Formation Cumanet 2 Prise en main et nouveautés. Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet 2 : l’ERP nouvelle génération 6 800 dossiers.

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1 Formation Cumanet 2 Prise en main et nouveautés

2 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet 2 : l’ERP nouvelle génération 6 800 dossiers de cuma gérés, et plus de 2 300 utilisateurs Un accès simplifié offert à chaque président de CUMA adhérente au réseau Nouvelle ergonomie Richesse fonctionnelle Simplification des recherches Modernité

3 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet 2 : l’ERP nouvelle génération Nouvelle interface d’accueil Des informations du dossier affichées en page principale Un nouveau menu de navigation, plus clair et plus efficace

4 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet 2 : l’ERP nouvelle génération Simplification : recherche, tri, filtre, affichage de liste, mise à jour…

5 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet 2 : l’ERP nouvelle génération Des évolutions fortes… mais dans la continuité de l’existant Plutôt que des grosses ruptures technologiques et des changements de logiciel tous les 10 ans, nous souhaitons privilégier les évolutions de la solution actuelle. Mise à jour technologique importante pour rester compatible avec les nouveaux systèmes La logique de fonctionnement reste identique. Il n’y a pas « tout à réapprendre ». Pas de transfert de dossiers. Il y aura bien une migration technique des données mais elle sera assurée par la Fncuma.

6 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet 2 : l’ERP nouvelle génération Cumanet 2 : planning de déploiement - Régions Poitou-Charentes, Centre, Limousin : déployées - Bourgogne : semaine 38 (17 sept.) - Ain-Loire : semaine 39 (24&25 sept.) - Rhône-Alpes (sauf Ain-Loire) : semaine 40 (28 sept.) - Nord Pas de Calais, Picardie, Haute-Normandie, Ile de France : semaine 40 - Sarthe : semaine 41 - Vendée : semaine 41 - Loire-Atlantique & Maine-et-Loire : semaine 42 - Bretagne : semaine 43 - Basse Normandie : semaine 44 - Auvergne : semaine 45 - Languedoc Roussillon - PACA : semaine 47 - Gers & Hautes Pyrénées: semaine 47 - Champagne-Ardenne, Alsace, Lorraine, Franche Comté : semaine 48

7 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Objectifs de la journée Programme proposé : Matin : –Se familiariser avec la nouvelle ergonomie –Les éditions : nouveautés et rappel –Mieux retrouver des factures avec l’explorateur de pièces –Transfert de capital social entre matériels –Rappel facturation Après-midi : –Rappels et trucs et astuces de saisie comptable –Gestion des biens : écritures de cession d'immos –Lettre de relance –Questions libres

8 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Vos attentes Points à traiter, demandés par les stagiaires :

9 Ergonomie générale

10 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Paramétrer son accès Options d’identification : Prendre l’identifiant Windows

11 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Nouvel interface d’accueil Nouveau : activités, menu horizontal, widgets NB: la frimousse n’est plus visible ! Pour changer de dossier appuyer sur la touche

12 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Nouvel interface d’accueil  Découpage en quatre parties Nouveau menu multi-modules : Activités (ex-favoris) et traitements en cours : Widgets :

13 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Menu  Affichage horizontal  Structure des menus inchangés par rapport à la v1  Navigation ascendante et descendante.  Recherche dans les menus Nouveau menu multi-modules

14 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Widgets Grâce aux widgets, l’ERP pousse désormais les informations vers les utilisateurs : –Administrateurs de la Cuma –Portefeuille de BL Clients : bons de travaux non facturés –Fil info de l’actu Cumanet –Le widget Bloc-notes permet d’agrafer des post-it sur l’espace d’accueil de l’IA. –Météo –D’autres à venir…

15 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Widgets Paramétrage dans l’IA Mise en place par glisser-déposer

16 Exercice pratique 1.Allez sur login.cumanet.fr 2.Connectez-vous à un login formation… 3.Vérifiez les paramétrages dans « options avancées » 4.Ouvrez Cumanet 5.Découvrez le nouveau menu: I.Afficher le registre de Capital social II.Affichez la liste des impayées III.Ouvrez l’interrogation comptable 6.Changez de dossier (rappel F3) 7.Afficher le suivi annuel du dossier afin de connaitre ses chiffres clés

