La régularisation des comptes Séance 4 La régularisation des comptes

Plan de la séance 4 Différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice Postulats et principes comptables justifiant les écritures de régularisation Les écritures de régularisation Les charges payées d’avance Exercice 1: Machin Truc enr. Exercice 2: Y inc. L’amortissement Les produits reçus d’avance Les charges à payer Exercice 3 : Les salaires Les produits à recevoir

Comptabilité de caisse VS Comptabilité d’exercice Supposons que… ) nous achetons 150 000 $ de marchandises en 2009… ) que nous les vendons pour un montant de 250 000 $ dont 20 % sont encaissés immédiatement (en 2009)… ) et que le reste le sera en 2010 2009 2010 A B C 20% de 250 000$ = 50 000$ donc encaissement de 50 000$ en 2009 et 200 000$ en 2010

État des résultats ) Achats de 150 000 $ de marchandises ) Vente de 250 000 $ dont 20 % au comptant et … ) La balance en 2010

État des résultats ) Achats de 150 000 $ de marchandises ) Vente de 250 000 $ dont 20 % au comptant et … ) La balance en 2010

Résumé Caisse: Encaissements Décaissements Comptabilité Critères Caisse: comptabilisation des produits et des charges en fonction de: Exercice (respecte les PCGR) Encaissements Décaissements Moment où ils sont gagnés Moment où ils sont utilisés

Pourquoi des régularisations? Ecritures passées en fin de période comptable, juste avant d’établir les états financiers pour qu’ils donnent une bonne information. Le 31 décembre en prévision de la fin d’exercice Exemple: Un traiteur XY a fourni des prestations pour le souper de Noël. Comme il s’agit d’une période d’activité chargée, XY n’a pas eu le temps d’établir les factures… Que se passe-t-il d’un point de vue comptable? Que devrait-il se passer?

Les principes comptables derrière les régularisations Postulat de l’indépendance des exercices Principe de réalisation Principe de rapprochement des produits et des charges Bonne information Importance relative

Le postulat de l’indépendance des exercices - rappel Le postulat de l’indépendance des exercices suppose que la vie économique d’une entreprise peut être divisée en périodes arbitraires, généralement un mois, un trimestre ou une année. Les périodes de moins de un an s’appellent périodes intermédiaires. On appelle la période comptable qui s’échelonne sur un an exercice ou année financière. 1

Indépendance des exercices Ce postulat peut paraître insolite, voire utopique mais… Il présente des avantages: Permet de donner une Information périodique, De comparer les exercices d’une même amplitude pour une même entreprise, De comparer les performances de différentes entreprises D’un même secteur Pour une période équivalente

Le principe de réalisation - rappel Le principe de réalisation signifie qu’il faut constater les produits dans l’exercice au cours duquel ils ont été réalisés. Dans une entreprise de services, on considère, les produits comme réalisés au moment où il y a prestation du service. Dans une entreprise commerciale, on considère les produits comme gagnés au moment où les biens sont livrés. 2

Principe de réalisation-suite Principe de réalisation des produits Événement clé qui nous permet de déterminer le plus adéquatement possible le moment ou le revenu est gagné. Livraison d’un bien Moment où le service est rendu

Le principe du rapprochement des produits et des charges - rappel Le principe qui règle la constatation des charges s’appelle principe du rapprochement des produits et des charges. Le principe du rapprochement des produits et des charges établit qu’il faut effectuer un rapprochement entre les efforts (des charges) et les réalisations (des produits). Les produits gagnés au cours du mois charges engagées pour générer les produits diminués des.... = Bénéfice net 3

Principe du rapprochement des produits et des charges - suite Étape préliminaire : Constatation d’un produit. (Principe de réalisation) Nécessaire si on veut déterminer le bénéfice de l’opération (est-ce que la transaction augmente ou diminue la richesse des l’entreprise ?).

Objectif de la régularisation des comptes S’assurer du respect des principes de constatation des produits et du rapprochement des produits et des charges, Concrètement: S’assurer que tous les produits de la période (et seulement les produits de la période) ont été comptabilisés, s’assurer que toutes les charges de la période ont été comptabilisées Un corollaire: est-ce que tous les actifs (et passifs) présents au bilan doivent effectivement s’y trouver ?

Les étapes du cycle comptable 1. Analyser les opérations 9. BV après fermeture 2. Journaliser les opérations 8. Écritures de fermeture 3. Reporter les opérations aux comptes du grand livre 7. Préparer les états financiers 6. Préparer la balance de vérification régularisée 4. Préparer la balance de vérification 5. Journaliser et reporter les écritures de régularisation

Types de régularisation 5 types de régularisations 3 types de régularisations sont visibles dans la balance de vérification: 2 autres ne le sont pas: Charges payées d’avance (ACTIF) Amortissement (CHARGE) Produits reçus d’avance (PASSIF) Charges à payer (PASSIF) Produits à recevoir (ACTIF)

La balance de vérification Tableau 4.1 page 153 On analyse la balance de vérification pour déterminer s’il faut ou non passer des écritures de régularisation.

