Sondage réalisé auprès de 300 cadres Réunion inefficace Sondage réalisé auprès de 300 cadres Source: Journal of Management, 1999

La gestion de réunions Questions d’amorce: Quelle question un gestionnaire devrait-il se poser avant de planifier une réunion? À quoi servent les réunions? Comment assurer l’efficacité d’une réunion?

Démarche préliminaire de questionnement Tenir une réunion Démarche préliminaire de questionnement Étape 1 : Quel est l’objectif de ma réunion? Étape 2 : Quel type de réunion vais-je utiliser? Étape 3 : Que dois-je faire avant – pendant – après la réunion? Étape 4 : Quel est mon rôle et qu’est-ce que j’attend des participants?

Types de réunions et objectifs visés Faire comprendre une situation, une problématique, une réussite Susciter l’engagement Transmettre de l’information Les types de réunion Réunion d’information Réunion de prise de décision Objectifs: Décider des objectifs et des moyens sur une question donnée Élaborer un plan d’action

Types de réunions et objectifs visés Prendre des avis Tester les idées Observer les réactions face à une situation Les types de réunion Réunion de consultation Réunion opérationnelle Objectifs: Faire un bilan de l’avancement des projets Déléguer les responsabilités

Types de réunions et objectifs visés Trouver des moyens originaux et utiles pour atteindre les résultats Proposer des idées et des manières de faire différentes Les types de réunion Réunion de créativité NB: Une réunion ne devrait pas compter plus de deux volets. Par exemple: un volet informatif et un volet de consultation; un volet décisionnel et un volet de gestion opérationnelle

Le processus de gestion de réunion Quoi faire AVANT la réunion ? Quoi faire PENDANT la réunion ? Quoi faire APRÈS la réunion ?

Le processus de gestion de réunion Quoi faire AVANT la réunion ? Se préparer (autant les membres que l’animateur) Décider quel type de réunion tenir Définir l’objectif de la réunion Déterminer le lieu, l’heure et la durée de la réunion Convoquer les membres Développer le contenu de la réunion Établir un ordre du jour S’assurer que les membres connaissent leur rôle Distribuer l’ordre du jour aux membres

Le processus de gestion de réunion Quoi faire PENDANT la réunion ? Pour l’animateur Annoncer le thème de la réunion Présenter l’ordre du jour Spécifier l’horaire Favoriser la participation Faire des synthèse régulièrement Etre dynamique

Le processus de gestion de réunion Quoi faire APRÈS la réunion ? Effectuer un compte-rendu de la réunion Transmettre le compte-rendu aux membres Suivi des actions décidées en réunion

Quelques outils utiles Ordre du jour But de la réunion Sujets à discuter Responsable des sujets Temps prévu Attribuer des rôles Chef d’équipe Animateur Chronométreur Secrétaire Améliorer le processus Évaluation du déroulement de la réunion

En d’autres mots, le rôle de l’animateur Ordre du jour Le matériel de la réunion Convocation Aménagement du local P RÉPARER Ouvrir la réunion Diriger le déroulement (Temps et droit de parole) Clarifier la discussion Faire préciser, reformuler, résumer A NIMER T ERMINER Chaque action a un responsable Fixer la prochaine réunion Évaluer la réunion Remercier les participants

Rôle du participant Quels sont les rôles du participant selon vous?

Étapes de la réunion Réviser l’ordre du jour Activité de mise en train Assurer la compréhension de l’objectif de la réunion Convenir des règles de jeu Planifier le travail à exécuter entre les réunions Déterminer le lieu, la date et l’heure de la prochaine rencontre

10 ingrédients essentiels pour réussir en équipe 1-Établir des objectifs clairs pour tous 2-Élaborer un plan d’amélioration 3-Définir clairement les rôles et responsabilités 4-Communiquer efficacement 5-Adopter des comportements favorables à l’équipe (mais lesquels…) 6-Définir les procédés de prise de décision 7-Participer équitablement (gérer le temps de parole) 8-Établir les règles de fonctionnement en équipe 9-Être attentif au processus de l’équipe (permet de s’améliorer) 10-Utiliser des méthodes reconnues

Êtes-vous un «bon» participant? Sujet de la réunion connu à l’avance? Vision claire de mon rôle? Préparation personnelle préalable? À l’heure? Présent à la réunion complète? Bavardages reportés? Aide à revenir au sujet? Questionne pour éclaircir les points mal connus? Ouvert aux idées des autres? Écoute attentive? Participe activement quand ma contribution est utile? Participe à l’implantation des décisions? Contribue à la diffusion et au retour de l’information?

Êtes-vous un«bon» animateur? Objectifs clairs pour la réunion? Participants bien sélectionnés? Ordre du jour diffusé avant la réunion? Ordre du jour suivi? Discussions contrôlées ? Réunion terminée à l’heure prévue? Participation de tous? Conflits résolus? Synthèse des décisions prises? Évaluation? Compte-rendu remis? Application des décisions et suivi des actions? Communication des résultats?