ENT201 Cours 1: Le bilan, l’état des résultats et la mécanique comptable Yohann Wagner, M.Sc., ASA

« En réalité, un entrepreneur qui ne connaît pas les chiffres de son entreprise ne la connaît pas du tout. » Marcus Lemonis The Profit, CNBC

Contenu La structure de l’information comptable Le bilan (ou état de la situation financière) L’état des résultats L’enregistrement des transactions opérationnelles et financières Le journal Le grand livre La balance de vérification Les écritures de régularisation Préparation de l’état des résultats et du bilan Référence: DAD, Chapitres 1 à 4.

La structure de l’information comptable

Les états financiers: 1. Le bilan (ou l’état de la situation financière) Supposons que vous faites une liste de tout ce que vous possédez. Vous estimez la valeur en $ de chaque item et faites l’addition. Vous préparez une deuxième liste des gens, des institutions financières et des entreprises auxquels vous devez de l’argent. Vous faites le total de toutes ces dettes. Enfin, vous soustrayez du total de la première liste le total de la deuxième liste. Vous avez maintenant en main tout ce qu’il vous faut pour dresser votre bilan financier personnel: Vous pouvez nommer la première liste « Actif »; Vous pouvez nommer la deuxième liste « Passif »; La différence entre l’actif et le passif est votre « valeur nette »

Un exemple de bilan personnel Valeur nette = Valeur des actifs – Valeur des dettes La valeur des actifs ci-dessus est leur valeur marchande, c’est-à-dire ce que vous pourriez obtenir en les vendant aujourd’hui. Pour la plupart des actifs détenus par un individu, cette estimation de valeur marchande peut-être faite avec une précision raisonnable car il existe un marché actif pour une résidence comparable dans le quartier ou une automobile usagée de telle ou telle marque avec le même kilométrage. Le montant de votre valeur nette représente donc assez justement le montant en argent liquide qui lui resterait après avoir vendu tous ses actifs et remboursé ses dettes.

Le bilan d’une entreprise: valeur au coût Pour une entreprise la « valeur nette » représente la valeur de l’investissement des actionnaires dans la société. C’est, tout comme pour un individu, la valeur marchande des actifs de la société moins la valeur de ses dettes. Cependant, il n’est pas toujours facile, ni pratique, d’estimer à tout moment la valeur marchande des actifs d’une société. Si la valeur de l’argent comptant à la banque ou des comptes à recevoir des clients ne pose pas de problème d’estimation de valeur, il en va autrement pour les biens qui ont été acquis en vue de produire un bien ou un service pendant plusieurs années. Pour cette raison, les bilans d’entreprises présentent les actifs à leur valeur d’acquisition, moins un montant sensé représenter leur perte de valeur en raison de l’usure ou de la désuétude (ce qu’on appelle l’amortissement accumulé). Comme l’actif est présenté au bilan à son coût historique, on ne parle plus de « valeur nette » de l’autre côté du bilan mais de « capitaux propres », représentant le cumul des montants qui ont été investis directement dans la société par les propriétaires de l’entreprise. Pour une entreprise, l’équation comptable fondamentale s’écrit donc comme suit: Actif = Passif + Capitaux propres

Un exemple de bilan d’entreprise Le bilan présente, à cette date et au coût, la valeur des actifs de Microsoft ainsi que les montants dus aux fournisseurs et prêteurs. Le montant du capital action représente le cumul de l’argent qui a été versé à l’entreprise par les actionnaires lors des émissions successives de nouvelles actions. Le montant des bénéfices non répartis (BNR) représente le cumul du montant des bénéfices qui n’ont pas été versés en dividendes aux actionnaires et donc qui ont été laissés à l’entreprise pour y être réinvestis. Les capitaux propres représentent le total de l’investissement des actionnaires: soit le capital actions plus les BNR. La valeur comptable des capitaux propres de 78.9 G$ n’est pas leur valeur marchande. Par exemple, le 30 juin 2013, la valeur boursière des 8.33 G d’actions de Microsoft en circulation était de 288 G $.

Les états financiers: 2. L’état des résultats L’objectif de l’état des résultats est d’établir le bénéfice net (ou la perte) de la société pour une période donnée, appelée « exercice financier ». Du point de vue comptable, le bénéfice net est calculé en déduisant des revenus gagnés au cours de l’exercice, qu’ils aient été encaissés ou pas, les dépenses engagées au cours de l’exercice pour gagner ces revenus, qu’ils aient été décaissés ou pas. On déduit des revenus une charge pour l’amortissement des actifs à long terme, reconnaissant qu’une partie de la valeur comptable de ces actifs a été épuisée pour gagner des revenus au cours de l’exercice financier. On déduit aussi les intérêts (décaissés ou pas) sur les dettes. Par contre, on ne déduit pas les remboursements de capital sur la dette à long terme car elles ne sont pas considérés comme une dépense. Enfin, on déduit l’impôt sur les bénéfices des sociétés (décaissés ou pas). Cette approche est appelée la « comptabilité d’exercice ». Elle tente d’apparier le mieux possible dans le temps les revenus aux ressources engagés pour les gagner.

