BOUCLEMENT ANNUEL 2015 Martin Schlatter Thierry Crocoll Marc Fromentin Bertold Walther

2 BOUCLEMENT ANNUEL Bouclement 2015 Calendrier Principes généraux Ecritures transitoires Régularisation des fonds de tiers échus Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés Annonce de contrats clients signés en fin d’année Rappels des principes de gestion budgétaire Corrections d’écritures Démonstrations Confirmation d’entrée de marchandises Affichage des transitoires automatique via BI Commandes ouvertes Infocentre Gestion des engagements depuis infocentre Questions Ordre du jour

3 BOUCLEMENT ANNUEL Pendant le mois de décembre 2015 Envoyer au fur et à mesure toutes les factures fournisseurs reçues, les ordres de paiement et copies des factures débiteurs, contrôlés et approuvés Afin de faciliter la consolidation des factures entre les institutions du domaine des EPF (EPFL/ETHZ/PSI/WSL/EMPA/EAWAG), établir les dernières factures débiteurs et envoyer les dernières factures fournisseurs ou ordres de paiement concernant ces institutions au SF jusqu’au 10 décembre. Avances à court terme : si vous avez demandé une avance pour un événement terminé en 2015 (p.ex. avance de caisse pour conférence), restituer le montant avancé ou le solde avec les quittances des dépenses jusqu’au 10 décembre. Décompte petite caisse : si vous n’avez pas encore décompté votre petite caisse au moins une fois en 2015 (envoi des quittances avec demande de BPR pour renflouer la caisse), à faire jusqu’au 10 décembre. Insister auprès de vos fournisseurs de vous envoyer les dernières factures concernant des livraisons 2015 CalendrierBouclement 2015

4 BOUCLEMENT ANNUEL Mercredi 6 janvier 2016 (délai de réception impératif le jeudi 7 janvier) Dernier envoi au SF des factures fournisseurs, notes de frais, ordres de paiement copies des factures débiteurs concernant des livraisons ou prestations de Le SF n’acceptera pas de factures Pro- forma ou paiements d’avance qui concernent des livraisons ou services 2016 Attention: si vous avez commandé auprès du REO (Equipement Scientifique) ou de la VPSI (Equipement informatique - commandes E-Buying), les factures doivent également transiter via ces mêmes centres d’achat avant d’arriver au SF. Dernier envoi au SF des «Facture interne entre unités» et «Transfert Interne» Seuil = Fr. 10’000 Dernier envoi au SF des listes de «Produits à recevoir» et «Charges / investissements à payer » intégralement remplies (actifs et passifs transitoires). Seuil = Fr. 10’000 Dernier envoi aux Responsables Finances des Facultés des « Transfert de budget ». Dernier délai pour la confirmation de réception de marchandises de 2015 (commandes via EBP/SRM) Dernier délai pour effectuer les dernières corrections d’écriture on-line CalendrierBouclement 2015

5 BOUCLEMENT ANNUEL Vendredi 15 janvier 2016 Pour le SF, fin de comptabilisation des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et factures débiteurs 2015 et des actifs et passifs transitoires Ensuite.. Etablissement du bilan et PP de l’EPFL Reporting au CEPF Préparation de la révision des comptes Etablissement du rapport financier officiel Révision des comptes durant les 3 premières semaines de février CalendrierBouclement 2015

6 BOUCLEMENT ANNUEL Directives et annexes pour transitoires: Application des normes IPSAS (International Public Sector Accounting Standards)  Manuel de présentation des comptes du domaine des EPF Délimitation des charges, investissements et produits de 2015 et 2016 Prestations et biens fournis ou livrés à l’EPFL en 2015  à comptabiliser sous 2015 Prestations et biens fournis ou livrés à nos clients en 2015  à comptabiliser sous 2015 Exhaustivité des charges, investissements et produits 2015 Principes généraux Bouclement 2015

