Managed Print Services

Présentation au sujet: "Managed Print Services"— Transcription de la présentation:

1 Managed Print Services
Les enjeux des Managed Print Services Comment optimiser vos flux d’impression ?

2 LE GROUPE KONICA MINOLTA

3 KONICA MINOLTA - LES CHIFFRES CLÉS
31 % EUROPE 26 % AMÉRIQUE DU NORD Env.9 500 19 % JAPON employés en Europe aident nos clients à se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : leur métier Active dans 51 24 % ASIA ET AUTRES RÉGIONS pays en Europe et 173 pays à travers le monde Chiffre d'affaires consolidé au 31 mars 2015 7,8 milliards d'€ 1 yen : 0,00845 euros RÉPARTITION DU CHIFFRE D'AFFAIRES PAR RÉGION (EXERCICE 2015)

4 LES MÉTIERS DU GROUPE 1 3 Équipements et matériels d’imagerie médicale OFFRES POUR LA SANTE (9 %) SOLUTIONS D’IMPRESSION (70 %) Équipements multifonction, imprimantes et presses numériques. Têtes d’imprimantes jet d’encre pour utilisation industrielle sur les imprimantes textile 2 4 COMPOSANTS POUR L’INDUSTRIE (20 %) Composants pour les matériels électroniques (lentilles, appareil photo), Films en tri acétate de cellulose (TAC), Instruments de mesure pour l’industrie. LES PLANÉTARIUMS (1 %) Matériels d’équipement pour les planétariums.

5 LE GROUPE KONICA MINOLTA – EN FRANCE
Chiffre d’affaires 438M € (consolidé) 1840 COLLABORATEURS 33 AGENCES 13,5 % de part de marché 3ème acteur du marché

6 NOTRE APPROCHE DES SERVICES AUX ENTREPRISES
PRESTATAIRE DE SERVICES PRINT PROCESSES IT MANAGEMENT CONTENT MANAGEMENT MARKETING SERVICES BUSINESS PROCESSES

7 LES MANAGED PRINT SERVICES DE KONICA MINOLTA
10 années d’expérience 1 000 clients 1 département dédié 50 experts : Chefs de projet, consultants, analystes, service delivery managers…

8 METTRE EN PLACE UNE DEMARCHE D’OPTIMISATION DES SERVICES D’IMPRESSION

9 CONTEXTE ET ENJEUX DE NOS CLIENTS

10 200 M€ par an 4 Mds$ en 2015 10% par an 15% pour les ETM MPS
CONTEXTE : Le marché Evalué en France à 800 M€ de chiffes d’affaires par an, ce marché génère une économie de Marché du MPS sur l’Europe de l’Ouest est passé de 2,7 Mds $ en 2011 à 200 M€ par an 4 Mds$ en 2015 MPS Un marché extrêmement dynamique avec une croissance générale de 10% par an 15% pour les ETM 1 entreprise sur 2 (de 100 à 1000 salariés) n’a pas encore mis en place une démarche d’optimisation Sources : Quocirca, Gartner

11 CONTEXTE : Les questions Mon budget d’impression est-il optimisé ?
Combien me coûte le poste impression ? Mon budget d’impression est-il optimisé ? Combien, ai-je de systèmes d’impression (multifonctions, imprimantes, fax) ? Qui imprime quoi dans mon entreprise ? Quelle est la nature des documents imprimés ? Mes achats de consommables sont –ils sous contrôle? Ai-je mis en place une politique d’impression pour imprimer moins et mieux ?! Comment structurer mon cahier des charges et mon appel d’offre ? Mes collaborateurs sont-ils sensibilisés à l’impression éco-responsable ?

