Système d’information des établissements et services sociaux et médicaux-sociaux (ESMS) Réunion d’information 12 octobre 2018.

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1 Système d’information des établissements et services sociaux et médicaux-sociaux (ESMS)
Réunion d’information 12 octobre 2018

2 Présentation générale du projet Retours d’expérience
Ordre du jour Présentation générale du projet Retours d’expérience Un marché cadre régional.

3 Présentation générale du projet
Les origines du projet Etude de cadrage sur les « SI liés aux parcours Autonomie » (grand-âge et handicap) sur 3 territoires de la Seine-et-Marne avec la contribution du CD 77 et de l’ARS dans le cadre du dispositif « Réponse Accompagnée Pour Tous » Création d’une Commission « SI des ESMS » pour proposer des solutions concrètes Identification d’un projet soutenu par l’ARS pour faciliter la modernisation ou l’équipement de SI Patient / Usager des ESMS Démarche de mutualisation / groupement apportant des leviers d’équipement aux ESMS de la région mobilisant les leviers fonctionnel, économique et méthodologique Favoriser l’intéropérabilité des outils internes avec les outils de santé partagés régionaux Renforcer la qualité et la sécurité des systèmes d’information Lancement du projet 2016 2017

4 Présentation générale du projet
Le projet Formalisation d’un cahier des charges générique Dossier Patient/Usager ESMS Contrat cadre éditeurs multi attributaires Élaboration d’un kit méthodologique d’accompagnement au projet DPU ESMS et réalisation d’un pilote Marché subséquent par ESMS Offre de service globale fourniture produit + accompagnement

5 Présentation générale du projet
Les travaux réalisés Déc. Une étape charnière dans le projet Une expression de besoins commune à l’ensemble des ESMS de la région Un cahier des charges qui doit permettre de « tirer vers le haut » les SI des ESMS Un cahier des charges qui n’est pas « hors sol » Un engagement de l’ARS à soutenir un dispositif d’accompagnement par l’intermédiaire du GCS. Rédaction d’un cahier des charges standard ✓ ✓ Revue de l’offre des principaux éditeurs Juin Accompagnement de structures pilotes Préparation de l’accord cadre   Capitalisation méthodologique Consultation et sélection des éditeurs  … Juin 2019 Janv. 2019

6 FH, FV, FAM, MAPHA, appartements ESAT, CAVT SAJ SAVS
Retours d’expérience Les deux pilotes accompagnés Publics accompagnés Autorisations portées PH adultes et adultes vieillissants, protection de l’enfance, en structure, à domicile et en hébergement particulier FH, FV, FAM, MAPHA, appartements ESAT, CAVT SAJ SAVS MECS et Centre maternel PH enfants et adultes, en structure et à domicile Médico-social : ESAT, FAM, FH, SAVS Social et accueil du jeune enfant

7 Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote
Présentation de notre association Association Loi 1901, né de la Fusion de 3 associations en 2013 Présent uniquement dans le département du Val d’Oise (95) Intervient dans les champs de la protection de l’enfance et du handicap Environ 280 ETP

8 Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote
Présentation de notre association FV : Foyer de Vie FH : Foyer d’Hébergement SAJ : Service d’Accueil de Jour FAM : Foyer d’Accueil Médicalisé FHT : Foyer d’Hébergement Temporaire MECS : Maison d’Enfants à Caractère Social CAVT : Centre d’Adaptation à la Vie et au Travail SAVS : Service d’Accompagnement à la Vie Sociale ESAT : Etablissement et Service d’Aide par le Travail MAPHA : Maison d’Accueil pour Personnes Handicapées Agées

9 Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote
Notre engagement dans le projet avec SESAN Participation aux réunions de la Commission régionale des SI de l’URIOPSS depuis début 2017 Volonté de mettre en place un DIU depuis quelques années Profiter des compétences du GCS en matière de sécurité, innovations numériques, respect des normes… Pas de DSI dans notre structure, nécessité de s’informer et de prendre conseil auprès de professionnels Partage d’expérience avec d’autres associations

