Commission Permanente du Numérique du 3 février 2017

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1 Commission Permanente du Numérique du 3 février 2017
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Commission Permanente du Numérique du 3 février 2017 CPN – 3 février 2017 cellule c2i

2 Ordre du jour Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 1. Approbation des relevés de conclusions des CPN du 7 octobre et de 2 décembre 2016 2. SDN 3. Présentation de nouveaux services numériques 4. Etat des lieux du déploiement du logiciel INNES 5. Demandes aux collectivités territoriales 6. Wifi HD 7. Suppression des comptes AD 8. Divers CPN – 3 février 2017 cellule c2i

3 Sujets proposés pour le SDN
Le numérique au service de la recherche  Estimation du besoin , revue des outils disponibles , aide au choix , calendrier , estimation du cout financier et humain (DDN et direction métier) SI et évolution Pilotage Données (entrepôt, open Data … amélioration de la qualité des données et des référentiels) Rénovation des SI majeurs SIRH et Scolarité (calendrier et cout) CPN – 3 fév. 2017

4 Sujets proposés pour le SDN
Accompagnement de la transformation digitale à l'Université (pour les usagers et la DDN) :     - transformation des outils de travail (exemple Boyd) ;     - transformation des méthodes de travail ;     - transformation des lieux de travail ;     - transformation des emplois ; avec un objectif : accès aux contenus et aux services partout, tout le temps et avec tout type d'équipement numérique. Numérique et Territoire Projets et champs d’action avec ALC/French Tech/CHU/Université du Maine/UBL Cartographie des acteurs et des périmètres Moyens humains numériques (à intégrer dans chaque thématique) CPN – 3 fév. 2017

5 3 nouveaux services numériques
Place de la loc RSE yammer Portail d’offre de formation CPN – 3 février 2017

6 Nouveau service numérique : Place de la loc
CPN - 3 février 2017

7 Nouveau service numérique : Place de la loc
Diaporama de synthèse Nouveau service numérique : Place de la loc CEVU -10 mars 2010 Origine Commission des Personnels (COPE) Projet initial de SEL (Service Echange Libre) Système déployé à Panthéon Sorbonne Création de lien social entre les personnels sur la base d'échanges de service ou de matériel sur des valeurs de partage Ouvert aux étudiants Evolutions Service de petites annonces pour du babysitting, cours de soutien...) Des animations à trouver (Restos du cœur, armoire à don…) Les services associés Prêt ou location possible entre collaborateurs & étudiants Je suis un collaborateur qui possède une perceuse et une voiture : je propose ma perceuse en prêt à ma communauté, mais préfère proposer ma voiture à la location (notamment pour bénéficier grâce à PLACEdelaLOC de l’assurance tous risques MAIF) Rendre disponible ses biens à plusieurs adresses Interactions avec le site Grand Public PLACEdelaLOC Services de Petites annonces de vente ou de petits services (coup de main, dépannage, petits travaux) Don (2nd semestre 2016) : Je suis un collaborateur qui possède une go pro, tant mieux si je peux en faire profiter quelqu’un qui en a besoin, mais je n’ai pas vraiment besoin des 15 euro que va mrapporter cette location. Je trouve au contraire que reverser à une association suggérée par PLACEdelaLOC le fruit de cette location donne encore plus de sens à ce partage. éléments complémentaires Paiement en ligne de 100% de la location dès acceptation de la demande de réservation par le propriétaire Biens automatiquement assurés par la MAIF Empreinte Carte  Bleue pour la garantie Contrat pré-rempli envoyé par Notation mutuelle des acteurs CPN - 3 février 2017 cellule c2i

8 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Constat : Les limites de la messagerie 1er responsable du stress au travail Redonner à l’ son caractère d’échange externe Avoir des outils dédiés à l’échange interne Un besoin d’échanges et d’outils exprimé à plusieurs reprises COPE : forum d’entraide professionnel Innovation pédagogique : forum du labUA En GT sur la marque Un outil pour la communication interne au service des personnels universitaires Première brique de la refonte de l’intranet CPN - 3 février 2017

