ADYLIS Conseil © 2012 Livret aide-mémoire Secrétaires médicales L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) EN P ICARDIE 1

ADYLIS Conseil © 2012  Le présent livret vise à :  Les principaux résultats auxquels doit mener cette formation Susciter l’intérêt du patient au DMP Orienter le patient vers les points d’accueil pour la création du DMP Ouverture en routine de DMP,… Former les secrétaires médicales à l’information et la promotion du DMP auprès des patients 2

ADYLIS Conseil © Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs face au DMP - p.4 2. Script d’information sur le DMP Rappel des acquis – p.7 Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP - p.9 Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP – p.10 Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges – p.13 FAQ – p.14 Fiche pratique n°4 : Orientation du patient p Cas pratique : Consultation du DMP patient – p.19 Sommaire 3

ADYLIS Conseil © 2012 Les acteurs concernés dans l’établissement  L’information préalable à donner au patient est obligatoire mais ne nécessite pas d’interaction avec le DMP. A ce titre elle peut être réalisée par toute personne formée, y compris par exemple par des associations de patients  La création peut être faite par tout professionnel de santé ou personnel d’établissement authentifié par une carte CPx ou un certificat de personne morale  L’alimentation n’est possible que par un PS porteur d’une carte CPS ou utilisant un certificat de personne morale. 4

ADYLIS Conseil © 2012 Quel est le rôle des secrétaires médicales face au DMP ? C’est un rôle de « déclencheur » Informer le patient sur le DMP Susciter l’intérêt du patient sur le DMP Orienter le patient vers les points d’accueil 1 er contact avec l’hôpital l’hôpital Grande expérience et responsabilité forte Qualité d’écoute Relation de confiance avec le patient 5

ADYLIS Conseil © 2012 Le rôle des référents C’est un rôle de « coaching » Motiver Construire Accompagner Ecouter Donner confiance Etre proche Un patient informé Un DMP créé Un patient satisfait 6

ADYLIS Conseil © 2012 Rappel des acquis Le style d’accueil « propice » pour le DMP Le style d’accueil « propice » pour le DMP Informatif Promotionnel Convivial  Je m’adapte aux phases d’accueil présentiel  Je soigne : Mon aspect physique Ma voix Mon intonation Mon langage corporel Ma gestuelle  Je m’efforce de garder mon naturel 7

ADYLIS Conseil © 2012 Les fiches pratiques pour l’accueil, l’information et la création du DMP Ce que vous faites déjà : Salutations Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) Délivrance des informations les plus simples (Prise de congés) Ce que vous faites déjà : Salutations Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) Délivrance des informations les plus simples (Prise de congés) Les phases de la relation patient Ce qui va changer dans votre pratique : Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges Fiche pratique n°4 : Orientation vers les points d’accueil Ce qui va changer dans votre pratique : Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges Fiche pratique n°4 : Orientation vers les points d’accueil 8

ADYLIS Conseil © 2012 Objectifs ContexteInformationsBonnes pratiques Accueil convivial Questions fermées à poser dans le cadre de la saisie des informations du patient Résultats attendus Le patient est intéressé Fiche pratique N°1 : Accroche Bâtir une accroche pour sensibiliser le patient au DMP  Je me sers de la confiance que m’accorde le patient pendant l’échange pour lui présenter le DMP  Je profite de l’intérêt que suscite chez le patient le dispositif de promotion du DMP  Souhaitez-vous que les PS accèdent à votre dossier médical via votre carte vitale ? o ….  Nous vous offrons la possibilité de l’ouvrir dans le cadre de votre prise en charge à l’hôpital o …. 9

ADYLIS Conseil © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (1/3) Communiquer les informations clés au patient concernant le DMP  Si le patient désire plus d’informations, je présente le DMP en m’appuyant sur le 12X pages Brochure d’information lorsque le patient est intéressé pour ouvrir son DMP  Qu’est-ce que le DMP ? C’est un « carnet de santé électronique » accessible sur Internet Il contient les informations nécessaires à votre suivi médical : traitements, analyses de laboratoires, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus Il est gratuit Le DMP simplifie le partage des données de santé à caractère personnel utiles à la coordination de vos soins et la votre prise en charge médicale → Je n’ai plus besoin de rechercher les informations à transmettre à mes médecins → Les médecins traitants qui me suivent et que j’ai autorisés peuvent consulter mon dossier ou ajouter des documents 10

