ICT Outsourcing Thibault Verbiest Pascal Reynaud Cabinet ULYS

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1 ICT Outsourcing Thibault Verbiest Pascal Reynaud Cabinet ULYS
Avocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles Chargé de cours à l'Université Paris I Sorbonne - Pascal Reynaud Docteur en droit Avocat au barreau de Paris

2 L’outsourcing ? Outsourcing = Infogérance, externalisation, facilities management, "FM “ Ensemble d’activités de services consistant en la prise en charge de la gestion du système informatique d’un client, avec ou sans délocalisation, dans le cadre d’une relation pluriannuelle Un contrat d’entreprise & un contrat informatique A distinguer des contrats de : service-bureau  time-sharing.

3 Une variante de l’outsourcing : L’ASP
ASP ou FAH Fournisseur d’applications hébergés L’ASP est une société qui fournit sur abonnement (en général) un accès à des applications ainsi que l’infrastructure et la maintenance nécessaire dans un réseau privé ou via Internet

4 ASP / OUTSOURCING CLASSIQUE
Pas de transfert de personnel Plus haut niveau de maintenance Fournit principalement des “applications standards” Le hardware appartient à l’ASP Le hardware est physiquement situé chez l’ASP : l’ASP fournit au client un accès à son infrastructure IT

5 L’utilisation de l’outsourcing
Optimiser la gestion de son système d’information Régler un problème spécifique Réduire les coûts Se recentrer sur son métier Fournir une solution transitoire en cas de crise, de restructuration, de croissance forte, de refonte général …

6 Des questions préalables
La décision de recourir à l’outsourcing : Quel besoin ? Quel intérêt? Quel est l’apport de l'externalisation? Que sous-traiter et à qui ? Pour combien de temps ?

7 Phase précontractuelle
Phase de négociation du contrat : du premier contact jusqu’à la signature du contrat Principe : liberté de ne pas contracter, liberté de choisir son co-contractant Pour éviter l’engagement contractuel : les parties indiquent sur chaque document « sans engagement de notre part »

8 Phase précontractuelle
Possibilité de rédaction d’un accord de principe = engagement à valeur contractuelle de continuer la négociation. ou d’une lettre d’intention = engagement à valeur contractuelle de faire ou de ne pas faire A l’issue de cette phase précontractuelle, insertion dans le contrat d’une clause des quatre coins

9 Une bonne connaissance préalable des besoins
Une obligation de conseil du prestataire Nécessite d’un audit Technique Juridique Check-list Matériel (1) Logiciels et progiciels (2) Réseau et organisation (3)   

10 Check-list (1)  Matériel ? Identification
Conditions d'achat ou de location Conditions d'assurances Contrat de maintenance Taux de charge des équipements Etat des incidents Solutions de secours mises en place... 

11 Check-list (2)  Logiciels et progiciels ? Fonctionnalités
Numéros de versions, état général, documentation, Conditions de licence, Accès et droit de modifications ? Conditions de garantie Maintenance et évolutions Protections logiques Procédures de sauvegarde et de sécurité

12 Check-list (3)  Réseau et organisation ?
Configuration du réseau : abonnements et coûts Structure de l'entreprise et stratégie Situation géographique, Système de sécurité  Volumétries passées et prévisionnelles  Heures d'ouverture du service et conditions d'accès  Ressources humaines en interne

13 La rédaction du contrat
Objet, nature des prestations à déterminer avec soin. Renvoi à un ou plusieurs documents établis après la signature du contrat : ex. le SLA La prise en charge du système d’information Moyens humains et matériels Assurer la réversibilité Prestations accessoires : formation, assistance au démarrage, maintenance, back-up.

14 Les principales questions à aborder
Le SLA : Service level agreement (1) Le transfert (2) La question du personnel (3) Sécurité et pérennité du système d’exploitation (4) Propriété intellectuelle, concurrence et données personnelles (5) Le prix (6) Obligations et responsabilité des parties (7) Durée et réversibilité (8)

15 1. Le SLA : Service level agreement
Les performances attendues ? Qualité du service : à l'accessibilité au service, à la disponibilité ; La notion d’indisponibilité doit être précisée au temps de réponse  à la sécurité du système indicateurs de qualité avec des pénalités associées en cas de non-respect. Possibilité de prévoir des primes ou bonus

16 Les niveaux de service Les niveaux de service Bonus
“Target level of service” Prix négocié “Minimum acceptable level” Réduction de prix “Unacceptable level” Fin du contrat Les niveaux de service