Comptabilité d’exercice vs comptabilité de caisse Les états financiers des sociétés sont toujours présentés selon la méthode de la comptabilité d’exercice. Méthode comptable Comptabilité d’exercice Comptabilité de caisse Enregistrement des revenus et des dépenses Dès la confirmation de la transaction Seulement lors du paiement de la transaction Revenus: envoi d’une facture Dépenses: réception d’une facture Revenus: réception du paiement Dépenses: paiement de la facture

Exemple d’un état des résultats Les revenus incluent toutes les ventes livrées, que les clients aient encore acquittés leur facture ou pas. L’amortissement n’est qu’une écriture comptable. Ce n’est pas un déboursé. Le montant veut indiquer aux actionnaires que la société a « épuisé » durant l’année 3.755 G$ du montant brut des immobilisations de 22.5 G$ pour gagner des revenus. Un investissement dans un actif à long terme n’ait jamais porté entièrement aux dépenses dans l’année de son acquisition. On ne tient compte que de l’amortissement approprié. Tous les autres postes de dépenses indiquent les montants qui ont été engagés pour gagner les revenus, que ces sommes restent ou non encore à payer par Microsoft.

L’état des bénéfices non répartis Au bilan et à l’état des résultats, s’ajoute une « mini-état » qui fait le lien entre les deux: l’état des bénéfices non-répartis. Partant du solde du compte des bénéfices non répartis en début d’année (i.e. à la fin de l’année précédente), on ajoute le bénéfice de l’année et on retranche les dividendes payés. On n’aura pas à tenir compte dans ce cours du calcul du « résultat étendu » qui porte sur les variations de postes de bilan dus au taux de change, aux taux d’intérêt, etc.

La mécanique comptable: L’enregistrement des opérations comptables et la préparation des états financiers

Début d’une nouvelle période financière Le système comptable De manière à prendre en considération les multiples opérations financières, une entreprise doit organiser un processus comptable rigoureux, schématisé ci-dessous. Nous allons débuter par les processus se déroulant durant la période financière. Durant la période Analyser les opérations Enregistrer les opérations au journal général Reporter les montants aux comptes du grand livre général À la fin de la période Établir une balance de vérification Régulariser les comptes Établir une balance de vérification régularisée Dresser les états financiers Fermer les comptes de l’état des résultats dans le compte des bénéfices non répartis Début d’une nouvelle période financière

Maintien en tout temps de l’équation comptable Au cours d’une période financière, les différentes opérations feront changer le solde des comptes de l’actif, du passif et des capitaux propres. Le système comptable vise à maintenir en tout temps l’égalité de l’équation comptable. Un changement d’un côté de l’équation doit être accompagné du même changement de l’autre côté, ou Un changement d’un côté de l’équation doit être accompagné d’un changement de signe inverse du même côté de l’équation. Actif = Passif + Capitaux propres Exemples Actif = Passif + Capitaux propres +10 = +15 -5 + +20 -20

Le système de débit et de crédit Pour apprendre comment effectuer ces changements aux comptes d’une manière efficace, on utilise un système simple à deux colonnes On inscrit dans la colonne de gauche un montant qui augmente un actif et dans celle de droite un montant qui diminue un actif. On inscrit dans la colonne de droite un montant qui augmente un passif ou les capitaux propres et dans celle de gauche un montant qui diminue un passif ou les capitaux propres. La colonne de gauche est appelée celle des débits (dt) et celle de droite celle des crédits (ct) (ne cherchez pas à un donner un sens quelconque à ces mots!) Pour que l’égalité de l’équation comptable soit maintenue, un débit doit toujours être accompagné d’un crédit d’un montant égal et vice-versa. La somme des débits doit toujours être égale à la somme des crédits Actif = Passif + Capitaux propres ct dt

Le système de débit et de crédit: Exemples Actif Passif Capitaux propres Un actif augmente de 10: un passif augmente de 10 dt ct dt ct dt ct 10 10  Somme des débits = somme des crédits = 10 Un actif augmente de 10: un passif augmente de 15 et les capitaux propres baissent de 5 dt ct dt ct dt ct 10 15 5  Somme des débits = somme des crédits = 15 Un actif augmente de 20 et un autre actif baisse de 20 dt ct dt ct dt ct 20 20  Somme des débits = somme des crédits = 20

