Evaluation des services administratifs de la Direction Générale

Evaluation des services administratifs de la Direction Générale
Travaux du groupe de travail Réunion du

Autorités internes Encadrants Etudiants Administrations
DG Autorités externes Autorités de tutelle, ministres, PO, CIUF, CREF Autorités internes Recteur, Vice-Recteurs, Doyens, Facs, CA Encadrants Avant-pendant-après Etudiants Administrations ARH, ARF, ARD, Facs, SEGI, ARI, Relations extérieures, cellules d'appui Monde extérieur Ville, Administration publique, enseignement (secondaire et HE, autres universités), employeurs

Chaîne de valeur des services de la Direction générale
Autorités externes Adm ULg (SeGI) Société civile (adm publ, CD) DG Etudiants Encadrants Autorités ext Autorités int Société civile (employeur, Enseignement II,..) … ULg Autorités internes Autorités externes Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Faire apparaître la société

ETUDIANTS

Autres éts d’enseignement Etudiants (avant, pendant, après) Diplômés
Autorités internes Autorités externes Proches Autres éts d’enseignement Etudiants (avant, pendant, après) Diplômés Encadrants Facultés Société civile (nationale et internationale) Employeurs Enseignement II ULg Société DG Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Conseiller / Prescripteur

Cycle général de l’étudiant
Besoin de connaissances structurées / d’expertise et de reconnaissance Activités principales Rechercher un emploi Développer des compétences Gérer sa carrière Maintenir le lien avec l’ULg Promouvoir l’expérience vécue à l’Université Réalisation de soi Se connaître (besoins, capacités) S’informer (opportunités, admissibilités, conditions de succès, aides,...) Analyser (potentiels, risques, avantages, inconvénients) PREPARATION INSCRIPTION FORMATION VALORISATION Reconnaissance Décision de s’inscrire Activités principales Préparer et suivre les cours et les TP Compléter leur formation de base Étudier Être mobile Préparer leurs travaux / mémoires Mener sa vie étudiante Passer des examens S’inscrire / s’enregistrer Chercher un logement Organiser leur mobilité in Chercher des réponses à leurs besoins spécifiques Se préparer à la rentrée Prestations en faveur des étudiants peuvent être directes, indirectes (coopération, soutien des Fac et des encadrants) Faire le lien avec les besoins clés (en relation avec les objectifs de l’Ulg : nbre d’étudiants, taux de réussite, …), les objectifs des facultés, les objectifs de performance de l’Université Inscription

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Préparation Aider le futur étudiant à faire le bon choix d’études Informer le futur étudiant de manière complète sur les formations ET les conditions d’admission Informer le futur étudiant et le conseiller sur les conditions et les possibilités d’aides qui lui garantiront un environnement adéquat (coût des études, logement, etc.) Inscription Conférer à l’étudiant un statut qui permet l’accès à la formation (au sens large: cours, expériences de vie…) aux infrastructures et aux services de l’ULg Formation Accompagner l’étudiant dans les conditions de réussite de sa formation, de son expérience internationale ainsi que dans sa situation personnelle de vie et de bien-être à l’université; Faire respecter les règles de vie à l’ULg Valorisation Délivrer un statut de diplômé* qui permette la reconnaissance extérieure et l’accès à certains services ULg (événements, mail alumni, …); Créer et entretenir le sentiment d’appartenance à l’ULg / le rôle d’ambassadeur Favoriser l’apprentissage tout au long de la vie

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Question évaluatives Indicateurs Aider le futur étudiant à faire le bon choix d’études Informer le futur étudiant de manière complète sur les formations ET les conditions d’admissions Informer le futur étudiant et le conseiller sur les conditions et les possibilités d’aides qui lui garantiront un environnement matériel adéquat (coût des études, logement, etc.) - En quoi la DG contribue-t-elle à aider les futurs étudiants à faire les bons choix d’études? Comment ce rôle s’articule-t-il avec d’autres acteurs (ex. enseignement, SIEPP, etc.)? La DG est-elle efficace dans son rôle d’information aux futurs étudiants en ce qui concerne les conditions d’admission, les formations et les possibilité d’aides? Nombre de futurs étudiants potentiels rencontrés par la DG sur des questions de choix d’études Satisfaction par rapport aux informations reçues : pertinence des informations ou conseils reçus,.) Appréciation de l’accueil (disponibilité, écoute, etc.) Indicateurs d’impact Evolution du nombre d’inscrits