10 Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote
Les avantages de l’accompagnement dont nous bénéficions Des accompagnants professionnels du secteur avec des connaissances et compétences profitables pour notre association Un regard extérieur sur notre fonctionnement et nos outils Une planification réaliste du projet Une organisation réfléchie et optimale (COPIL, Groupes, Réunions par thèmes…) Des outils de travail très précieux (Kit méthodologique, trames, cahier des charges…)

11 Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote
Notre avancement dans la démarche Nous avons terminé la phase: « expression des besoins fonctionnels » qui s’est déroulé autours de: Thématiques pilotes (Architecture de l’outil): Dossier Administratif Dossier Accompagnement Dossier Médico Soignant Module Extérieur/familles Module Reporting Thématiques spécifiques: Référentiel qualité Systèmes d’informations Nous finalisons actuellement la rédaction du cahier des charges Organisation? Sous formes de réunion de travail animées par les pilotes et les consultants. Les participants et pilotes ont été choisis par les directions d’établissement (membres du COPIL ) en fonction de leur poste, aptitudes, secteur afin d’avoir des groupes de travail homogènes Restitutions ensuite auprès du COPIL et des consultants

12 Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote
Notre avancement dans la démarche: prochaines échéances ETAPES ECHEANCES Finalisation du cahier des Charges D’ici fin Octobre 2018 Communication aux participants groupes de travail Consultation des éditeurs A partir de Décembre 2018 Sélection de l’éditeur 1er Trimestre 2019 Contractualisation Fin du 1er Trimestre 2019 Déploiement A partir du 2ème Trimestre 2019

13 Association des Cités du Secours Catholique (ACSC)
Présentation de l’association Association Loi 1901, créée en 1990, premiers établissements ouverts en 1954, membre du Réseau Caritas France Présente sur 6 régions administratives (Ile de France, Pays de la Loire, Centre Val de Loire, Occitanie, Nouvelle Aquitaine, PACA) Secteurs d’intervention : Social (Hébergement urgence & insertion, accompagnement dans le logement, logement accompagné, insertion professionnelle) Médico-social (handicap, publics spécifiques) Etablissements d’Accueil du Jeune Enfant (crèche) Organisme de formation (pré-orientation, accès direct à l’emploi, formation continue pour les professionnels du secteur social et médico-social & publics en insertion) Environ ETP

14 Association des Cités du Secours Catholique (ACSC)
Présentation de l’association – Branche Handicap 19 Cités SOCIAL 14 HANDICAP 5 Dispositifs du handicap : Foyer d’Accueil Médicalisé Foyer de Vie Esat Esat, SA Esat & secteur Hébergement (Foyer, FHSA, SAVS) Entreprise Adaptée

15 Association des Cités du Secours Catholique (ACSC)
Le contexte Logiciel du dossier de l’usager utilisé depuis plusieurs années sur le secteur social, mais pas adapté pour les établissements du secteur du handicap Décision d’aller vers un standard du marché répondant aux besoins des établissements (modules administratif, éducatif, facturation, soin) Des consultations larges d’éditeurs, évolution de l’expression du besoin Participation à la commission SI de l’Uriopss Expérience récente de déploiement d’un logiciel sur la Qualité / Sécurité (déploiement réussi, basé sur une analyse fine des besoins fonctionnels et l’établissement d’un cahier des charges) Logiciel DU Handicap : nécessité de consolider le cahier des charges avant la contractualisation avec un éditeur

16 Association des Cités du Secours Catholique (ACSC)
Les avantages de l’accompagnement dont nous bénéficions Vision globale du projet dans toutes ses phases (jusqu’à réversibilité / transférabilité) Approche complémentaire de l’expression du besoin (notamment sur les dimensions techniques) Formalisation des engagements réciproques Soutien au cadrage de la mise en œuvre et à la structuration de l’organisation projet Evolution dans la relation avec l’éditeur (offre standard  projet personnalisé et contractualisé)

17 Résultats du questionnaire en ligne
Les répondants et leur niveau d’équipement 111 répondants au questionnaire : Pour les 2/3 intervenant dans le champ PH, et ¼ dans le champ PA (le reste dans les deux champs) 54 ESMS représentant une quinzaine d’autorisations différentes 57 organismes gestionnaires 2 intervenant uniquement dans le champ PA 38 intervenant uniquement dans le champ PH 14 intervenant dans les champs PA et PH Représentant au moins 281 structures PH et 89 structures PH