Lors de la comptabilisation initiale: Inscription d’un actif ou d’un passif Passage du temps ou événements économiques ont influé sur ces éléments d’actif ou de passif Régularisation pour tenir compte de ces changements

Étapes pour passer les écritures de régularisation 1- Retrouver l’écriture initiale 2- Faire une ligne du temps si nécessaire pour comprendre comptablement la question 3- Ouvrir les comptes en T qui seront concernés par la régularisation 4- Y inscrire les montants de l’écriture initiale 5- Déterminer le solde désiré

1. Charges payées d’avance : Assurances payées d’avance Prime d’assurance couvrant 12 mois à partir du 1er janvier 2009 pour un montant de 1440$ 1440$/12 mois= 120$ d’assurances par mois Période couverte: 01/01/2009 au 31/12/2009 Écriture au 31 janvier 2009 (fin de l’exercice)? D’abord, appliquez la définition d’actif ... 01/02/08 31/01/09 31/01/10 Exercice actuel 12 mois 01/01/09 31/12/09

Étape 1 Assurances payées d’avance Écriture passée aux livres (écriture initiale) : Assurances payées d’avance 1 440 Encaisse 1 440 Avantages économiques futurs au 1er janvier 2009

Effet de l’écriture sur les comptes de G/L Encaisse Assurances P/ A 1 440 1 440 Au 1/01/09 c’est la bonne écriture à passer. Au 31/01/09 (fin de l’exercice financier), comme il n’y a pas eu d’autres écritures, les comptes ne reflètent pas fidèlement la réalité. 1/02/08 31/01/09 31/01/10 Exercice actuel 12 mois 1/01/09 31/12/09

Étape 2- Ouvrir les comptes en T Déterminer le montant- solde désiré dans le compte en T approprié Assurances P/A Assurances 1 440 120 Solde désiré 1 440/12 mois = 120 $/mois

Étape 3 Écriture de régularisation 1 440 120 120 1 320 120 Assurances P/A Assurances 1 440 120 120 1 320 Solde au grand livre 120 Solde au grand livre Écriture de régularisation: Assurances 120 Assurances payées d'avance

Exercice 1: Machin Truc enr. Voici les dossiers des polices d’assurances en vigueur pour Machin Truc Enr. au 31 décembre 20X8. Les assurances sont correctement régularisées à la fin de chaque exercice. Coût Début Fin Feu 1 800 $ 01/03/07 28/02/09 Vol 2 160 $ 01/05/06 30/04/09 Vandalisme 400 $ 01/10/08 30/09/09 Responsabilité 1 200 $ 01/05/08 Inondation 504 $ 01/11/07 31/10/10

Exercice 1 (suite) Pour les deux prochaines questions, supposez que la personne préposée aux entrées comptables inscrit les achats d’assurances dans le compte « Assurances payées d’avance ». L’ancienne police pour le vandalisme coûtait 600 $ pour une période de 12 mois. Il n’y avait pas d’assurance-responsabilité avant cette année. Quelle est la charge d’assurances pour l’exercice terminé le 31/12/08? Quel est le montant qu’il faudra retrouver dans le compte assurances payées d’avance au 31/12/08?

1. Charges payées d’avance : Fournitures de bureau non utilisées Achats de marchandises constituant des stocks de fournitures à l’actif Les employés utilisent les fournitures mais ne mettent pas à jour la liste des stocks. Il faut faire un inventaire à la fin de la période pour savoir le montant qui reste à l’actif stocks de fournitures de bureau (ou fournitures non utilisées) Exemple: Suite à un décompte physique de l’inventaire, on établit que le solde des fournitures non utilisées au 31 janvier 2009 sont de 450$

Étape 1 Fournitures de bureau non utilisées Écriture passée aux livres (écriture initiale) : Fournitures de bureau non utilisées 750 Encaisse ou fournisseurs 750

Étape 2- Ouvrir les comptes en T Déterminer le montant- solde désiré dans le compte en T approprié Fournitures non utilisées Fournitures 750 Solde désiré Solde de l’inventaire 450

Étape 3 Écriture de régularisation 300 300 450 300 Fournitures non utilisées Fournitures 750 300 300 450 300 Solde au grand livre Solde au grand livre Écriture de régularisation: Fournitures 300 Fournitures non utilisées