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Question évaluatives Indicateurs Conférer à l’étudiant un statut qui permet l’accès à la formation (au sens large: cours, expériences de vie…) aux infrastructures et aux services de l’ULg La DG fournit-elle une aide adéquate et appréciée au moment de l’inscription? Nombre d’inscriptions : (% Nouvelles et % renouvellements) Délai de réception des cartes, attestations, , documents et avantages liés à l’inscription (distinction nouvelles et renouvellements) Appréciation de l’accueil au moment de l’inscription (disponibilité, écoute, etc.)

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Question évaluatives Indicateurs Accompagner l’étudiant dans les conditions de réussite de sa formation, de son expérience internationale ainsi que dans sa situation personnelle de vie et de bien-être à l’université; Faire respecter les règles de vie à l’ULg La DG fournit-elle un accompagnement adéquat et apprécié au cours de la vie de l’étudiant à l’université? Comment se rôle s’articule-t-il avec celui des facultés? (distinction : soutien à la réussite, soutien à son expérience internationale, soutien/accompagnement relatif à la situation personnelle de vie et de bien-être à l’université) La DG parvient-elle à faire respecter les règles de vie à l’ULG? Evolution du nombre/part des étudiants recevant un soutien à la réussite par la DG (conseil pédagogiques, cours préparatoires, tests de diagnostics, etc.) Nombre d’étudiants accompagnés - Accompagnement de situations particulières (artistes, sportifs, reprises d’études…)

Fonction générale des services de la DG envers les étudiants: Mettre l’étudiant en bonne situation d’apprentissage avant et pendant son parcours universitaire et l’aider à valoriser et renforcer cet apprentissage à l’issue de ce parcours Question évaluatives Indicateurs - Délivrer un statut de diplômé* qui permette la reconnaissance extérieure et l’accès à certains services ULg (événements, mail alumni, …); - Créer et entretenir le sentiment d’appartenance à l’ULg / le rôle d’ambassadeur - Favoriser l’apprentissage tout au long de la vie Quel est le rôle joué par la DG pour les diplômés de l’ULG? Les services alumni sont-ils appréciés? La DG contribue-t-elle à entretenir un sentiment d’appartenance à l’ULG? Contribue-t-elle à favoriser l’apprentissage tout au long de la vie?

ENCADRANTS

Autres éts d’enseignement Encadrants (avant, pendant, après) ULg
Autorités internes Autorités externes Proches Autres éts d’enseignement Encadrants (avant, pendant, après) Etudiants Facultés Société civile ? (employeurs, Enseignement II,..) … ULg Société DG Autres adm ULg Soc civile (unif étrangères, autres ens sup, ens II,..) Autres juristes

Recherche d’opportunités de carrière académique
Cycle encadrant Recherche d’opportunités de carrière académique S’informe des postes à pourvoir Envoie son CV Se met en ordre administratif S’informe des statuts et procédure de promotion Définit ses engagements pédagogiques Est informé des possibilités de poursuite Accède à l’éméritat Contribue au rayonnement de l’ULG Participe à des événements de fin de carrière Engagement Vie professionnelle Enseignements/activités pédagogiques / Projets Carrière Post-carrière Arrêté de désignation ou contrats de mission Fin de contrat / retraite CARRIERE Evolue dans sa carrière Est informé sur les procédures et les statuts ENSEIGNEMENT /ACTIVITES PEDAGOG. Remplit son rôle d’encadrant (enseigne, se forme,....) ENSEIGNEMENT / ACTIV. PEDAG. / PROJETS Participe à des événements Trouver un appui ou des idées de développement de ses différentes missions (mobilité, coopération au développement, soutien pédagogique ou autre Contribue au rayonnement de l’Institution