17 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron A noter : Le menu classique est toujours proposé. Paramétrage à effectuer lors de l’identification, dans les options avancées : Taper : divalto.dhop dans la zone « Programme à lancer »

18 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Activités – ex Favoris Regroupement d’entrée du menu dans une activité Activités livrées en standard Possibilités de création par l’utilisateur Image icône sur les entrées du menu Activités remplacent les favoris Vos favoris ne sont donc pas migrés Glisser-déposer rubrique existante, choix module, Création nouvelle rubrique

19 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom ou écran consultation / modification Mode liste et fiche sur la même page Zones de saisie obligatoire entourées en rouge

20 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom : critères de sélection –Disparition de la notion « à partir de » –Utilisation du critère « correspond à » –Ce n’est plus un positionnement mais un filtre –Sélection par le joker * –Sensible à la casse (majuscule/minuscule)

21 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom : Critères de tri Deux manières de trier –Disparition des onglets « Par… » –Tri en cliquant sur les entêtes de colonnes Signe Inversion du sens avec un second clic Définition de critère de tri mineur avec le Shift+Clic sur une deuxième colonne Inversion de l’ordre du deuxième critère par un nouveau Shift+Clic –En sélectionnant un critère de tri prédéfini (donc plus rapide)

22 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom : Choix des colonnes L’utilisateur a la possibilité de choisir les colonnes qu’il désire afficher dans le tableau du mode liste. Pour cela, un clic dans le coin supérieur droit du tableau affiche une liste des colonnes dans laquelle l’utilisateur peut faire son choix :

23 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Appel de liste simplifiée Appel d’un zoom par une nouvelle fonction (sélection pour renvoi de la donnée uniquement) Appel par la touche F8 Affichage simplifié et filtré sur caractères saisies Renvoi de la donnée par L’appel des anciens zooms est toujours disponible, mais par la touche F9 (pour création/modification en plus de la sélection)

24 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom : Renvoie de données A noter : en consultation de tableau, un double clic sur une ligne ne provoque plus le passage en mode fiche (puisqu’elle est déjà visible sur la droite), mais renvoie le résultat (comme la touche F12).

25 Exercice pratique 1.Ouvrez le zoom des adhérents 2.Trier par code adhérent puis par Commune 3.Consultez les colonnes disponibles (à afficher) en mode liste 4.Créer un nouvel adhérent, en utilisant les nouvelles listes simplifiées pour les sélections (civilité, code postal) 5.Ajouter lui la fonction de président de la Cuma 6.Allez en saisie par activité, et saisissez 3 bons de travaux sur l’activité de votre choix. Puis générez les BL

26 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom : Filtres Définitions des critères de filtrage par l’utilisateur Les critères peuvent être combinés par des conditions ET et/ou OU.

27 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Zoom : Impression personnalisée Ajout d’un colonne « Largueur » permettant d’indiquer du champ à imprimer.

28 Module Achat / Vente

29 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Dossier permanent : contacts de la cuma Mise en couleur des administrateurs A noter : tableau des fonctions sur le 2 ème onglet

30 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Editions : rappel et nouveautés 2 nouveautés : Editions chainées sur l’ensemble des modules Un export excel des données du dossier courant

31 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Editions chainées Sélection des éditions Sélection de l’ordre Mise en mémoire des choix Création PDF global Pagination complète NB: Temps de traitement peut être long selon dossier

32 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Etiquettes adhérents Directement depuis le zoom des adhérents Sélection (pointage) des adhérents à extraire (en complément des filtres du cadre sélection) Rappel : pour pointer toutes les lignes : +A pour pointer certaines lignes : + clic sur ligne

33 Exercice pratique 1.Afficher la liste des administrateurs 2.Editer les étiquettes de 5 adhérents de votre choix (dont celui que vous avez créé) 3.Faire une édition composée de (dans cet ordre) : Bilan & Compte de Résultat Liste matériels CS par adhérent Tableau d’amortissement

34 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Administration Vente : Explorateur de pièces 1 er Ecran de recherche ciblée multicritères : –Dates, n°pièce, adhérents… –Type de pièce (BL, facture), Statut (ex: à intégrer) –Sur le contenu (ex: comprenant travaux sur telle activité…)

