Cahier des charges HQE® Exploitation Verdi 2011

Sommaire La mise en œuvre du projet HQE® Exploitation Les objectifs Le système documentaire Les exigences liées au SMEX Les exigences liées à la QEBE Les exigences liées à la QEP

La mise en œuvre du projet HQE® Exploitation Le référentiel «NF Bâtiments Tertiaires en Exploitation- Démarche HQE® » s’appuie sur trois grands axes: Un Système de Management de l’Exploitation (SMEX) définissant les responsabilités, les contrats, la maîtrise documentaire, le pilotage, la surveillance, les revues, la planification de l’exploitation, actions correctives,… La Qualité Environnementale du Bâtiment en Exploitation (QEBE) reposant sur la Qualité Intrinsèque du Bâtiment (thermique, acoustique, Sanitaire, …) et la Qualité de l’Exploitation (maintenance des équipements, suivi des consommations et des paramètres de confort,…). De la Qualité Environnementale des Pratiques (QEP): Bonnes pratiques d’utilisation.

La mise en œuvre du projet HQE® Exploitation Certificat délivré le: 09 / 12 / 2009

La mise en œuvre du projet HQE® Exploitation

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Les objectifs La certification NF bâtiment tertiaire en exploitation, Démarche HQE ® obtenue le 9 décembre 2009, et renouvelée en novembre 2010. PHILIPS désire poursuivre cette démarche dans l’esprit du référentiel. Selon Joel Karecki: Johnson Control est tenu de respecter les exigences HQE® afin de : garantir la réussite des audits de suivi (annuels) et de renouvellement (tous les 5 ans). assurer une bonne qualité de maintenance avec une amélioration permanente des performances, PHILIPS supervise l’exploitation et ses collaborateurs mettent en œuvre les bonnes pratiques. « Ce certificat est une étape importante mais n’est pas un but en soi ; nous devons progresser sur la voie du développement durable en renforçant nos bonnes pratiques et en menant des actions visant à améliorer notre profil HQE® »

Les objectifs Améliorer la qualité de vie des usagers (confort et santé), Réduire les coûts d’exploitation et de maintenance, Améliorer les performances en termes de qualité de service, de consommations d’énergie et fluides et de gestion des déchets. Progresser dans notre profil environnemental HQE® Exploitation. Renforcer l’image de PHILIPS et de JOHNSON CONTROL en matière de développement durable.

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Le Système documentaire HQE ® Exploitation La mise en œuvre des exigences du référentiel a nécessité la collecte et /ou la rédaction de 2000 documents apportant la preuve de : la qualité intrinsèque du bâtiment, la qualité de la maintenance, des modalités de pilotage de l’exploitation , nos bonnes pratiques. Le système documentaire repose sur l’existence de documents Excel d’auto-évaluation du SMEX, de la QEBE et de la QEP faisant appel par liens hypertexte aux justificatifs classés dans une base de données.

Le Système documentaire HQE ® Exploitation Document de preuve Commentaires Référentiel

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Les exigences liées au SMEX Pour JCI Assurer la mise à jour du système documentaire. Mettre à jour l'inventaire des biens et équipements de l'ouvrage suivant les modifications apportées. Réévaluer annuellement le SMEX avant l’audit de suivi HQE® . Procéder à une mise à jour semestrielle du plan pluriannuel des travaux et le faire valider par Philips. Réaliser un compte rendu d’activité mensuel incluant notamment les relevés de consommation et les indicateurs HQE® décidés avec Philips. Mettre à jour le tableau de bord trimestriel HQE® et procéder à son affichage dans les espaces détente du bâtiment. Prendre contact avec Certivea afin d’organiser annuellement l’audit de suivi et tous les 5 ans l’audit de renouvellement.

Les exigences liées au SMEX Pour JCI Maintenir un Programme de Management de l’Exploitation (PMEx) HQE® en proposant des actions concrètes d’amélioration permettant de faire progresser notre profil HQE®. Préparer la réunion semestrielle « Tableau de bord » à tenir avec Philips afin de statuer sur le PMEx, procéder au suivi des indicateurs de l’exploitation, détecter les dérives et décider des actions correctives. Utiliser les fiches d'actions correctives en cas de dérives, anomalies susceptibles d’avoir un impact sur le profil de la QEBE. Après réception des rapports d’audit, en collaboration avec Philips, lever les écarts éventuels en menant les actions appropriées et formaliser les raisons de ces levées d’écart. Suivre les évolutions du référentiel HQE® Exploitation de manière à en tenir compte lors des évaluations annuelles.