Engagement Post-carrière
Fonction générale des services de la DG envers les encadrants: Mettre l’encadrant en bonne situation d’exercer ses missions d’enseignement et de services à la communauté et l’accompagner tout au long de sa vie professionnelle au sein de l’Ulg Engagement Accueillir les académiques qui entrent en fonction Assurer le suivi des décisions de nomination/désignation du CA ; Informer les encadrants sur les statuts, règlements et procédures relatifs à ses missions; Vie professionnelle Accompagner l’encadrant dans ses démarches administratives (en relation avec l’ARH pour les parties qui la concernent) Soutenir (organisationnel, financier, personnel) ou proposer de nouveaux projets (ex. formation continue, mobilité , événements « protocolaires » …). Post-carrière Informer et instruire les dossiers des encadrants retraités qui souhaient poursuivre une activité non rémunérée animer la mise en réseau des anciens académiques (événements de mise à l’honneur, participation à des cours, actions alumni…)

« expert »

Autres administrations
Fonction générale de la DG envers l’Institution: Venir en soutien de / Aider l’Université / les Facultés / les politiques à définir et mettre en œuvre une politique dans le domaine de l’enseignement et de la formation Facultés Soutenir les efforts des Facultés pour répondre à leurs besoins dans la construction de règlements internes, programmes de cours, engagements pédagogiques ou tout autre projet facultaire Assurer un rôle d’interface entre les facs et le CA pour ce qui concerne l’enseignement et la formation Gérer la mobilité et les conventions entre la fac et d’autres institutions Appuyer la gestion des bases de données Recteur et autorités Préparer le CA et exécute les décisions en lien avec l’enseignement et la formation Conseiller, appuyer les autorités dans la création et/ou la mise en œuvre de projets institutionnels en lien avec l’enseignement et la formation Autres administrations …. Monde extérieur Conseiller, informer et appuyer le monde extérieur (presse, écoles…) dans la création, visibilité et/ou la mise en œuvre de projets institutionnels en lien avec l’enseignement et la formation

Référentiel fonctionnel détaillé

Etudiant - Avant

Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable
Activité du service Besoin S’informe sur les études Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Etudiants formation continue Brochures Site web Salons étudiants Portes ouvertes Visites écoles (II et autre ES) Concevoir Réaliser et produire Diffuser (en Coordination avec les facs) Connaître l’offre de formation Ulg S’informe sur la possibilité d’être admis Etudiants in Règlementations Examens (entrée, maitrise du français,..) Information Conventions diverses (Erasmus Mundus, codiplomation, cotutelle,..) Décisions individuelles d’admission et d’équivalence Dossier d’accompagnement ( VAE) Informer Conseiller Accompagner Vérifier et analyser le parcours Suivre les évolutions législatives Rédiger et envoyer les courriers officiels Gérer les recours (en lien avec les acteurs concernés) Exécuter les décisions CA Sélectionner les candidats EM Gérer la coordination avec organismes de coopération (Pacodel) Gérer le site web Être aidé en vue de pouvoir finaliser son inscription dans les meilleures conditions Cherche à mieux se connaitre et réfléchir à son avenir en vue d’élaborer un projet d’études et/ou de profession Test et bilans d’orientation Animation Atelier Entretien individuel (en lien avec des professionnels tels que psychologues, conseillers d’orientation..) Permanence Séminaires et conférences Organiser des consultations individuelles Assurer des permanences Concevoir, organiser et animer des ateliers, des séminaires des conférences, des séances d’information.. Faire le bon choix (institution et filière) et mieux se connaître

