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LES APPROVISIONNEMENTS. Introduction Le logiciel GFC permet la gestion des bons de commande. Cest un outil de simplification qui permet de sécuriser lachat.

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1 LES APPROVISIONNEMENTS

2 Introduction Le logiciel GFC permet la gestion des bons de commande. Cest un outil de simplification qui permet de sécuriser lachat public (pas denvoi de bon de commande sans les crédits nécessaires et sans la prévision de lEPCP).

3 Avantages Gestion unifiée et informatisée des bons de commandes Génération des engagements comptable automatiques Meilleur suivi de la situation des dépenses engagées et de lEPCP Economie de papier (exemple : Bon de commande en triplicata avec lancienne méthode) Historique en un seul clic Petite «astuce» supplémentaire : édition en fichier PDF pour envoi par courriel au fournisseur, aux interlocuteurs de lEPLE.

4 Opérations préalables Avant de commencer à utiliser le module de façon « simplifiée », il est nécessaire deffectuer un paramétrage. Lutilisation du module peut commencer à tout moment de lannée, sans attendre le début dune année civile.

5 Les approvisionnements Toutes les actions doivent être faites à partir de « comptabilité budgétaire » et dans le menu – Paramètres Approvisionnements Huit onglets sont à renseigner

6 Livraison Renseignez les différents lieux de livraison. Dautres pourront être ajoutés au moment de la saisie dun approvisionnement

7 Messages Permet de saisir des messages à destination des fournisseurs. Dautres messages peuvent être ajoutés lors de la saisie dun approvisionnement

8 Signatures Réglementairement, cest lOrdonnateur qui signe les bons de commande, sauf si une délégation a été faite au gestionnaire.

9 Destinataires Renseignez les différents destinataires des livraisons. Dautres pourront être ajoutés au moment de la saisie dun approvisionnement

10 T. V. A. Cet onglet est déjà paramétré avec les taux « 5.5 et 19.6 % » Conseil : créez un taux à 0 % afin de saisir des approvisionnements à partir dun devis établi TTC

11 Opérations particulières Cet onglet est facultatif. Il peut être utilisé pour rattacher plusieurs bons de commandes à une même opération (cas dun marché à bons de commande).

12 Série La saisie de cet onglet dépend de lorganisation de lEPLE. Le plus simple est de ne créer quune seule série dans le cas où tous les bons de commande sont saisis à lintendance et signés par la même personne.

13 Série Dans la situation citée dans la page précédente, mettre comme code lannée en cours (ex. 09) et comme nom la série « intendance ». Ensuite, cochez « engagement » afin quil se crée automatique lors de la validation des approvisionnements. Sélectionnez les signataires à laide du menu déroulant, puis cochez tous les chapitres, le nombre dexemplaires internes (fiche dapprovisionnement) et enfin cochez « date de livraison ».

14 Divers Cet onglet permet de saisir le nombre dexemplaires des factures demandées aux fournisseurs.

15 Saisir les approvisionnements Pensez à mettre à jour les profils des utilisateurs susceptibles dutiliser les approvisionnements dans le module « administration » de GFC. Gestionnaire Chef des travauxChef cuisinier

16 Saisie dun approvisionnement Menu : dépenses, approvisionnement, saisie, puis clic droit

17 Saisie dun approvisionnement Dans cet écran, choisissez la série par le menu déroulant, cochez « avec bon original », si cette case nest pas cochée, seule une fiche dapprovisionnement sera éditée, mais pas de bon de commande Saisissez limputation budgétaire et si nécessaire, cochez « commande à emporter », « bon non chiffré » (dans ce cas, le prix sera remplacé par la mention « votre prix » sur le bon de commande). Saisissez ensuite vos articles en remplissant les différents champs (certains champs ne sont pas obligatoires « unité »…. Sil sagit darticles récurrents (marchés à bons de commande), vous pouvez cocher la case « à conserver » qui vous permettre de ne pas ressaisir larticle lors dun prochain approvisionnement Saisissez lEPCP (tout comme vous le faîtes déjà pour vos engagements et vos liquidations.

18 Edition dun bon de commande Module : dépenses, approvisionnements, documents, en attente dédition

19 Edition dun bon de commande Si une commande a été faite chez un même fournisseur, mais avec des articles ayant des imputations budgétaires différentes, GFC néditera quun seul bon de commande mais plusieurs fiches dapprovisionnement ; dans ce cas, il y aura autant dengagements comptables que dimputations différentes Dernière étape : valider vos bons de commande ; cette opération générera automatiquement les engagements comptables.

20 Quelques conseils Profitez de la mise en place des approvisionnements pour mettre à jour vos données fournisseurs, notamment en renseignant votre numéro « client » dans la cellule « références clients » de longlet « références » accessible en cliquant sur « détails fournisseur » directement lors de la saisie dun approvisionnement. Le numéro client apparaîtra sur le bon de commande.

21 Quelques conseils Si vous saisissez un approvisionnement à partir dun devis, vous pouvez saisir un seul article par exemple « commande selon devis ci-joint » en indiquant le prix total du devis. Très vite, en ayant bien maitrisé les approvisionnements, vous pourrez aller plus loin en créant des profils restreints aux approvisionnements dans GFC pour des « gestionnaires de crédits » de lEPLE (chef de travaux, chef cuisinier …) qui pourront saisir directement leur proposition de commande avant validation par lintendance.

22 A VOUS DE JOUER ……. Plate forme de gestion Lycée Clémenceau/Jean Jaurès


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