Programme Services Mobilité  Dossier Risque IT – outil Right Mobilité mercredi 15 avril 2015

Sommaire Contexte du déploiement de l’outil Right Mobilité Périmètre à couvrir par l’outil en termes de collaborateurs Périmètre à couvrir par l’outil en termes de postes Profils et nombre d’utilisateurs de l’outil Gestion des données dans l’outil Right Mobilité Couverture fonctionnelle de l’outil Right Mobilité Alimentation de l’outil Right Mobilité 2

Contexte du déploiement de l’outil Right Mobilité Dans le cadre du déploiement du Programme Services Mobilité, une expérimentation a été menée à Lyon. Un déploiement est prévu pour le 15 juillet sur tout le territoire en métropole. Développement de nouvelles activités Priorité à la mobilité interne Approche Interbranches Nouveaux Services Mobilité Priorités - Développer les nouveaux métiers avec des collaborateurs du Groupe - Renforcer la mobilité interbranches sur les territoires - Dynamiser l’accompagnement RH, au plus près des évolutions de métiers Besoins - Détecter les potentiels de développement - Evaluer les compétences requises - Organiser des plans de développement personnalisés - Etendre la recherche de solutions interne pour les recrutements 3

Périmètre à couvrir par l’outil en termes de collaborateurs Géographie : Département du Rhône (69) Organisation : Services Financiers Réseau La Poste Niveau : Classe I à III (1.2 à 3.3) + quelques collaborateurs (département 69 ou autres) rattachés à la DSCC ou filiales et candidats sur les postes à pourvoir par l’Equipe Services Mobilité. Géographie : France métropolitaine entière (hors Dom-Tom) Organisation : Services Financiers Réseau La Poste Banque Postale Filiales Niveau : Classe I à III (1.2 à 3.3) + tout collaborateur d’une autre branche ou d’une de ses filiales candidatant sur des postes ouverts du Réseau ou des Services Financiers confiés aux Equipes Services Mobilités. Expérimentation Cible Base ‘Collaborateurs’ 2 899 agents 83 200 agents 4

Périmètre à couvrir par l’outil en termes de postes Géographie : Département du Rhône (69) Organisation : Services Financiers Réseau La Poste Niveau : Classe I à III (1.2 à 3.3) Géographie : France métropolitaine entière (hors Dom-Tom) Organisation : Services Financiers Réseau La Poste Banque Postale Filiales Niveau : Classe I à III (1.2 à 3.3) Expérimentation Cible Base ‘Postes’ 14 postes environ 2 500 postes 5

Profils et nombre d’utilisateurs de l’outil (1/2) Les profils utilisateurs prévus dans la version cible de l’outil Right Mobilité sont les mêmes que ceux de la version existant pour l’expérimentation. Expérimentation Cible Utilisateurs 22 Utilisateurs Environ 280 utilisateurs Acteurs ESM : 5 RH de proximité : 12 Acteurs Siège : 4 Administrateur : 1 Acteurs ESM : 65 RH de proximité : 200 Acteurs Siège : 10 Administrateur : 5

Profils et nombre d’utilisateurs de l’outil (2/2) Les principes d’habilitation par profil sont les suivants : Acteurs ESM Accès au périmètre des collaborateurs du périmètre de couverture de l’ESM Droit de consultation / saisie / modification des données des collaborateurs du périmètre Accès aux fonctionnalités de recherche, tri, gestion des candidatures et reporting Acteurs RH de proximité : Accès limité aux collaborateurs gérés Droit de consultation / saisie / modification des données des collaborateurs gérés Droit de consultation des candidatures des collaborateurs gérés ou des postes ouverts dans le périmètre Administrateur (super-utilisateur) Toutes fonctionnalités + gestion des profils utilisateurs Utilisateur Siège Accès à l’ensemble des périmètres de couverture de l’ESM Droit limité à la consultation des données collaborateurs et postese Rerpoting

Gestion des données dans l’outil Right Mobilité Les données contenues dans l’outil Right Mobilité vont évoluer entre la version existante et la version cible. Pour mémoire, les données peuvent être au choix : Importées dans l’outil à partir d’une base de données constituées en amont de données extraites des systèmes d’information Banque Postale / Réseau  base « Collaborateurs », base « Postes » Générées directement dans l’outil en lien avec un dossier collaborateur ou une candidature sur un poste Les évolutions prévues entre les 2 versions de l’outil peuvent être synthétisées comme suit : EXISTANT CIBLE Base Postes Environ 150 champs liés au poste: Identification : 5 Contact : 3 Description : 5 Situation orga : 25 Profil requis : 116 En pratique, seuls une trentaine de champs ont été complétés par l’import des données (exclusivement sur les 4 premières rubriques) Objectif : simplification des informations de la fiche de poste  suppression d’un partie des champs importés Les données à maintenir concernent essentiellement les rubriques : Identification Contact Profil requis 8

