RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE CONCLUSIONS GENERALES

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1 RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE CONCLUSIONS GENERALES
COMPOSANTE AUDITEE : DATE DE L’AUDIT : COMPOSITION DE L’EQUIPE D’AUDIT : OBJECTIF(S) DE L’AUDIT : Evaluer le niveau de conformité d’application du système qualité selon la norme ISO 9001:2000 CONSTAT QUANTITATIF CONCLUSIONS GENERALES ECARTS POINTS SENSIBLES PISTES DE PROGRES POINT SENSIBLE POINT FORT PISTE DE PROGRES Non maîtrise Maîtrise Maturité

2 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
Règles de cotation SAMI : point fort = 10 points / piste d’amélioration = 8 points / point sensible = 4 points / écart = 0 points Écart : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque majeur (juridique, économique, notoriété …) MODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVE Point sensible : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque potentiel (juridique, économique, notoriété …) MODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVE Piste d’amélioration : Maîtrise de l’activité audité, cependant les règles pratiques actuelles peuvent être optimisées dans le but d’accroître l’efficacité voir l’efficience du système. MODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATION Point fort : Maîtrise de l’activité audité, les règles pratiques sont optimisées en terme ressources

3 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT Type d’actions Constat d’audit Nature des actions correctrices Causes Nature des actions correctives Responsable Résultats obtenus Action corrective

4 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT Type d’actions Constat d’audit Risques encourus Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus Action préventive

5 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT Type d’actions Constat d’audit Risques encourus Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus Action d’amélioration

6 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
SCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTE Thèmes audités PREVOIR Organisation de la composante Organisation de la qualité au sein de la composante Gestion de la documentation qualité Responsable et assistant(e)s pédagogique Conduite d’activités Tenue des dossiers apprentis / entreprises REALISER Déroulement de la prestation Contractualisation Diplôme Contact Client Suivi de la formation gestion des remontées d’informations Suivi Réclamations VERIFIER AGIR Amélioration continue

7 Plan d’audit du processus
Date / N° Horaires / Durée Référentiel(s) Activités Personne / Fonction à rencontrer Equipe d’auditeurs 09h00 / 30 minutes ISO 9001 / Mandat Réunion d’ouverture Présentation du mandat Responsable et secrétaire pédagogique 09h30 / ISO 9001 / Manuel Qualité / Processus DP013 Présentation générale du processus (objectifs, finalité, clients, pilotage, ressources…) Responsable Pédagogique 10h / 1 heure Activités du processus (absences, planning, emploi du temps, sélection des apprenti, inscription pédagogique, notes) Responsable et Secrétaire Pédagogique 11h / Surveillance et mesure (indicateurs, objectifs, actions d’amélioration, non conformités) 11h30 / 15minutes ISO 9001 Synthèse entre auditeurs 11h45 / Réunion de clôture Tous

8 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
§ du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – ANALYSE DE LA DEMANDE - CONTRACTUALISATION 7.2 Comment prenez vous en charge la demande d’inscription d’un apprenti ? (DP 013 – Recrutement des apprentis) Pré-inscription sur les site régionaux universitaire et/ou Dossier de candidature Liste des admis FE002 Fichier apprenti Comment traitez-vous la demande d’une entreprise qui souhaite accueillir un apprenti ? (DP 013 – Prospection des entreprises) Comment faites vous connaître votre formation auprès des entreprises d’accueil et des futurs apprentis ? (DP 013 – Recrutement des apprentis et prospection des entreprises) Réunions d’informations, TRE, salons, portes ouvertes, mailing Comment évaluez-vous la possibilité pour l’entreprise de recevoir un apprenti ? (DP 013 – Contractualisation et rupture) Mission(s) - CV du maître d’apprentissage (contrainte légale) Selon quelles procédures et quels critères mettez vous en relation vos candidats et les demandes des entreprises ? Comment gérez-vous les ruptures de contrat ? Résiliation du contrat d’apprentissage – Fiche de rupture de contrat Vérifier la composition du dossier Apprentis (se référer à la FE008 Check-list CFA-IURC )

