Rédaction d’un rapport avec solutions opérationnelles

Présentation au sujet: "Rédaction d’un rapport avec solutions opérationnelles"— Transcription de la présentation:

1 Rédaction d’un rapport avec solutions opérationnelles
Méthodologie Epreuve d’admissibilité au concours interne d’attaché territorial Rédaction d’un rapport avec solutions opérationnelles

2 Programme de la journée
Le cadrage de l’épreuve : que devez-vous faire? Qu’est-ce qui est évalué? L’esprit et les objectifs de l’épreuve : qu’est-ce qui est attendu? La méthodologie du rapport avec solutions opérationnelles La forme du rapport

3 LE CADRAGE DE L’EPREUVE
5 Spécialités : administration générale – gestion du secteur sanitaire et social – analyste – animation – urbanisme et développement des territoires Même épreuve d’admissibilité : REDACTION D’UN RAPPORT AVEC SOLUTIONS OPERATIONNELLES « Rédaction, à l’aide des éléments d’un dossier soulevant un problème, selon la spécialité, rencontré par une collectivité territoriale, d’un rapport faisant appel à l’esprit d’analyse et de synthèse du candidat, à son aptitude à situer le sujet traité dans son contexte général et à ses capacités rédactionnelles, afin de dégager des solutions opérationnelles appropriées » Durée de l’épreuve : 4 heures Coefficient : 4 Pas de programme règlementaire

4 L’EPREUVE DU RAPPORT « Rapport à l’aide d'un dossier dans la spécialité avec solutions opérationnelles  » Il s’agit donc D’un rapport : il s’agit d’un des documents utilisés par les collectivités territoriales destinés à faire circuler des informations et à proposer des solutions opérationnelles donc des solutions à mettre en œuvre : le rapport doit donc respecter certaines règles de forme et de fond À l’aide d’un dossier : il est donc possible d’utiliser des connaissances / expériences qui ne sont pas dans l’un des documents du dossier = « le dossier mais pas que le dossier » Sans programme règlementaire : le rapport peut donc porter sur n'importe quel sujet ! Pas de stress, mais de l’enthousiasme à aborder une question/domaine que vous ne connaissez pas. D’une durée de 4 heures : une des clés de la réussite : la maîtrise du temps !

5 L’ESPRIT DE L’ÉPREUVE Se mettre dans la peau d’un attaché, revêtir l’habit ! Montrer son expertise, son sens du management Pour cela, connaitre les missions dévolues au cadre d’emploi des attachés (Décret n° du 30 décembre 1987 portant statut particulier du cadre d'emplois des attachés territoriaux). Etre un attaché c’est : * Participer à : - concevoir - élaborer - mettre en œuvre * Se voir confier des missions, des études ou des fonctions comportant des responsabilités particulières * Exercer des fonctions d’encadrement hautes responsabilités

6 LES OBJECTIFS DE L’ÉPREUVE
Le rapport n’est pas un simple résumé ou une simple compilation des documents du dossier assorti de solutions générales. Au contraire, le rapport doit : - répondre à la commande qui vous est faite - être concis, objectif et clair - comporter des solutions adaptées C’est un document professionnel. Quels objectifs doit-il poursuivre? - informer l’auteur de la commande - analyser finement les principales données contenues dans le dossier - faire preuve de synthèse et de qualités rédactionnelles - proposer des solutions OPERATIONNELLES appropriées à la commande et au contexte! Ce qui est évalué = la capacité à utiliser les documents et informations du dossier mais aussi ses propres connaissances et expériences pour informer précisément et analyser finement la commande. Le rapport ne doit pas être brillant mais EFFICACE Toujours garder en ligne de mire la COMMANDE et se mettre à la place du destinataire du rapport : ce rapport me serait-il utile?

7 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT Le sujet
Le sujet (une trentaine de pages) que vous avez entre les mains comporte (en principe) : Une commande avec un contexte plus ou moins précis/détaillé : Quel est le contexte - Qu’attend le destinataire? Une liste de documents (une dizaine) : source, titre, date, nombre de pages etc. Un dossier ou corpus dans la forme originelle des différentes parutions

8 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT Le travail mental préparatoire à la rédaction
Des qualités et une attitude à se marteler jusqu’au concours ! Rigueur : METHODOLOGIE Entrain et implication : comme si vous deviez effectivement rendre un rapport à un supérieur hiérarchique dans 4 heures! Rapidité : le tout en 2h Confiance : je suis compétent(e) et bien préparé(e) Mes qualités : Expertise – Maîtrise – Confiance – Aisance