17 2. Le transfert Du client au prestataire :
installer et basculer le système Etablir un calendrier de l’opération Procédure de vérification et d’acceptation Définition du moment du transfert de responsabilité

18 3. La question du personnel
Obligation de reprise par le prestataire du personnel du client ? Transfert des salariés du client vers le prestataire : obligation Art. L , al. 2 du Code du travail Condition : Transfert d’une activité économique autonome Moyens propres, fonctions dédié

19 4. Sécurité et pérennité du système d’exploitation
A prévoir Pérennité de l’activité en cas de « panne » etc.. Conditions et modalités de facturation de telles prestations  Conditions d'accès au site de back-up  Modalités de basculement  Procédures de sauvegarde des données Maintenance préventive et curative par le prestataire ou par un tiers

20 5. Propriété intellectuelle
Eléments existants avant la signature du contrat : Titularité des droits ou simple droit d’utilisation? Droit de modifier, d’adapter, de corriger, Interopérabilité ? Des exceptions à la portée limitée Art. L CPI Nécessité de vérifier les licences Impact financier important Non respect des licences = contrefaçon Introduire une clause relative à la garantie du client quand aux droits du prestataire d’intervenir sur le code. Parler aussi des exceptions en droit français

21 Propriété intellectuelle et concurrence
Eléments créés pendant la prestation Régler la question de la titularité sur les éléments créés Prévoir la question de la réversibilité Prévoir des clauses relatives au know-how et à l’obligation de non-concurrence.

22 Sous-traitance et données personnelles
Responsable du traitement / Sous-traitant Formalités CNIL : préciser le recours au sous-traitant Opération seulement sur instruction du responsable du traitement. Garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité. Le contrat : comporte l’indication des obligations du sous-traitant en matière de sécurité et de confidentialité prévoit que le sous-traitant ne peut agir que sur instruction du responsable du traitement. Sous-traitance hors U.E. : Clauses types de la Commission européenne. ( )

23 6. Le prix Diverses formules sont possibles :
Le forfait : Lister précisément les prestations inclus dans le forfait Abonnement par mois/an Facturation en fonction du nombre d’utilisateurs de l’application Facturation par rapport au débit utilisé Facturation en fonction du temps de connexion Chaque terme utilisé doit être défini pour éviter les interprétations divergentes Souvent révision annuelle Fixation de la périodicité du paiement

24 Fixation du prix dans un contrat d’entreprise
L’accord préalable sur le montant du prix n’est pas un élément essentiel du contrat. Ne doit en principe pas être fixé à l’avance Modifiable unilatéralement ? En principe oui Le juge sanctionnera les modifications excessives (résiliation ou indemnisation)

25 7. Obligations et responsabilité des parties
Obligations du prestataire Obligation de conseil  Obligation d'exécuter la prestation conformément aux performances et délais précisés  Obligation de sécurité  Obligation de disponibilité : les conditions et modalités d'accès au service du prestataire, objet du contrat, doivent être prévues

26 Obligations du client Obligation du client obligation de payer le prix
obligation de collaboration Mise à disposition des moyens nécessaires Interlocuteurs qualifiés et disponibles Communication de toutes informations susceptibles d'intéresser le prestataire....

27 Obligations et responsabilité
Obligations communes Obligation de collaboration : comité de suivi Obligation de confidentialité Obligation de moyen ou de résultat : Selon les termes du contrat obligations de moyens obligations de résultat Nécessité d’un assurance adaptée

28 8. La prise en compte de la durée
Prise en compte des évolutions du système Mettre une clause « évolution » Clause de divisibilité ou d’indivisibilité des prestations Des contrats pluriannuels renouvelable par tacite reconduction Prévoir une procédure de sortie Un préavis conséquent La réversibilité…   

29 La réversibilité Création d’une situation de dépendance vis-à-vis du prestataire Le prestataire doit assurer la réversibilité Exploitation pour son compte Exploitation pour le compte d’un tiers Modalités à préciser Information du prestataire dans un délai raisonnable Obligation de collaboration Restitution de l’ensemble des éléments Assistance technique Procédure à mettre en place Causes, conditions et lieu du transfert Rémunération spécifique ?

30 Conclusions Questions Merci
Thibault Verbiest Cabinet ULYS Avocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles Chargé de cours à l'Université Paris I Sorbonne - Pascal Reynaud Docteur en droit Avocat au barreau de Paris