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Harpège 1 FORMATION OUTILS « FONCTIONS ». Harpège 2 INTRODUCTION Une formation sadressant également aux non utilisateurs habituels dHARPEGE, cest pourquoi.

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1 Harpège 1 FORMATION OUTILS « FONCTIONS »

2 Harpège 2 INTRODUCTION Une formation sadressant également aux non utilisateurs habituels dHARPEGE, cest pourquoi la partie 1 ne fait que rappeler les principes généraux HARPEGE, avant dentrer dans le vif du sujet, c.a.d. la présentation des « Fonctions ».

3 Harpège SOMMAIRE Partie 1 Partie 1 : Rappels généraux sur HARPEGE A) Navigation et éditions B) Concepts et Fonctionnalités Partie 2 Partie 2 : Le domaine « Fonctions » : A) Les fonctions structurelles B) Les fonctions électives et nominatives C) Les fonctions professionnelles

4 Harpège 4 PARTIE1 Rappels généraux sur HARPEGE

5 Harpège 5 PRESENTATION GENERALE DHARPEGE A-NAVIGATION et EDITIONS

6 Harpège 6 Environnement technique et connexion l Environnement windows du poste de travail (PC) : utilisation de la souris, des icones, des touches fonctions du clavier et de la barre du menu. Menu de contrôle icones de raccourci Onglet de sélection Blocs Boutons de raccourcis Couleurs de différenciation Messages dinformation

7 Harpège 7 Présentation des icônes quitte lécran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à lécran entrée des critères pour la recherche exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de lécran

8 Harpège 8 La navigation dans l'écran

9 Harpège 9 La navigation entre plusieurs écrans Navigation entre écrans : à laide de la souris Bouton Dans un écran pour atteindre un autre écran menu Activer des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants icône sortie Revenir au menu daccueil et accéder à dautres fonctionnalités onglet Dans un écran pour atteindre une autre fenêtre

10 Harpège 10 Recherche denregistrements dans la base Pour rechercher un enregistrement dans la base vous devez : Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris) utiliser licône Entrer un des critères de sélection dans un champ gris Exécuter la recherche utiliser licône

11 Harpège 11 Saisie dinformations dans la base Pour saisir une information dans la base vous devez : Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs) utiliser licône Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie utiliser licône Puis, saisir linformation dans un champ blanc et enregistrer

12 Harpège 12 Les outils de recherche...

13 Harpège 13 Dérouler larborescence des structures Le signe + signifie que lon peut descendre à un niveau inférieur Pas de niveau inférieur Il existe des niveaux inférieurs

14 Harpège 14 La gestion des tableaux Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernier élément du tableau, ascenseur Puis cliquer sur la flèche du bas du clavier

15 Harpège 15 Les éditions Harpège

16 Harpège 16 Les éditions Harpège Principe de fonctionnement Papier ou fichier.PRN Fichiers plats Exploitation des fichiers.PRN Exploitation des fichiers plats.LIS Les opérateurs Saisie des paramètres Fenêtre dévaluation Liste des éditions Harpège

17 Harpège 17 Saisie de la liste de paramètres + date dobservation Choix dans un menu de litem Editions Editer : Evaluation de la sélection Nom de lédition Annule r Impression du document Impression dans un fichier PRN Fermer Aperçu (Affichage à lécran) Impression papier Annuler Impression du document Impression dans un fichier PRN Impression papier Retour à lécran de lévaluation de la sélection + Les éditions courantes : papier et/ou PRN

18 Harpège 18 Saisie de la liste de paramètres + date dobservation Editer : Evaluation de la sélection Nom de lédition Fermer Aperçu (Affichage à lécran) Annuler Impression du document Impression dans un fichier.lis (option pré-cochée) Les éditions sur fichiers plats Choix dans un menu de litem Editions Annuler

19 Harpège 19 Exploitation d un fichier.PRN Les fichiers.prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript. Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple). Pour imprimer les fichiers.prn : 1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser : - Choisir "Propriétés" - Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante. 2/ exécuter la commande suivante sous DOS : copy ou print

20 Harpège 20 Exploitation d un fichier plat.LIS Les fichiers plats.LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …). Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions. Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon leurs spécificités. Les fichiers.LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l utilisateur lors de la demande d édition.

21 Harpège 21 Les opérateurs Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=

22 Harpège 22 Définition dun paramètre de sélection : l un paramètre de sélection est composé obligatoirement dun opérateur et dune valeur Exemple : Liste des opérateurs : l =,, =, not=, absent, =fils, comme. l Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro de dossier,...), la liste des opérateurs est réduite. Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. Saisie de la liste des paramètres <= 01/01/1990 OpérateurValeur

23 Harpège 23 La ligne de paramètres Définition dune ligne de paramètres : un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis. Ex : condition 1 et condition 2 et... Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. Dans ce cas, chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne. Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou...