7 BOUCLEMENT ANNUEL Passifs transitoires (dernier envoi le 6 janvier 2016) Listes des charges/investissements à payer (passifs transitoires), TVA incluse, concernant tous les fonds. Prestations des fournisseurs 2015 > CHF 10’000.- par prestation, livrées ou effectuées avant le 1 er janvier 2016 mais non encore facturées au moment du dernier envoi des factures au SF le mercredi 6 janvier Nouveau seuil: CHF 10’000 par prestation Joindre pour chaque position une copie de la preuve de livraison en 2015 ou autre preuve écrite. Ajouter une TVA à payer de 8% (TVA d’un fournisseur suisse, TVA facturée par la douane lors de l’importation d’un bien, ou TVA auto-imposée lors de l’achat de prestations de service provenant de l’étranger) Distinguer les investissements (biens durables de valeur > CHF 10’000.- par article) des charges. Pour ces investissements, inscrire le compte budgétaire pour les mobilier/appareils/machines et pour l’informatique. Taux de change des transitoires = taux comptable de décembre se trouvant sur le site du SF Ecritures transitoires Bouclement 2015

8 BOUCLEMENT ANNUEL Passifs transitoires (dernier envoi le 6 janvier 2016) Pour le matériel commandé directement via l’application E-buying (EBP/SRM) et livré avant le 1 er janvier 2016, le SF produira des listes de passifs transitoires par fonds, pour les acquisitions > CHF 10’ Voir directives pour la saisie de la confirmation de réception de marchandise. Cartes de crédit d’achat: Vu l’augmentation du seuil à CHF 10’000.-, un passif transitoire n’est plus possible pour les achats par carte de crédit. Les achats du 12 au 31 décembre seront comptabilisés sur janvier 2016 Billets CFF: comme d’habitude le SF recevra un fichier pour les derniers voyages de décembre qui seront débités du fonds avant le bouclement; il ne faut donc pas inscrire le coût de ces voyages sur les listes des passifs transitoires. Prestations de la Reprographie 2015: elles seront comptabilisées sur les fonds avant le bouclement, donc à ne pas rajouter sur listes des passifs transitoires. Les dernières factures Airplus (voyages) datées de 2015 seront comptabilisées directement par le SF, comme d’habitude. Pour les projets avec les autres institutions du domaine des EPF où l’EPFL est Leading House (par ex. NanoTera, NCCR…), le SF prendra contact avec les unités concernées pour procéder à l’estimation des montants encore dus aux co- requérants internes et aux autres institutions du domaine des EPF. Ecritures transitoires Bouclement 2015

9 BOUCLEMENT ANNUEL Passifs transitoires (dernier envoi le 6 janvier 2016) Factures Lyreco, Distrelec et Arp (factures électroniques): doivent être régulièrement approuvées à réception des messages hebdomadaires: le 15 janvier, toutes les pièces préenregistrées en 2015 et qui n’auraient pas été validées par l’acheteur seront comptabilisées par défaut. D’éventuelles notes de crédits demandées pour ces dernières écritures se rapporteront sur Equipement scientifique: Le ReO préparera les passifs transitoires pour les acquisitions livrées en 2015 à la charge de leurs fonds centraux. Les autres unités doivent seulement déclarer les passifs transitoires des équipements scientifiques livrés en 2015 à la charge d’un fonds de leur unité. Retenir les factures concernant 2016 jusqu'au jeudi 7 janvier Les factures de loyer 2016 à payer au 1 er janvier peuvent être envoyées au SF jusqu’au mi-décembre (dans fourre séparée et mises en évidence) Les factures 2016 qui ont été enregistrées en tant que passif transitoire sont à retenir jusqu’au 18 janvier Ecritures transitoires Bouclement 2015

10 Passifs transitoires BOUCLEMENT ANNUEL Ecritures transitoires Bouclement 2015

11 Passifs transitoires BOUCLEMENT ANNUEL Ecritures transitoires Bouclement 2015

12 BOUCLEMENT ANNUEL Actifs transitoires (dernier envoi le 6 janvier 2016) Liste des produits à recevoir (actifs transitoires) TVA exclue concernant chaque type de fonds. Joindre pour chaque position une copie de la confirmation de commande ou élément de contrat conclu avec le client. Prestations aux clients (> CHF 10’000.- par prestation) de l'année 2015, livrées par votre unité avant le 1 er janvier 2016 mais non encore facturées à vos clients au moment du dernier envoi des copies des factures débiteurs au SF le 6 janvier. Ecritures transitoires Bouclement 2015

