Association « Marchés Publics dAquitaine » 24 septembre 2010 LA DÉMATÉRIALISATION : Généralités Généralités Quelques points de réglementation Quelques.

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1 Association « Marchés Publics dAquitaine » 24 septembre 2010 LA DÉMATÉRIALISATION : Généralités Généralités Quelques points de réglementation Quelques points de réglementation La signature électronique La signature électronique La plate forme de dématérialisation MPA La plate forme de dématérialisation MPA LA DÉMATÉRIALISATION : Généralités Généralités Quelques points de réglementation Quelques points de réglementation La signature électronique La signature électronique La plate forme de dématérialisation MPA La plate forme de dématérialisation MPA

2 Dématérialisation ? La dématérialisation consiste à mettre sous une forme électronique des éléments concrets manipulables manuellement. Il sagit principalement de remplacer du papier par un élément électronique immatériel.

3 Que dématérialiser ? Les documents entrant ou sortant sous toutes leurs formes Les documents internes Les documents archivés ou à archiver Ce qui a de la valeur pour la personne publique ou lentreprise Ce qui vit et circule en interne ou entre plusieurs institutions ou entreprises

4 Gains potentiels Normaliser, sécuriser et automatiser les processus Éviter les risques liés à la manipulation et la circulation de dossiers. Sécuriser les accès et les traitements via les habilitations. Garantir la confidentialité de linformation. Gagner des coûts de stockage et des mètres carrés Réduire les délais

5 Gains potentiels Optimiser les processus de gestion : –Réduire les opérations manuelles –Tendre vers une élimination des tâches sans valeur ajoutée et redondantes –Améliorer la productivité –Accélérer laccès à linformation –Faciliter lanalyse des résultats de lactivité, lidentification des problèmes, le pilotage

6 Une diminution des coûts Coût de secrétariat Coût de fournitures Coût de logistique externe Coût de logistique interne duplication emballage consommables amortissements frappe

7 Une diminution de délais Délais de logistique interne Délais de construction du document final Délais de duplication Délais demballage Délais de logistique externe

8 Pourquoi maintenant ? Les technologies ont atteint un niveau dergonomie et de fiabilité suffisant pour être déployés en masse. Les méthodologies dapproche sont maintenant claires. Dispositions légales et réglementaires suffisamment claires, voir contraignantes.

9 Le canevas réglementaire Les documents écrits sont préconisés par le CMP Ils peuvent cependant être remplacés par un échange électronique ou par la production de supports physiques électroniques

10 Le canevas réglementaire Les obligations du pouvoir adjudicateur : indiquer le mode de transmission retenu (AAPC ou lettre de consultation). assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire.

11 Les obligations du pouvoir adjudicateur : préciser les modalités daccès au réseau informatique dans lavis dappel public à la concurrence permettre le téléchargement du dossier de consultation des entreprises Le canevas réglementaire

12 Les obligations du candidat : appliquer le même mode de transmission à lensemble des documents adressés au pouvoir adjudicateur. sacquitter des frais daccès au réseau. Le canevas réglementaire

13 La double transmission : sécurité La transmission par voie électronique peut être doublée par lenvoi dune copie de sauvegarde (support papier ou support physique électronique). Cette copie doit parvenir au pouvoir adjudicateur dans le délai prescrit pour le dépôt, des candidatures ou des offres et comporter la mention « copie de sauvegarde » Le canevas réglementaire

14 Rôle du mandataire Il assure la sécurité et lauthenticité des informations transmises au nom des membres du groupement Le canevas réglementaire

15 Quelques précisions : Le dépôt par voie électronique donne lieu à un accusé de réception mentionnant la date et lheure de réception. Le canevas réglementaire

16 Quelques précisions : Mise à disposition sur supports multiples du DCE (lAAPC ou le RC mentionnent ladresse dobtention): Éléments sensibles ou confidentiels (papier). Documents trop volumineux pour être téléchargés (papier ou sur support physique électronique) Le canevas réglementaire