35 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Explorateur de pièces 2 nd Ecran de vision arborescente –Pièce Lignes Ventilation Fonctions : Création de pièce, duplication Modification de pièce, suppression de pièce Validation de pièce (passage BL en facture) Impression de pièce

36 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Critères de sélection - Charger la totalité des pièces pour pouvoir trier les colonnes - Possibilité de profils de sélection –Mémorisation des critères –Paramétrable dans le menu Pour retourner au 1 er écran de sélection

37 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Saisie de pièce : Ergonomie Passage d’une zone de saisie à une autre par simple clic (possibilité de remonter à la partie précédente) Toujours visibles

38 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Saisie de pièce : Astuces Màj en temps réel des infos du « pied » Touche de fonction F5 : –Basculer en mode en-tête étendu, en mode normal, en mode pied étendu –Activer le tableau des ventilations en mode détail ligne Possibilité de réajuster la quantité de la ligne en fonction des ventilations saisies

39 Exercice pratique 1.Par l’explorateur de pièces : I.Consultez et réimprimez une facture (N-1) II.Générez un Avoir de cette facture III.Recherchez ensuite les BL que vous avez générés précédemment 2.Saisie de BL par adhérent : I.Enregistrez un BL sur le nouvel adhérent créé, avec plusieurs lignes de travaux II.Modifiez le tarif d’un article au cours de la saisie et validez le BL 3.Faire une facturation définitive des bons 4.Ajouter un texte pré-enregistré à l’impression (NB: en créer un nouveau) 5.Par l’explorateur de pièces : affichez la liste des factures à intégrer

40 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Annulation de pièce Action de suppression d’un pièce réactive la pièce dans son état précédent –Suppression d’une facture réactive la commande Disponible dans –Zoom –Interrogation pièce –Explorateur de pièce Traitement de la pièce globale, pas des lignes unitairement Paramétrage à mettre en place au niveau de la fiche Dossier :

41 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Capital social : transfert entre base Amélioration du transfert entre bases Sélection des adhérents concernés Sélection du nombre de parts à transférer Pas de génération de factures mais des mouvements dans le registre Annulation du mouvement possible

42 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Rappel : annulation facture appel non réglée Il est parfois nécessaire d’annuler une facture d’appel de parts sociales, voici la méthode sans être obligé de la régler fictivement : Par l’explorateur de pièces, retrouver la facture concernée, et en faire un Avoir Imprimer cette facture d’Avoir et l’intégrer en compta Aller dans le module Règlement dans remise directe de chèque Pour l’adhérent concerné, pointer les 2 factures (appel et remboursement). Les 2 valeurs de pièces s’annulent, ne pas saisir de montant. Valider pour lancer le traitement.

43 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Perfectionnement : paramétrage dossier Code statistiques pour analytique sur les adhérents et clients

44 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Rappels : facturation Egalement disponibles : Catégories de tarifs pour une même unité Activités composées Acomptes : global ou par activités, déverrouillage Reprise des bons N-1 (avec options) Saisie des bons en déportée sur fichiers Excel (2 modes de fichier) Cumagenda : le service de réservation de matériel permet aussi la saisie du volume de travail et le ré- import dans Cumanet en bons de travaux

45 Module Comptabilité

46 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Comptabilité : Interrogation comptable Export tableur (Excel-OpenOffice) des colonnes visibles d’un tableau

47 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Filtre collectif Filtre sur le compte collectif s’applique sur un filtre de comptes auxiliaires Voir les écritures de tous les fournisseurs qui ont le collectif 404 Disponible en interrogation comptable et grand livre

48 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Faire une copie de l’écriture (modification date possible) Permet de modifier en masse toutes les lignes de l’écriture (ex: tous les libellés, la date…) Le lettrage/pointage et le délettrage/dépointage sont accessibles directement en saisie Reporte le solde de l’écriture dans la ligne courante Permet de changer le sens de la ligne courante Affiche une calculatrice et renvoi le résultat du calcul dans la colonne débit ou crédit Génère la (les) ligne(s) de TVA après saisie des lignes de charges ou produits (nécessite d’être en création d’une nouvelle ligne) Saisie d’écritures : Icônes