12 CONTEXTE : Le saviez-vous ? 400€ à 1700€ 28 5% 75 Kg 20% 200
= coût annuel du poste impression par utilisateur 28 pages … par jour et par collaborateur, en moyenne 5% … des documents imprimés sont en recto-verso, seulement ! 1 à 3% du CA …annuel d’une entreprise sont dépensés dans la gestion documentaire … de déchets papier par an et par collaborateur 75 Kg 20% … des documents sont jetés à la poubelle sans même avoir été lus 200 Milliards ... pages imprimées chaque année en France

13 Problématiques identifiées
CONTEXTE : Problématiques identifiées Gestion complexe des fournisseurs Coûts d’impression non-maîtrisés Pas de visibilité sur le parc d’impression (machines, volumes, consommables….) Flotte hétérogène Consommation et gaspillage papier (impact environnemental) Manque de productivité : Utilisateurs, Support, Administration Pas de politique d’impression Sécurisation et confidentialité des éditions Technologies inadaptées aux besoins actuels

14 LES ENJEUX Financiers Environnementaux Productivité
Contrôle & réduction des coûts d’impression (=TCO) Rationalisation, optimisation, modernisation de l’infrastructure d’impression Renforcement de la sécurité de l’information Environnementaux Réduire l’empreinte environnementale de votre parc d’impression Accompagnement des utilisateurs à la politique d’impression et changement des usages Gestion des consommables simplifiée Productivité Meilleur usage des moyens d’impression 1 seul fournisseur, 1 seul contrat, 1 seule facture Suivi et supervision du parc d’impression

15 OPTIMIZED PRINT SERVICES:
La méthodologie

16 DÉMARCHE OPS Une démarche en trois étapes… Valeur ajoutée:
Analyse, Diagnostic et Préconisations Déploiement Suivi opérationnel Valeur ajoutée: Une offre de services « à la carte » Un parc consolidé et optimisé tout au long de son cycle de vie Un seul contrat, une seule facture Un engagement de résultats basé sur des indicateurs de performances contractuels Un gestionnaire de parc garant du suivi de votre activité

17 OPS CONSULT : L’ audit des moyens d’impression

18 AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : 3 étapes
Logiciel d’analyse de parc (option) Découverte automatique Systèmes réseaux-locaux Volumétrie par matériel Typologie des documents Interviews utilisateurs Utilisateurs clés Approche métier Fichier d’inventaire Marque, modèle, n° série… Lieux d’implantation… Inventaire Physique Bureaux, open spaces Ensemble des sites Ou par panel statistique 1. INVENTAIRE EXISTANT Collecte des données Volumes, coûts et usages actuels Constats et ratios du parc Vos principaux ratios Volumes par site…. Modèles et marques Cartographie des sites Implantations parc actuel Bâtiments, étages… Statistiques interviews Comprendre les usages Définir les besoins futurs Calcul des coûts du parc (méthode TCO) Par technologie Pour le parc LIVRABLES 2. CONSTAT et ANALYSE DE L’EXISTANT Préconisations règles d’impression Règles d’impression Modification modes opératoires Préconisations financières Comparaison situation actuelle et solution proposée Projections économiques 36,48,60 mois Préconisation architecture Plans nouvelle situation Politique infrastructure Dimensionnement produits Solutions logicielles Services LIVRABLES 3. PRECONISATIONS ARCHITECTURE et ECONOMIES

19 € de 20 € de 5 à 10% à 50% d’économie
UNE DÉMARCHE D’ÉCONOMIES DURABLES Démarche traditionnelle  Réflexion à court terme Coûts d’impression = Achat ou location de systèmes d’impression + Achat consommables Achat de garantie + Maintenance Habituellement négocié sur ces 3 postes € de 5 à 10% € de 20 à 50% d’économie Démarche OPS  Réflexion stratégique moyen et long terme Optimisation, rationalisation & harmonisation Travail sur les usages, accompagnement aux changements, et réduction des coûts directs et indirects

20 AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Basée sur les coûts directs (TCO)
Somme des coûts financiers Loyer de location Immobilisations Amortissements Valeurs d’usage + Somme des coûts consommables Quantité et prix : Cartouches lasers Cartouches jet d’encre Tambours, kits de maintenance Volume de pages mensuel du parc Copieurs & MFP Imprimantes Télécopieurs Coût total de possession de votre parc / = + Somme des coûts Services Contrats de maintenance Extension de garantie sites Pièces détachées Help desk, main d’œuvre