9 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Diaporama de synthèse Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ? CEVU -10 mars 2010 Définition Plateforme dont la vocation est de faciliter les interactions entre des professionnels qui ne se connaissent pas tous forcément mais qui sont liés les uns aux autres par un intérêt, une activité, des valeurs, des idées communes Par nature, l’Université Est composée de multiples communautés de taille variable Est amenée à travailler de plus en plus en transversalité et collaboratif La collaboration comme principal mode de fonctionnement Développer la communication transversale Le travail collaboratif a pour vocation de faire travailler ensemble les collaborateurs afin qu’ils puissent réaliser de manière effective leurs activités quotidiennes. Il s’agit notamment de résoudre des problèmes, d’améliorer la productivité et l’efficacité au sein des équipes projets et des processus métier, de développer les savoir-faire, de diffuser les meilleures pratiques, de stimuler l’apprentissage, etc. Yammer est par exemple très utile dans le cadre de projets, notamment pour : informer les parties prenantes sur l’avancée du projet ; co-réaliser et valider des livrables ; obtenir des feedback ; Dynamiser l’innovation Les dispositifs d’innovation participative n’ont cessé d’évoluer depuis leur apparition dans les organisations. Les collaborateurs sont aujourd’hui sollicités pour partager leurs idées, commenter et enrichir celles des autres de manière à faire émerger de nouvelles innovations. Les apports potentiels de Yammer à l’innovation participative sont nombreux mais concourent tous à faire évoluer la démarche d’une approche participative restreinte à une véritable approche collaborative ouverte : partage ouvert et transparent d’idées ; enrichissement, vote et évaluation des idées des pairs ; échanges sur la mise en œuvre des idées évaluées ; mise en avant des meilleures idées et de leurs auteurs ; etc. Mobiliser les expertises La mobilisation des expertises joue un rôle essentiel au sein des organisations. Elle permet de faciliter la sollicitation d’experts dans le but d’aider des collaborateurs à résoudre un problème ou à réaliser une tâche spécifique. Grâce à la mise en avant des individus au travers de leur profil mais aussi et surtout des contributions qu’ils peuvent apporter dans les différents groupes dont ils sont membres, Yammer est un excellent outil pour mobiliser les expertises. Grâce au moteur de recherche, il devient ainsi aisé d’identifier les experts dans un domaine. Faciliter les activités de veille terrain Les collaborateurs qui sont sur le terrain (commerciaux, personnels de maintenance, etc.) sont potentiellement en contact avec de nombreuses informations à forte valeur ajoutée pour l’activité de l’entreprise : remontées clients, offres des concurrents, conditions socio-économiques d’une région, etc. Grâce à Yammer, il devient beaucoup plus simple et rapide pour ces collaborateurs de remonter ces informations vers les directions métier susceptibles d’être intéressées et surtout d’agir en conséquence. Mais Yammer est aussi et surtout un moyen de partager ces informations avec les pairs sur le terrain afin de les amener à les enrichir, les commenter, les évaluer à partir de leurs propres recueils d’informations et de feedback. CPN - 25 mars 2016 cellule c2i

10 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Objectifs Fluidifier et améliorer la communication interne (partage de l’information) Proposer des outils intégrés de travail collaboratif S’inscrire dans une démarche de veille au service de l’innovation et des initiatives Renforcer la cohésion des différents acteurs CPN - 3 février 2017

11 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Diaporama de synthèse Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ? CEVU -10 mars 2010 Principaux services Principales fonctionnalités Une gestion de groupe 3 niveaux : Public, Semi-Pubic, Privé Une tchat intégré Un annuaire des membres Connexion avec des applications tierces Gilles Balmisse : Yammer - Le réseau social d'entreprise de Microsoft® (ENI) CPN - 3 février 2017 cellule c2i

12 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Des retours d’expérience multiples La Mie Caline Calinosphère Caisse Nationale d’Assurances Vieillesse (CNAV) 9000 membres / 600 communautés Octave Peu de retour dans le milieu universitaire (orienté Alumni) Bee Api (Toulouse) (échanges étudiant / enseignant) CPN - 3 février 2017

13 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Tour d’horizon et rencontre avec des acteurs du marché CPN - 3 février 2017

14 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Diaporama de synthèse Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ? CEVU -10 mars 2010 Pourquoi Yammer ? Intégré à la suite Microsoft 365 Collaboration interne sur les documents par groupe Emplacement central pour les conversations, les fichiers… Collaboration externe possible Possibilité de recherches (conversation, profils…) idéal pour la capitalisation des connaissances Des retours d’expérience nombreux 85% des sociétés du classement Fortune 500 entreprises dans le monde Boîte de réception et de notification Flux de découvertes Application mobile Prise en main rapide Un principe de réalité Coût neutre 3/4 des organisations ont choisi leur plateforme de RSE pour sa simplicité d’utilisation • 2/3 pour sa facilité de mise en oeuvre • 1/2 pour l’éditeur CPN - 3 février 2017 cellule c2i

15 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Proposition pour un déploiement test 2 composantes 2 Directions / Services Communs / Services Centraux 2 communautés de pratique 1 an Bilan en CPN en février 2018 CPN - 3 février 2017

16 Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ?
Diaporama de synthèse Nouveau service numérique : Réseau social Universitaire ? CEVU -10 mars 2010 Facteurs clefs de succès Un portage politique fort de l’entité qui s’engage Nomination d’un référent - animateur Au cœur du fonctionnement Tête de réseau pour le volet animation de communauté Accompagnement par la DDN et la DCOM Primo adoptant = ambassadeur du projet Events : Les utilisateurs peuvent créer des événements qui peuvent être rapatriés directement dans Microsoft Outlook ou Google Calendar. Links : Permet de partager des liens. Topics : Permet, en utilisant le principe du Tag de regrouper des sujets par mot-clef. Presence : Permet de savoir qui est "en ligne" Enhanced Analytics : Suivi statistique de l'utilisation du réseau Poll : Permet de proposer des "sondages" simples aux utilisateurs Suivi des échanges sous forme de conversation Tag appelés Topics Capacité à créer des groupes Publics ou Privés Communautés permettant d'intégrer des membres extérieurs Partage de Fichiers ou de Photos Gestion de sondage Envoi de message par Mail Intégration Twitter, Microsoft SharePoint Application Windows Phone, iPhone, iPod touch, Android et BlackBerry Application "Desktop" sous Windows CPN - 3 février 2017 cellule c2i

17 Bascule web offre de formation 2017-2021
Point com Bascule web offre de formation CPN du 3 février 2017 CPN – 3 février 2017

18 Contexte et objectifs CPN – 3 février 2017

19 Contexte Nouveau contrat et nouvelle offre de formations pour 4 ans : période 2017/2021 Des rendez-vous orientations dès décembre > Salon Studyrama (à Angers début décembre) > Carrefour Orientation (à Cholet mi janvier) > Salon Alternance (à Nantes fin janvier) La volonté d’une stratégie de com UA et d’une gestion des outils à l’échelle de l’UA dans un souci de cohérence et d’efficacité Une autonomie et de nombreux outils déjà déployés par les composantes et le SUIO-IP CPN – 3 février 2017

20 Objectifs Disposer d’outils print communs pouvant être compilés sous forme de catalogues de formations et pouvant être traduits Avoir des fiches types personnalisables chacun à son rythme pour coller aux besoins et évènements à venir Être capable de mettre en ligne des informations à jour sur Admission Post Bac avant Noël Revoir l’offre de formation en ligne pour les JPO tout anticipant l’évolution future du site web (déc 2017 ?) Réfléchir à un outil de « demande d’info » (salons) CPN – 3 février 2017

21 Acteurs et méthodologie

22 Les tâches envisagées Dcom DPE SUIO-IP DDN DEVE Composantes
2 Fiches Que faire après le bac Que faire après Bac+3 Gabarits de fiche formation Print Import de l’arbre de formations sous Amétys Effectuer la bascule Back office / Front office Diffusion outils Contenu Fiches formations Données statistiques Insertion pro. Liens Admission Post Bac Vérification Site web Composantes Dcom DPE MAJ Site Web (aide contrat étudiant) Benchmarking QUI fait QUOI ? SUIO-IP DDN DEVE Outil type formulaire de demande d’info Saisie Apogée compatible import web Vérification intitulés et modalités d’amission

23 Mise en place d’un COPIL ?
Comité de pilotage Sabine Mallet [Référente] DEVE l Direction de la Communication l 1 référant par composante l SUIO-IP l DDN Proposition de périmètre : Définir un cadre commun pour les outils print Assurer le suivi des différentes étapes pour le web Coordination et Remontée des problèmes éventuels Précisions : Les composantes gardent entièrement la main sur la gestion de leur outils et les contenus Pour atteindre les objectifs mise en place d’un COPIL CPN – 3 février 2017

24 Du 21 novembre au 19 décembre 2016
Planning 1ère réunion 8/11/12 Du 8 au 18 novembre 2016 Copil le 22 novembre ? 9h/10h30 l FLLSH salle du conseil Du 21 novembre au 19 décembre 2016 Copil le 13 décembre 9h/10h30 l FDEG salle 14 Janvier 2017 Copil le 10 janvier 9h/10h30 lUT l salle C218 Février 2017 Copil le 15/02 9h/10h30 l Faculté des sciences l salle A014 * Modèle type fiche : - Benchmarking - Réalisation gabarit * Validation du gabarit (en Copil) * Présentation instances Bureau Cfvu > Codir > Conseil de gouvernance * Réalisation des fiches licences (formation le 6/12) : * Calage synchronisation Apogée/Amétys ? * Saisie APB * Recrutement contrat étudiant * Suite réalisation des fiches masters et LP (17/1) : Saisie, relecture, impression * Sélections des données Insertion professionnelle * Saisie site web Finalisation saisie et bascule pour les JPO (au 1er mars) + poursuite réflexion pour évolutions site web CPN – 3 février 2017

25 Point d’étape Liens APB Faits avant congés de Noël > sur la base des fiches print Site web Double arbre de formation en back office (actuel et futur) Recrutement 1 emploi étudiant Dcom pour saisie (janvier-février) Catalogues des formations mis en ligne en pdf (idem FDEG) Pages d’information recrutement Master (en cours) Bascule nouvelle odf sur site web UA Point de vigilance : sites complémentaires (IUT et ISTIA) + DU Contrôle : du 15 février au 1er mars Bascule : 1er mars (juste avant JPO) CPN – 3 février 2017

26 La suite Information : un site web en chinois Evolution du site prévu
En cours > à la place des pages en espagnol (toujours site en anglais) Evolution du site prévu Idéalement pour décembre 2017 > admission post-bac Lien stratégie de marque > site vitrine et site formation séparés Chantier à ouvrir après les JPO >attentes, outils, moyens… Exemples de site type formations.univ-angers.fr CPN – 3 février 2017

27 Déploiement INNES Historique 2015
Demande de subventions pour le renouvellement du système affichage dynamique LLSH. Etude des solutions existantes/installées à l’université Parc hétérogène : Sciences ->Télélogos (5) LLSH -> Tvtools (5) DEG, Médecine -> Playzilla (5+7) IUT, ESTHUA->diaporama (3+1) Contenus communs reformatés dans chaque composante par les rédacteurs. CPN - 3 février 2017

28 Déploiement INNES Echange avec la Direction de la Communication
Etudes des fonctionnalités - gestion du multi-site, - rédacteurs multiples - points de diffusions - hébergement local CPN - 3 février 2017

29 Déploiement INNES Déploiement 2016/2017 Choix du système commun Innes
Financement du server Innes par la DDN Mise à jour des installations existantes (7 en médecine) Installations nouveaux players(1 en pharmacie, 7 en LLSH) Installation server PlugnCast (Innes) et tests LLSH Formation des futurs rédacteurs (financée par la DDN) CPN - 3 février 2017

30 Déploiement INNES Reste à faire 2017/…
Paramétrages des flux informations /composante Rôles (Administrateur, rédacteurs,contributeur) Mise à jour des installations existantes à prévoir? (DEG) Installations nouveaux players (5 à l’IUT) Paramétrage du server : LDAP, définir droits/utilisateurs, Bibliothèques,… CPN - 3 février 2017

31 Demandes de subventions aux collectivités
Tableau des demandes de subvention d’investissement pédagogique CPN - 3 février 2017

32 Wifi HD Le déploiement du wifi HD à l’UA a pris 6
mois de retard sur le planning initialement prévu. Raisons : - Le contractuel recruté est resté 3 mois et n’a pas été renouvelé - Le service systèmes et réseaux se décompose en 2 équipes : Equipe Réseau et Télécom (3 personnes dont le responsable du service) connait une surcharge de travail… Équipe systèmes (5 personnes pour 4,5 ETP) CPN – 3 février 2017

33 Wifi HD Les charges de l’équipe Réseau et Télécom :
Faire toutes les installations Réseau, Wifi, Télécom fixe et mobile Exploitation des installations (configuration, dépannage…) Suivi des chantiers (La Passerelle, Médecine, Datacenter…) Gestion du Réseau Or-Angers Suivi chantier Tramway en lien avec la voirie Mise en place des ECNI Ecriture des marchés publics Etc… CPN – 3 février 2017

34 Suppression des comptes des usagers ayant quitté l’UA
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Rappel du dispositif de désactivation des comptes à ce jour (Zimbra/AD/UABox) : Etudiants : Désactivation au 1.1.N si pas inscrit en N-1/N Personnels : Désactivation au 1.1.N si parti avant le N-1 La proposition est de s’appuyer sur les règles ci-dessus pour la suppression des comptes 2 ans après leur désactivation : Etudiants : Suppression au 1.1.N+2 si pas inscrit en N-1/N Personnels : Suppression au 1.1.N+2 si parti avant le N-1 34 CPN – 3 février 2017 cellule c2i 34

35 CPN – 3 février 2017