49 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Dans la colonne Compte : Tiret suivi de quelques lettres : recherche du n°compte par le libellé Ex: -grou puis devient FGROUPAM * suivi d’un code abrégé : pour appeler un libellé abrégé d’écriture, selon table codifiée par l’utilisateur. Comptabilité > Tables et Paramétrages > Libellés abrégés Dans la colonne Libellé : < sera remplacé par l'intitulé du compte de la ligne ex sur compte FGROUPAM: le libellé écriture indiquera GROUPAMA sera remplacé par la date de la pièce suivie de l'intitulé du compte sera remplacé par la date échéance suivie de l'intitulé du compte -*<=#-*<=# Saisie d’écritures : caractères spéciaux

50 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron En fonctionnement standard, les factures doivent d’abord être saisies en journal AC et le paiement de ces factures doit être enregistré dans le module règlement. Cumanet propose néanmoins une autre solution en mode de saisie bancaire Principe : – Démarrage saisie d’écritures en journal de trésorerie (BA) – Pointage et ouverture d’une saisie en journal AC – Renvoi de la donnée pour finir la saisie dans le journal BA Gagner du temps en saisie Saisie banque avec pointage pour saisir des factures fournisseurs

51 Exercice pratique 1.Enregistrez une 1 ère facture d’achat fournisseur dans le journal AC (utiliser le modèle d’écriture FUEL) 2.En saisie journal BA : créez sur un autre fournisseur, le règlement d’une 2 ème facture en la créant avec le bouton « Facture d’achat » 3.Consultez la liste des impayées fournisseurs pour voir que la 2 nde facture n’apparait pas (car enregistrement commun de l’achat et du règlement) mais que la 1 ère est bien présente 4.Enregistrez le règlement de la 1 ère facture en saisie de trésorerie avec le bouton « pointage règlement » 5.Consultez la liste des impayées fournisseurs pour s’assurer que le pointage a bien fonctionné et que la 1 ère facture n’est plus dans la liste

52 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Annulation d’opération Cumanet fonctionne par itérations (étapes). Si on veut annuler une opération, il faut d’abord annuler les opérations liées qui ont suivies. C’est une règle de cohérence pour éviter les suppressions hasardeuses Ex: on ne peut pas supprimer une facture, si celle-ci est déjà réglée. Il faut d’abord supprimer le règlement

53 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Achats/Ventes RèglementsCompta Lien dynamiqueLien non dynamique Code tiers, N°facture, TTC, bases HT + TVA, date, échéance(s), mode règlement Génération Ecritures en compta (VE pr fact Adh…) Génération des effets correspondants (C10 …) Règlement des effets, génération écritures en compta (BA pour Adh, Fournisseurs) Génération des effets fournisseurs suite à saisie des fact en cpta (AC = journal lié à Divalto règlements). Modif des effets si modif/suppression des écritures en compta Rappel : les flux entre les modules

54 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Exemple d’annulation : 1 - Etapes de saisie Facture fournisseur journal AC (création d’une facture impayée dans le module règlement) Règlement facture journal BA Pointage facture par écran Décaissement (la facture devient réglée dans le module règlement) Lettrage automatique des écritures AC & BA (attribution d’un code lettrage aux 2 écritures concernées) Préparation de la Tva (la facture est identifiée comme étant à déclarer sur la période)

55 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Exemple d’annulation : 2 - Etapes de suppression Annulation préparation de la Tva (tout du moins supprimer la facture dans la préparation de la Tva) Délettrage de l’écriture BA (suppression du code lettrage commun aux 2 écritures BA & AC) Suppression écriture de règlement en BA Annulation de la transaction correspondante (transaction = changement d’état d’une facture dans Règlement, la facture redevient impayée dans le module règlement) Suppression de la Facture fournisseur du journal AC (suppression écriture comptable)

56 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Modification facture A la modification d’une facture saisie en comptabilité, la facture du module Règlement est mise à jour pour garder la cohérence. Désormais cela est fait automatiquement par Cumanet, même si modification uniquement du compte comptable Conseil : aller consulter la facture du module règlement pour vérification (Règlement > Menu Interrogation > Facture) Note : les règles d’itération s’applique aussi, donc mise à jour impossible directement si d’autres étapes ont eu lieu après (règlement de la facture, déclaration en Tva…)

57 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cession de Biens immobilisés Ecritures automatiques de cession

