Analyse - Architecture des sites Web Chaptire 5 - Elaboration d’un cahier des charges

Définitions & Concepts Cahier des charges : description plus ou moins détaillée d’un système ou d’un projet à réaliser et sert de document de référence entre plusieurs parties. Définition succinte qui mérite que l’on voit en détail les différentes signification de l’appellation « cahier des charges » et le vocabulaire associé.

Terminologie : les différentes appellations Une recherche sur Internet montrera qu’il existe plusieurs façons d’expliquer l’utilité et la finalité d’un cahier des charges. Concernant l’appellation « cahier des charges », il peut y avoir des variantes en fonction des métiers et des secteurs professionnels. Ainsi, on parlera quelque fois de : cahier des charges métier, plan projet, cahier des charges technique ou encore cahier des charges de réalisation.

Quelques définitions Cahier des charges fonctionnel : document par lequel le client exprime son besoin. Il est formulé en termes de fonctionnalités que le futur internaute aura à accomplir ou que le futur site Internet devra accomplir pour lui. Cahier des charges opérationnel : document réalisé à partir du CDCF après analyse des besoins. Il définit le cadre du projet, sa struture et a une valeur contractuelle. Maître d’ouvrage (MOA) : donneur d’ordre au profit duquel le projet est réalisé. C’est le client. Maître d’œuvre (MOE) : personne ou entité chargée de la conduite opérationnelle des travaux. C’est le fournissseur, l’agence Web en charge du site.

Quelques définitions Besoin : interne à une organisation ou une personne, il sera exprimé ou non, de façon plus ou moins claire, voire sous-entendu, ignoré ou nié. Demande : expression d’un besoin. Exigence : demande qui tient compte des contraintes et qui inclue un consensus. Spécification : traduction d’une ou plusieurs exigences dans un langage convenu entre le client et le fournisseur.

Utilité du cahier des charges

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? « Document constitué d’un ensemble structuré d’exigences […] et qui a un caractère contractuel. [...] Son élaboration est un travail collectif nécessitant la collaboration de nombreux acteurs. Le processus de cette élaboration est aussi important que le document qui en résulte. » Plus simplement : le cahier des charges est un document contractuel qui servira de référentiel entre l’entreprise et le prestataire tout au long du projet. Il précise le travail à réaliser et comment y parvenir. Dans ce cours, la trame présentée ne se veut pas exhaustive et ne demande pas à être suivie à la lettre. Elle devra être remaniée et adaptée en fonction du projet à traiter, de sa taille, des sphères professionnelles représentées, etc…

Qui rédige le cahier des charges ? C’est à propos de ce point que l’on peut voir la confusion qui tourne parfois autour d la réalisation d’un cahier des charges. Il existe deux documents distincts : le CDC fonctionnel et le CDC opérationnel. Le CDC fonctionnel est rédigé par le client et traduit un besoin que seul le client est capable de définir. Le fournisseur pourra éventuellement l’aider à mettre des mots sur les besoins. Le CDC opérationnel est rédigé par le fournisseur en s’appuyant sur le premier, c’est-à-dire sur les besoins exprimés. Pour rappel : seul ce dernier est cotractuel.

Quel est l’utilité du cahier des charges ? C’est un document qui servira de référence et sera là pour permettre le bon déroulement du projet. Il guidera le fournisseur dans la réalisation du travail demandé. Puisqu’il a une valeur contractuelle, il engage les deux parties, notamment en cas de désaccord grave. Dans le cas d’un site Web, il sera utile : au choix, à la conception, à la réalisation, au paramétrage du site, ainsi qu’à sa mise en œuvre opérationnelle, sa maintenance et son exploitation.

Elaboration du cahier des charges Le CDC est en général composé de 3 parties : La présentation du projet La description du futur site Web Les prestations attendues Au niveau méthodologique, le travail d’élaboration du CDC peut se résumer ainsi : Analyse de l’existant Etude des besoins du client Rédaction du CDC fonctionnel Conception et rédaction du CDC opérationnel

Cibler le type de projet

Parmi les travaux préparatoires à l’élaboration du CDC figure l’identification du type de projet. En fonction des objectifs principaux exprimés par le client on décidera du type de site Web qui sera réalisé. Il est important de bien savoir quel est le type de projet que l’on va élaborer. En effet, en fonction des objectifs recherchés, un site Web n’aura pas les mêmes fonctionnalités.

La majorité des sites Web peuvent être regroupés en grandes catégories La majorité des sites Web peuvent être regroupés en grandes catégories. Bien qu’il existe plusieurs classifications possibles, nous retiendrons une classification simple. Elle se compose de six types de site : Institutionnel (présentation d’une entreprise et de ses valeurs) Marchand (consultation et vente - avec paiement en ligne - de produits) Catalogue (consulation et - potentiellement - vente de produits) Site de marque (renforcement et entretien de la fidélité à la marque) Communautaire (développement d’échanges entre membres) Informatif (publication d’actualités régulières)

Exercice

Définir le projet

Une des premières étapes avant la rédaction du CDC final est de biendéfinir les aspects principaux du projet pour savoir quelles seront les directions qui seront prises ensuite. Bien identifier le contexte du projet va permettre de faire ensuite les choix qui s’imposeront. Choix qui iront : d’une organisation adaptée aux moyens nécessaires, aussi bien humains que techniques ou budgétaires.

