complété le plus tôt possible car il déclenche le processus d’envoi des formalités de départ 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

Date d’envoi des formalités de départ PAF terminaison Date d’envoi des formalités de départ e-mail de départ lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) Dès réception du PAF, le bureau des dossiers saisit dans Oracle HR la date d’envoi des formalités : pour les titulaires, la date d’envoi des formalités = au moins 3 mois avant le dernier jour de travail ; pour les autres catégories, la date d’envoi des formalités de départ = lendemain de la confirmation du départ 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

Date d’envoi des formalités de départ E-mail de départ PAF terminaison Date d’envoi des formalités de départ e-mail de départ lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) A la date d’envoi des formalités de départ, un e-mail est automatiquement adressé au membre du personnel concerné. 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

Date d’envoi des formalités de départ Lettre de départ (format pdf) PAF terminaison Date d’envoi des formalités de départ e-mail de départ lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR (voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.) Rassemble des informations personnalisées ≠ visites obligatoires [Association du personnel (STAF et FELL) ; Bureau Uniqa (selon statuts et codes d’assurance)] Remplace la lettre finale Générée dans la langue préférée du membre du personnel Enregistrée dans AisMedia Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

Date d’envoi des formalités de départ Fiche de départ sur EDH PAF terminaison Date d’envoi des formalités de départ e-mail de départ lettre de départ (pdf) Fiche de départ (EDH) Générée automatiquement selon les informations contenues dans les différentes bases de données du CERN Visites & formalités administratives obligatoires Affichée dans la langue préférée selon les préférences EDH du membre du personnel Données rafraîchies quotidiennement Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du contrat, en cas de formalités incomplètes. 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

2. Déroulement de l’exercice SUMM 2010 (exercice en cours jusqu’au 24 septembre) Démonstration avec des exemples concrets : Overview : https://edh.cern.ch/Document/Personnel/CheckSheetOverview Lettres de départ Fiches de départ EDH Gestion des accès : https://e-groups.cern.ch/e-groups/EgroupsSearchForm.do Documentation d’aide : http://cern.ch/ais/projs/forms/Termination/help/doc_accueil_fr.html 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

3. Premières conclusions Feed-back : des services impliqués : Serrurerie, Enregistrement, Dosimétrie, Service HR des étudiants d’été Difficultés rencontrées : Programme d’envoi des e-mail de départ La lettre de départ n’est plus visible après la fin du contrat Certains étudiants oublient d’enregistrer leur adresse future Gestion des situations exceptionnelles (ex: un cas de d’extension SUMM une semaine (= annulation du document) puis finalement fin de contrat SUMM reste USER : quelle procédure ?) 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9

4. Prochaines étapes Terminer l’analyse de l’exercice en cours. Elargir l’utilisation de la nouvelle procédure pour les autres catégories d’étudiants (TECH, DOCT et ADMI) puis généraliser progressivement aux autres catégories. En parallèle, mise en place d’une « check-list » de départ pour accompagner la nouvelle procédure. 92ème réunion du GTPA du 21 septembre 2010 – Formalités de départ ‹#›9