18 Résultats du questionnaire en ligne
Les répondants et leur niveau d’équipement Cette proportion est identique que l’on parle des ESMS ou des OG Les OG intervenant dans les deux champs sont généralement dotés d’un logiciel pour chacun des deux Un équipement plus fréquent dans les ESMS et OG PA Les ESMS et OG PH : plus de la moitié déclarent n’être pas ou seulement partiellement dotés d’un logiciel Les ESMS et OG PA déclarent être équipés à plus de 80 %, et aucun n’a indiqué n’être pas doté de SI

19 Résultats du questionnaire en ligne
Les perspectives pour le projet Une part importante d’ESMS et d’OG qui envisagent de changer de logiciel de gestion du dossier usager, et ce en grande majorité d’ici 3 ans Plus des 2/3 des ESMS et OG PH l’envisagent Près de la moitié des ESMS et OG PA et mixtes PA et PH l’énvisagent également Près des 2/3 envisagent de le faire dans le cadre d’un marché régional, en particulier dans le champ du handicap. Cela représente : 14 ESMS autonomes 21 Organismes gestionnaires réunissant près de 200 structures (180 PH / 14 PA)

20 Résultats du questionnaire en ligne
Un besoin d’accompagnement également nettement exprimé En écho aux retours d’expérience des deux associations pilotes ayant démarré leur projet, un besoin d’accompagnement qui porte sur différents aspects

21 Le dispositif d’accord cadre régional
Un outil au service d’objectifs stratégiques Trois objectifs clés : Accompagner le secteur médico-social dans la transformation numérique. Inscrire pleinement les ESMS dans la logique d’e-Parcours et d’Espace Numérique Régional en Santé Accélérer la mutation de l’offre des éditeurs et industriels du secteur médico-social L’accord cadre est un outil qui permet de répondre à ces trois objectifs : En définissant un niveau d’exigences élevé, partagé par l’ensemble des « utilisateurs » du contrat cadre, et ce sur tous les plans (fonctionnel, de sécurité, de service, etc.) En sécurisant les éditeurs et industriels sur le potentiel économique pour qu’ils réalisent les investissements nécessaires

22 Le dispositif d’accord cadre régional
Le fonctionnement d’un accord cadre régional Marché public porté par le GCS SESAN couvrant le maximum de situations possibles et définissant les clauses contractuelles opposables aux éditeurs. Les éditeurs retenus au niveau de l’accord cadre seront les seuls à pouvoir être sollicités ensuite. Les éditeurs retenus le sont sur la base de critères de prix et de qualité de la réponse / capacité à faire. Accord cadre Marché subséquent Marchés publics porté par les ESMS / OG, avec remise en concurrence des éditeurs retenus à l’accord cadre. Chaque marché subséquent précise les exigences définies dans l’accord cadre pour les adapter aux besoins de l’ESMS / OG. Certaines exigences sont néanmoins non négociables (interopérabilité notamment). Le contrat est signé et la « solution » financée par l’ESMS / OG. Marché subséquent …

23 Il travaille en étroite collaboration avec l’ARS IF
Les missions du GCS Rôle de pilote de la maîtrise d’ouvrage opérationnelle francilienne dans le domaine de l’« e-santé ». Assure la conduite opérationnelle des projets du Schéma Directeur de l’ARS IF Il a pour objet d’améliorer les conditions d’activité de ses membres en facilitant : l’interopérabilité et la mutualisation au sein des systèmes d’information de santé d’Ile-de-France ; le portage administratif, juridique et financier ; la maîtrise d’ouvrage opérationnelle des projets. Il développe une réflexion sur la mutualisation interrégionale des projets de conception et de développement de systèmes d’information. Assure la présidence de l’Association Pléiades qui regroupe 6 (nouvelles) régions Il travaille en étroite collaboration avec l’ARS IF