L’écriture de journal général On enregistre chaque transaction financière de l’entreprise dans le journal général. Afin de maintenir en tout temps l’égalité de l’équation comptable, chaque transaction doit faire l’objet d’une écriture dont le montant au débit (à gauche) égal au montant au crédit (à droite). Par exemple, la première transaction d’une entreprise est l’encaissement de l’investissement initial des actionnaires, en échange de l’émission de certificats d’actions. Pour un investissement de 100 000$, l’écriture au journal No. 1 est la suivante: Et le bilan immédiatement après la transaction serait le suivant:

Les comptes en « T » Le compte en « T » est un moyen d’accumuler les montants enregistrés au journal ayant trait à un compte particulier afin d’en connaître rapidement le solde à la fin d’une période. Tous les comptes de l’entreprise sont consignés dans le « grand livre ». Actif = Passif + Capitaux propres Comptes de capitaux propres Comptes d’actif Comptes de passifs Capital action BNR + dt ̶ ct = ̶ dt + ct ̶ dt + ct ̶ dt + ct

Journal et comptes en « T »: Exemple Supposons que la deuxième transaction d’Alpha est d’acheter au comptant un terrain pour 10 000$ et un bâtiment pour 30 000$. L’écriture de journal no. 2 serait: Suite aux deux premières transactions, les comptes en « T » afficheront les soldes suivants:

Exemple d’enregistrement des transactions Poursuivons notre exemple. La société Alpha a effectué les transactions suivantes au cours de son premier mois d’opération: Émission de capital action au montant de 100 000$. Achat comptant d’un terrain de 10 000$ et d’un bâtiment de 40 000$. Emprunt de 10 000$ auprès de la banque à x% d’intérêt, à rembourser dans 60 jours. Achat à crédit de 20 000$ de marchandises. De la marchandise est revendue à crédit pour 30 000$. Divers frais d’exploitation sont payés 8 000$ comptant.

Le compte du coût des marchandises vendues À la fin de période, le décompte de la marchandise en entrepôt, à son coût d’achat est de 5 000$. Ceci signifie donc que le coût des marchandises qui ont été vendues (CDMV) durant la période est donné par l’équation suivante: CDMV = Stock au début + Achats de marchandise – Stock à la fin CDMV = 0$ + 20 000$ - 5 000$ = 15 000$

Les comptes en « T »

La tenue du grand livre en pratique Journal général Grand livre Une page par compte Dt, Ct, et solde cumulatif après chaque transaction

La balance de vérification avant fermeture des comptes La balance de vérification dresse le sommaire du solde des comptes en « T ». Elle sert aussi, comme son nom l’indique, à vérifier si toutes les transactions ont été correctement enregistrées au débit et au crédit. Le total des débits et le total des crédits doivent être égaux.

Préparation de l’état des résultats Avant de procéder à la fermeture des comptes de revenus et de dépenses (aussi appelés « comptes des résultats »), on peut préparer l’état des résultats en utilisant les soldes des comptes de revenus et de dépenses qui apparaissent à la balance de vérification précédente:

Fermeture en fin de période des comptes de revenus et de dépenses À la fin de la période, nous devons établir le solde des comptes de bilan et fermer, c’est-à dire remettre à 0 tous les comptes de revenus et de dépenses. La remise à 0 des comptes revenus et de dépenses s’effectue par une écriture de journal qui transfère tout solde au débit ou au crédit par une écriture inverse à un compte « Sommaire des résultats ». On ferme ensuite le compte du Sommaire des résultats par une écriture inverse au compte de bilan des bénéfices non repartis (BNR):

Fermeture en fin de période des comptes de revenus et de dépenses: les comptes en « T » Au bilan de fin de période

La balance de vérification après la fermeture des comptes de revenus et de dépenses À cette étape, il ne devrait rester des soldes qu’aux comptes de bilan:

Préparation du bilan On peut maintenant préparer un bilan en y rapportant les montants de tous les comptes de bilan de la balance de vérification après fermeture des comptes de résultats. Il reste encore certains ajustements à faire que l’on appelle des écritures de régularisation…

