Processus : Réalisation des prestations (DP013)

Présentation au sujet: "Processus : Réalisation des prestations (DP013)"— Transcription de la présentation:

1 Processus : Réalisation des prestations (DP013)
Ministère de l’Éducation Nationale Volet pédagogique Veille pédagogique apprentis Gestion des emplois du temps et des absences Chambres consulaires Veille pédagogique entreprise Suivi du cadre de mission DIRECCTE Inscription aux modules Inscription pédagogique Apogée Documentation Processus CFA IURC Recrutement apprentis Documentation FE067 Suivi des critères de conformité des formations Prospection des entreprises Exigences réglementaires Vie des contrats Contractualisation Et gestion des ruptures Coordination Couples - apprentis Entreprises Exigences du Conseil Régional Volet administratif Gestion statistique Apprentis YPAREO Veille administrative apprentis Visites - Indemnités Entreprises Veille administrative entreprise Visites - Indemnités Gestion Budgets DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

2 Processus : Réalisation des prestations (DP013)
Indicateur Axe Cible Seuil de tolérance Risque si l'objectif n'est pas atteint Fréquence de suivi % de rupture / Inscrits (total) S’assurer que l’année en apprentissage se déroule dans de bonnes conditions ≤ 5% (>10%rouge; 5<orange≥10) Dérive des prestations fournies. Avoir un taux de rupture au-delà de celui toléré par le Conseil Régional semestrielle % de 2nd contrats signés / Total des ruptures « négatives » S’assurer que les apprentis qui ont eu une rupture de contrat nette retrouve une structure d’accueil ≥ 80% (<70% rouge; 70%<orange>80%) Les apprentis quittent le CFAIURC % réussite au diplôme Pérenniser les activités du CFAIURC 90% pour un taux global DCG–DSCG Exclus (<80% rouge; 80%<orange>90%) Perte de crédibilité vis-à-vis des apprentis annuelle Effectifs apprentis / an Développer l’offre de formation en cohérence avec le marché du travail Rentrée 2012 : 1000 apprentis orange : 900 ≤ nombre d'apprentis > 999 rouge < 900 Ne pas atteindre l'objectif de développement de l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil Régional Evolution du nombre d’apprentis par an + 150 apprentis Orange : 100 ≤ apprentis sup > 150 Rouge : < 100 apprentis sup) % d’insertion (emploi + études) Pérenniser les activités du CFAIURC ≥ 90% <80% rouge; 80%≤orange>90% Perte de crédibilité du CFAIURC vis-à-vis des apprentis, des entreprises d'accueil et du Conseil Régional DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

3 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises Prospection Entreprises Contractualisation Rupture Identification du maître d’apprentissage et de la mission de l’apprenti FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission) Exigences réglementaires Recherche d’établissements candidats Communication sur l’apprentissage et les formations Entreprises Guide de l’entreprise Entreprises Guide de l’apprenti Ecoute Mailing + Courriers d’accompagnements + Phoning Documentation Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

4 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises TACHES RESPONSABILITÉ 1 Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis Responsable pédagogique 2 Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage. Responsable Pédagogique PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME De la responsabilité du Responsable pédagogique Mission FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (Fiche mission) Adéquation avec le référentiel et les compétences à développer Retour vers l’entreprise et renégociation de la mission ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

5 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet pédagogique Activité : Recrutement des apprentis Recrutement apprentis Candidats Pré-inscription Sites Régionaux universitaires (Internet ou papier) Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Réception des dossiers de candidature Vérification de la conformité du dossier Courrier de convocation Courrier de refus FE002 Fichier suivi candidats / apprentis TR070 Fiche de suivi candidat Réunion d’information (Organisation et conduite) Sélection pédagogique (admis – liste d’attente – refus) Courrier de refus Candidats convoqués Listes Admis, Admissibles Candidats Documentation Présentation TRE Entrée en formation - Fiche diplômes - Offre de formation TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti TR043 Tableau de bord Recherche de contrat Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Contractualisation Rupture DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

6 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet pédagogique Activité : Recrutement des apprentis TACHES RESPONSABILITÉ 12 Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, Copie des diplômes, Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité RIB Saisie des données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…) Assistante ou secrétaire pédagogique 3 Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiens Sélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique. Responsable pédagogique Personnel enseignant 4 Entrée en formation : Candidat titulaire d’un diplôme d’un niveau requis au regard de la réglementation, ayant signé un contrat d’apprentissage (et/ou en cours de signature d’un contrat d’apprentissage). PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Dossier de candidature et pièces jointes Listes Admis, admissibles, refusés Age Diplômes requis Nationalité Secrétaire pédagogique Courrier de refus ou de demande d’informations complémentaires Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière professionnelle TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti Profil cohérent avec la formation, l’apprentissage et le métier recherché Liste refusé / Liste complémentaire Le candidat dispose de son entreprise Contrat Contrat signé Secrétaire et responsable pédagogique Accompagnement de l’apprenti dans sa recherche d’un contrat d’apprentissage ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIÉS Vidéo projecteur, Présentation TRE Code du travail - Site Service publique TR043 Tableau de bord recherche de contrat DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

