Aide régionale à la restauration et à l’hébergement des lycéens Notice d’accompagnement à la saisie du tableau tarifs RCA

Nouveautés au 1er septembre 2015 Mise en œuvre d’une aide à l’hébergement de 0,55 € par nuitée, en complément de l’aide à la restauration de 0,55 € par repas. Soit une aide quotidienne de : 0,55 € pour un demi-pensionnaire 1,10 € pour un interne-externé 1,65 € pour un interne Conséquence : 1 tableau spécifique pour l’exercice 2015 1 tableau pour l’exercice 2016 et suivants

Différences ou similitudes à l’usage, entre les 2 tableaux 2016 et suivants prise en compte de l’aide à la nuitée sur la totalité de l’exercice arrêt par la Région et saisie par l’EPLE des tarifs unitaires de demi-pension, d’internat-externat et d’internat, des dates de début et de fin de périodes, des taux de contributions diverses (hors trousseaux) arrêt et saisie par l’EREA des taux de contributions aux trousseaux 2015 prise en compte de l’aide à la nuitée qu’à compter du 01/09 arrêt et saisie par la Région des tarifs unitaires de demi-pension et d’internat-externat, des dates de début et de fin de périodes, des taux de contributions diverses (hors trousseaux) arrêt par la Région et saisie par l’EPLE des tarifs unitaires d’internat arrêt et saisie par l’EREA des taux de contributions aux trousseaux

À l’ouverture du fichier 5 feuilles apparaissent.

La feuille « tarifs » fait avant tout apparaître le découpage en périodes arrêté par la Région. Un clic dans la cellule date permet d’accéder à sa modification. Un clic dans le champ date permet d’accéder à la sélection d’une nouvelle date.

La modification des dates incrémente automatiquement le nombre de semaines (ou de jours pour les EREA) par période. Elle incrémente par ailleurs automatiquement les références à l’exercice et à l’année scolaire mentionnés en titre des états de liquidation. Hormis les EREA pour lesquels demeure uniformisée la base de 270 jours annuels quel que soit le régime, le nombre de jours par période qui apparaît pour chacun des régimes, correspond au produit du nombre de semaines fixé pour la période, par le nombre de jours hebdomadairement ouvrables pour le régime.

La feuille « tarifs » fait également apparaître la répartition et les taux de contributions arrêtés par la Région et par voie de conséquence, les parts restantes affectées au crédit nourriture. Apparaissent encore les montants unitaires de l’aide régionale à la restauration et à l’hébergement arrêtés par la Région. La feuille « tarifs » permet enfin de renseigner la dénomination du signataire des états de liquidation. Par défaut, la désignation au 1er septembre est identique au 1er janvier, mais demeure toutefois modifiable.

La feuille « tarifs » récapitule l’ensemble des tarifs de restauration et d’hébergement fixés par la Région. La saisie s’effectue via le montant journalier des tarifs pleins.

La feuille « tarifs » récapitule l’ensemble des tarifs de restauration et d’hébergement fixés par la Région. La saisie s’effectue via le montant journalier des tarifs pleins.

La saisie des montants journaliers des tarifs pleins permet d’obtenir automatiquement les montants périodiques des tarifs pleins et aidés à reporter dans GFE Siècle pour la période considérée, ainsi que les montants journaliers retenus pour le calcul des remises d’ordre. N’étant pas encore arrêtés par la Région, les tarifs 2016 ne sont pas renseignés. Seule la saisie, a minima, des montants journaliers des tarifs correspondant aux régimes retenus es prestations à proposer aux usagers par le conseil d’administration de l’EPLE, est impérative.

La feuille « liquidation T1 », ainsi que les feuilles « liquidation T2 » et « liquidation T3 » qui fonctionnent selon le même procédé, permettent d’effectuer la liquidation périodique de l’aide régionale à la restauration.

Il convient de se référer aux éléments, issus de l’état statistique de Siècle GFE, qui figurent dans la colonne « frais nets » et qui correspondent aux montants totaux facturés aux catégories de revenus ayants droit aux tarifs aidés « = TA ». 10/12/15 Il suffit dès lors de reporter les éléments relevés dans les cellules correspondantes de la feuille de liquidation pour la période concernée. Quel que soit le logiciel utilisé, les montants à saisir sont ceux réellement facturés aux familles, après remises d’ordre éventuelles. Seuls les montants facturés aux familles bénéficiant des tarifs aidés sont à saisir. Cette saisie ne doit intervenir qu’en toute fin de période, après la dernière (re)constatation.

La saisie des frais nets constatés pour chacun des régimes aidés concernés donne lieu au calcul automatique de la prise en charge complémentaire régionale correspondante. L’état est automatiquement arrêté en toutes lettres si l’utilitaire Morefunc a préalablement été installé. Ce document constitue une pièce justificative de l’ordre de recette à émettre pour la prise en charge de l’aide régionale en comptabilité budgétaire. Le versement des fonds par la Région est subordonné à la transmission à cette dernière, de l’état de liquidation dûment renseigné, daté et signé.

Dans la mesure où une erreur aurait été commise lors de la saisie de la dénomination et/ou la localité de l’EPLE, subsiste la possibilité de supprimer la saisie, une réouverture du fichier proposant dès lors automatiquement une nouvelle saisie. Dans la mesure où Morefunc n’aurait pas été installé, notamment après une installation d’un nouveau PC et/ou d’une nouvelle version d’Excel, subsiste la possibilité de déverrouiller l’accès à la saisie de l’arrêté en toutes lettres. Comme subsiste également une reprogrammation de la formule adéquate en cas de (ré)installation de Morefunc après déverrouillage. La date par défaut est la date du jour, celle-ci demeure toutefois modifiable si nécessaire. Après un basculement d’exercice, il convient de réinitialiser les états de liquidation à zéro.

La feuille « total exercice » cumule les données des 3 états de liquidation. A titre exceptionnel pour 2015, il conviendra de ressaisir les données des 2 premières périodes initialement saisies dans la précédente version de l’outil.

La feuille « total exercice » récapitule toutes les informations nécessaires à une exploitation des données par la Région. Il conviendra donc de la joindre à l’envoi de l’état de liquidation du 3ème terme de l’exercice.