le nouveau site académique Académie de Rennes : le nouveau site académique Journée départementale des documentalistes d’Ille-et-Vilaine Rennes 17 mars 2009 Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

Quelques éléments de contexte - déploiement de l’ENT breton Tout@tice - migration du site académique vers le CMS Jahia - création de « l’espace éducatif », pour la publication des activités d’enseignement - fin du déploiement des plateformes de travail collaboratif Phares - choix de Nuxéo : plateforme de GED et de travail collaboratif intégré à l’ENT Respecter la législation : (droits d'auteur et d'utilisation, source, ...)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

L’espace éducatif : calendrier La publication web (CMS Jahia)‏ Pour les visiteurs (grand public), les webmestres, les responsables de publication En fonctionnement depuis mi-décembre 2007 Le travail collaboratif (Nuxeo), une première étape le plan langues vivantes Pour les 3000 enseignants et leurs inspecteurs, les animateurs de bassin, les enseignants référents d’établissement 13 espaces de bassin, des espaces spécifiques (anglais, allemand, TBI …)‏ En fonctionnement depuis mi-janvier 2008 Les étapes suivantes : un généralisation vers les autres disciplines dont la documentation depuis la rentrée 2008 A venir : une articulation entre publication web et travail collaboratif (Printemps 2009)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 3

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation Nuxeo est un outil de gestion électronique de documents (GED) et de travail collaboratif Les fonctions de la GED - créer, stocker - établir des relations entre les documents - gérer le cycle de vie des documents - archiver les versions - respecter la législation - décrire les documents - proposer des méthodes de recherche pertinentes. Respecter la législation : (droits d'auteur et d'utilisation, source, ...)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation Nuxeo est un outil de gestion électronique de documents (GED) et de travail collaboratif Les objectifs de la GED - constituer un référentiel de documents : afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction - favoriser le travail collaboratif : élaborer des documents à plusieurs, mutualiser des documents, gestion de versions (versioning), relations (liens entre les documents), indexation, Processus de validation (workflow), gestion des utilisateurs et des groupes (rôles et permissions)‏ Respecter la législation : (droits d'auteur et d'utilisation, source, ...)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

L’espace documentation dans Nuxéo : un accès à travers l’ENT Tout@tice Nuxéo est une brique de l’ENT Toutatice L’utilisateur accède aux espaces de travail auxquels il a accès Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 6

Vue de l'administrateur du domaine Espace Educatif Vue du documentaliste Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation L’espace documentation dans Nuxéo : à chacun son ou ses espaces de travail Les espaces de travail définis en amont permettent une gestion collaborative de tous types de documents, de leur création à leur archivage. Des droits d'accès sont posés sur chaque espace (groupes de secteurs…). Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 8

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation Déposer un fichier Par importation d'un fichier Par création d'un document « fichier » Par glisser-déposer avec les plugin Nuxeo pour Firefox ou IE Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 9

Les propriétés d'un document Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 10

Décrire le contenu du document : l’indexation... Indexation : la description du document et de son contenu en utilisant des métadonnées en vue de faciliter son exploitation Interopérabilité : des normes (Dublin Core, LOM, LOMFR ...)‏ Améliorer la recherche de l'utilisateur final, en lui permettant de se baser sur des critères de recherche plus précis Donner la possibilité aux auteurs des documents ou aux contributeurs de qualifier le contenu qu'ils produisent (vocabulaires associés)‏ Respecter la législation : (droits d'auteur et d'utilisation, source, ...)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

Décrire le contenu du document ... Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 12

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation ... avec les métadonnées Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 13

La recherche plein texte La recherche plein texte porte sur: Le titre La description Les mots clés L'auteur Le contenu des documents bureautique Le résultat de la requête répond à l'équation de recherche suivante : AU MOINS UN DES MOTS Du bruit !!! Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 14

Faciliter la recherche La recherche avancée : Elle correspond à un mode de recherche plus fin que la recherche plein texte, en croisant plusieurs critères. Ce mode de recherche génère une liste de résultats plus restreinte, mais aussi plus précise. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 15