Activité du service Besoin Cherche une expertise Etudiants formation continue Brochure Site web Informer Conseiller ( en Coordination avec les facs (++) Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise S’informe sur le coût des études et les possibilité d’aides Tous les futurs étudiants Dossier Brochures Chèques formations (FC) Aide s financières Instruire et Analyser le dossier Conseiller et Accompagner Collaborer avec les services agréés CF (ITF) Avoir des aides pour s’inscrire Organise sa mobilité Etudiants in Stagiaires étrangers Contrat Acceptation comme étudiant mobile BD mobilité IN Programme /contrat d’étude Parrainage Brochure IN Élaborer le dossier Aider à la préparation du séjour et/ou à l’orientation du stage Gérer les banques de données et les conventions (Lien avec la faculté et avec l’institution d’origine, CUD ) Avoir une intégration optimale, approfondir la langue française & avoir confirmation de sa mobilité Se préparer à la rentrée Futurs étudiants Etudiants pass/VAE Activités préparatoires Cours sur la méthode, la matière et les outils Cours de français (IN) Donner des supports à l’apprentissage ( en Coordination avec la fac (invitation de profs, projets) Faire une bonne rentrée (être préparé, actualiser ses connaissances) S’informe sur ses possibilités de logement Etudiants Formations continues Collaborer avec le service logement Consulter la base de donnée Conseiller sur le localisation (pour les étudiants étrangers) Être idéalement logé

AVANT Activité utilisateur Utilisateur Produit délivrable
Activité du service Besoin S’informe sur les aménagements mis en œuvre pour sa situation spécifique - Futures étudiants en situation particulière (handicap, artistes, sportifs, ARE (Adulte en reprise d’Etude) - Futurs étudiants internationaux Entretien Brochures RV et accueil personnalisé Site web Conseiller Informer Accompagner (Pacodel, notamment) Servir de relais vers les services et personnes in et out Ulg Faire reconnaître sa situation particulière et avoir un aménagement spécifique à sa situation Être rassuré

Etudiant - Pendant

Activité du service Besoin S’inscrire Etudiants inscrits (tous sauf étudiants d’échange in) Carte d’étudiants Accès au portail Règlements Programme de cours Adresse mail Programme/brochure journée d’accueil (J-1 et J) GO ULG Attestations diverses Activités préparatoires Accueillir Vérifier le dossier Suivre les évolutions législatives Concevoir la carte d’étudiant et les attestations Expliquer le maniement WEB , distribuer des brochures et informer sur les activités préparatoires et l’institution (sport, culture, et diversité services, vie étudiante Être inscrit « S’enregistrer » Etudiants d’échange IN Idem. autres étudiants Welcome Pack étudiant d’échange Informations spécifiques (cité administrative, banques, mutuelles) idem Concevoir et Organiser des brochures et des activités spécifiques Erasmus (Lien avec facultés et avec associations étudiantes (ESN), avec HE Charl-Schuman ) Faire une mobilité durant le cursus (valorisation dans celui-ci) Construit son programme spécifique Spécifique Etudiants IN Séances d’accueil par les coordinateurs départementaux Information sur Test/cours de français Choisir des cours spécifiques « à la carte »

Activité du service Besoin S’organise, travaille concrètement ses cours pendant l’année, se prépare aux examens, finalise ses travaux et gère sa session. Veut réussir sa formation Etudiants en cours (tous) Informations : sites web, brochures, séances en fac, soutien à la réussite : cours préparatoires et remédiation, séminaires Entretiens, permanences, test Création d’outils de travail/de méthode en ligne/planning/résumés accompagnement et soutien personnalisé Informer Accompagner/soutenir/écouter Outiller/Illustrer Former Contextualiser Diagnostiquer/remédier Concevoir et réaliser des actions de soutien à la réussite (en collaboration avec des partenaires internes (services DG, facultés, RCAE) et externes (AWIPH, médecins, fédérations sportives,…) Promouvoir et faire connaître les statuts particuliers ( notamment sportifs/artistes ) Prendre éventuellement des contacts avec l’entourage familial Travailler des matières pour répondre aux exigences des enseignants et gérer sa session d’examens et mener à bien son mémoire/travail de fin d’étude Avoir accès à des outils, se faire conseiller en fonction de son profil