ADYLIS Conseil © 2012 Informations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (2/3)  Comment ça marche ? L’ouverture du DMP ne se fera pas sans votre consentement Vous donnez ensuite les autorisations d’accès aux professionnels et établissements de santé qui vous suivent Vous pouvez demander que certains documents ne soient pas visibles par tous les professionnels de santé que vous avez autorisés → Prendre un exemple Vous pouvez consulter à tout moment l’ensemble des documents qui sont dans votre DMP → Je me connecte à mon DMP par Internet via le site Vous avez accès à l’historique de toutes les actions effectuées au sein de votre DMP : → Je peux savoir qui a accédé, quand et pour quoi faire ? Vous pouvez demander une copie sur support papier ou sur CD-ROM de votre DMP Vous pouvez à tout moment décider de fermer votre DMP 11

ADYLIS Conseil © 2012 Informations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (3/3)  Le DMP et les professionnels de santé L’accès à votre DMP par un professionnel de santé ou l’équipe de soins d’un établissement de santé est soumis à votre autorisation → Prendre un exemple  Le DMP et la confidentialité Un identifiant national de santé (INS) calculé à partir de votre carte garantit que les informations personnelles de santé ajoutées dans votre DMP sont bien les vôtres Vos données sont stockées sur les serveurs informatiques d’un hébergeur agréé par le ministère en charge de la santé Cet hébergeur national assure la transmission et la conservation des données de votre DMP en toute sécurité et confidentialité Bonnes pratiques Se mettre à la place du patient (utilisation du « je ») Utilisation de mots-clés Appui sur des exemples et des expériences vécues Donner une explication claire et succincte en une fois Résultats attendus Le patient est informé 12

ADYLIS Conseil © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°3 : Ecoute active, questionnement, échanges Mettre en œuvre l’écoute active pour répondre aux questions et lever les objections  Je réponds aux interrogations du patient en m’appuyant sur le document FAQ (foire aux questions présentée ci-après)  Cf. Document de FAQ (foire aux questions) Bonnes pratiques  Se taire pour écouter  Relier ce que dit l’autre à ce qu’on sait déjà  Repérer les éléments nouveaux  Montrer que l’on comprend  Relever les points importants  Questionner, reformuler,  Se donner le temps de réfléchir Résultats attendus Le patient est rassuré 13

ADYLIS Conseil © 2012 FAQ sur le DMP (1/4)  1) Qu'est ce que le DMP ?  Le DMP est un dossier médical personnel informatisé. Il est accessible sur internet. La loi du 13 août 2004 a créé le DMP pour favoriser la coordination, la qualité et la continuité des soins, gages d’un meilleur suivi médical. Le DMP contient les informations de santé nécessaires à votre suivi : traitements, analyses de laboratoire, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus hospitaliers, radiologies… Il comporte un volet spécialement destiné à la prévention.  2) Le DMP est-il gratuit ?  Oui. Le DMP est un service public proposé gratuitement à tous les bénéficiaires de l’assurance maladie.  3) Le DMP est-il obligatoire ?  Non. Le DMP n’est pas obligatoire pour le patient. C’est vous qui décidez si vous souhaitez ou non créer un DMP.  4) Tout le monde peut-il disposer d'un DMP ?  Aux termes de la loi, chaque assuré français doit pouvoir disposer d’un DMP. Sa création repose sur la lecture de la carte Vitale. Aujourd’hui, 52 millions de bénéficiaires de l’assurance maladie, sur un total de 66 millions de français, sont titulaires de cette carte individuelle et peuvent donc prétendre à la création d’un DMP. Cette possibilité sera progressivement ouverte à l’ensemble des assurés. 14

ADYLIS Conseil © 2012 FAQ sur le DMP (2/4)  5) Que vais-je trouver dans mon DMP ?  Le DMP contient des informations de santé permettant le suivi de vos soins. Ces informations sont ajoutées par les médecins et les professionnels de santé qui vous soignent et que vous avez autorisés à accéder à votre DMP. Le DMP s’organise en plusieurs espaces : synthèse médicale, traitements et soins, comptes-rendus, imagerie médicale, analyses de laboratoire, prévention, certificats et déclarations. Vous pouvez vous aussi ajouter dans votre DMP toute information que vous jugez nécessaire de porter à la connaissance des professionnels de santé qui vous suivent.  6) Que m’apporte le DMP?  Le DMP est au service de votre santé. Votre DMP permet aux professionnels de santé qui vous soignent, de partager les informations de santé utiles à votre prise en charge médicale. Le DMP améliore votre suivi médical.  Avec le DMP, vous n’avez plus besoin de rechercher les informations à transmettre à vos médecins. Vos données de santé sont disponibles et accessibles partout, à tout moment et en toute sécurité. Cet accès peut être utile notamment en situation d’urgence. 15