Comptabilisation alternative: Inscription initiale en charge Fournitures de bureau utilisées 750 Encaisse 750 Écriture de régularisation Fournitures de bureau non utilisées 450 Fournitures de bureau utilisées 450 Fournitures de Bureau non utilisées 750 bureau utilisées Encaisse 450 300

Exercice 2: Y inc. Passez les écritures de Y inc. en fin d’exercice pour 2007, 2008 …en supposant que les achats de fournitures de bureau sont comptabilisés dans le compte Fournitures de bureau non utilisées …en supposant que les achats de fournitures de bureau sont comptabilisés dans le compte Fournitures de bureau utilisées

2. L’amortissement Lorsqu’on acquiert une immobilisation (actif détenu à LT), on le fait pour les services qu’elle va nous apporter. Le montant d’achat est un estimé des avantages futurs. On l’utilisera pendant plusieurs exercices. Elle rendra des avantages économiques sur plusieurs années, avantages qu’on peut répartir sur ces années. L’amortissement annuel représente les avantages économiques, rendus par l’immobilisation, consommés durant l’exercice.

2. L’amortissement Définition: Répartition logique et systématique du coût d’une immobilisation sur sa durée de vie utile Il faut donc trouver la méthode de répartition qui se rapprochera le plus de l’intensité avec laquelle on consomme les avantages futurs reliés à l’actif C’est-à-dire une modélisation de la consommation de l’immobilisation sur les années d’utilisation. Méthodes d’amortissement Linéaire Dégressif (que l’on ne verra pas dans ce cours) Proportionnel à l’utilisation

Amortissement linéaire Montant à répartir (ou assiette d’amortissement) = Coût - valeur résiduelle Durée: Durée de vie utile pour l’entreprise Calcul amortissement linéaire: = (Coût- valeur résiduelle) / durée de vie utile

Exemple: Achat et amortissement d’une immobilisation (1) J’achète une auto 10 000$ et j’estime qu’elle va me durer 5 ans. Lors de l’acquisition le 01/01/09, je passe l’écriture suivante: Étape 1 Matériel roulant (actif) 10 000 @ Encaisse 10 000 Et non Matériel roulant (charge) 10 000 @ Encaisse 10 000

Exemple: Achat et amortissement d’une immobilisation (2) Étape 2: Déterminer le montant de l’amortissement Charge annuelle d’amortissement : (10 000 - 0) / 5 ans = 2 000$ Étape 3: Écriture de régularisation Amortissement 2 000 @ Amortissement cumulé 2 000 Faut créer un autre compte amortissement cumulé matériel roulant et le mettre dans credit (c’est un compte de contre partie)

Exemple: Achat et amortissement d’une immobilisation (3) Une visualisation par les comptes en T 1- à l’achat 2- Régularisation Matériel roulant Amortissement 10 000 2 000 8 000 2 000 3- présentation au bilan Matériel roulant Amort. cumulé 10 000 2 000 10 000 2 000 Compte de contrepartie présenté à l’actif

Exemple: Achat et amortissement d’une immobilisation (4) Exemple: Achat et amortissement d’une immobilisation (4) La valeur comptable À la fin des 5 ans, j’aurai passé une charge de 2 000$ à tous les ans La valeur comptable à la fin des 5 ans de mon actif sera de : Matériel roulant 10 000$ Amortissement cum.-mat. roulant(10 000$) 0$ Remarque: Au bout d’un an, sa valeur comptable est de 8000$ (10 000 – 2 000). Au bout de 2 ans, 6000$, etc…

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Amortissement du matériel de bureau Le matériel de bureau a coûté 9 750$. M. Desjardins estime qu’il a une durée de vie utile de 3 ans. Il croit pouvoir récupérer 750$ à la fin de cette durée de vie utile. Calcul de l’amortissement: (9750 – 750) / 36 mois = 250$ Ecriture d’amortissement: Amortissement matériel de bureau 250 @ amortissement cumulé matériel de bureau 250

3. Produits reçus d’avance : honoraires reçus d’avance Le 15 janvier 2009, Philippe Desjardins a conclu une entente de fournir des services de mises à jour d’un site Web moyennant une somme de 800$/mois Le 26 janvier 2009 il a reçu la somme de 2400$ pour 3 mois de services débutant le 15 janvier Au 26/01/09 c’est la bonne écriture à passer. Au 31/01/09 (fin de l’exercice financier), comme il n’y a pas eu d’autres écritures, les comptes ne reflètent pas fidèlement la réalité. 1/02/08 31/01/09 31/01/10 Exercice actuel 2 ½mois 26/01/09 15/04/10

3. Produits reçus d’avance Étape 1 Écriture initiale passée en comptabilité : Encaisse 2 400 Honoraires reçus d’avance 2 400

