Qui peut utiliser ces formulaires ? Comment utiliser un formulaire ?

Présentation au sujet: "Qui peut utiliser ces formulaires ? Comment utiliser un formulaire ?"— Transcription de la présentation:

1 Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement Support de formation pour les utilisateurs de la logistique

2 Qui peut utiliser ces formulaires ? Comment utiliser un formulaire ?
Formulaires de la Chaîne d’Approvisionnement pour les utilisateurs de la logistique Les 4 Formulaires Qui peut utiliser ces formulaires ? Comment utiliser un formulaire ? Rôle & Responsabilités Fréquence Référence et remplissage Spécifications Techniques Archivage Conclusion Action contre la Faim Service - Logistique Mission

3 Les 4 formulaires  Demande d’Achat (DA) est le formulaire utilisé pour lancer tout type d’achat (fournitures/ services/travaux/propriété) A l’exception de : Les frais des consultants ou conseillers (Référez vous auprès de votre siège afin de connaître la procédure à appliquer) Frais bancaires Qui relève de la responsabilité du Chef de Mission et / ou de l’Administrateur. Bon de Réception (BR) est le formulaire utilisé lorsque des produits depuis le fournisseur son livrés sans Bon de Livraison Demande de Sortie de Stock (DSS) est le formulaire utilisé pour lancer tout type de sortie de stock Bon de Livraison (BL) est le formulaire utilisé pour renvoyer le matériel dans le stock. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

4 2. Qui peut utiliser ces formulaires ?
Ces formulaires peuvent être utilisés par tous les responsables de programmes et les représentants des fonctions supports sur la base et dans la capitale Tous les utilisateurs potentiels doivent être mentionnés dans le Formulaire de Signatures Autorisées Action contre la Faim Service - Logistique Mission

5 3. Comment utiliser un formulaire ?  Rôle & Responsabilités
Demande d’Achat et Demande de Sortie de Stock : Le demandeur est responsable de la pertinence de sa demande et doit s’assurer que le département logistique dispose de toutes les informations techniques nécessaires. Le département logistique est responsable de l’approvisionnement de fournitures / services en fonction des détails techniques fournis par le demandeur. Le Département logistique ne sera pas tenu responsable pour un achat ou une livraison inadéquat si aucun détails n’ont été fournis par le demandeur. Le département logistique est cependant responsable de préciser au demandeur que la description de sa demande n’est pas claire. Si le demandeur ne fournie pas une description précise de la fourniture souhaitée, le logisticien est en droit de refuser de valider la demande. Bon de Réception et Bon de Livraison : Chaque réception directe de la part d’un fournisseur doit être accompagnée d’un Bon de Livraison, si la livraison du fournisseur n’est pas accompagnée d’un Bon de Livraison, le receveur doit remplir un Bon de Réception. Chaque retour de matériel au stock doit être accompagné d’un Bon de Livraison. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

6 3. Comment utiliser un formulaire ?  Fréquences
Demande d’Achat et Demande de Sortie de Stock : - Sur chaque base = Une demande par département par semaine Des bases vers la capitale = Deux commandes par mois De la capitale vers les sièges = Deux commandes par mois Les fréquences mentionnées au sein des missions sont des indications, elles peuvent être ajustées par le Coordinateur Logistique en fonction des besoins opérationnels. Le Suivi des Achats, le Rapport de Stock et le Suivi du Stock : Ces documents doivent être envoyés par le département logistique à tous les demandeurs selon une fréquence hebdomadaire. La fréquence mentionnée au sein des missions est une indication, elle peut être ajustée par le Coordinateur Logistique en fonction des besoins opérationnels. Nous recommandons fortement d’établir une rencontre hebdomadaire avec chacun des demandeurs afin de : recevoir, contrôler et valider les demandes de la semaine, (DA et DSS sont soumises à la logistique uniquement en version électronique, l’impression sera effectuée uniquement après la demande validée) Donner des informations sur l’état de traitement des demandes précédentes, Revoir le Planning des Achat par Projet / Planning des Approvisionnements. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

7 3. Comment remplir un formulaire ?  Référence et remplissage
Le demandeur doit remplir toutes les informations dans l’en tête et dans chacune des lignes utilisées dans les formulaires. Si certaines informations manquent, le département logistique ne validera probablement pas le formulaire. Chaque formulaire dispose de son « guide d’utilisation » joint au formulaire. Il inclut les explications détaillées suivantes : Comment établir une référence (essentiel pour la traçabilité logistique et le suivi), Comment remplir le formulaire. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

8 3. Comment utiliser un formulaire ?  Spécifications Techniques
Pour chaque ligne d’un formulaire, et plus spécifiquement pour la Demande d’Achat, le demandeur doit fournir les spécifications techniques pertinentes. Dans une demande simple, les détails concernant les spécifications techniques sont précisés dans la colonne description, Cependant le demandeur ne doit pas hésiter de joindre des spécifications techniques / photos / … lorsque cela s’avère nécessaire. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

9 3. Comment remplir un formulaire ?  Archivage
Chaque formulaire dispose de plusieurs copies et de règles particulières concernant l’archivage. Référez vous au « guide d’utilisation » Un dossier par Département ou Service par type de formulaire et par année Les formulaires sont classés par ordre chronologique. Le chapitre Archivage du Kit Log V3.0 consolide toutes les règles d’archivage par formulaire. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

10 4. Conclusion Si vous avez des question additionnelles, n’hésitez pas à contacter votre logisticien, il /elle sera ravi(e) de vous aider. Et n’oubliez jamais que l’objectif du département logistique est un support aux programmes, mais afin de bénéficier d’un support adéquat, les utilisateurs logistiques doivent collaborer en respectant les procédures. Merci. Action contre la Faim Service - Logistique Mission