Activité du service Besoin Cherche à bien vivre son parcours à l’Ulg ( santé, bien-être, sécurité…) Etudiants en cours (tous) Activités de sensibilisation sur le campus (santé, diversité sous toutes ses formes, bien-être, vie étudiante, sport…) Activités d’ouverture à la diversité culturelle Fiches thématiques Sites web Conseils Entretiens Formations BEPS Première aide lors d’évènements douloureux individuels ou collectifs Activités d’intégration Erasmus Informer, sensibiliser, écouter, soutenir, accompagner, initier une médiation dans une situation difficile Préserver sa santé au sens large S’épanouir Affronte les changements entre le secondaire et l’université Séminaires Site méthode en ligne Coaching Brochure Informer Accompagner Sensibiliser Outiller/Illustrer Soutenir S’adapter au contexte universitaire

Activité du service Besoin Confirmer son choix d’étude, préciser ses options ou se réorienter Etudiants en cours Bilans d’orientation Décisions individuelles d’admission Brochures passerelles Réaliser des bilans d’orientation (écoute, analyse, soutien,..) Outiller Informer Suggérer et formaliser des accès d’office (en lien avec les fac.) Confirmer, préciser ou redéfinir son parcours Envisage une formation complémentaire Information Se professionnaliser, améliorer ses compétences, son expertise Cherche un soutien pour une difficulté personnelle Entretiens individualisés dans divers services spécialisés Ulg Dialogue Parrainages Médiation Gestion des recours ??? Fiches d’informations spécifiques pour étudiants internationaux Ecouter/soutenir/accompagner Coordonner les contacts entre étudiants et professeurs Collaborer avec des partenaires internes (services DG, facultés,…) et externes (sécurité, ville police, office des étrangers et assurances…) Faciliter la sociabilisation Être écouté, disposer des informations exactes et des conseils pour solutionner les problèmes avec toute la confidentialité nécessaire

Activité du service Besoin Développer sa citoyenneté Étudiants inscrits Exposition Fascicules Activités thématiques (concours, films) Site web conférences Concevoir, organiser et promouvoir des actions Établir un Feed-back Faire le relais des préoccupations des étudiants (CVE) Organiser sa mobilité en PED Organiser un parrainage S’ouvrir au monde et devenir des citoyens responsables (décret Bologne) Respecter les règles disciplinaires et les règlements de l’ULg Etudiants inscrits Information via web et tél ou entretiens individuels Procédure disciplinaire Informer sur la procédure (web, tél, courriels) Établir les contacts avec les acteurs concernés (étudiants, professeurs, facultés, SJ, recteur,…) Rédiger et envoyer les courriers officiels Participer et rédiger des pv d’audition et les propositions de peines Avoir un comportement correct ou prendre conscience des conséquences de ses actes

Activité du service Besoin Trouver des conseils sur la recherche d’emploi Etudiants en cours (Master ou Doctorat) Page web et site d’offres d’emploi Séminaires et entretiens Information sur bourses Léonardo: contrats et certificats europass Journée emploi Informer Conseiller Accompagner les étudiants (individuellement et collectivement) Analyser le parcours Gérer le site d’offres d’emploi Prendre Contact avec les facs et les recruteurs Concevoir et mettre à jour l’enquête de suivi de diplômés (en collaboration RADIUS) Préparer sa transition vers le marché de l’emploi Internationalise son cursus ULg Etudiants out Acceptation et contrat comme étudiant mobile Séances d’information en fac Accompagnement interculturel, logistique et financier Promouvoir la mobilité Gérer la partie financière des fonds mobilité UE, CSM, ULg Gérer le contact avec facs et partenaires étrangers - Effectuer une mobilité durant son cursus - Recevoir une bourse