17 Une possibilité : la transmission par voie électronique des documents peut être imposée par les pouvoirs adjudicateurs. Une obligation : la transmission par voie électronique des documents est obligatoire pour les achats dinformatique supérieurs à 90 000 euros HT. Le canevas réglementaire

18 à compter du 1er janvier 2012 Une obligation : le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique (un montant supérieur à 90 000 euros HT) Le canevas réglementaire

19 Diagramme des flux Application sécurisée AAPC Dossiers de consultation Coffre fort électronique Enveloppe 3 Enveloppe 2 Réponse signée Enveloppe 1 1. Mise en ligne des dossiers 4. Dépôt des réponses Candida ts 2. Consultation des dossiers 3. Téléchargement des DCE 5. Accusé réception dépôt de la réponse Acheteur public 6. Registre dépôt des réponses 7. Ouverture des plis 8. Notification des candidats 8. Notification des candidats

20 La signature électronique : Permet dauthentifier lauteur dun document électronique et de garantir son intégrité Art. 1316 Code Civil : reconnaît à la signature électronique la même valeur que la signature manuscrite

21 La signature électronique : Les 3 classes de certificats électroniques : Classe 1 : ne requièrent quune adresse mail Classe 2 : la preuve de lidentité doit être fournie à distance Classe 3 – Niveau requis pour signer électroniquement une offre : ne peuvent être délivrés que dans le cadre dune présentation physique du demandeur Les autorités de certification

22 La signature électronique : Les garanties apportées par une signature électronique Une signature inimitable Une signature non répudiable Une signature qui garantit lintégrité du contenu des documents signés Une seule signature pour des usages multiples : La réponse aux marchés publics Les autres usages

23 La signature électronique : Comment se procurer une signature électronique ?

24 La plate-forme « Marchés publics dAquitaine » https://marchespublics.aquitaine.fr/

25 La plate-forme « Marchés publics dAquitaine » La centralisation des avis de marchés de plus de 300 acheteurs publics aquitains

26 La plate-forme « Marchés publics dAquitaine » Simplification et automatisation de la recherche dinformation sur les marchés publics pour les opérateurs économiques Faciliter lappropriation de la solution logicielle par les opérateurs économiques : un seul mode opératoire pour les marchés de plus de 300 acheteurs Un objectif de performance et de rationalisation

27 La plate-forme « Marchés publics dAquitaine » Le coffre-fort électronique mis à disposition des candidats Un zone de stockage des documents administratifs destinée à faciliter le travail de réponse électronique des candidats

28 Comment répondre par voie électronique à un marché public ?

29 La sécurité des échanges et lhorodatage des réponses : Traçabilité de tous les échanges Remise dun accusé de réception électronique à lopérateur lors de la remise dune candidature ou dune offre.

30 Démonstration en ligne : -Recherche et téléchargement dune consultation -Dépôt dune candidature par voie électronique

31 Préparer sa réponse électronique Compression offre.zip Dossier DQE, BPU… DC4, DC5… Mémoire Placer tous les fichiers composant loffre / la candidature dans un répertoire Compresser ce répertoire Dépôt et signature sur MPA Acte dengagement RAR

32 p7z Préparer sa réponse électronique Dans le cas des groupements Le mandataire transmet par courrier électronique le DC5 en format non modifiable à chacun des co-traitants Chaque sous-traitant signe électroniquement et retourne le fichier de signature Le mandataire signe à son tour et vérifie la correspondance entre le DC5 et le fichier de signature de chacun des co-traitant La procédure de dépôt peut être réalisée par le mandataire avec sa signature électronique Mandataire DC5.pdf mail Mandataire p7z Dossier

33 « Marchés Publics dAquitaine » : Accompagnement et assistance des opérateurs économiques qui souhaitent utiliser la plate- forme pour déposer des plis électroniques 2 sites : https://marchespublics.aquitaine.fr/ http://info.marchespublics-aquitaine.org/