La gestion des comptes clients Book DG : Chapitre 2 Clarifier l’administration des comptes clients et le suivi des types de blocage. La gestion des comptes clients

Sommaire Les Points Forts La Structure des comptes clients Le Processus d’administration des comptes clients Les bonnes pratiques

Les points forts Un client crée dans un filiale peut être utilisé par toutes les autres, dans les mêmes conditions commerciales et même niveau de contrôle crédit. Simplification des livraisons inter-région et dépannage d’un client qui va se servir dans une autre région. Visibilité des codes de blocage par le PdV. Possibilité de créer des clients livrés avec des conditions commerciales dédiées (chantier), tout en restant au sein du même contrôle d’encours crédit. 3

Structure des comptes clients Typologie des comptes clients Comptes génériques (VAP, VAP2, VAP3, Comptes PRO ATC, Comptes PRO Caisse, TRAVODECO….) Comptes dénommés (nom réel de la société cliente) Les comptes Employés sont créés en compte « dénommé » (1 compte par employé) avec un mode de règlement immédiat 4

Structure des comptes clients Le principe des comptes dénommés AQUAREL AQUAZUR Compte facturé Adresse de livraison 1 Adresse de livraison 2 Adresse de chantier 3 Compte facturé Compte livré 1 Compte livré 2 Compte chantier 3 Création par la Comptabilité Création par la Comptabilité Condition cpte facturé par défaut ADV / PDV (Créé par copie du cpte facturé moyennant bonne pratique) Réutilisable par le PdV Condition cpte facturé par défaut/ spécifique Saisie en PdV Condition cpte facturé par défaut/ spécifique Condition cpte facturé par défaut Saisie par ADV La maintenance des comptes clients livrés et chantier doit être faite au même titre que les comptes facturés. Condition cpte facturé par défaut/ spécifique Condition cpte facturé par défaut/ spécifique Les comptes dénommés (livrés ou facturés) sont utilisable dans tous les PdV de la région (et en inter région) 5

Structure des comptes clients Le principe des comptes génériques comptants (VAP, Pro ATC…) AQUAREL AQUAZUR Compte facturé générique Adresse Livrais. 1 Livrais. 2 Compte facturé générique Compte livré 1 Compte livré 2 Saisie PdV Condition cpte facturé par défaut Saisie PdV Condition cpte facturé par défaut/ parrainage Conséquence : on ne peut pas encaisser une vente comptant dans un autre PDV que le PDV de la saisie de commande de vente Condition cpte facturé par défaut Condition cpte facturé par défaut/ parrainage Utilisable dans le PdV de rattachement du compte Utilisable dans tous les PdV 6

Administration des comptes clients dénommés Interfaces entre AQZ et Iris L’administration et le suivi des comptes clients se fait dans AQZ Le suivi des règlements pour les comptes dénommés se fait dans Iris Factures / relevé fin de mois / traites éditées AQUAZUR Interfaces toutes les nuits Edition des relances clients IRIS Suivi des comptes dénommés/ Compta Factures / Création / Modif clients Montants factures échues / non échues Encaissement de facture terme en PDV Factures Le suivi des règlement des comptes dénommés se fait dans Iris L’administration des comptes dans AQZ. Pas de mise à jour automatique des montants assurés par la SFAC en central  A faire en filiale. 7

Administration des comptes clients TYPES DE BLOCAGE DES COMPTES PAR LE SERVICE COMPTA Blocage préalable client (impayé, contentieux) : les clients sont visibles en PDV. Cela concerne : - Comptes dénommés - Comptes génériques comptant Client actif/inactif : Un client inactif n’est pas visible en PdV. Dépassement d’en cours crédit : le suivi des en cours crédit et le blocage des commandes en dépassement ne se fait que sur les comptes dénommés dans Aquazur Les dépassements d’en cours crédit sur les comptes génériques (notamment Pro ATC) doivent être suivis manuellement. Le déblocage par le service compta se fait par commande et plus par client. 8

Les bonnes pratiques Dans les encours crédit, gérer la ventilation entre les montants assurés SFAC et montant en interne (même si négatif). Organiser une réunion mensuelle des encours crédits clients. Traiter régulièrement et surtout avant facturation les états d’anomalies clients reçus par mail (Job Talend) Clé GL invalide (mauvaise intégration IRIS) Client sans compte d’intégration IRIS (CIF) Caractéristique client invalide (pas fact. Fin de mois/Anomalies CA Datacom) Adapter le niveau de blocage manuel du client dans la vie du client, sur les règles normalement définies au sein de la filiale. Le libellé des comptes clients livrés doit rester cohérent avec le libellé du compte facturé Le libellé du compte facturé doit être repris OBLIGATOIREMENT dans le libellé des comptes livrés pour que la recherche d’un client facturé remonte aussi tous les comptes livrés en résultat. 9