Module 3 : Résumé des résultats et des comportements à l’étape RECAP RECAP Version Employé CMP…Une approche Sysco One AGREE.ACHIEVE.RECAP

Règles fondamentales Mobilisation Participation Cellulaires en mode silencieux ou éteints Questions en suspens | 2| 2

Objectifs de la séance de formation sur l’étape RECAP | 3| 3 Comprendre le processus de documentation des résultats de fin d’année Apporter des conseils sur la rédaction d’un résumé efficace à l’étape RECAP Comprendre la démarche d’attribution d’une cote annuelle en fonction du rendement par rapport aux objectifs et aux compétences Offrir des conseils sur la tenue d’une conversation efficace à l’étape RECAP Comprendre les prochaines étapes

Au programme Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une cote de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP | 4| 4

Aperçu de la procédure CMP Restez connecté : bonnes conversations Les conversations doivent être fréquentes et souvent informelles. AGREE : Établissement des objectifs ACHIEVE : Bilan au T2 ACHIEVE : Bilan au T3 RECAP : Résultats et compor- tements CMP... Une approche One Sysco AGREE.ACHIEVE.RECAP Évaluer les progrès en fonction des objectifs et des comportements; apporter des modifications, au besoin. Convenir des objectifs, des comportements et d’une définition du succès. Vérifier le rendement pour assurer la réussite. Examiner le rendement pendant toute l’année par rapport aux objectifs et aux compétences. Fixer la cote de rendement. La procédure CMP consiste à maintenir un lien par l’intermédiaire de conversations. Elle compte trois étapes clés. AGREE : Établissement des objectifs ACHIEVE : Bilans trimestriels RECAP : Résumé des résultats et des comportements | 5| 5

RECAP : En trois volets Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une cote de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement JuinAoût | 6| 6 Juin

Volet 1 : Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une cote de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 7| 7

Avant la conversation à l’étape RECAP, un auto-examen Qu’est-ce qu’un auto-examen? Un document écrit produit par l’employé exposant son rendement par rapport à chacun de ses objectifs. Pourquoi demander aux employés de faire un auto-examen? – Ils peuvent ainsi réfléchir au rendement qu’ils ont affiché tout au long de l’année. – Ils ont l’occasion de rapporter des faits nouveaux au directeur. – Ils exposent au directeur leur opinion quant à leur rendement. – Ils présentent au directeur la cote qu’ils s’attribuent. | 8| 8

Employé : Documenter les résultats de fin d’année Procédure : Remplissez la section ACHIEVE du formulaire CMP. Pour chaque objectif, rédigez un commentaire reflétant l’ensemble de l’année. Décrivez vos résultats de façon simple et brève. Concentrez-vous sur certains résultats (QUOI) et comportements (COMMENT). Commentaires de l’employé : Résumez votre année dans cet espace. Proposez une cote globale après l’auto- examen de vos objectifs et compétences. Envoyez le formulaire au directeur. Vérifiez qu’une rencontre est bien fixée. Étape RECAP de l’auto-examen de Jorge (marketing) | 9| 9 Cote pour l’objectif Commentaires de l’employé quant à l’objectif Cote finale Commentaires généraux de l’employé

Conseils pour les employés : Rédiger un résumé efficace à l’étape RECAP Rassemblez des résultats de fin d’année fondés sur des faits ou des données. Obtenez de la rétroaction. Rédigez vous-même l’évaluation. Misez sur la rétroaction trimestrielle. Décrivez les résultats (quoi) et les comportements (comment) démontrés dans les sections réservées aux résultats de fin d’année et aux commentaires. Dans la section réservée aux commentaires, expliquez de façon générale le rendement pendant l’année. | 10