Trame de questionnaire pour définir un projet : Informations générales Pourquoi ? Pour qui ? Valeur Perception Contenu Technologie Marketing et communication Mises à jour Budget

Etude des besoins Cette étape est celle qui demande le plus de qualités humaines. Il s’agira de trouver le bon interlocuteur qui detiendra la bonne information. Il faudra l’encourager à s’exprimer, écouter ce qu’il a à dire avec neutralité et bienveillance. Généralement on distinguera les besoins liés au Front Office (FO) et ceux liés au Back Office (BO), les utilisateurs des deux modules n’étant généralement pas les mêmes.

Impliquer le client Il est évidemment nécessaire d’impliquer le client pour pouvoir identifier les fonctionnalités du futur site Web et ceci à travers des entretiens et/ou des groupes de travail.

Impliquer les futurs utilisateurs On pourra faire appel aux futurs utilisateurs pour préciser les besoins du futur site Web. Si cette démarche est retenue, il faudra bien communiquer avec ces personnes tout au long du processus de recueil des besoins en leur expliquant leur rôle dans cette étape afin d’éviter leur (future) déception si leurs demandes ne figurent pas dans le projet final.

Outils pour le recueil des besoins Pour mener à bien le recueil des besoins, on pourra s’aider de plusieurs outils : Grille d’entretien : permettent d’orienter, sous forme de points clés, les questions et les relances. Liste de personnes à contacter : si certaines informations auront été apportées par une personne unique, celles-ci seront peu fiables. En croisant les sources, on augmentera la fiabilité des informations. Plan de recueil : spécifie pour chaque personne ou groupe de travail les objectifs, les méthodes et la planification.

CDC fonctionnel C’est la partie « expression du besoin » qui synthétisera et présentera le résultat de l’analyse précédente. Le CDC fonctionnel est un document formulant le besoin au moyen de fonctions détaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis. Il pourra éventuellement servir au client dans une situation d’appel d’offres pour choisir un prestataire.

Classement des besoins Une fois les besoins recueillis, il est nécessaire de les classer par grands groupes : Architecture du site Structure des pages Navigation et contenus cliquables Contenus non cliquables Contenus multimédia Fonctionnalités interactives Back Office Besoins fonctionnels Besoins éditoriaux Besoins ergonomiques Besoins graphiques Besoins techniques OU Ces deux classifications ne sont que des exemples. On peut envisager tout autre classement en fonction du projet. Le type de classement dépend du projet et de sa taille.

Elaboration du CDC fonctionnel L’élaboration du CDC fonctionnel s’appuie sur une démarche spécifique qui consiste à rechercher, caractériser et hiérarchiser les fonctionnalités du futur site Web. C’est un travail qui se fait en lien avec le client à partir de l’étude des besoins. Le but est définir avec lui l’ensemble des différentes fonctionnalités en s’aidant de la connaissance qu’il a de ses propres besoins, de l’environnement de sa structure et éventuellement des besoins qui auront été expriméss par les utilisateurs.

Elaboration du CDC fonctionnel Il faut procéder par étapes : Recencer et classer les fonctionnalités désirées par le client : on cherchera à traduire les demandes exprimées par le client et on y ajoutera éventuellement des besoins qui auront été identifiés sans être pour autant exprimés. Caractériser chacune des fonctionnalités : si besoin et si possible il faut caractériser à l’aide de critères d’appréciation les fonctionnalités désirées ou non exprimées. Prioritériser les fonctionnalités : on attribuera un niveau de priorité pour chaque fonctionnalité (exemple : 1 = vital ; 2 = important ; 3 = facultatif).

Elaboration du CDC fonctionnel Exemples de fonctionnalités : Fonctionnalité Critère d’appréciation Niveau Flexibilité Importance Les liens textuels doiuvent être courts Nombre de mots Pas plus de 3 mots + 1 mot B Mise en valeur d’une information sur la page d’accueil Aspect de la police Mise en page Taille du bloc égall au tiers de la page +/- 10% A Pouvoir cliquer sur des actualités courtes de la page d’accueil Module de gestion d’actualités - Les pages doivent être conformes à la charte graphique existante Codes couleurs Polices Emplacement du logo Conformité couleurs et polices Conformité W3C du code source Certains objets tolérés

Elaboration du CDC fonctionnel Autres exemples de fonctionnalités : Module de gestion d’annonces Moteur de recherche Formulaire Foire aux questions Téléchargement Forum Liste de diffusion Base de données Boutique en ligne Agenda Blog Flux RSS Statistiques Etc… Le recueil des fonctionnalités comprendra des items allant de grandes fonctionnalités (exemple : module de gestion d’annonces) à des fonctionnalités beaucoup plus basiques (exemple : liens textuels).

Exercice