21 Exemple RESUME OPERATIONNEL (Comité de direction)
1- Situation du Client 1 sites, 150 postes de travail 97 équipements (11 sous contrats) 1 équipement pour 1,5 personnes 33 Modèles, 2 marques Consommables: + de 100 références Age de la flotte: 82 mois (6 ans et 10 mois) Volume page / an : (4 600 ramettes) 67% des volumes sont imprimés sur 11 équipements 65 pages par jour / utilisateur 78% des volumes sont édités en Noir 12% de la flotte est en couleur 48% des équipements ne sont pas connectés 2- Situation financière constatée Coûteux: € T.T.C / an (hors Papier 13.8K€ ) Soit: 1 480€ T.T.C / an / utilisateur Dont: Consommables € T.T.C./ an Achat vs location (30% de la valeur d’achat des consommables est immobilisé d’année en année) Dont: Maintenance € T.T.C./ an Electricité: Kw / an Émission CO²: 8 863Kg / an Hétérogène, Complexe Non productif (gestion des consommables) Vieillissant 3- Recommandations Audit Optimisation et Réinitialisation de la flotte Evolution Technologique pour tous Mise en place d’une politique d’impression Fin de contrat alignée pour tous les équipements Paiement par pages éditées (vs achat des consommables) Fédérer l’organisation Scénario proposé S1: Solution optimisée idéale 1 eq / 5 personnes Accompagnement aux changements Formation du personnel 4- Résultats : Signature d’un contrat OPS Une seule facture trimestrielle, un seul contrat (5 ans) Une marque 6 modèles 27 équipements Solution: Solution de libération des éditions par badge 100% connectés réseau Déploiement mode projet (équipe dédiée y compris pendant la vie opérationnelle du projet): 18j. Comité de pilotage semestriel: 15j Impacts développement durable: Réduction de la consommation papier (-15% année 1), électricité et CO² (-43%) Reprise des équipements en mode DEEE sur les bureaux (BSD) Prise en compte des montants associés pour rupture anticipée des contrats en cours Economie S1: 85 K€ T.T.C / An (Volume de pages constant) soit 38,3%

22 Nombre d’équipements du site
AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Présentation de synthèse par site Exemple Effectif : 150 utilisateurs Nombre d’équipements du site Imprimantes Copieur - MFP - Fax 77 11 Télécopieurs Scanners 9 + 11 (MFP) 1 imprimante pour 2 utilisateurs 1 Copieur/ MFP pour 14 utilisateurs Ratio équipement par utilisateur 1 scanner 1 télécopieur pour 17 utilisateurs Hors coûts papier, hors gestion d’immobilisation, hors coûts liés aux achats, hors inventaire gestion des consommables, hors destruction papier et recyclage et hors frais de personnel (IT, etc…) 97 systèmes 1 système pour 1,5 utilisateurs (imprimante, multifonction, fax, scanner) Volume total annuel : pages Volume journalier par utilisateur : 65 pages par jour Volume journalier par système d’impression : 100 pages par jour 2 marques, 33 modèles 22% des équipements couleur 50% du parc connecté au réseau Age moyen du parc : 82 mois 11% MFP / 80% Imprimantes / 9% Télécopieurs 67% du volume imprimé sur les MFP 32% du volume imprimé sur les imprimantes 1% du volume imprimé sur les fax TCO annuel : € TTC Coût par page moyenné : 0,0953 € TTC TCO par utilisateur : €/an TTC

