Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers Présentées par Mark Thriscutt Consultant Indépendant en Gestion Routière Association.

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1 Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers Présentées par Mark Thriscutt Consultant Indépendant en Gestion Routière Association des Fonds dEntretien Routier Africains (AFERA), Antananarivo, Madagascar. 08 – 09 Octobre 2007. MarkThriscutt@buildingcapacity.co.uk

2 2 Définitions: Soyez Clair à propos de toute Terminologie que vous utilisez Autorité de Fonds Routier Conseil dAdministration du Fonds Routier Cadre de Fonds Routiers Fonds Routier (Compte bancaire) Directeur Général Recettes

3 3 La Communication est un Processus à Deux Voies A lintérieur, entre les dirigeants dorganisation (le Conseil dAdministration & le Président Directeur Général & tout son personnel (cadre): A lextérieur, entre la RFA et ses parties prenantes: Contrôlé par le haut: vision, objectives, stratégies, etc. Émanant de la base : Questions relatives au personnel, facteurs de fonctionnement, etc. Contrôlé par le haut : Politiques, objectifs, activités, problèmes, etc. Émanant de la base : priorités des usagers, activités, problèmes, etc. Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

4 4 Ne sous-estimez pas lImportance dune Bonne Stratégie de Communication! Elle constitue un élément important de toutes les organisations commerciales qui réussissent dans tous les pays. Elle implique une promotion (vente) cohérente de l organisation: ce quelle fait, pour qui et pourquoi. Les raisons pour lesquelles une RFA a besoin dune stratégie de communication sont les mêmes que celles pour lesquelles les organisations commerciales en ont une : elles sont payées pour fournir un produit ou service aux clients (usagers de la route). Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

5 5 Les bonnes Communications sont dune importance particulière pour une RFA Ceux qui paient ont peu de choix concernant lidentité de ceux qui fournissent le service et limités, disons, dans la manière dont leurs fonds sont utilisés. Il y a un long délai de réalisation entre le moment où ils paient et le moment de prestation de service à leur intention, qui a lieu ultérieurement. La relation entre ce que les usagers paient et ce quils reçoivent nest pas claire, simple, ou directe. On est tenté de dépenser les fonds limités pour la construction de nouvelles routes, plutôt que pour lentretien des routes existantes. Une RFA a besoin dexpliquer pourquoi ils se concentrent sur lentretien. IL coûte de largent pour entretenir les routes. On est tenté d emprunter une partie de cet argent et à lutiliser à dautres fins. De bonnes communications & transparence découragent cette pratique de raid! Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

6 6 Une bonne Stratégie de Communication devrait fournir de VRAIS avantages à toute RFA. La RFA peut être proactive: établissement et contrôle du programme et traitement des questions les plus importantes sur une base informée. Elle peut éduquer la grande communauté à propos des problèmes auxquels elle fait face et engendrer un niveau plus élevé de compréhension de la communauté &, par conséquent, de lappui. Elle contribue à la promotion de la transparence et décourage lingérence externe non appropriée ou mal informée. Au sein de la RFA, elle peut promouvoir un sens de but commun, de construction déquipe & destime du personnel. Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

7 7 Toutes les Autorités de Fonds Routier doivent communiquer avec leurs parties prenantes majeures Agence(-s) ou Autorité(s) Routières Chroniqueurs (par exemple, les Média) Politiciens Nationaux (& Locaux) Ministère des Routes / Transport Usagers des Routes Autres ministères du Gouvernement Fournisseurs du secteur privé Communauté Internationale Public en Général Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt Autorité de Fonds Routier (RFA)

8 8 Eléments dune bonne Stratégie de Communication Ayez des objectifs clairs: pourquoi le faites-vous? Quest-ce que vous essayez de dire? Connaissez votre marché: qui ciblez-vous? Concevez bien le message afin quil convienne au marché cible : comment peut votre message être le mieux reçu (non pas envoyé!)? Vendez les avantages, non pas les caractéristiques! Utilisez une terminologie appropriée : pas de sigles! Utilisez une technologie appropriée : par exemple, quel moyen votre marché cible utilise-t-il & comprend le mieux? Utilisez la population locale et la langue locale. Soyez cohérent et continuez à le faire! Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

9 9 Information & Messages à Communiquer Statistiques de réseau (longueurs, condition, limitations de vitesse & de charge dessieu, moments des voyages, tendances, etc.). Travail programmé & réalisé. KPIs, valeurs cibles & tendances. Recettes & Dépenses (prévues & réelles). Politiques majeures & Structure organisationnelle. Problèmes techniques auxquels fait face la RFA. Utilisez des CARTES, DIAGRAMMES, PHOTOS & des COULEURS! Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

10 10 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt Quel Format fonctionne le mieux?