Les actions sur un document Actions possibles sur un document Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 16

Les actions possibles sur un document Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 17

Les processus de validation Une revue est un workflow, c'est-à-dire un processus qui permet de valider le document. Elle détermine une chaîne d'utilisateurs qui acquittent ou rejettent le document. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 18

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation Le tableau de bord Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 19

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation L'envoi de mail Grâce au référentiel annuaire, il est possible d'envoyer des mails à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 20

Les besoins du travail collaboratif Nuxeo est un outil de gestion électronique de documents (GED) et de travail collaboratif Les besoins du travail collaboratif - bénéficier d'un espace de travail partagé - déposer, contribuer et partager les documents - travailler à plusieurs sur un même document - notifier les modifications d’un document à un groupe - capitaliser le référentiel documentaire commun - organiser le processus de publication Respecter la législation : (droits d'auteur et d'utilisation, source, ...)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

Point Domaine Espace Éducatif au 15/12/08 1 espace commun - 9 grands espaces 15 CREF – 24 GS – 3 FF Environ 3 400 personnes Espace commun : Informations – Documentation 3 espaces transversaux (150 personnes)‏ Accompagnement (Proxitice, Resentice) 30 pers. Activités Trans disciplinaires (EDD + 1 CREF) 30 pers. Inspecteurs second degré 90 pers. Pôle Documentation (19 GS ; 1 CREF) (150 personnes)‏ (ne pas envoyer un message à partir d'un espace où le destinataire n'a pas de droit de lecture et objet .)‏ Pôle Economie-Gestion (migration de phare) (10 personnes)‏ Pôle langues vivantes (4 CREF) (tous les enseignants+ ASE + DNL) (2530 personnes)‏ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

Point Domaine Espace Éducatif au 15/12/08 Pôle Arts et Humanités (3 GS, 2 CREF, 1 FF) (110 personnes) Arts Appliqués, Histoire-Géographie, Philosophie et SES n’ont pas finalisé leurs thèmes disciplinaires. Pôle Sciences (7 CREF, 2 GS, 2 FF) (500 personnes) Y compris tous les enseignants de Technologie collège (ne pas envoyer un message à partir d'un espace où le destinataire n'a pas de droit de lecture et objet .)‏ Pôle TPI (10 personnes)‏ Professionnel Industriel n’a pas finalisé les thèmes de la discipline. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation

La publication des ressources pédagogiques : les besoins Valoriser, dans un portail en accès grand public, les ressources pédagogiques issues de NUXEO et validées par les corps d'inspection. Faciliter la navigation dans ces ressources à l'aide des métadonnées pédagogiques Fournir aux espaces disciplinaires gérés par JAHIA les dernières ressources pédagogiques publiées Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 24

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation La publication des ressources Action de publication de la ressource Certaines ressources produites dans Nuxeo par les enseignants ont vocation à être diffusées plus largement dans l’espace Educatif via la passerelle Nuxéo-Jahia en cours de développement. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 25

La publication des ressources sur le site académique Prévision 2008-2009 : sur l’espace éducatif Jahia Mise en ligne sur le modèle de l’académie de Nantes : publication des dernières ressources validées avec possibilité d’affiner la recherche à l’aide de boîtes de filtres. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation 26

Perspectives au niveau national Le projet national DACORE (SDTICE)‏ Objectif : organiser nationalement le partage et l’accès aux ressources pédagogiques pour l’enseignement dans le cadre de l’évolution des Edubases Une démarche de rénovation : Un marché en cours (Pilotage SDTICE, quelques académies, Cndp)‏ Assistance à maîtrise d’ouvrage en vue de définir la stratégie d’évolution des dispositifs académiques et nationaux permettant la description, la mutualisation et l’accès aux ressources pédagogiques numériques (fin du marché : avril 2009)‏ Une organisation nationale et des outils communs d’accès aux ressources à l’issue du marché (échéance 18 mois à 2 ans) Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - IANT documentation