23 Exemple AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Eclatement des coûts
COUTS ANNUELS TTC    coût global du parc € coût page moyenné 0,0953 € coût/utilisateur 1 480 € âge du parc moyenné (en mois) 82 nombre d'utilisateurs 150 nombre de systèmes 97 pages imprimées par an nombre de pages/personne/jour (*) 65 achat matériel € maintenance 2014 € coûts consommables 2014 € énergie (consommation électrique) 2 118 € location MFP € coût total pages € abonnement fax 2 842 € ratio (1 équipement pour x personne) 1,5 Hors coûts papier, hors gestion d’immobilisation, hors coûts liés aux achats, hors inventaire gestion des consommables, hors destruction papier et recyclage et hors frais de personnel (IT, etc…) (*) 240 jours ouvrés

24 AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Interviews utilisateurs
Objectifs : Identifier vos contraintes métier et vos points d’amélioration Recueillir les usages liés aux équipements et le niveau de satisfaction de vos utilisateurs Evaluer les freins et les attentes liées à l’optimisation du parc Identifier les « bonnes pratiques » à mettre en place Détecter des besoins en Infrastructure et gestion de contenus

25 AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Plan d’infrastructure
Analyse physique de vos espaces de travail / appréhension des contraintes géographiques des utilisateurs. Optimisation raisonnée des moyens d’impression, là où cela est possible, respect des distances minimum au périphérique.

26 Exemple AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Préconisations
Proposition d’un parc homogène (1 marque) Rationalisation du nombre de modèles (6 modèles) Réduction du nombre d’équipements => 27 VS 97 Suppression des équipements personnels Déploiement de la numérisation couleur A4/A3 Gestion des utilisateurs et de la confidentialité, libération par Badges, comptage évolué Consommables : gestion automatique et recyclage Recyclage des matériels à reprendre 100% des équipements connectés sur le réseau 100% recto-verso Suppression des fax individuels au profit des multifonctions Formation du personnel (20 sessions réparties sur 5 jours) Accompagnement au changement (prise en main, affichage Newsletter, plan de communication) Déploiement mode projet Suivi opérationnel (1 comité de pilotage / semestre) Contrat location sur 5 ans 1 seul numéro d’appel Pris en compte des modalités de rupture anticipée des contrats en cours

27 Exemple PRECONISATIONS Charges déploiement du projet TACHES PROJET
Modules impliqués Tâche Détails tâches Charges estimées KMBSF (en jours) Personnels KMBSF impliqués Charge estimée Chef de projet CLIENT Services d'implémentation Réunion de lancement Préparation réunion, Présentation projet, Prise en compte des contraintes, validation du macro planning, comte-rendu - 1 réunion 1,50 Chef de projet (CP), Ingénieurs techniques, Consultant, Commercial, Spécialistes du déploiement, Analystes 0,5 Elaboration du planning Réalisation et élaboration du planing détaillé, Validation. CP, Analyste, Logisticien, formateur Pilotage Logistique Coordination des livraisons, Revue des processus logistiques 0,50 CP, Logisticien, Spécialiste du déploiement Services D'implémentation Installations Livraisons, Mise en place des machines, connexions, tests, Prises en main utilisateurs, coordination IT (Drivers,tests), débranchement des équipements, logiciels inclus 3,00 Livreurs, Installateurs, CP 0,25 Services d'implémentation & Gestion des consommables Mise en place des processus opérationnels Stockage et livraison des Consommables, Procédures d'appels, Recyclage, escalades 1,25 CP,Spécialiste du déploiement Reporting Préparation du rapport semestriel/ tests / Validation Spécialiste du déploiement Ajustement du planning / Suivi Ajustement du planing détaillé 2,00 CP, Logisticien, formateur Réunion de comité de pilotage (suivi projet et fin de phase ) 2 réunions : Validations, prise en compte des problématiques, plans de résolutions, Compte-rendu CP, Ingénieurs technique, autres ressources si besoins 1 Organisation des Formations Organisation de 20 sessions réparties sur 5 jours sur les sites principaux CP, Formateurs (invitations des personnes, gestion du planning des salles) Formations IT admin et Centre d'appels et utilisateurs IT (Administration et centre d'appels) Formateurs Passage en mode opérationnel Mise en place SPOC, Recette, Recyclage CP TOTAL (J/H) 17,25 N/A 7,75