Directeur : Documenter les résultats de fin d’année Procédure : Remplissez la section ACHIEVE du formulaire CMP. Pour chaque objectif, rédigez un commentaire reflétant l’ensemble de l’année. Passez en revue les résultats et comportements indiqués par l’employé. Concentrez-vous sur certains résultats (QUOI) et comportements (COMMENT). Résumez l’année écoulée dans cet espace. Attribuez une cote pour le rendement pendant toute l’année. La cote dépend de l’analyse de l’ensemble des comportements (CL) et des objectifs. Rencontrez le chef pour équilibrer les cotes. Planifiez une rencontre avec l’employé à l’étape RECAP. Étape RECAP de l’évaluation de Jorge (marketing) par le directeur | 11 C o m m e n t a ir e s Commentaires généraux du directeur Cote pour l’objectif Commentaires du directeur quant à l’objectif Cote finale

Volet 2 : Proposer une cote de rendement Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une cote de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 12

Cote de rendement Cote préliminaire selon : – l’échelle des cotes One Sysco CMP; – la documentation CMP; – la feuille de travail sur le cadre de leadership. | 13

Échelles des cotes de rendement SACSensiblement au-dessus de la cible Dépasse systématiquement les attentes liées au poste AC Au-dessus de la cible Répond toujours aux attentes liées au poste, voire les dépasse souvent CCConforme à la cible Répond régulièrement à toutes les attentes liées au poste ECEn dessous de la cible Répond à certaines des attentes liées au poste SECSensiblement en dessous de la cible Ne répond jamais aux attentes liées au poste * Remarque : La feuille de travail sur le cadre de leadership vous sert de guide. | 14

Proposer une cote Prenez en considération à la fois les résultats (QUOI) et les comportements (COMMENT) pour chaque objectif. Établissez les cotes en fonction du rendement pendant toute l’année. Attribuez une cote cohérente avec le rendement documenté. Utilisez des lettres, et non pas des chiffres. N’ajoutez pas un signe « + » ou « - » (c.-à-d. pas de AC+ ni de CC-). Comparez et opposez les définitions. Déterminez les répercussions des résultats quant à chaque objectif. | 15

Feuille de travail sur le cadre de leadership Échelle de cotes Sensiblement en dessous de la cible En dessous de la cible Conforme à la cible Au-dessus de la cible Sensiblement au-dessus de la cible Feuille de travail sur les comportements selon le cadre de leadership CONTRIBUTEUR INDIVIDUEL | 16 Version Compétence Comportements Échelle à cinq cotes

Activité : Cotes de rendement Matériel de référence 1)Feuille de travail sur le cadre de leadership 2) Document à distribuer pour l’activité sur les cotes de rendement Instructions Lisez chaque scénario avec les membres de votre équipe à votre table. Attribuez une cote à chaque employé en fonction des données fournies. Chaque scénario sera analysé avec l’ensemble du groupe pendant le compte rendu. Un délégué à votre table fera voir le carré de couleur associé à la cote attribuée à l’employé dans le scénario en question. Durée : Vous disposez de 15 minutes pour discuter et vous entendre sur la cote. | 17

Activité : Attribution des cotes aux spécialistes du marketing Instructions Partie I – Travail individuel – Donnez une cote globale finale à chacun des trois employés à l’aide de la feuille de travail sur le cadre de leadership et de l’échelle des cotes de rendement. Vous disposez de 10 minutes pour réaliser cette activité. Partie II – Exercice en équipe, à votre table – Convenez d’une cote finale pour chacun des trois employés. – Utilisez la feuille de travail sur le cadre de leadership et l’échelle des cotes pour justifier la cote. – Faites un compte rendu en vous basant sur les questions suivantes. Questions aux fins de la discussion sur les cotes – Quelle cote avez-vous attribuée à Joe? Jorge? Triniece? – Pourquoi avez-vous opté pour une telle cote? – Donnez des exemples pour appuyer les cotes très élevées ou très basses. Vous disposez de 15 minutes pour réaliser cette activité. | 18

Volet 2 : Proposer une cote de rendement Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une cote de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 19

Volet 3 : Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une cote de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 20

Visées de la conversation à l’étape RECAP Rencontre avec votre directeur pour revoir votre rendement au cours de la dernière année : – QUOI – Résultats tout au long de l’année par rapport aux objectifs à atteindre. – COMMENT – Comportements adoptés afin d’atteindre les objectifs. Vérification de la cote de rendement finale pour l’année. Il doit y avoir un véritable échange entre le directeur et l’employé. « Tu ne peux pas tout enseigner à un homme; tu peux seulement l’aider à le trouver en lui. » - Galilée | 21