9 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT Savoir gérer son temps est CAPITAL
Une épreuve de 4 heures nécessitant une bonne gestion du temps. Il faut éviter de rendre une copie inachevée synonyme de copie pénalisée! Proposition à affiner par l’expérience : Lecture du sujet : 5 minutes Etude du dossier : 1H40 (max) Survol/choix de l’ordre de lecture : 25 minutes (max) Prise de note + plan : 1H15 Etiquette + Rédaction de l’introduction + Partie 1 : 1 heure Partie 2 : solutions : 1heure Relecture finale et correction : 15 minutes Soit un travail préparatoire de 1H45 et une rédaction de 2h15

10 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT Le travail sur le brouillon
Préalable: REPERER Le sujet qui se balade quelque part entre la commande et le corpus La commande pour entrer dans le corpus La liste des documents pour affiner les axes que l’on commence à identifier Ensuite : CHOISIR l’ordre de lecture des documents Vous n’allez pas lire dans l’ordre de présentation! Pour vous aider, identifiez : Dans la liste des documents : date/ source/ angle d’approche. Dans le corpus : titres et sous-titres / chapeaux / débuts et fins de paragraphes / introductions et conclusions

11 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT Le travail sur le brouillon
Enfin : ENTRER dans le corpus Avec une intention, pas de passivité par rapport au corpus Pour y récupérer les éléments dont vous avez besoin pour honorer la commande Lecture efficace et rapide : survol, écrémage Prise de note tabulaire : on s’y lance au bout de 30 minutes grand maximum! Pas de rédaction au brouillon, si ce n’est l’introduction et le plan !

12 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT La prise de note tabulaire 2 méthodes
METHODE 1 : LA PRISE DE NOTE LINEAIRE = Prise de note par document Avantages: - facile et rapide - rassurante Inconvénient : idées et données non classées et ordonnées Astuce pratique : prise de note sur des feuilles orientées paysage (éventuellement unies les unes aux autres avec de l’adhésif) Doc 1 Doc 2 Doc 3 Doc 4 Doc 5 Doc 6

13 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT La prise de note tabulaire 2 méthodes
METHODE 2 : LA PRISE DE NOTE PAR AXES OU THEMES Avantages: - plus analytique - fournit les rubriques du rapport, organise votre rapport au fur et à mesure - gain de temps - on y note aussi ce qui va servir à la partie 2 sur les solutions opérationnelles adaptées Inconvénient : plus délicate de prime abord, nécessite de l’entrainement Astuce pratique : prise de note sur des feuilles orientées paysage (éventuellement unies les unes aux autres avec de l’adhésif)

14 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT La prise de note tabulaire
METHODE 2 : LA PRISE DE NOTE PAR AXES OU THEMES Elle permet de visualiser ce qui va devenir les rubriques du rapport. Simple exemple de rubriques : Contexte Histoire Données chiffrées Problèmes Analyse cause/ conséquences Typologie Historique Enjeux Cadre administratif et règlementaire Références juridiques L’esprit et la lettre de la norme Réponses/ solutions Actions de prévention ou actions curatives Moyens nécessaires Freins et obstacles Inquiétudes Doutes Failles Carences

15 LA MÉTHODOLOGIE DU RAPPORT UN FORMALISME – DES CODES A SAVOIR MANIER
Pourquoi ? Pour apporter les réponses attendues, il convient de les transmettre avec clarté et efficacité. Le plan du rapport doit vous le permettre en permettant à son destinataire de : saisir votre démarche par un plan visible et cohérent repérer rapidement les informations essentielles grâce à une copie structurée et aérée se reporter directement à un passage du rapport s’il le désire retenir les points importants grâce à un enchaînement logique d’idées et un rapport court Comment? Plan architecturé en 2 parties et des sous parties Plan apparent Contenu précis, fiable, efficace qui informe et propose des solutions adaptées : il faut être pro !

16 LA FORME DU RAPPORT A ACCEPTER : ADOPTER/ SE CONFORMER A UN FORMALISME CODIFIE La forme codifiée exclut l’originalité ou la différence mais ces dernières s’exprimeront en revanche dans vos développements. Quelle forme? Timbre Introduction Titres, sous-titres Retraits / sauts Style sobre

17 LA FORME DU RAPPORT Le timbre
Première page de votre copie : doit être aérée Collectivité ……… Le ……. Service ……… Rapport à l’attention de Monsieur ou Madame le ou la…… Objet : ………. Références : ………

18 LA FORME DU RAPPORT L’introduction
3 éléments dans l’introduction, 3 étapes à matérialiser par des retours à la ligne et espaces Une accroche/phrase d’attaque : entrée en matière, contextualisation du sujet (Alors que (chiffres)…., il apparait que……) : il faut montrer la tension, image de l’arc… en quelques lignes (autour de 5). Utiliser ici des dates et chiffres clés, des évolutions au vu de chiffres, un fait d’actualité marquant etc. Problématique : problèmes initiaux ou induits - enjeux de la commande (Ainsi le problème de.. se traduit pour les collectivités territoriales en termes d’enjeux, notamment….) Annonce du plan : Il convient donc d’établir un état des lieux de … qui présente le cadre général des réponses à apporter à cette problématique(I) . Seront ensuite présentées les solutions opérationnelles adaptées au contexte de notre collectivité prenant en compte ses spécificités (II) Format : 2/3 de page maximun