7 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Vie des contrats Activité: Contractualisation et gestion des ruptures Contractualisation Rupture Chambres consulaires Pédagogie Apprentis Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) DIRECCTE Contrat ex1  Entreprise Contrat ex2  Apprenti FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Contrat ex3  Organisme de tutelle (CCI – DIRECCTE) Diplômes requis Contractualisation et envoi du contrat (*) Réunion des MA TR009 Feuille d’émargement Contrat d’apprentissage Candidats FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission) Gestion des ruptures FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat PR013-4 Procédure de gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat Entreprises Résiliation du contrat d’apprentissage YPAREO Recrutement Entreprises Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire. Lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DIRECCTE. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour enregistrement (idem lors de la rupture). DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

8 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture TACHES RESPONSABILITÉ 1 Contrat de droit privé : A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon elle le renvoie à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoie le dossier complet à la chambre consulaire. B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFA Le CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet. C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA. Assistante administrative Ou Assistante Pédagogique 1 Bis Contrat de droit public : A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes) et le renvoie au CFA IURC. Le CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle. C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC Ou Assistante pédagogique 2 Rupture : La résiliation du contrat d’apprentissage est signée d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti. Ses 2 parties sont garantes de l’envoi du document « résiliation du contrat d’apprentissage » auprès de la chambre consulaire ou de l’administration de tutelle. Le document FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat doit être complété et envoyé au service qualité. La rupture doit être enregistrée sous Yparéo Un nouveau contrat ne peut être signé tant que la rupture du précédent contrat d’apprentissage n’a pas été enregistré par la Chambre consulaire. Assistante pédagogique Ou Secrétaire pédagogique et Assistante administrative 3 Réunion des MA (Maîtres d’Apprentissage) : Cette réunion a lieu tous les ans au début de la formation universitaire. Responsable pédagogique DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

9 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec les données du diplôme Contrat d’apprentissage Conforme aux exigences du diplôme La date de fin de contrat est postérieure à la date de soutenance du mémoire Assistante administrative ou pédagogique Retour vers l’entreprise, et la chambre consulaire pour décision d’action 1 bis Retour vers l’organisme et l’administration de tutelle pour décision d’action 2 Renseignement des exigences Conseil Régional YPAREO 100% des champs sont complétés Correction 3 Réunion des MA effectuée TR009 Feuille d’émargement Une réunion par composante / formation Universitaire (sauf annulation cause peu ou pas de participants) Responsable Pédagogique Planification d’une réunion au plus vite ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIÉS Accès YPAREO Droit du Travail DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

10 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet administratif Activité : Gestion statistique Admin Statistiques Ministère de l’Éducation Nationale Paramétrage YPAREO YPAREO paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel) Processus CFA IURC 1 Contractualisation 2 Saisie des apprentis et des informations liées au contrat Remontée des effectifs auprès du Conseil Régional Exigences du Conseil Régional Contrat d’apprentissage Enquête FE034 Fiche de renseignements YPAREO DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

11 Assistante administrative
Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet administratif Activité : Gestion statistique TACHES RESPONSABILITÉ 1 Paramétrage d’YPAREO : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, … Assistante administrative 2 Etape 1 : Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1 Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année N Etape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés : vérifier et corriger les informations si nécessaire. Edition de requêtes « effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par à la région. Enquête – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé au Ministère de l’Education Nationale. DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

12 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Paramétrage YPAREO Sans objet Données d’impression écran conformes aux paramètres à saisir Assistante Administrative Correction immédiate Pas de correction possible : informer l’administrateur de la base (assistance) 2 Saisie des données Validation des données Données conformes au cursus, contrat d’apprentissage et fiche de renseignement apprenti Administrative ou pédagogique Données conformes au PV de réussite 2 bis Edition des requêtes YPAREO Effectifs - 51 YPAREO Fichiers « accusé d’envoi YPAREO » Réémission ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES Accès YPAREO, DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

13 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative apprentis Admin apprentis Pédagogie Apprentis Saisie YPAREO des absences FE063 Relevé des absences mensuelles YPAREO TR031 Livret d’émargement PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis Information aux entreprises Courrier d’informations Justificatifs Entreprises Exigences du Conseil Régional Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités compensatrices forfaitaires) Présences validées Statistiques Calcul des indemnités Versement des indemnités Indemnités versées Requête YPAREO Apprentis RIB apprentis (Dossier de candidature) Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