Étape 2- Ouvrir les comptes en T Déterminer le montant- solde désiré dans le compte en T appropriés Honoraires reçus d’avance Honoraires gagnés 2 400 Solde désiré 2000 OU Solde désiré 400 2400/3 mois *2.5 mois restants 800$/mois; 15 jours gagnés

Étape 3 Écriture de régularisation 400 400 2 000 400 Honoraires reçus d’avance Honoraires gagnés 2 400 400 400 2 000 400 Solde au grand livre Solde au grand livre Écriture de régularisation: Honoraires reçus d’avance 400 Honoraires gagnés

Charges et produits qui n’ont pas donné lieu à l’inscription d’un actif ou d’un passif au cours de l’exercice Régularisations à la fin de l’exercice: Inscription de la charge au même moment que le passif Inscription du produit au même moment que l’actif

4. Les charges à payer: les salaires à payer Exemple La secrétaire est payée 100$/jour Le salaire est versé tous les 2 vendredis La date d’embauche est le 12 janvier (lundi) Elle a reçu un salaire le 23 janvier (vendredi) de 1000$ Le salaire du 26 au 30 janvier (5 jours) n’est pas encore comptabilisé et sera payé le 6 février

4. Les charges à payer: les salaires à payer Au 31 janvier, aucune écriture n’a encore été passée. Nécessité d’une écriture de régularisation pour constater la charge de salaire du mois de janvier qui ne sera payée qu’en février. L’écriture est la suivante: Salaires 500 @ salaires à payer 500

5. Les produits à recevoir Exemple: Le 20 janvier 2009, Philippe Desjardins a accepté de fournir des services de mise à jour pour 3600$ payable le 20 ième jour du mois suivant Du 20 au 31 janvier, ⅓ des services est réalisé.

5. Les produits à recevoir Aucune écriture n’a encore été passée. Une écriture de régularisation est nécessaire pour constater la part des produits réalisés au 31 janvier. L’écriture est la suivante: Clients 1 200 @ honoraires gagnés 1 200

Balance de vérification après régularisation

En guise de conclusion Regarder ce qui a été fait - écriture initiale Quelque soit le type de régularisation, la démarche est identique: Regarder ce qui a été fait - écriture initiale Établir le montant exact- solde désiré dans les comptes en T appropriés Passer l’écriture de régularisation

A faire pour la semaine prochaine Exercices sur les régularisations mentionnés sur le portail de cours Lectures: chapitre 5, p 220 à 252 Exercice FRIPOUILLE (Exercices du cours, séance 5): Établissez la balance de vérification avant régularisation de Fripouille enr. au 31/12/2008 à l’aide des comptes de grand livre. Passer les écritures de régularisation nécessaires au journal général au vue des indications dans les slides qui suivent.

Régularisations - FRIPOUILLE L'effet à recevoir provient d'un client qui éprouve des difficultés financières. L'effet est daté du 01/07/2008 et porte intérêt à un taux annuel de 8 %. Il viendra à échéance le 01/07/2009. Seuls les intérêts effectivement encaissés ont été comptabilisés au 31 décembre 2008. Au cours de l'exercice, tous les achats de fournitures ont été portés au compte d'actif. Selon l’inventaire de fin de période, le montant des fournitures dénombrées est de 1 350 $. 57

Régularisations - FRIPOUILLE Renouvellement des polices Polices d’assurances : * Lors du renouvellement, les polices A et B ont été comptabilisées dans le compte assurances payées d’avance, tandis que la police C a été comptabilisée au compte assurances Au 31/12/2007 Renouvellement des polices Police Solde dans le compte assurances payées d’avance Date d’échéance de la police Date d’entrée en vigueur Durée de la police Coût total de la police* A 500 $ 31/05/08 01/06/08 1 an 1 200 $ B 200 $ 30/09/08 01/10/08 3 ans 900 $ C 460 $ 31/03/08 01/04/08 2 ans 3 680 $ 5-58

Régularisations - FRIPOUILLE Les costumes ont été achetés le 2 janvier 2005, tandis que le camion a été acquis le 1er juillet 2007. La charge d’amortissement annuelle des costumes est de 2 000 $ tandis que celle du camion est de 5 000 $. L'effet à payer est daté du 01/09/2008. Il porte intérêt au taux annuel de 8 % et viendra à échéance le 31/8/2009. Le compte services d'animation comprend une somme de 1 500 $ reçue d'un client pour des services à rendre en janvier 2009. 5-59

Régularisations - FRIPOUILLE Le loyer mensuel est de 900 $. Une annonce publicitaire ayant coûté 300 $ a été payée et comptabilisée en décembre 2008. Elle sera publiée dans le numéro de janvier de la revue Frivole. Les salaires pour les deux dernières journées de travail des employés ne sont pas comptabilisés (600 $). 5-60