Réunion de remise de la mission GED Phase II et III Ministère de l’Economie et des Finances République du Bénin Suivi UGR Projet PESI classeur A19 Phase 2 : PAC GFP Mission de prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage auprès du MEF au Bénin pour la « rédaction du cahier des charges de mise en œuvre d’une gestion électronique de documents » Réunion de remise de la mission GED Phase II et III Yves Leulier Ousseny Tarnagada Cotonou, 8/08/2014

Activités et Livrables Phase II (1) Installer et configurer l’environnement de la GED pour le projet pilote DGB et CF. FAIT Paramétrer la GED pilote, réaliser les tests et la mettre en production Interfacer cette GED pilote avec l’application SIGFIP (travail conjoint avec les informaticiens de la DGB qui exploitent SIGFIP) FAIT Documenter et former les agents à l’utilisation de la GED pilote et les accompagner pendant au minimum 5 jours complet FAIT

Activités et Livrables Phase II (2) 4. Appuyer l’équipe projet A19 pour l’installation technique de la GED globale dans le Data Center FAIT 5. Appuyer l’équipe projet A19 pour l’élaboration des cahiers des charges des GED identifiées FAIT Pour l’IGF en ébauche pour la DGID/DDET

Activités et Livrables Phase II (3) 6. Appuyer l’équipe projet pour réaliser à minima le prototype d’une des GED identifiées (Voir détail page suivante) Source des projets GED identifiés : DP3 et/ou PTA 2013 DGID : Dossier Fiscaux; FAIT IGF : Rapports de missions FAIT DGID/DDET : En ébauche

Activités et Livrables Phase II (4) 7. Mise en œuvre d’une gestion électronique du courrier pour un service pilote Application de gestion du courrier en production dans un service pilote Contexte retenu pour cette activité : La DOIP FAIT

Autres Livrables du projet Phase II Intitulé du rapport Contenu Rapport de démarrage Phase 2 Recadrage des TdR, et description plus détaillée de la mission (planning, livrables, méthodologie, etc.) FAIT Documentation technique Architecture de la GED mise en œuvre Paramètres de configuration FAIT Supports de formation à la GED pilote Support de formation de la GED pilote En cours Rapport final Rapport final de mission En cours

Activités et Livrables Phase III (5) Version 2 du projet pilote en exploitation : enrichissements fonctionnels et ajouts d’utilisateurs en fonction des attentes des services DGB/SOCA et Contrôle Financier qui seront précisées à la fin de la phase 2. Non fait du aux problèmes de stabilités et autres pertes de temps. Support de second niveau auprès des informaticiens de la DGB et de la DOIP. L’objectif majeur étant de garantir un maximum d’autonomie des agents du MEF en rapport aux technologies déployées et donc de garantir la pérennité des projets mis en exploitation dans le temps. Fait Appui à la DOIP et au SI DDET à la réalisation du premier projet pilote (version 1) de la DDET qui sera défini lors de l’élaboration du cahier des charges durant la Phase II du projet. En cours mais ne sera pas finalisé étant donné les lenteurs de réaction de la DDET qui n’a nommé les personnes affectée au projet que le 7/8/14

Activités et Livrables Phase III (6) Appui aux agents de la DOIP et à l’IGF à la réalisation du premier projet pilote (version 1) de l’IGF qui sera défini lors de l’élaboration du cahier des charges durant la Phase II du projet. Fait

Recommandations pour la suite 1/2 S’auto-former afin d’élargir ses connaissances avec le produit (une très riche documentation SharePoint a été fournie). Maintenir avec proactivité ce qui a été mis en œuvre et le faire évoluer en fonction des besoins des utilisateurs. Par exemple: Prolonger le projet DGB vers le trésor, vers la chambre des comptes etc. Prolonger le projet IGF en fonction des nouveau x besoins de l’IGF Déployer la gestion de courrier vers toutes les structures qui en expriment le besoin Envisager l’intégration de rapports statistiques d’évaluation Déployer des projets SharePoint du simple vers complexe sans recourir à de la programmation. Se former à l’environnement .NET et au language C# (1) Se former aux développements sous SharePoint et à son modèle objet (1) (1) En faisant venir au MEF un formateur certifié pour ces produits par Microsoft

Recommandations pour la suite 2/2 Déployer l’intranet du MEF sous SharePoint: Intégration de l’annuaire AD du Ministère Gestion des évènements et des news des structures du MEF Présentation des activités de chaque structure du MEF et des objectifs à atteindre Gestion des demandes/justifications des absences de services (congés, maladie, ordres de missions…) Intégration des notes de services et autres circulaires Gestion centralisée de tous les modèles de documents Word (notes de services, de transmission, ordres de missions, rapports, lettres externes…) Intégration d’une gestion très large des projets du MEF en interaction avec la gestion des tâches, les agendas et l’évaluation de ces projets …

Pensez loin, agissez pas à pas! La GED, une maxime Pensez loin, agissez pas à pas!

Equipe projet : Transtec Yves Leulier : Expert senior GED, chef de mission Ousseny Tarnagada : Expert GED, expert techniques et développements Loïc ELIES : Assistant Technique du Plan d'Evolution du Système d'Informations

Pour votre participation