Les exigences liées au SMEX Pour PHILIPS Sensibiliser le personnel des sous-traitants Philips à la démarche HQE®. Valider et superviser le plan pluriannuel des travaux. Assurer le contrôle de la qualité de la maintenance au travers du suivi des indicateurs de l'exploitation et du rapport d’activité mensuel. Réaliser des réunions mensuelles d’exploitation avec JCI de manière à passer en revue les consommations, la qualité des services, les indicateurs, les anomalies / non-conformités et les plans d’actions. Organiser avec JCI une réunion semestrielle « Tableau de bord » destinée à statuer sur le Programme de Management de l’Exploitation (PMEx), procéder au suivi des indicateurs de l’exploitation, détecter les dérives et décider des actions correctives. Procéder à une enquête annuelle de satisfaction sur le bien-être des collaborateurs de Verdi afin d’identifier les actions d’amélioration souhaitables (Contact: Benoît Decock) .

Les exigences liées au SMEX Pour PHILIPS Décider, si nécessaire, de la révision du périmètre de certification HQE® Exploitation Verdi. Rédiger chaque année la lettre d’engagement redéfinissant les priorités et le profil HQE® Exploitation. Faire signer cet engagement par le Président de Philips France. Après réception des rapports d’audit, en collaboration avec JCI, lever les écarts éventuels en menant les actions appropriées et formaliser ces levées d’écart.

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Les exigences liées à la QEBE Conjointement par PHILIPS & JCI Passer annuellement en revue les exigences de la QEBE dans le document d’évaluation HQE® Exploitation, dans le but de préparer l’audit et de rédiger la lettre d’engagement. Cette révision intervient en fonction de l’existant et du profil visé (Cf PMEx). En cas de modification par rapport à la situation antérieure, le document d’évaluation devra être mis à jour et les nouveaux documents justificatifs doivent être référencés dans la base de données HQE® Exploitation Verdi.

Les exigences liées à la QEBE Pour JCI Maintenance: Mettre à jour le tableau des équipements techniques et le régime de maintenance associé à chacun des équipements (« Etat des lieux »). Assurer la planification des opérations de maintenance préventive (GMAO). Enregistrer et tracer les demandes d’intervention avec l’outil JCI Maximo; procéder à des enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs et en effectuer une synthèse mensuelle. S’assurer que les sous-traitants intervenant sur le site respectent les règles environnementales Philips (produits verts, Ecolabel, …). Pour les chantiers d’entretien / renouvellement, remettre le guide des intervenants extérieurs et prendre des dispositions pour engendrer le moins de gêne possible aux occupants.

Les exigences liées à la QEBE Pour JCI Suivi des consommations d’énergie et fluides Effectuer une analyse des consommations d’eau et Kwh, par comptages et sous-comptages incorporant une interprétation des résultats et des diagrammes d’évolution des consommations mensuelles et cumulées. Prendre des dispositions correctives et mettre en place des plans d’actions si nécessaire (fiches d’actions). Gestion des déchets Garantir la traçabilité des déchets d’activité (accusé réception des prestataires d’enlèvement) et en estimer le poids par nature (a minima, DIB, papier, carton), Suivre les déchets dangereux produits lors de travaux  (bordereaux, registre) Réaliser un bilan annuel de la production de déchets d’entretien /maintenance

Les exigences liées à la QEBE Pour JCI Contrôles Assurer la veille règlementaire et réaliser des contrôles de conformité Faire procéder aux études et diagnostics périodiques réclamés par le référentiel HQE® Exploitation : DPE, thermique, acoustique, air, eau, électromagnétique, … Auditer les prestations des sociétés de sous-traitance (fiche contresignées identifiant les aspects qualitatifs et quantitatifs suivant contrat et indicateurs de qualité). Assurer un suivi opérationnel des évènements ayant un impact sur l’évaluation de la QEBE: Incidents, sinistre, modifications de l’organisation … S’assurer, lors de travaux de renouvellement du bon respect du cahier des charges de renouvellement de Philips VERDI pour le choix des matériaux (check-lists).

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Les exigences liées à la QEP Conjointement pour PHILIPS et JCI Rechercher de nouvelles bonnes pratiques en s’aidant pour cela du référentiel QEP et d’un benchmarking avec les autres entreprises. Avant l’audit annuel, réviser l’évaluation de la QEP en enrichissant la base de données HQE® Exploitation Verdi de nouveaux documents justificatifs. Pour PHILIPS Communiquer régulièrement auprès des collaborateurs les bonnes pratiques soit par affichage, écrans vidéo, animations, présentations,… (à réaliser en collaboration avec la Direction de la communication) et conserver les évidences de ces actions de communications.

Les exigences liées à la QEP Pour JCI Faire suivre les consignes de bons gestes communiquées. Justifier de l’achat de produits qui respectent les exigences de la charte d’éco-achats appliquée à Philips VERDI. Suivre le niveau de satisfaction des utilisateurs, au travers de l’outil de management des demandes d’intervention. Collecter toute documentation susceptible d’enrichir la base de données HQE® Exploitation Verdi pour un management HQE® relatif au confort, déchets, eau, énergie, transport, santé, et choix des prestataires.