11 11 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

12 12 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt Total des Recettes = 1,286 million USD

13 13 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

14 14 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

15 15 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt Ville B Village 2 Village 1 Bon. Vitesse moyenne : > 80 km/h Exemple: Utilisez des Cartes pour montrer létat du Réseau Routier, ou les vitesses moyennes de voyage, etc. Assez bon. Vit. moyenne:60-80 km/h Médiocre. Vit. moyenne: 40-60 km/h Mauvais. Vit. moyenne: <20 km/h LEGENDE des états des routes: Ville A Village 3 Réhabilitation Prévue (2008-9) Actuellement en cours de reconstruction

16 16 Situation actuelle Par exemple: Concentrez-vous sur le total des coûts du transport routier, non pas juste sur les coûts d Agence! Coûts dAgence routière Total des Coûts du transport routier Coûts pour Usagers des routes (VOCs) Coûts Dépense Total des Coûts minimum de transport routier Dépense Optimum Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt Quels Messages essayez-vous denvoyer?

17 17 Relation actuelle entre les Coûts d Agence, VOCs & Coût Total Coûts Dépense Situation actuelle Coûts dAgence VOCs Total des Coûts Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

18 18 Relation dans le cadre de Dispositions Idéales de Financement Dépense Dépense Optimum Total des Coûts minimum de Transport Coûts Coûts dAgence VOCs Total des Coûts Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

19 19 Coûts Approximatifs du Transport général Coûts de fonctionnement de véhicule (VOCs) ( 90%) Coûts dAgence ( 10%) Coût des Travaux Physiques (surtout Préservation des Actifs) Coûts Administratifs Total des Coûts de Transport Coûts dAgence Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

20 20 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt Un Example Réel de Critique mal informée.

21 21 Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

22 22 Dites-leur la Différence entre un Impôt & une Charge ou un Frais! Niveau non lié au coût du service fourni. Les recettes collectées ne sont pas nécessairement dépensées sur le service fourni. Fait partie des recettes générales du Gouvernement. Niveau déterminé directement par le coût du service fourni. Recettes utilisées pour fournir le service. Recettes sous le contrôle de ceux qui fournissent le service & non pas par le gouvernement. Impôt Charge ou Frais Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

23 23 Suggestions de Stratégie de Communication Publication de Bulletins réguliers (par exemple, des brochures A4 de couleur et à deux côtés). Distribuez à TOUS les groupes de parties prenantes majeures. Jopurnal & interviews des médias & articles. Rencontres / séances de briefing régulières avec les parlementaires, usagers de routes, Institutions, Médias, Chroniqueurs, le Public en général, etc. Rapport Annuel (détaillé & sommaire). Articles techniques dans des publications spécialisées. Site Web contenant des cartes, statistiques, rapports, politiques, etc. Téléphone de service aux consommateurs & adresses email en vue davoir des commentaires. Panneaux & affiches routiers. Publicité sur TV, Radio, Journaux & Magazines. Parrainage dévénements, individus &/ou facilités adéquats. Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

24 24 Dispositions au sein dune Autorité de Fonds Routier Dun expert en Relations publiques / Communications, ayant des connaissances du marché local et de bons contacts au niveau local. Dun expert en DTP / Art Graphique/ publication. Dappui en matière de Secrétariat / Administration. De ressources adéquates. Une stratégie de communication efficace est un processus continu. La RFA devrait donc avoir une Cellule spécialisée mais de petite taille de Relations Publiques ou de Communications consacrée à la promotion du message et de limage de lorganisation. Cette petite cellule devrait rendre compte directement au PDG et disposer : Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

25 25 Appui Institutionnel Un budget régulier pour les Relations publiques /Communications par la RFA. Une Législation stipulant les exigences spécifiques en matière détablissement de rapport pour le Conseil dAdministration des Fonds Routiers et du PDG à lintention des parties prenantes extérieures. Exigence législative afférente à un Audit technique & financier indépendant (& publié dans le Rapport annuel). Politique de transparence: tout doit être publiquement disponible à moins que des raisons spécifiques ne soient données pour ne pas le faire. La RFA devrait exiger des Accords de Performance annuels spécifiques avec son/ses Agence(s) dExécution. Bon suivi assuré par le Ministère de tutelle & le public. Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt

26 26 Fin ! Merci de votre Attention! MarkThriscutt@buildingcapacity.co.uk Communication Strategies for Road Fund Authorities ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8 th – 9 th October 2007. By Mark Thriscutt