Emmanuelle Lorenzi, Maître de conférences – La Gestion de Projet Emmanuelle Lorenzi, Maître de conférences –

I – la démarche PROJET La démarche projet ne comporte pas de difficultés particulières dans la compréhension de ses techniques : elle fait appel au bon sens; Mais des difficultés peuvent apparaitre : Résistances aux changements L’organisation de l’entreprise dans laquelle le projet intervient Le niveau de délégation donné au chef de projet La culture du pays etc…

I – la démarche PROJET 1 – Qu’est ce qu’un projet ? « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir. Un projet est mis en œuvre pour élaborer une réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle. Il implique un objectif, des actions à entreprendre avec des ressources définies dans les délais donnés» Norme AFNOR X50-106

« Un projet est un ensemble d’activités qui sont prises en charge, dans un délai donné et dans la limite des ressources imparties par des personnes qui y sont affectées dans le but d’atteindre des objectifs définis. » Norme AFNOR Z67-100-1

Le projet est avant tout une façon particulière de traiter un problème. Cette façon repose sur une grande anticipation : en début du projet il faudra imaginer toute « l’histoire » du projet et raconter cette histoire avant qu’elle n’arrive. C’est le principe du scénario.

Un projet est déclenché par une commande plus ou moins formalisée et explicite. (suivant le degré de maturation du projet) Dans certains cas la commande est détaillée dans un cahier des charges détaillant ce que veut celui qui passe la commande c’est-à-dire le commanditaire. Un projet est borné par des objectifs qui imposent des contraintes de réalisation du projet

Le projet consiste à fabriquer un produit c’est-à-dire ce qui va satisfaire le besoin du commanditaire. Le produit peut être physique et concret ou moins palpable comme une étude ou un service

Pour réaliser ce produit, il va falloir organiser des ressources nécessaires à sa fabrication. Ce sont : - des ressources humaines (internes ou non à la structure) - des ressources financières - des ressources matérielles - des ressources temporelles etc…

Un projet est un ensemble fini : il a nécessairement un début et une fin Besoin Objectifs Besoin PROJET Produit Commande Ressources

2- Qu’est ce qu’un objectif ? Un objectif est une contrainte qui va être « imposée » au système afin qu’il se réalise dans un cadre. Le cadre est imposé au commanditaire.

Les objectifs de qualité ce sont les éléments qui vont « qualifier » le produit qui va sortir du projet. Ces éléments vont constituer les performances du produit. Ces performances vont satisfaire le besoin

Les objectifs de temps C’est le calendrier dans lequel le projet doit se réaliser. Il ya une date de début et une date de fin Il y a des échéances intermédiaires

Les objectifs de coût C’est la somme des ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet. Un objectif doit être : - mesurable - réalisable - négociable - partagé - individualisé

Mesurable : Il faut pouvoir le visualiser, le comprendre. Il doit donc être quantifié. Cela permettra également de savoir si l’objectif est atteint par la mesure des résultats à la fin du projet

Réalisable Il faut pouvoir atteindre l’objectif. Cet objectif impliquera un engagement du chef de projet. Il faut donc que l’objectif soit atteignable.

Négociable Afin d’obtenir un engagement mutuel entre celui qui fixe l’objectif et celui qui se propose de l’atteindre. La négociation permet l’obtention d’un accord mutuel qui donne au projet toutes les chances d’aboutir.

Partagé Si l’objectif va être réalisé par plusieurs personnes, il faut que cet objectif soit compris par toutes afin qu’aucune ambigüité ne subsiste entre elles et sur le but à atteindre.

Individualisé On ne fixe pas directement un objectif à un groupe. Il faut s’assurer que l’objectif a été réparti entre ces personnes et que chacune connaisse sa part d’objectif à atteindre

3. Qu’est ce qu’un chef de projet 3. Qu’est ce qu’un chef de projet ? Le chef de projet est celui qui s’engage à organiser et à fédérer les ressources humaines, matérielles, temporelles, financières… Le chef de projet s’engage vis-à-vis du commanditaire qui passe la commande. Il doit de façon périodique faire un état des lieux du projet au commanditaire (une fois par mois)

Il s’agit alors de fournir des indicateurs d’avancement sur chacun des objectifs. Où en est le projet ? Où en est le projet par rapport au calendrier de réalisation prévisionnel ? Où en est le projet en matière de dépense des ressources ?

Le chef de projet n’a pas de lien hiérarchique à proprement parler Le chef de projet n’a pas de lien hiérarchique à proprement parler. C’est plutôt un chef d’orchestre, un coordinateur, un facilitant. Le chef de projet ne détient nécessairement l’expertise nécessaire à la réalisation du résultat. Il s’entoure d’experts qui vont le conseiller, réaliser ou faire réaliser.

4- Qu’est ce que la gestion ou le management de projet ? C’est l’ensemble des actes organisationnels nécessaires à l’accomplissement du projet. Il faut avoir recours au bon sens. La gestion de projet permet de donner des outils permettant au bon sens de devenir opérationnel

Les actes de la gestion de projet : s’assurer que les objectifs sont clairs et bien compris de tous Organiser la communication entre les acteurs du projet Planifier les actions à entreprendre pour atteindre les objectifs Chiffrer les budget et les ressources humaines nécessaires

Analyser les facteurs bloquants Suivre le déroulement du projet et réajuster éventuellement les objectifs à atteindre Faire un bilan pour tirer les enseignements du projet

Les principales techniques à maîtriser Les techniques de planification Les techniques de communication Les techniques d’analyse des risques

Pour réduire les causes d’échec: Quels sont les résultats attendus ? A quelle date doit-on livrer ces résultats ? Quel est le budget nécessaire ? Qui décide ? Qui valide ? Qui fait quoi ?

Les outils intervenant dans la gestion de projet La formulation de la commande - la commande du commanditaire La fixation des objectifs - la note de cadrage La communication - le plan de communication La planification des tâches - Le planning détaillé

La gestion des coûts - le budget détaillé L’analyse des risques - la grille d’analyse des risques La conduite des réunions - le compte rendu de réunion La présentation de projet - la revue de projet

Le reporting des tâches - la fiche de reporting La capitalisation - la grille de bilan