9 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
§ du référentiel² QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – VOLET ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE Comment suivez-vous les relations entre l’apprenti et l’entreprise pendant la formation? (DP 013 – Contractualisation et rupture /veille administrative entreprise) Réunion de coordination avec les maîtres d’apprentissage Livret d’apprentissage et de liaison Visite Tuteur CFA en entreprise Comment assurez vous la vérification de l’adéquation de la mission avec les tâches réalisées par rapport au référentiel ? (DP 013 veille pédagogique entreprise) Cohérence théorique/pratique Livret d’apprentissage et de liaison: Bilan des activités en entreprise Fiches navettes – fiches bilan d’évaluation (livret d’apprentissage) - Compte rendu de mission et de réalisation des tâches Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence entre les missions effectivement réalisées et les objectifs de la formation ? Avez-vous réalisé la réunion de coordination des maîtres d’apprentissage? Si oui, quels commentaires en sont ressortis? Quelles sont les réunions que vous menez tout au long de l’année en interne 7.5 Quelles actions menez-vous si les résultats pédagogiques de l’apprenti ne sont pas suffisants par rapport aux objectifs à atteindre en vue de l’obtention du diplôme ? Comment gérez vous les absences? (DP 013 veille pédagogique apprentis) Emargement - Gestion des absences : justificatifs (PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis), FE063 relevé d’absences ou YMAG, courriers à destination de l’apprenti et de l’entreprise, visite(s) du tuteur universitaire en entreprise Comment sont gérés les résultats des apprentis ? (DP 013 Inscription pédagogique) APOGEE

10 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
§ du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – METTRE A DISPOSITION LES RESSOURCES 6.1 Quels documents et informations avez-vous utilisés pour élaborer le budget de votre formation? Maquette pédagogique des formations Historique comptable PR Procédure comptable Comment établissez vous les comptes financiers ? Echéancier sur base documentaire Heures réalisées, frais engagés pour la formation, les déplacements divers, frais de fonctionnement Connaissez vous l’impact de ces comptes financiers sur les entreprises de vos apprentis ? Coûts analytiques, Taxe d’Apprentissage 6.3 7.4 Comment gérez vous vos demandes d’investissement ? Devis Demande d’investissement convention de mise à disposition – Autocollant CFAIURC PR Procédure de demande d’investissement Connaissez vous les échéances pour ces différentes démarches ? Echéancier sur la base doc Comment sont gérées la maintenance et la réparation des matériels mis à disposition ? de la responsabilité des composantes universitaires (PR Procédure de demande d’investissement ) 6.4 Quelles sont les logiciels et sites Internet que vous utilisez ? Apogée – YMAG - Base Doc CFA IURC – Site CFAIURC 10

11 RAPPORT D’AUDIT INTERNE AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR
§ du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR 5.1 Quel document définit les engagements des responsables de formation à l’égard du CFAIURC et réciproquement? (Accord de prise en charge d’une formation en apprentissage) 5 Qui fait quoi au sein de la composante vis-à-vis de l’apprentissage ? Et comment c’est formalisé ? vérifiez que l’ensemble du personnel est situé sur l’organigramme de la composante) Les personnels « apprentissage » sont ils clairement identifiés ? Vérifier que l’organigramme de la composante est compatible avec l’organigramme CFAIUR C 5. Connaissez vous la politique et les objectifs qualité du CFAIURC? Pensez-vous que ces objectifs soient cohérents avec votre activité d’enseignement? (Politique et objectifs qualité) 5.3 A quels moments avez-vous connaissance les résultat qualité du cfa ? (réunion pédagogique CFA – sensibilisation à la qualité) 6.1 Quelles sont les ressources – moyens (humains, matériels, organisationnels) mis à disposition par le CFAIURC ? Communication (documentation, salons, parutions, rencontres avec les entreprises…), 1/3 assistante pédagogique à disposition par formation, matériel informatique, possibilité d’investissement, accompagnement administratif 4.2 5.5.3 Comment vous assurez vous que les documents CFAIURC en votre possession sont la dernière version en vigueur ? Base Documentaire, FE001 Liste des documents en vigueur Connaissez vous les règles de conservation des documents ? (Procédure de gestion des enregistrements, conservation / matrices inclues dans les processus) 11