Etudiant - apres

Activité du service Besoin Veut son titre de formation ( diplôme, certificat, attestation..) Étudiant ayant achevé sa formation Certificat, attestation, diplôme Vérifier la conformité Rendre, informer (brochures…) Entretien Documents officiels Devenir Alumni Etudiants diplômés Avantages et privilèges : carte alumni, événements alumni Brochure (Go alumni) Formation (compétences transversales) Prix Voyages Cours organisés avec les villes, leçons Informer Etablir les contacts avec les associations de diplômés, les facultés, la ville de Liège Coordonner les activités du Réseau des Amis Gérer de la base de données des alumni S’épanouir personnellement et professionnellement S’inscrire à 1 FC Accès au portail Règlements Programme des formations Attestations diverses Accueillir Vérifier et traiter le dossier Concevoir des attestations Etre inscrit à une FC

Activité du service Besoin Trouver des conseils sur la recherche d’emploi) Etudiants diplômés Pages web et site d’offres d’emploi, réseaux sociaux Séminaires et entretiens Bourses Léonardo: contrats et certificats europass Journées Emploi Informer Conseiller Faire un Accompagnement individuel et collectif Analyser le parcours Etablir les contacts avec les Facs et les recruteurs Trouver un emploi et/ou élargir son horizon professionnel Postule à une admission et/ou une bourse Ex étudiants IN Etudiants diplômés ULg Transmission des documents utiles Analyser de la demande de bourse Poursuivre sa formation à l’Ulg ou à l’étranger S’interroge sur la reprise éventuelle d’une nouvelle formation Est ambassadeurs de l’ULg Adultes en reprise d’études Bilans d’orientation Analyser, discuter, conseiller Atteindre ses objectifs personnels et professionnels

Encadrant - avant

Activité du service Besoin S’informe sur les postes publiés et la procédure pour devenir encadrant à l’Ulg Futur encadrant Information sur les statuts, les postes à pourvoir Accusé de réception Informer Recevoir leur candidature Gérer les candidatures (en relation avec ARH (infos), ARD (publications), Fac (infos) Devenir encadrant

Encadrant - pendant

Activité du service Besoin Est nommé Encadrant (scientifique, académique, extérieur ou PATO-exceptionnel) Lettre de nomination Pour les académiques: contrat d’enseignement soirée académique (repas,..) – uniquement aca Règlement Procédure Informer sur les statuts et procédures Être le lien entre la facs, le CA, l’ARH Faire le suivi administratif des décisions Organiser la prestation de serment (uniquement aca) Etre en ordre administrativement Veut modifier son statut ou charge (promotion, changement de catégorie, modification de la situation administrative) Encadrant Lettre d’exécution Informer sur la procédure Contrôler la conformité Instruire administrativement le dossier (pr les promotions: CSR, facs, commission aca, CA) et suivi des dossiers ( en Collaboration avec la ARH/ARD/facs) Gérer les recours éventuels (DG, recteur, SAJ, doyen/fac) - Évoluer dans sa carrière

Activité du service Besoin Transfert des infos vers l’IFRES, les bibliothèques… Participe à une mobilité / accueille quelqu’un - Encadrant mobile Différents « Vade mecum (prof mobile, accueil du stagiaire, des frais) Etats de collaboration Contrats de mobilité « Erasmus » Informer Valider le séjour auprès du partenaire Opérer une veille des appels Financer ( en Collaboration avec les facs) Gérer la base de données (en collaboration ARD) Veut avoir un contact international Liste des projets retenus pour l’institution Finalisation du projet Informer, aider à l’introduction de projets, Veut obtenir un financement pour développer des contrats internationaux Veut une année sabbatique pour enrichir son CV - Encadrant Dossier transféré à l’ARD Participer au montage du dossier (réorganisation des enseignements… en lien avec la fac et l’ARH qui pilote ces dossiers) Souhaite faire un séjour sabbatique Veut effectuer des activités extérieures rétribuées (art 45) Lettre d’autorisation Instruire le dossier Souhaite effectuer des prestations en toute légalité