Gestion des données dans l’outil Right Mobilité Les données générées dans l’outil pour suivre les candidatures des collaborateurs sur les postes ouverts feront l’objet d’une mise en cohérence avec les étapes du processus de recrutement interne ESM, c’est- à-dire principalement les statuts affectés aux candidatures suites aux décisions successives prises par les différents acteurs de la mobilité. EXISTANT CIBLE Base Collaborateurs Environ 200 champs liés au poste: Identification : 8 Contact : 16 Situation mobilité : 40 Emploi actuel : 23 Profil collaborateur : 117 En pratique, les champs n’ont été renseignés via l’import de données qu’à hauteur de 50% environ des données Objectif : ajuster la base de données collaborateur pour recentrer sur les données vraiment utiles pour gérer la mobilité. 33 champs à supprimer Environ 15 champs à ajouter Environ 20 champs à modifier 9

Couverture fonctionnelle de l’outil Right Mobilité Les grandes fonctionnalités prévues dans l’outil sont les mêmes dans la version existante de l’outil Right Mobilité et dans la version cible. Elles feront l’objet d’ajustements. 10

Couverture fonctionnelle de l’outil Right Mobilité Les évolutions demandées concernent : La fonctionnalité de recherche, accessible sur les postes et sur les collaborateurs. Cette fonctionnalité consiste à faire des sélections et des tris sur les bases de données en fonction de critères à définir. Une demande a été formulée pour pouvoir enregistrer les recherches ou pour pouvoir en exporter le résultat sous excel La fonctionnalité de reporting, accessible sur les postes, les collaborateurs et les candidatures Cette fonctionnalité consiste à pouvoir extraire des bases de données, en intégrant d’éventuelles opérations, des informations ciblées selon des critères à définir Les demandes concernant la mise en place de masque d’aide à la saisie, et la mise en place de contrôle et d’automatismes (envoi de mail, workflow d’actions logiques, etc.) n’ont pas été retenues dans les évolutions à mettre en place à court terme. 11

Alimentation de l’outil Right Mobilité L’alimentation de l’outil Right Mobilité peut se faire : Par importation semi-automatique de bases de données constituées à partir d’extractions de systèmes d’information Banque Postale / Réseau La Poste Par saisie manuelle des informations collectées au cours des activités menées par les équipes Services Mobilité L’évolution de l’outil Right Mobilité ne prévoit pas la mise en place d’interfaces automatiques reliant directement les systèmes d’information Banque Postale / Réseau La Poste à l’outil. Les bases de données Collaborateurs et Postes seront fournies sous forme de fichiers pour intégration dans l’outil Right Mobilité par les équipes de Right Management. La fréquence de mise à jour des données est à définir. Les candidatures de la Bourse des emplois seront reportées manuellement au fil de l’eau par les Equipes Services Mobilité dans l’outil Right Mobilité. Il n’est pas non plus prévu d’alimenter en retour les systèmes d’information Banque Postale / Réseau La Poste avec des données extraites de l’outil Right Mobilité. 12

Contrat d’application et engagements réciproques Un contrat d’application sera mis en place entre Right Management et La Banque Postale / Réseau La Poste pour encadrer l’exploitation de l’outil Right Mobilité pendant la durée de mise à disposition de l’outil (à définir). Le contrat a notamment vocation à : Formaliser les fonctionnalités prévues et effectivement mises en production Encadrer l’utilisation de l’outil : nombre d’utilisateurs / profils et habilitations Préciser les clauses techniques (prérequis technique serveurs, postes utilisateurs, etc.) Contractualiser les engagements réciproques (qualité, performance, etc.) Prévoir les modalités d’hébergement et d’assistance / support utilisateur Contractualiser les conditions tarifaires Redevance annuelle de mise à disposition de l’outil Licences utilisateurs / an Hébergement annuel Support utilisateurs A titre d’information, l’expérimentation n’a pas fait l’objet d’une contractualisation. 13