Les écritures de régularisation en fin de période Certains éléments de revenus et de dépenses ne découlent pas directement d’une transaction « discrète », mais d’un « flux » continu durant la période. Comme il ne serait pas pratique d’ajuster les comptes de l’entreprise à tout moment pour tenir compte de ces « flux », les entreprises font généralement les ajustements nécessaires à la fin de chaque mois. C’est l’occasion de mentionner qu’une entreprise bien gérée, si petite soit-elle, se doit de produire des états financiers internes chaque mois. Par exemple, à la fin d’un mois l’entreprise voudra reconnaître certaines dépenses comme: L’intérêt couru sur la dette à long terme pendant le mois Des salaires encourus pour des heures travaillées durant les jours précédant la fin du mois mais non encore payés parce que la période de paye se termine après la fin du mois. Une provision pour mauvaises créances sur les ventes facturées durant le mois. Une provision pour des frais de garantie afférents à des produits vendus durant le mois. Une provision pour l’impôt à payer sur les bénéfices du mois, mais qui ne seront payés qu’après la fin de l’année fiscale. L’amortissement sur des actifs à long terme. La fraction imputable au mois des primes d’assurance payés d’avance. Les frais bancaires dont on n’a pu prendre connaissance que quelques jours après la fin du mois, lorsque l’on reçoit le relevé des opérations du compte.

Les écritures de régularisation par un exemple L’exercice financier de Maxomatic Inc. se termine le 31 décembre de chaque année, mais la direction prépare des états financiers intérimaires à la fin de chaque mois. Le 31 janvier, la balance de vérification avant la fermeture des comptes de résultats et écritures de régularisation est présentée ci-contre:

Les régularisations à faire On vient de recevoir le relevé de banque et les frais de banque du mois de janvier sont de 72$. L’entrée à faire dans le journal est: Les titres négociables comprennent exclusivement des obligations gouvernementales. Les coupons d’intérêts sont payés le 30 juin et le 31 décembre. L’intérêt gagné au cours du mois de janvier, mais donc non encore encaissé, est de 130$: L’expérience démontre que 1% des ventes à crédit ne sont jamais payées. L’entreprise enregistre donc une dépense pour créances douteuses au montant de 1% des ventes du mois (850$) et crédite le compte de bilan « provisions pour créances douteuses» qui cumule ces dépenses au bilan. Au lieu de présenter ce compte comme un passif, on le montrera comme un «actif de sens contraire », directement sous le compte des comptes clients.

Les régularisations à faire (suite) Le solde de 60 000$ du compte de stock de marchandise consiste en 20 000$ en inventaire au début du mois et 40 000$ d’achats au courant du mois. Aucun calcul du coût des marchandises vendues (CDMV) n’a encore été fait. L’inventaire physique au 31 janvier indique qu’il y reste 10 000$ en entrepôt. Soyons charitables et supposons qu’il n’y a pas eu de vols. Comme plus tôt, nous pouvons déterminer ainsi le CDMV: CDMV = Stock au début + Achats de marchandise – Stock à la fin CDMV = 20 000$ + 40 000$ - 10 000$ = 50 000$ Il est déterminé que le solde du compte « Assurance payée d’avance » doit être réduit de 100$ pour refléter le montant d’assurance « dépensé », c’est-à-dire qui a expiré au cours du mois. l’entreprise a choisi d’inclure les frais d’assurance dans les frais d’administration

Les régularisations à faire (suite) L’équipement et les bâtiments industriels se déprécient avec le temps, à cause de l’usure ou de la désuétude. On reviendra dans quelques semaines sur les méthodes de calcul de l’amortissement que vous connaissez depuis le cours de GIA400. Supposons seulement pour l’instant que l’amortissement à enregistrer pour le mois de janvier s’élève au total à 800$. Supposons de plus 80% (640$) de l’amortissement est imputable aux activités de vente et 20% (160$) aux activités administratives: Le compte « amortissement accumulé » sert à faire le cumul des dépenses périodiques d’amortissement. Comme le compte de « provision pour créances douteuses », c’est un compte d’actif de signe contraire qui sera présenté directement sous la valeur brute des immobilisations. Les commis-vendeurs sont payés à la semaine. Comme le mois de janvier s’est terminé un mardi, l’entreprise doit reconnaître qu’elle devait, le 31 janvier, 2 jours de paye à ces employés. L’entreprise comptabilise ces salaires dans le compte des frais de vente:

Les régularisations à faire (suite) L’intérêt sur le billet à payer a été acquitté le 31 décembre et l’intérêt couru pour le mois de janvier n’est pas exigible avant la fin de l’année. L’entreprise doit toutefois reconnaître que des frais d’intérêts ont été encourus par le passage du temps au mois de janvier. Supposons que ces frais sont de 200$: Enfin, on doit reconnaître que les bénéfices réalisés au mois de janvier entraîneront de l’impôt. On ne peut connaître avec exactitude le montant de l’impôt imputable aux bénéfices de janvier avant de préparer la déclaration d’impôt pour l’année complète. Il est cependant une bonne pratique de prévoir un certain montant. Ce montant sera déterminé vers la fin de la prochaine étape, mais inscrivons tout de suite 2 500$ au journal:

La feuille de travail des régularisations Nous allons maintenant procéder, en une seule étape, à la fermeture des comptes de résultats et à la régularisation des comptes au moyen d’une feuille de travail à 8 colonnes, telle que celle de la page suivante. Nous nous éviterons ainsi d’avoir à retourner dans les comptes en « T » pour en connaître les soldes. L’ordre des comptes sur la feuille de travail est choisi de manière à produire directement les états financiers que nous n’aurons ensuite qu’à retranscrire dans leur format de présentation habituel. Il est bien évident que tout ce travail peut être assez facilement informatisé.

La feuille de travail

La feuille de travail: les deux dernières lignes Les lignes impôt (29) et le bénéfice net du mois (31) nécessitent un calcul: L’impôt Le bénéfice avant impôts (BAI) est obtenu en déduisant des revenus (colonne Ct) toutes les dépenses (colonne Dt): BAI = S Ct – S Dt = 85 130$ - 73 022$ = 12 108$ Le taux d’impôt de l’entreprise est de 20,6%. L’impôt imputable au bénéfice de janvier est donc de 12 108$ x 20,6% = 2 494$ que l’entreprise a arrondi à 2 500$. Le bénéfice net Le bénéfice net du mois apparaissant à la ligne 31 est le BAI de 12 108$, moins l’impôt de 2 500$, ce qui donne 9 608$. Noter que le crédit de 9 608$ en bénéfice net est le montant qui fait balancer les deux colonnes de l’état des résultats. Ce bénéfice net du mois sera ensuite reporté au compte des bénéfices non répartis. Ce report sera en fait effectué lors de la prochaine et dernière étape: la préparation de l’état des résultats, de l’état des bénéfices non répartis et du bilan. En pratique, on peut effectuer le calcul du BAI, de l’impôt et du bénéfice net en même temps que l’on dresse l’état des résultats, ce qui constitue la prochaine étape...

L’état des résultats Nous allons simplement retranscrire, en suivant le format d’un état des résultats, les montants des colonnes Dt et Ct de « État des résultats » de la feuille de travail. La colonne Dt contient les revenus et la colonne Ct les dépenses.

L’état des bénéfices non répartis L’état des bénéfices non répartis fera le lien entre l’état des résultats et le bilan.

Le bilan Nous allons simplement retranscrire, en suivant le format d’un bilan, les montants des colonnes Dt et Ct de « Bilan » de la feuille de travail. La colonne Dt contient les montants des actifs et la colonne Ct ceux des passifs, des capitaux propres et les deux postes d’actif de signe contraire. Le montant du compte des BNR inclus maintenant le bénéfice net du mois.

Note sur la radiation de créances irrécouvrables Lorsque l’entreprise reconnaît qu’une facture ne lui sera jamais payée, elle en radie le montant des comptes clients et de la provision pour créances douteuses. Par exemple, si Maxomatic devait reconnaître qu’une facture de 200$ ne lui serait jamais payée, elle ferait les enregistrements suivants dans le journal: Cette écriture n’a aucune incidence sur l’état des résultats. Une provision a déjà été faite à chaque mois pour reconnaître cette éventualité. La provision actuellement inscrite au bilan de 850$ est suffisante pour absorber cette perte de 200$. Le montant net de 39 150$ des comptes clients reste donc inchangé: (comptes clients – radiation) – (provision – radiation) (40 000$ - 200$) - (850$ - 200$) 39 800$ - 650$ = 39 150$ Le montant de l’actif total est demeure donc aussi inchangé.

Le cycle comptable en résumé Pendant le mois: Enregistrement des transactions qui sont des évènements ponctuels dans le journal et cumul des montants dans les comptes du grand livre. Par exemple: Ventes Achats de fournisseurs Salaires Frais payés d’avance Achat d’immobilisation Émission de capital action Dividendes À la fin du mois: Préparation de la balance de vérification Régularisations et ajustements des comptes pour les montants qui sont des flux durant le mois ou des provisions. Par exemple Amortissements Tous les revenus et frais courus Provisions pour créances douteuses ou garanties Fraction des frais payés d’avance à reconnus comme dépense du mois Estimation des impôts sur les bénéfices imputables au bénéfice du mois.