Activité du service Besoin Enseigne - Encadrant Aide et conseil administratifs pour les engagements pédagogiques Questionnaire d’évaluation, grilles, enquêtes Soutenir et accompagner des les processus de labellisation (Bologne, ECTS,..) Informer, conseiller, Créer des dispositifs pédagogiques en lien avec l’IFRES, Guidance et les bibliothèques Remplir ses engagements pédagogiques Améliorer l’apprentissage des étudiants Veut organiser une formation continue (formation enseignant, FC internationale, …) ou une co-diplomation Avis Règlement Vade mecum Dossier de subside/budgétisation Convention Promotion Suivi logistique Analyser, Instruire et suivre les dossiers (yc les procédures de marché) Répondre aux appels d’offre extérieure et prospecter Faire de l’ingénerie de formation Vérifier Négocier et rédiger les conventions ou accords cadre Aider à la conception de documents, de site, de stands.. Organiser une formation répondant aux critères Bologne Obtenir les subsides Faire connaître la formation A un projet avec ses étudiants (voyage didactique, colloque, concours…) Encadrant Financement Support Instruire le dossier Informer de la procédure Apporter son soutien dans l’organisation et la promotion de l’événement Concrétiser les apprentissages Faire rayonner sa discipline et plus largement son institution

Activité du service Besoin Rencontre des difficultés interpersonnelles ou liées à ses activités d’enseignant (DG + Recteur + SAJ + facs/doyen) Encadrant Avis Instruire le dossier avec les administrations concernées Exercer sa fonction dans les meilleures conditions Developpe sa citoyenneté et fait de la coopération au développement - Encadrant Préparation, suivi des dossiers Cud et CTB Informer/Accompagner/ conseiller Informer, préparer à suivre les dossiers CUD et CTB Créer des dispositifs pédagogiques (En lien avec l’IFRES (pour son amélioration) et les bibliothèques ) Souhaite améliorer l’apprentissage des étudiants Veut renforcer ses collaborations internationales Préparation d’une mission officielle Préparer Participer à la mission S’intégrer dans une mission officielle

Encadrant - Après

Activité du service Besoin Part à la retraite - Académique Brochure Souvenirs En cas de décès: Note récapitulative de sa carrière Lettre de condoléance (famille, communauté universitaire) Organiser la séance de mise à l’honneur Conserver son sentiment d’appartenance Demande à poursuivre une activité - Encadrant Lettre d’autorisation à poursuivre Informer et Instruire du dossier (en lien avec facs) Financer des missions à l’étranger Contribue au rayonnement de l’Ulg Encadrant Soutien logistique Mise en place de Cours et conférences Réseau des anciens

Facultés (bénéficiaire direct et indirect)

Activité du service Besoin Crée ou modifie ses programmes (grade académique/certificat, co-diplomation,….) Facultés Enseignant Avis de conformité Conseils de nature stratégique Élaboration d’une convention (+ gestion pour certaines) Promotion (web, documentation, information avec ou sans les facs) Analyser le projet facultaire Rédiger une convention Gérer administrativement et financièrement les programmes internationaux Actualiser son programme Diffusion et appuis divers dans la création de l’information Veut établir un règlement interne spécifique ou avoir une interprétation d’un règlement existant Faculté Avis, conseil Projet Analyse Rédaction - Se prémunir / être en règle / se conformer Organise une mobilité étudiante Conventions étrangères Vades mecum ( appariteur, séjours courtes durée.) Gérer administrativement des données étudiantes et diffusion des pratiques européennes - Structurer et organiser la mobilité étudiante Soumet des dossiers au CA L’avis / conseil Vérification de la conformité des dossiers, des propositions aux lois et règlements du CA Faire passer un dossier conforme / approbation du CA Faculté (bénéficiaire indirecte) Vérification (conformité des diplômes / certificats), support, propositions, suggestions, exécution, promotion… Gère Données des BD Site web / réseaux sociaux Documentation Gestion des BD Action de promotion et diffusion d’information Ont besoin d’information A besoin de visibilité