14 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative apprentis TACHES RESPONSABILITÉ 1 Saisie des informations relatives aux absences sous Yparéo Assistante administrative ou pédagogique 2 Information aux entreprises : courrier aux entreprises en fin de session et/ou au moins tous les 2 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier de l’apprenti. 3 Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé. Note : Les ICF sont versées aux entreprises par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (Cf Dossier « Fonctionnement Région ») Assistante administrative 4 Calcul des indemnités versées aux apprentis : Elles sont générées par YPAREO au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête) 5 Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement par les assistantes pédagogiques ou administratives. Versement des indemnités aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement. Comptable DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

15 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative apprentis PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Données complètes et justifiées Saisie YPAREO Absences justifiées : certificats médicaux, arrêts de travail, certificats de décès, convocations administratives officielles Assistante administrative ou pédagogique Demande d’information complémentaire 2 Requête « absence » Double du courrier dossier Etudiant Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre d’absences justifiées et injustifiées Correction de la base YPAREO et réédition du courrier 3 Droit automatique aux ICF pour les entreprises d’accueil Site régional ou liasse papier Ceux imposés par les Conseils Régionaux Assistante administrative Décision prise par le Directeur du CFA 4 Vérification des montants en fonction des périodes d’absences Sans objet Les défalcations des indemnités sont bien liées à des périodes d’absences. Correction du montant ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES Exigences des Conseils Régionaux DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

16 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative entreprise Admin Entreprise FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Vérification comptable de l’engagement du CFA (nombre de visite) Engagement de visite réalisée FE024 Attestation de visite en entreprise Apprentis - Entreprises Bilan des visites réalisées Subvention du Conseil régional au CFA Subvention versée Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : DP012 Budget DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

17 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative entreprise TACHES RESPONSABILITÉ 1 2 Le FE024 « Attestation de visite » est demandé aux secrétaires et assistantes pédagogiques. Responsable Administrative et Financière PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Visite réalisée FE024 Attestation de visite Au moins une visite annuelle et par apprenti Information et rappel au responsable pédagogique ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

18 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Inscription pédagogique Pédagogie Inscription Apogée paramétré pour la formation Inscription pédagogique Inscription administrative (Apogée) Apprentis APOGEE Apprentis Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : Note : l’inscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

19 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Inscription pédagogique TACHES RESPONSABILITE 1 Inscription pédagogique : Transférer les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie des notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération) Secrétaire ou assistante pédagogique PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Saisie Apogee Apogee Apprenti inscrit à l’Université Secrétaire ou Assistante pédagogique Correction des modalités de collecte et/ou de saisie auprès des services de scolarité ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Accès APOGEE DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

20 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique apprentis Pédagogie Apprentis 1 Gestion des plannings FE020 Planning de l’alternance Processus CFA IURC 2 Gestion des emplois du temps Maquette / annexe pédagogique 3 Organisation des contrôles Pour 1 devoir : 1 étudiant –1 copie 4 Saisie des notes des apprentis Attestation de réussite au diplôme (scolarité) Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : Copies corrigées Apogée Relevé de note PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis TR031 Livret d’émargement Gestion des absences 5 Admin apprentis FE063 Relevé des absences mensuelles YPAREO Justificatifs Pédagogie Entreprise DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

21 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique apprentis TACHES RESPONSABILITÉ 1 Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel Responsable pédagogique et assistante ou secrétaire pédagogique 2 Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogique Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignant Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFAIURC et si nécessaire, consultation des secrétaires pédagogiques des autres départements Note 1 : Lorsque des formations sont communes (apprentissage et cycle initial), les emplois du temps sont établis par le responsable des emplois du temps du département Note 2 : les modifications des emplois du temps sont gérées par les secrétaires pédagogiques en respectant les exigences ci-dessus 3 Organisation des contrôles Assistante ou 4 Saisie des notes dans Apogée. 5 Gestion des absences : Les assistantes pédagogiques mettent en place une procédure (émargement, logiciel, etc.) de gestion des absences et saisissent sous YPAREO. Les secrétaires pédagogiques effectuent un suivi des absences (émargement, fiche d’absence, etc.). Elles renseignent le FE063 Relevés des absences mensuelles et le transmettent à l’assistante administrative dont elle dépend pour saisie sous Yparéo. Assistante administrative et assistante ou secrétaire pédagogique DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

22 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Le planning est-il cohérent avec la filière professionnelle ? Edition approuvée Dossier d’habilitation Responsable pédagogique Correction du planning 2 L’emploi du temps est-il cohérent avec la maquette pédagogique ? Maquette / Annexe pédagogique Correction de l’emploi du temps 3 Présence des étudiants TR031 Livret d’émargement 1 étudiant –1 copie Planification des rattrapages 4 Les notes saisies dans Apogée sont conformes Impression des notes (tableau de délibération) Pointage par rapport aux notes fournies par les enseignants Secrétaire pédagogique Correction et réédition du tableau de délibération 5 Justification des absences FE063 Relevé des absences mensuelles et saisie Yparéo Conforme à la procédure de gestion des absences Assistante administrative et assistante ou secrétaire pédagogique Absence injustifiée ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES APOGEE, EXCEL, YPAREO Règlements intérieurs des composantes et des diplômes. Maquette / annexe pédagogique FE020 Planning, TR031 Livret d’émargement, emploi du temps DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