ADYLIS Conseil © 2012 FAQ sur le DMP (3/4)  7) Ce que n’est pas le DMP ?  Le DMP n’est pas un dossier exhaustif et ne remplace pas le dossier « métier » du professionnel de santé qui vous suit. Le dossier « métier » concerne votre prise en charge spécifique ou spécialisée. Parmi les données médicales contenues dans le dossier métier, certaines sont utiles à la coordination de vos soins et à votre prise en charge par d’autres professionnels de santé : ce sont précisément ces données que le médecin choisira pour alimenter le DMP, avec votre accord.  8) En quoi le DMP aide mon médecin ?  Le DMP lui permet d’accéder simplement et rapidement aux informations médicales qui vous concernent. Il favorise également l’échange et le partage des informations avec ses confrères.  9) Comment créer mon DMP ?  Vous pouvez demander la création de votre DMP à un professionnel de santé ou à l’hôpital. Après avoir été informé sur le DMP et son fonctionnement, vous donnez votre consentement. La création de votre DMP se fait alors immédiatement, à l’aide de votre carte Vitale.  10) Comment savoir que mon DMP a bien été créé ?  Vous donnez votre consentement à la création de votre DMP, après avoir été dûment informé. Une fois votre DMP créé, le professionnel de santé vous remet un document attestant de la création de votre DMP ; vous pouvez obtenir un autocollant à apposer sur votre carte Vitale. 16

ADYLIS Conseil © 2012 FAQ sur le DMP (4/4)  11) Puis-je consulter mon DMP ?  Oui. Vous pouvez consulter votre DMP par internet via le site Cet accès sera possible au cours du premier trimestre  12) Qui peut accéder à mon DMP ?  Le DMP est accessible à tous les professionnels de santé qui vous prennent en charge, si vous les y avez autorisés : médecins généralistes et spécialistes, radiologues, infirmières mais aussi pharmaciens. Selon leur profession, les professionnels de santé peuvent consulter tout ou partie des documents contenus dans votre DMP : un médecin par exemple a accès à l’ensemble des documents alors qu’un pharmacien n’a pas accès à tous les comptes-rendus de consultation. Si vous le souhaitez, vous pouvez bloquer l’accès de tel ou tel professionnel désigné nominativement.  13) Le médecin du travail peut-il accéder à mon DMP ?  Aux termes de la loi, l’accès au DMP est interdit au médecin du travail. Il est également interdit au médecin des assurances, des mutuelles et aux banques.  14) N'y a-t-il pas un risque que mon DMP soit piraté ?  Le DMP obéit à des règles de sécurité et de confidentialité extrêmement strictes. Les données des DMP sont stockées de manière extrêmement sécurisée chez un hébergeur national agréé par le ministre de la santé. L’hébergement est réalisé sous la responsabilité d’une agence d’Etat : l’agence des systèmes d’information partagés de santé. 17

ADYLIS Conseil © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°4 : Orientation du patient Orienter le patient intéressé vers les points d’accueil pour la création du DMP  Je viens d’informer le patient sur les principes du DMP et les modalités de son utilisation. Je cherche une réponse affirmative à son intérêt.  Pour recueillir l’intérêt du patient, on lui remet préalablement la brochure d’information qui explique le fonctionnement et les bénéfices du DMP : Etes-vous intéressé par l’ouverture de votre DMP à l’hôpital?  Si le patient exprime son intéressement, on l’oriente vers le point d’accueil le plus proche pour qu’il puisse créer son DMP  Si le patient exprime une hésitation, on lui propose de prendre le temps de lire la brochure dans la salle d’attente ou à son domicile et de revenir ultérieurement pour la création du DMP. La création du DMP peut se faire également chez un PS. Bonnes pratiques  Questions fermées/Réponses affirmatives claires Résultats attendus Le patient crée son DMP 18

ADYLIS Conseil © Cas pratique Consultation d’un DMP patient 1.Se connecter à 2.Renseigner les codes d’accès fournis lors de la création du DMP

ADYLIS Conseil © Cas pratique Consultation d’un DMP patient

ADYLIS Conseil © Cas pratique Consultation d’un DMP patient 3.Renseigner le code d’accès à usage unique reçu par SMS ou par messagerie électronique dans les 3 minutes.

ADYLIS Conseil © Cas pratique Consultation d’un DMP patient 4.Accéder à l’onglet Accueil : - Visualiser les 5 derniers documents ajoutés -Ajouter un document -Visualiser les derniers accès -Accéder à l’historique des accès …

ADYLIS Conseil © Cas pratique Consultation d’un DMP patient 5.Accéder à l’onglet Documents : -Ajouter un document -Rechercher un document -Visualiser le parcours de vie…

ADYLIS Conseil © Cas pratique Consultation d’un DMP patient 6.Accéder à l’onglet Gestion du DMP : -Visualiser et modifier les données administratives et de connexion -Gérer les autorisation -Modifier les paramétrages -Fermer le DMP…

ADYLIS Conseil © 2012 L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) en marche dans la région Picardie