28 Exemple 38.3% AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Projection sur 5 ans
2014 38.3% d’économie par an

29 AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Politique d’impression
Définition d’un ensemble de règles et de modes opératoires spécifiquement adaptés à vos contraintes identifiées au sein de vos sites. Permet de garantir une uniformité des usages ainsi qu’un retour sur investissement pérenne dans le temps. Objectifs Structurer votre organisation et accompagner vos utilisateurs Engager une décroissance des volumes d’impression Réduire significativement vos dépenses d’impression Diminuer votre impact environnemental Règles d’impression Libération des impression par badge Impression N&B / Recto Verso par défaut Notification des utilisateurs Routage des flux vers votre centre d’impression de reprographie intégré Collecter du papier et des consommables usagés Paramétrer les équipements en mode veille rapide Imprimer N pages en 1 Former les utilisateurs aux méthodes de dématérialisation Envisager le basculement du papier 80g sur du 70g Définir une charte d’utilisation des moyens d’impression Affectation analytique des coûts par service Modes opératoires

30 Empreinte carbone de votre parc d’impression
AUDIT DES MOYENS D’IMPRESSION : Audit Green Empreinte carbone de votre parc d’impression Emissions de CO² liées à la consommation énergétique, de papier et éventuellement à la fabrication et la logistique des produits d’impression Coûts financiers liés à la consommation énergétique et de papier Analyse des économies de CO² et financières entre la situation actuelle et préconisée

31 OPS IMPLEMENT : La mise en œuvre

32 MODÈLE DE GOUVERNANCE Pilotage Projet Pilotage stratégique
Direction Client Pilotage stratégique Valide les travaux Donne les orientations et avis Arbitre et décide Pilotage opérationnel Chef de projet ou référent interne Référent interne Collecte les données techniques Coordonne en interne Acteurs internes Rend compte Préconise Délègue S’appuie Direction Konica Minolta Pilotage stratégique Directeur De Projet Pilotage opérationnel Chef De Projet Experts techniques Responsable équipes techniques Demande Valide Répond Informe Planifie Interactions Pilotage Projet

33 DÉPLOIEMENT: Gestion de Projet Direction Projet Chef de Projet
Directeur de projet Chef de projet Contrat signé PQP Revue des caractéristiques du Client Présentation du logiciel de gestion de suivi de projet Lancement du Projet Équipes projet Sponsors Revue des objectifs, des grandes étapes du projet PAQ Direction Projet Chef de Projet Plan du projet Planning Préliminaire Plan des Ressources Contrôles du projet Équipes projet Plan des livrables Gestion du risque Démarrage Du projet Direction Projet Chaîne logistique Chef de Projet Consultant Ingénieur Solution Réunion interne Présentation: Organisation du projet Procédure de Communication Procédure D’escalade Comité de Pilotage Équipes projet, Services Généraux Conditions requises pour la sécurité (Accès site,….) Direction Projet Chaîne logistique Chef de Projet Ingénieur Solution Réception Services Consommables Transition et Communication Plans ( Formation, Transition) Équipes projet, Réception matériels Services Généraux… Découverte de site Validation Analyse / Design Procédures Spécifiques Client Direction Projet Chaîne logistique Chef de Projet Consultant Planning Désinstallation / Installation Matériels Installation Logiciels Formation Transfert des Immobilisations Équipes projet Réception matériels Services Généraux… Implémentation Tests Analyse Comité de pilotage Revue qualité Validation Direction Projet Chaîne logistique Chef de Projet Gestion administrative Certificat d’acceptation (recette) Facturation Revue de fin de Équipes projet Sponsor du projet Fin du Projet Passage en mode Support Paiement rupture Anticipée contractuelle Direction Projet Chef de Projet Consultant Vente Gestion administrative Évaluation Du projet Post mortem Ressources Client Ressources KM DSI,HR, Communication…..

