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Présentation du service GESTION ADMINISTRATIVE
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Quelles personnes constituent le service Les personnes qui travaillent dans ce service, sont : Myriam HADJOUT Emmanuelle MARTINEZ Carole PREVOT
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Les missions du service, sont : Le secrétariat de Direction, Le secrétariat pour les équipes et les services, Le secrétariat du Master CCP, La gestion des Ressources Humaines du laboratoire
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Les principales activités liées à ces missions sont : Pour le secrétariat de Direction : L’assistance sur les dossiers complexes (Enquêtes tutelles, contrat de service DR, RI, Elections labo, appels d’offre, Labex,…), Saisie de la demande de ressources DIALOG et suivi du dialogue de gestion, organisation et préparation EAOM, Organisation des réunions (DIR et CdL) et rédactions des CR, Aide à la préparation du dossier d’évaluation AERES Archivage des documents administratifs (décisions, notes,…) et mis en ligne
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Les principales activités liées à ces missions sont (suite) : Pour le secrétariat des équipes et des services : Distribution du courrier, Diffusion des informations, Alimentation de l’intranet labo (formulaires, papier en- tête, CR CdL, etc.) Elaboration/conception de documents-type internes (formulaires offre de stage, formulaire congés, etc.) Assistance logistique à l’organisation d’évènements (réservation d’hôtels, salles, vidéoprojecteurs, etc.)
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Les principales activités liées à ces missions sont (suite) : Pour le secrétariat du Master CCP : Gestion des inscriptions (attestations, lettres acceptation, réunions étudiants, etc.) Organisation des cours (Planning, gestion de l’emploi du temps) Suivi de la scolarité (notes, accueil, organisation examens, etc.) Gestion de la bibliothèque du Master Suivi des stages et organisation soutenances
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Les principales activités liées à ces missions sont (suite) : Dans le cadre de la gestion de R.H. : Recrutement : préparation des dossiers et accès campus (permanents et non permanents, visiteurs, stagiaires) Suivi de carrière : assistance SIRHUS, CRAC, attestations, informations situation agents, etc. Suivi des congés et CET Administration R.H. : réponses enquêtes, suivi règlementation, mise à jour Labintel, suivi des effectifs, tableaux de bord, organigramme, etc. Gestion des stages : diffusion des demandes, suivi des conventions, gratifications.
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Fonctionnement du service : Répartition par activités : Myriam : mi-temps après-midi Secrétariat Master, Gestion des stages, Suivi des congés, Gestion crédits UM2 SIFAC
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Fonctionnement du service : Répartition par activités : Emmanuelle : mi-temps après-midi jusqu’au 30 juin 2013 Aide à l’organisation d’évènements, Gestion des fournitures, Dépôt des demandes d’intervention, Distribution du courrier, Négociation du contrat de service Elis (eau)
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Fonctionnement du service : Répartition par activités : Carole : Secrétariat de Direction, Activités du secrétariat d’équipes et de services : o Diffusion information o Alimentation de l’intranet labo o Elaboration/conception de documents-type internes Gestion des ressources humaines : o Recrutement : Préparation des dossiers, o Accueil des nouveaux entrants, o Administration RH
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L’avenir… Départ d’Emmanuelle le 30 juin ! Remplacement au 1 er septembre sur un support CDD mi-temps de 10 mois…