23 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique entreprise Pédagogie Entreprise FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Enseignants : tuteur CFA Compte rendu de mission et de réalisation de tâches Apprentis - Entreprises Fiche mission Fiches navettes Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel Mission en phase avec le référentiel Mission en phase avec les attentes de l’entreprise Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise Pédagogie Apprentis Enseignants : tuteur CFA FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Bilan des activités en entreprise Visite réalisée Fiche mission Bilan annuel d’évaluation Apprentis - Entreprises Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

24 Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique entreprise TACHES RESPONSABILITÉ 1 Le nombre de visites est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret d’apprentissage et de liaison. Un bilan annuel d’évaluation est inséré par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFAIURC renseigne, lors de la visite, le bilan annuel d’évaluation. Tuteur CFAIURC 2 Le responsable pédagogique décide du nombre de fiches navettes en fonction du rythme d’alternance. Les fiches navettes sont renseignées par le maître d’apprentissage et l’apprenti puis validées par le tuteur CFAIURC ou le responsable pédagogique. Tuteur CFAIURC et/ou Responsable pédagogique 3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA et/ou PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENT CRITÈRES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Nombre de visite Bilan annuel d’évaluation (FE030 Livret d’apprentissage et de liaison) Cohérent avec le cadre du diplôme Responsable Pédagogique Déclenchement des visites nécessaires 23 Cohérence Missions réalisées en entreprise / Cadre du diplôme Fiches navettes + Contact pris avec l’apprenti et l’entreprise pour vérifier les éléments Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en entreprise Directeur CFAIURC Si non efficace, le dossier est transmis à la DIRECCTE et SAIA (service académique de l’inspection de l’apprentissage). ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

25 Fonction responsable du classement
Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (1/4) Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE067 Suivi des critères de conformité des formations Responsable qualité Dossier informatique / Critères de conformité des formations Informatique PC Responsable qualité Sans limitation de durée Sans objet FE020 Planning de l’alternance Secrétaire et/ou assistante pédagogique Site internet CFAIURC Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique FE002 Fichier suivi candidats / apprentis Dossier informatique Composante Universitaire Formatage TR070 Fiche de suivi candidat Dossier informatique et/ou papier Informatique / armoire FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Livret papier Conservé par l’apprenti Sans Objet Sans objet à la fin de la formation: conservé par l’apprenti Fiches navettes Fiche mission Copie informatique FE002 Fichier Apprenti Bilan annuel d’évaluation DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

26 Fonction responsable du classement
Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (2/4) Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE034 Fiche de renseignements Assistante administrative ou pédagogique Dossier apprentis Armoire Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif TR031 Livret d’émargement Secrétaire et/ou assistante pédagogique -- Broyage FE063 Relevé des absences mensuelles Assistante administrative Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS TR043 Tableau de bord recherche de contrat Dossier informatique et/ou papier Informatique / armoire Composante Universitaire Tri sélectif et/ou suppression informatique TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat Responsable qualité Dossier informatique / RUPTURES PC Responsable qualité / Bureau Responsable qualité Sans limitation de durée Sans objet FE024 Attestation de visite en entreprise Comptable Dossier « Attestation de visite en entreprise » CFAIURC Orléans DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

27 Fonction responsable du classement
Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (3/4) Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination - Guide de l’entreprise Responsable de communication Informatique Bureau CFAIURC Tours Sans objet après le terme de la formation en cours Formatage Guide De l’apprenti Contrat d’apprentissage Assistante pédago / Assistantes administratives Dossier apprentis Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans 5 ans Broyage CV, diplômes et RIB de l’apprenti Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique Courrier de convocation Assistante et/ou secrétaire pédagogique -- Courrier de refus Liste admis DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations

28 Fonction responsable du classement
Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (4/4) Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination - Liste admissibles Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques -- Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique Courrier d’information aux entreprises (absences) Assistante administrative ou pédagogique Dossier apprentis 5 ans Justificatifs d’absences Copies Secrétaire ou Assistante pédagogique Par Formation / Par Epreuve Etudiant Armoire Secrétariat pédagogique Année N Archives de la composantes pour les années précédentes Par Epreuve, envoi de 3 copies (Bonne note – moyenne – mauvaise) aux archives nationales --- Les autres copies sont détruites TR009 Feuille d’émargement Secrétaire pédagogique Composante Universitaire Broyage Résiliation du contrat d’apprentissage Broyage formatage DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations