Contrôle factures fournisseurs Book DG : Chapitre 5 Le rapprochement correct des factures fournisseurs est fondamental pour le calcul correct des marges commerciales. Le PDV a la responsabilité de cette justesse des marges. Contrôle factures fournisseurs

Sommaire Les Points Forts Les Principes de rapprochement des factures fournisseurs Le Processus de contrôle des factures fournisseurs Les bonnes pratiques de rapprochement

Les points forts Les marges commerciale et comptable sont assujetties à la CDA et notamment à la justesse des prix d’achat dans CDA, Instaurer un dialogue/ travail collaboratif entre la compta et le PdV. Toutes modifications des CDA sont de la responsabilité du PdV Facilité de gestion du référentiel des Prix d’Achat Suivi des écarts et des motifs Amélioration continue de la base « Tarif »

Principes de rapprochement des factures fournisseurs Les achats sur articles stockées AQII vs AQZ : on réceptionne toujours les quantités réceptionnées physiquement (et pas les quantités annoncées par le fournisseur) pour tous les fournisseurs, y compris les plate formes nationales. Les Achats sur Articles de prestation Le rapprochement sur les achats en livraison directe clients (Port, réparation, découpe de rideau, …) Cas particulier : il n’y a pas de rapprochement factures fournisseurs pour les fournisseurs plate formes nationales, L’intégration Iris étant toujours faite directement par ZSA. Réception et Ctrl CDA Livraison Ctrl fact.sur CDA saisie Pas de gestion de stock Art. prestation Ctrl fact.sur CDA saisie Livraison directe Pas de réception pas de stock 4

Le principe des rapprochements factures fournisseurs La correction des prix d’achat est importante pour les achats liés et compliquée après la réception. 5

Processus de correction des marges commerciales La correction d’une marge commerciale via correction du prix d’achat est possible tant que la facture fournisseur n’est pas rapprochée, Une modification du prix d’achat corrige automatiquement la marge commerciale tant que la ligne de commande de vente n’est pas facturée, Après facturation à J d’une CDV, la modification du prix d’achat est encore possible jusqu’à J+1, moyennant l’intervention de l’ADV Centrale pour mise à jour de Datacom. Après J+1, les chiffres Datacom sont figés et les corrections de rémunération sont à gérer manuellement. Contrepasser les réceptions + corriger le Prix achat lié Réception de la commande Modifier le prix d’achat de la ligne de CDA (livr directe Validation du rapprochement facture fournisseur La CDV est-elle facturée ? Non Oui Fin Lancer le batch de recalcul des coûts pour la CDV La CDA est elle une livr.Directe? Attention : Il n’est plus possible de modifier le coût de revient dans une commande de vente. Il faut obligatoirement que les prix d’achat soient justes dans les commandes d’achat liées. Attention aux clients comptants car la facturation est immédiate. 6

Les bonnes pratiques Responsabiliser les PdV Il faut exiger des ARC valorisés pour corriger les CDA si écart(s) constatés. La modification des prix est simple jusqu’à la réception, après nettement moins Les avoirs fournisseurs doivent être saisis en PdV en cas d’écarts sur les quantités livrées Les écarts de prix unitaires sur une ligne avec impact commercial, doivent être modifiés sur les commandes d’achat seulement, pour être ensuite rapprochés sans écart. Les écarts de prix unitaire sur une ligne sans impact marge commerciale, Peuvent être saisis à la ligne dans le rapprochement facture fournisseur Peuvent être saisis en global (% de hausse ou de remise globale, ..etc.) Respecter les échéances de facturation des fournisseurs tels que calculés par le système sur les fournisseurs nationaux (négociation Cromology) Fluide lorsque les règles sont respectées et en priorité par le PDV. 7