Recteur

Activité du service Besoin Préside le CA Recteur Documents : instructions, conseils, propositions Prépare le CA Exécute les décision du CA Faire approuver des points par le CA Dirige l’Institution A l’interne : Dossiers préparés dans tous les domaines couverts par service DG : instruction, conseil, proposition, ingénierie stratégique , … A l’externe : préparation des dossiers (CReF, CIUF, etc), participation à des commissions Analyse de projets de décrets Apporte son appui, conseils, son expertise, sa créativité Veille à la cohérence Représente l’Institution (externe) Exécution des décisions liées aux domaines couverts par les services DG Bonne gestion de l’Institution Assure la visibilité de l’Institution Promotion, information, communication dans tous les domaines couverts par les services de la DG (enseignement au sens large) Organisation de prix (corps consulaires, du réseau des amis) avec et sans les facultés Organisation et soutien de visites protocolaires, facultaires et de délégations internationales (ambassadeurs, Docteurs honoris causa facultaires, remise des diplômes, premiers nommés, émérites, … Missions à l’étranger (en lien avec RE&C) Rédaction des règlements des fondations et leur gestion Fait accréditer la qualité de l’institution Label ECTS Label DS Certificats Léonardo KLO Europass Ingénierie stratégique Information en conformité avec les règles européennes

Monde extérieur

Activité du service Besoin Crée nouvelle branche d’activité Veut renforcer des compétences internes Employeur (en ce compris les entreprises, les ministères étrangers,..) Dossier VAE pour membre personnel Site web, job days, bourses Léonardo Prestations externes (avis, conseils, visites et formations sur mesure) Accompagne Analyse Informe Rôle d’interface entre les (futurs) diplômés, des entités ULg et les employeurs - Développer de l’innovation / qualification du personnel en lien avec l’innovation - Améliorer le fonctionnement interne Propose des services à la population Villes/ Provinces Cours et leçons (Ville de Verviers + Liège) Diffusion et promotion de leurs activités (vie administrative et culturelle ..) Coordination et gestion administrative à l’organisation des cours et leçons Appui, soutien, intégration - Faire rayonner la ville, la province,.. - Respecter les règlements Visite Création de collaborations et de programmes, passerelles, mobilité Autres universités, HE et réseaux internationaux Conventions Expertise Conseil Séances d’info, brochures Réunion de consortium Conseille, informe, gestion administrative, organise, Travailler en réseau/partenariat avec l’ULg Organiser des activité d’orientation et d’information pour leurs étudiants (salons) Organise des activités Enseignement secondaire Séance d’information Ateliers (formation, forum, discussions,..) Conseille, informe, organise En demande d’activités spécifiques Diffuse de l’information Presse Interviews Dossiers de presse Être une des personnes ressources dans les domaines couverts par les services DG (en lien avec RE&C, Facultés,) Interface Etre informé dans les domaines couverts par les services DG

Activité du service Besoin Contrôle Organisme belge ou européens financeurs ( AEF Europe, CTB, Coopération fédérale, EACEA,… Reporting Rapports d’activités (intermédiaires et finaux pour chaque projet) Elabore des rapports et des reportings financiers - Contrôler l’utilisation des apports financiers -

FWB et autorités de tutelle

Activité du service Besoin Financement des universités Promeut la coopération interuniversitaire CFB : PO Validation des cursus et certificats Tableaux via les autorités de tutelles Récolter et vérifier la conformité des données Faire de l’ingénierie stratégique Appliquer la loi de financement Avoir une expertise Organise des formations Forem Conventions de formation Conseiller, informer, analyser, gérer, coordonner - Établir un partenariat Organise des commission au niveau interuniversitaire (éducation tout au long de la vie, groupe arrêtés, inscription, commission réussite,..) CIUF CREF ( commissions ?? Position de l’institution Conseils, avis, Projets (mise ne place de base de données, création de services au sein de l’université..) Représenter l’institution (participation, préparation, propositions, suivis (notes adminsitratives ) de projet) Prendre des décisions Etablir un partenariat Être informé Répondre aux obligations légales et réglementaires Promouvoir la coopération interuniversitaire

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