13 BOUCLEMENT ANNUEL Actifs transitoires Ecritures transitoires Bouclement 2015

14 Actifs transitoires BOUCLEMENT ANNUEL Ecritures transitoires Bouclement 2015

15 BOUCLEMENT ANNUEL Régularisation des fonds de tiers échus Base règlementaire: art. 24, al. 3 du Règlement financier Clôture dans les 3 mois suivant l’échéance contractuelle du contrat pour autant que toutes les sommes dues aient été encaissées Quels sont les fonds de tiers concernés? Tous ceux échus jusqu’au 30 septembre 2015 Compensation (en règle générale) avec le fonds réservé de l’unité Que faut-il faire? Mutation du personnel sur fonds désigné  RH Infocentre – Autres rapports – Procédure de clôture de fonds - Contrôle du personnel affecté Demande de transfert à adresser au SF Fonds échus Bouclement 2015

16 BOUCLEMENT ANNUEL Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés Pourquoi cet équilibrage? Être en mesure d’identifier les réserves libres disponibles dans chaque unité à un moment donné Afin de tenir compte des engagements financiers futurs (notamment salaires) sur les fonds désignés, maintien de CHF 50’000 sur les fonds désignés Cette opération est effectuée directement par le SF Tous les fonds désignés avec un solde négatif (mandats divers, fonds 6xxxxx) seront mis à zéro d’ici au 10 janvier 2016, au moyen du fonds réservé (7xxxxx) de l’unité de rattachement Si l’unité concernée n’a pas de « réserves », le SF prendra directement contact avec elle, afin de déterminer quand le fonds réservé sera régularisé. Tous les fonds désignés avec un solde positif supérieur à CHF 50'000.- (état au ) feront l’objet d’un transfert sur le fonds réservé Si nécessaire (solde négatif après quelques mois par exemple), les unités concernées pourront courant 2016 effectuer un transfert équivalent Equilibrage Bouclement 2015

17 BOUCLEMENT ANNUEL Annonce de contrats de recherche, subsides ou autres signés en fin d’année Afin d’assurer la prise en compte de tous les revenus futurs en comptabilité, les contrats de revenus > CHF 500'000 signés en fin d’année doivent être annoncés au plus vite à l’instance concernée (ReO, TTO…) Veuillez ne prendre en compte que les contrats qui n’ont pas encore fait l’objet d’une ouverture de fonds Contrats signé fin 2015 Bouclement 2015

18 BOUCLEMENT ANNUEL Fonds budgétaires Validité annuelle Pas de report Solde positif ou négatif pas transféré Extournes de salaires à communiquer aux RH immédiatement (dotation et AE/AC et PI/HA). Dernier délai pour 2015 : 27 novembre 2015 Enveloppe de fonctionnement Fonds de fonctionnement xxxx-1 à xxxx-n Fonds AE/AC et PI/HA Transferts ou corrections Toutes les écritures 2015 relatives aux fonds budgétaires doivent parvenir au SF avant le bouclement comptable. Plus de corrections possibles (pour 2015) après le bouclement. Délai : 6 janvier 2016 Gestion des fonds budgétaires par faculté/vice-présidence D’éventuelles compensations sont à déterminer avec votre Responsable Finances de Faculté (ou son équivalent dans chaque vice-présidence). Principes de gestion budgétaire Principes gestion budgétaire Passifs transitoires Fonds budgétaires

19 Principes de gestion budgétaire BOUCLEMENT ANNUEL Faculté / VPResponsable Téléphone ENACLaurent SBFrançoise ICRené-Pierre STIPaul SVSophie CDMBarbara CDHNicole VPAARossana VPIVNatacha VPSISéverine PrésidenceSusan Responsables Finances ou équivalent Principes gestion budgétaireFonds budgétaires

20 Principes de gestion budgétaire BOUCLEMENT ANNUEL Fonds de tiers Solde reporté intégralement sur l’année suivante Délai pour les corrections d’écritures, via Infocentre, sur fonds de tiers : 6 janvier 2016 Principes gestion budgétaireFonds de tiers

21 BOUCLEMENT ANNUEL Corrections d’écritures Fonctionnalité automatisée depuis 2 ans Comment procéder? Délai possible: dans les 30 jours suivants la clôture du mois précédent Comment procéder? Se concentrer sur les fonds soumis à rapport financier Par sondage pour les autres fonds Dès l’exercice 2016: Corrections «ordinaires» uniquement de façon électronique Autres corrections telles que investissements, OH etc. à l’aide du formulaire papier Mais attention… Dans les délais seulement! Corrections d’écritures

22 BOUCLEMENT ANNUEL Démonstrations

23 BOUCLEMENT ANNUEL Questions ?