19 LA FORME DU RAPPORT Plan et développement
Monochrome, sans fioriture, sobre mais attirant par sa présentation d’ensemble aérée et claire. La copie doit être séduisante et accueillante pour le correcteur. Donnez envie de vous lire ! Architecture classique I. Titre Chapeau : Dans la mesure où…., seront tour à tour abordés…………. (A) et …………… (B) I. A Titre I. B Titre Transition qui annonce la partie 2 : Pour conclure, le problème exige … Faire face à ces enjeux d’ordre .. Et…. Requiert donc de la part des collectivités territoriales …. afin d’assurer un service public de qualité, soucieux d’être innovant/exemplaire… II. Titre Chapeau : Il convient à présent de traduire sur le terrain de notre collectivité, ces solutions globales présentés ci-dessus adaptées à notre contexte, à savoir…. En ma qualité d’attaché territorial, je vous présenterai des solutions opérationnelles dans le but de….. Celles-ci s’articuleront autour de 2/3 axes : … (A)…. (B)…. (C)….. II. A Titre II. B Titre

20 LA FORME DU RAPPORT Partie 2
II. Les propositions de solutions opérationnelles appropriées Utiliser/ se référer à la méthode projet qui est à transposer selon le contexte de la commande Etapes incontournables à respecter: CONCEVOIR (objectifs/besoins – validation/existant – repérer les contraintes – programmer les actions – identifier les solutions – choisir une solution) REALISER ( mettre en œuvre la solution : groupe de travail – informer les acteurs – répartir les actions : planning, mise en œuvre des actions, ajuster les actions, gérer les écarts par rapport au prévisionnel …) EVALUER LE PROJET – CAPITALISER L’EXPERIENCE

21 LA FORME DU RAPPORT Partie 2
Propositions REALISTES Doivent être pris en compte, le cadre juridique, le cadre financier, les RH, la communication, les expériences éclairantes conduites par d’autres collectivités…. Penser aux - freins et obstacles - management/RH (équipe, outils à mettre en place, formation etc…) - aspects financiers - aspects juridiques - partenaires institutionnels Toujours garder en mémoire qui est le décideur ! Ce n’est pas vous, vous, vous ne faites que proposer, vous êtes dans un processus d’aide à la décision (argumenter donc sur les avantages et inconvénients notamment..)

22 LA FORME DU RAPPORT Les titres : tout un art !
Les titres des I, II, I. A, I. B, II. A et II. B obéissent tous aux mêmes règles et méritent tous le même soin ! Les titres font partie intégrante de votre rapport. Ils doivent être qualifiants ou parlants. On doit comprendre non seulement de quoi vous allez parler mais aussi ce que vous voulez souligner, ce sur quoi vous voulez insister. Pour cela : Titre = thème + prédicat Thème : de quoi on parle Prédicat : ce que l’on veut souligner

23 LA FORME DU RAPPORT La conclusion
Facultative mais peut être pertinente Pour cela : il faut brièvement résumer les idées développées et élargir, ouvrir le sujet Il convient alors de - prendre de la hauteur - évoquer des notions nobles, des valeurs essentielles du service public, de la fonction publique territoriale (égalité des usagers, continuité du service public, mutabilité, intérêt général, éthique, solidarité etc…)

24 LA FORME DU RAPPORT La rédaction
Rédaction sans brouillon, directement « au propre » (sauf éventuellement intro, plan et conclusion) Rédaction intégrale : pas de style télégraphique, pas d’abréviation, pas de prise de note, pas de schémas ou de tableaux (sauf spécialité analyste éventuellement!) Exigence d’une bonne syntaxe et d’un bon orthographe (pour éviter la soustraction de 2 points!) Rédaction claire, concise, neutre ou objective, sobre, précise. Pas d’effets de style. But : informer rapidement et complètement le destinataire du rapport Pas de référence aux documents dans votre note (exemple : doc 1) Pas de « copier-coller » : travail de reformulation attendu de la part du candidat Le rapport doit être concis de 6 à 7 pages, soit avec une présentation bien aérée 7 à 8 pages !!!

25 LA FORME DU RAPPORT Vue d’ensemble
TIMBRE INTRODUCTION I. Titre Chapeau introductif qui annonce les I. A et I. B I. A Titre I. B Titre Transition qui annonce la partie 2 II. Titre Chapeau introductif qui annonce les II. A et II. B II. A Titre II. B Titre CONCLUSION Qualité du rédacteur (mais pas de signature)