58 Exercice pratique 1.Créez un nouveau Bien : I.Matériel : Débroussailleuse II.Marque : Rousseau III.Acheté le 01/01/2011 pour 30 000 € IV.Amortissement sur 10 ans en linéaire 2.Créer matériel et article associé (sans tarif) 3.Consulter le tableau d’amortissement du Bien 4.Faire la vente de ce matériel en date du 01/11/2014 (cession du Bien pour 16 000 €). 5.Générer l’écriture comptable 6.Consultez le journal ODA en interrogation comptable 7.Annulez la cession du Bien immobilisé

59 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Paramètres dossier comptable Spécifier un comptable référent, et un centre comptable pour chaque dossier (table commune) Rapide à saisir car sélection dans une table commune Récupération des coordonnées pour EDI-Tva Plus de risque d’erreur de saisie sur adresse email

60 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Tableau de synthèse Il existe plusieurs modèles de tableau

61 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Emprunts : modification en cours Via tableur appelé depuis Amortissements

62 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Cumanet comptabilité Egalement disponible : Contrôle d’intégrité Contrôle de cohérence Reprise après incident Analytique gestion par famille Liasse fiscale Abonnement d’écritures Budget prévisionnel

63 Module Règlement

64 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Session de formation niveau 2 Comptables Accessible via Cumanet Règlement => Relance 1.Préparer ses relances Relance=> Préparation des relances 2.Consulter ses relances et modifier le texte prévu si nécessaire Relance=> Consultation des relances 3.Imprimer ses relances Relance=> Impression des relances ou Ré- Impression des relances Le paramétrage des relances est accessible via Cumanet Règlement => Tables et paramétrages => Relances Lettres de relance Les étapes pour l'envoi de lettres de relance

65 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Par défaut on laisse les critères de sélection vide, pour générer toutes les relances. Un texte différent sera envoyé automatiquement en fonction du degré de retard de paiement. Préparation des relances

66 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Texte qui sera appliqué à la relance en fonction du degré de retard. Pour modifier le texte souhaité, indiquer le numéro de texte, pointer les textes à changer par F5 ou double clic et valider Cliquer sur « Tous les clients » puis valider Sélectionner éventuellement un critère relatif au montant mini/maxi des relances puis valider. Consultation des relances

67 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Filtre pour choix du type de texte à imprimer, et montant minimum de relance > Laisser vide pour imprimer toutes les relances L’impression des relances entraine leur validation. Le passage par la Liste de contrôle est donc conseillé. Impression des relances 2

68 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Possibilité de suivre l’historique des relances : - Par client - Par date - Par effet Il est aussi possible d’annuler une relance réalisée à une date donnée ou d’annuler des relances préparées mais non imprimées. Suivi historique des relances

69 Exercice pratique 1.Effectuez la préparation des relances 2.Consultez et affectez le texte 10 à toutes les relances 3.Imprimez les lettres de relances pour un montant supérieur à 50 € 4.Consultez l’historique des relances 5.Ré-imprimez les relances du jour avec le calcul des intérêts de retard à 1%

70 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Identification unique de la facture Identification d’une facture par 3 champs : –Code tiers –Type tiers –Numéro de pièce Evite les doublons issus de la comptabilité 2 fournisseurs peuvent avoir le même numéro de pièce

71 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Bordereaux banque et tiers Edition d’un bordereaux fournisseur en même temps que le bordereau banque pour les virements Paramétrage disponible pour tous les bordereaux pour un type de circuit

72 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Interactivité Comptabilité et Règlement (1/2) Cadenas définitif entre l’écriture et l’effet –L’écriture (module compta) génère un effet (module règlement) –La modification et la suppression d’un effet non réglé sont immédiates –La suppression d’un effet réglé propose l’annulation du bordereau, le délettrage, la suppression de l’écriture de trésorerie, indispensable à l’action –Le règlement de l’effet génère l’écriture –L’annulation de la transaction propose de supprimer les écritures non validées 3 nouveaux boutons (interrogations et traitements)

73 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Interactivité Comptabilité et Règlement (2/2) Utilitaire d’initialisation

74 Cumanet 2 – août 2015 – Fncuma - François Bouron Pour vous accompagner : le site d’assistance https://giefncuma.zendesk.com A mettre en favoris de votre navigateur

75 Questions libres