24 Les types de solutions mises en place par le GCS
Le GCS ne développe rien, toute solution fait l’objet d’une mise en concurrence respectant le code des marchés publics Les offres de services mises à disposition : Le GCS contractualise avec un industriel puis met à disposition de l’adhérent qui le souhaite le contrat. Cette mise à disposition fait l’objet d’une convention signée entre le GCS et l’adhérent Suivant les solutions l’adhérent contractualise directement avec l’industriel (facturation directe), ou à travers le GCS (refacturation à l’euro) Exemples : S-PRIM, externalisation, ORTIF, ROSeS Les solutions construites par le GCS : Le GCS est propriétaire de la solution et passe un marché de Tierce Maintenance Applicative pour les évolution et la maintenance de la solution Exemples : portail, Cerveau, ROR, SRI

25 Une plateforme avec une cohérence globale
Cerveau, Prédictif Des outils de pilotage Des services métiers Une plateforme d’interopérabilité Un socle de référence Des infrastructures Sécurité Cadre juridique Modèle économique LISA, Via-Trajectoire, SPRIM, ORTIF, Terr-esanté… Terr-esanté (SI locaux adhérents, ORTIF, SPRIM, …) SRI, ROR, REPSIF, SIG… Infogérance, Roses (1 et 2), Portail, EAI, … Suivi des usages

26 ACHAT GROUPE DE SOLUTIONS DE SYSTEMES D’INFORMATION
Une bonne stratégie d’achat de système d’information passe par : Qui correspond aux attentes et s’inscrit dans le temps Compatible avec les capacités des industriels Compatible avec les capacités de l’acheteur Rentable pour l’industriel Une bonne connaissance des prérequis nécessaires à l’installation d’un SI Un accompagnement fort en interne à la mise en place de la solution Une expression de besoins claire et partagée Une bonne connaissance des offres des industriels Un outil adapté au mieux aux besoins des utilisateurs La mise en place d’une démarche projet Un périmètre de projet lisible Un budget maîtrisé

27 Structure contractuelle définie
Le GCS établit un contrat cadre avec un nombre déterminé d’industriels Qui détermine l’ensemble des clauses génériques du marché (services attendus, capacités, réversibilité, tarifs, pénalités, …) Les adhérents passent avec le GCS un contrat d’adhésion au projet qui porte la mise à disposition de l’accord cadre Qui détermine notamment le rôle de chacun et le calendrier Les adhérents sélectionnent un industriel de l’accord cadre et passent un marché subséquent avec l’opérateur choisi Qui détermine l’ensemble des clauses particulières à l’adhérent : services utilisés, délais de mises en œuvre, adaptations spécifiques … GCS Contrat Cadre Opérateur 1 Opérateur 2 Opérateur 3 Adhérent Contrat d’adhésion Processus de sélection Marché subséquent

28 Les marchés subséquents : des attentes réciproques
attendent : Un projet adapté aux besoins Un planning respecté Des interlocuteurs compétents doivent : Évaluer leurs besoins Mettre en œuvre les évolutions techniques nécessaires Constituer une équipe projet Les adhérents L’opérateur Le GCS Aide à la contractualisation des adhérents Facilite les échanges entre le titulaire et les établissements S’assure de l’avancement du programme et du bon déroulement des projets des établissements attend : Une définition des besoins détaillés Le respect des pré-requis techniques Des ressources disponibles doit : Respecter le planning du programme et des projets S’assurer de la disponibilité de ses ressources Fournir une offre adéquate pour chaque projet

29 C’est un achat commun, avec pour objectif :
L’accord cadre C’est un achat commun, avec pour objectif : De définir (et relever) les exigences par rapport aux opérateurs De contrôler le prix, en fonction des niveaux d’exigences De s’assurer du respect des bonnes pratiques, et notamment les normes et standards De sélectionner des solutions compatibles avec les environnements régionaux Un accord cadre réussi passe notamment par : Une expression des besoins exhaustive et réaliste Un périmètre de marché lisible pour les industriels Un processus de choix

30 En résumé : pour bien utiliser l’accord cadre il faut…
Être titulaire d’une autorisation médico-sociale Avoir son siège social en Ile de France Être adhérent de SESAN Initier une démarche projet Sélectionner un opérateur de l’accord cadre Déployer !

31 Eléments de calendrier
15/11/18 07/01/19 01/03/18 … Expression des besoins Consultation Sélection Marchés subséquents Travail commun GCS/ESMS GCS Travail commun GCS/ESMS ESMS

32 Merci de votre attention