34 Adhésion des utilisateurs à votre projet
DEPLOIEMENT : Accompagnement au changement Sensibilisation des managers : Rappel des objectifs du projet Objectifs environnementaux Bonnes pratiques d’impression Réunions d’information utilisateurs relayées par les managers Information utilisateurs : Création d’une affiche et d’un Leitmotiv/ Environnement Information & sensibilisation (option) Sessions d’information produits Affichage relais/ lieux stratégiques Affichage équipements Article « best practice utilisateur » Communication & mobilisation Prises en main : Prise en main logisticien Sessions avancées : admin IT Accompagnement : Documents publiés sur l’intranet E-training produits Formation & accompagnement Enquêtes de satisfaction Annuelles ou semestrielles Adapter de notre organisation et de nos ressources Mesure de satisfaction (option) Adhésion des utilisateurs à votre projet

35 d’éco-responsabilité
DEPLOIEMENT : Outils - conduite du changement Objectifs : Communiquer sur les différentes phases de votre projet d’optimisation Expliquer le fonctionnement des nouveaux systèmes d’impression Sensibiliser à l’éco-responsabilité Affiches Newsletters Guides Charte d’éco-responsabilité Quizz

36 OPS MANAGE: La vie opérationnelle

37 COMITÉ DE PILOTAGE ET REPORTING Tableaux de bord
La mission du Service Delivery Manager : Il surveille l’ensemble des indicateurs contractuels Il interprète les reportings et les tableaux de bord Il pilote les comités de pilotage périodiques et produit les compte-rendus. Objectifs : Amélioration continue de la qualité de service A l’aide des états de reporting et tableaux de bord : Il alerte sur toute déviation constatée. Il propose des actions correctives et vous rend compte des résultats de son action Il supervise les ordres de modification: Infrastructure : mouvements, retraits, ajouts d’équipements, mise à niveau de firmware… Processus : modification de l’organisation de service KM

38 SUIVI ENVIRONNEMENTAL
Grâce à l’éco+calculateur, nous suivons vos objectifs de réduction de papier trimestre par trimestre, tant sous l’axe financier qu’environnemental (émissions de CO2).

39 DES SERVICES SUR MESURE
GESTION DE PROJET : Méthodologie ITIL, inventaires détaillés, analyse & design, implémentation, suivi SOLUTIONS DOCUMENTAIRES : Archivage, impression confidentielle, dématérialisation, problématique Fax, refacturation interne… FINANCEMENT : Contrat financement, reprise de parc, rupture anticipée de contrat, traitement en mode Coterminous OUTSOURCING-FM : Partielle / Totale Print on Demand Centre de reprographie externe… ASSISTANCE TECHNIQUE : Gestion des consommables, centre d’appels, réparation, Maintenance… ENGAGEMENTS CONTRACTUELS : Contrats Cadre, Plan d’Assurance Qualité GESTION DU CHANGEMENT : Formation, e-learning, démo, site intranet, déménagements EXPLOITATION : Comités de pilotage, statistiques périodiques, gestion des évolutions, veille technologique, prise en charge support flotte concurrente…

40 CONCLUSION Optimized Print Services

41 Vous pourrez vous concentrer sur votre métier en toute tranquillité.
BÉNÉFICES DU PROGRAMME OPS Economies : Coût page facturé à l’usage Poste budgétaire d’impression sous contrôle Suppression des achats consommables / trésorerie renforcée Simplicité : Mise en place d’une infrastructure adaptée 1 seul fournisseur, 1 seul contrat, 1 seule facture Services d’impression externalisés Suivi et supervision du parc d’impression Meilleurs usages : Systèmes d’impression dimensionnés aux besoins utilisateurs Infrastructure d’impression modernisée Réduction de l’empreinte environnementale Mise en place d’une politique d’impression / changement des usages Partage documentaire amélioré Renforcement de la sécurité de l’information Vous pourrez vous concentrer sur votre métier en toute tranquillité.

42 Merci de votre attention