Déroulement de la conversation à l’étape RECAP DuréeSujet Instructions 5 minObjet de la rencontre Ayez deux exemplaires du formulaire CMP. Expliquez le but de la rencontre. Établissez un lien/mettez en confiance. De 15 à 30 min Rendement Utilisez le formulaire CMP rempli à tire de guide. Discutez de chaque objectif, en vous attardant à ceux qui ont été dépassés et à ceux non atteints afin que l’employé comprenne bien les réussites et les lacunes. Répondez aux questions ou aux préoccupations. Écoutez attentivement. 15 minCote Faites un lien entre le résumé des accomplissements et les objectifs. Faites-le pour les résultats (QUOI) et les comportements selon le CL (COMMENT). Répondez aux préoccupations et aux questions. Écoutez attentivement. 5 minRésumé Récapitulez la conversation. Demandez à l’employé d’apposer sa signature. 5 min Lettres sur l’augmentation au mérite et le pourcentage du versement au titre du SBO (le cas échéant) Faites un lien entre le résumé des accomplissements et la rémunération au rendement. Vérifiez la compréhension de l’employé. | 22

Conseils pour les employés : Conversation efficace à l’étape RECAP La rencontre doit avoir lieu dans un endroit où règne le calme, à l’écart des distractions. Examinez chaque objectif; il doit y avoir un véritable échange. L’issue de la conversation ne devrait pas être une surprise pour l’employé. Soyez ouvert à la rétroaction. Demandez des précisions. Fournissez des renseignements supplémentaires. | 23

Processus 2015 applicable à l’étape RECAP et à la rémunération au rendement Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement CMP Déterminer la rémunération au rendement Avoir une conversation efficace à l’étape RECAP JuinJuillet Août Le directeur remplit les feuilles de travail sur la cote CMP et la rémunération au rendement. Le directeur transmet le formulaire à son partenaire d’affaires ressources humaines (paie). Le directeur formule ses messages clés en vue de la conversation à l’étape RECAP avec chaque membre de l’équipe. Le directeur tient une conversation avec l’employé à l’étape RECAP. Le directeur examine la cote CMP finale. Le directeur et l’employé passent en revue les commentaires et signent le formulaire CMP. Le directeur annonce l’augmentation au mérite à l’employé et s’assure de la compréhension de ce dernier. Le directeur envoie les formulaires CMP remplis au partenaire d’affaires ressources humaines. Le chef rédige l’embauche des évaluations et attribue des cotes. Le chef envoie les formulaires CMP remplis à son supérieur. Les cotes CMP et les augmentations au mérite sont équilibrées (à l’occasion d’une rencontre individuelle ou en groupe). | 24 L’employé procède à son auto-examen au moyen du formulaire CMP. Le chef recueille des exemples concrets de progrès quant aux objectifs et compétences. Le chef convient d’un moment avec les employés pour tenir les conversations à l’étape RECAP.

RECAP : En quatre volets Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Proposer une Cotes de rendement Prendre part à une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement Juin Août | 25 Juin

Prochaines étapes Effectuez votre auto-examen au moyen du formulaire CMP. Soumettez le tout à votre directeur. Rencontrez votre directeur pour tenir une conversation sur le formulaire CMP à l’étape RECAP. Rencontrez votre directeur pour commencer à préparer l’étape AGREE. Répondez au sondage de la Gestion des talents sur la procédure CMP. | 26

Résultats de la séance de formation sur l’étape RECAP | 27 Comprendre le processus de documentation des résultats de fin d’année Recevoir des conseils sur la rédaction d’un résumé efficace à l’étape RECAP Comprendre la démarche d’attribution d’une cote annuelle en fonction du rendement par rapport aux objectifs et aux compétences Découvrir des conseils sur la tenue d’une conversation efficace à l’étape RECAP Comprendre les prochaines étapes

Merci! | 28