24 Harpège 24 Grille de sélection

25 Harpège 25 Fenêtre d évaluation

26 Harpège 26 PRESENTATION GENERALE DHARPEGE A-CONCEPTS ET FONCTIONNALITES

27 Harpège 27 Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

28 Harpège 28 Domaine individu – Lindividu est une personne qui participe ou a participé à lactivité de létablissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum dinformations – Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées» – Tout personnel de létablissement est obligatoirement un individu Agents avec une carrière Agents avec un contrat Individus hébergés Ensemble des individus

29 Harpège 29 De lindividu à lagent Lagent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné possède une carrière ou un contrat (ou les deux). AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et associer les autres constituants de la gestion dun dossier : carrière, contrat, congés... – Dautres concepts sont associés à lagent : la position (pour les fonctionnaires), loccupation et laffectation, le bénéfice de modalités de service, de congés et dabsences …

30 Harpège 30 Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

31 Harpège 31 Définitions : – Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les Hospitalo-universitaires... –Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d enseignant-chercheur : Assistant--> Maître de conf --> Prof –Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon Concepts de carrière

32 Harpège 32 Position statutaire Tout fonctionnaire est placé dans une des positions définies par le statut général des fonctionnaires. Ces positions sont : – Activité, – Détachement, – Hors cadre, – Disponibilité, – Service national, – Congé parental/Congé de présence parentale.

33 Harpège 33 Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

34 Harpège 34 Contractuels Les notions de corps,grades, promotions,... ne sappliquent pas Fonctionnaires et assimilés (type CNRS, contractuels d'administration) Situation statutaire et réglementaire (corps, grade, promotions,...) Occupation / Affectation Agent Contrat Position Carrière Le contrat traduit laccord entre un agent et létablissement, qui sappuie sur un document descriptif des conditions dexécution de lengagement réciproque Distinction entre contrat et carrière : Domaine Contrat

35 Harpège 35 Contrats et avenants Le contrat initial est enregistré sous l avenant n° 0 rattaché au contrat. Règles à retenir : – La somme des quotités de recrutement sur une période ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois) – Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës – Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...) – A chaque type de rémunération correspond une base spécifique.

36 Harpège 36 Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

37 Harpège 37 Définitions Emplois - Postes Emploi : ressource mise à la disposition de létablissement par ladministration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes. Les emplois sont délégués au travers de décisions de délégations soit à létablissement, soit à une structure de létablissement (par exception). Poste : unité de gestion des emplois délégués et support de nomination dune (ou de plusieurs) personne (s). Les postes sont financés soit sur : - le budget de létat (emplois délégués ou rompus de temps partiel) - le budget propre de létablissement

38 Harpège 38 BUDGET ÉTAT Enregistrement des délégations Création demplois sur rompus Création de postes permanents Création de postes temporaires Création de postes permanents Création de postes temporaires Attribution éventuelle des postes aux structures Localisation des postes dans les structures Occupation / Affectation Mise à jour du potentiel de létablissement Domaine Emplois - Postes BUDGET PROPRE Création / Mise à jour des postes

39 Harpège 39 Définition d'occupation/affectation Le couple poste-agent est affecté à une (ou plusieurs) structure(s) Poste Agent x % occupe x % Établissement UFR AUFR BIUT Sce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1Service 2 est affecté à Occupation

40 Harpège 40 Synthèse des liens Emploi Poste Agent finance est délégué à et donc appartient à peut être attribué à peut être localisé dans occupe x % Établissement UFR AUFR BIUTSce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1Service 2 1 Affectation Principale pour l'agent Occupation est affecté à x %

41 Harpège 41 Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

42 Harpège 42 Modalités de service / Congés Modalités de service : situation particulière pour lagent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle : sa quotité de travail dans létablissement est inférieure à 100%, son occupation nest pas modifiée. Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique … Absence/Congé : période définie durant laquelle lagent nest pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation. Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité … Ex autres congés : congés formation, CRCT...

43 Harpège 43 Congés déconcentrés Gestion dynamique des congés et des éditions darrêtés pour les congés maladie et les congés maternité : –Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés) - Possibilité de produire différents types darrêtés selon le niveau gestion - Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM, - Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération.

44 Harpège 44 Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

45 Harpège 45 Promouvabilités ITARF Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs danciennetés nécessaires à lexamen de ces promouvabilités, à lédition des dossiers, etc. Fonctionnalités : La création et la consultation des circulaires ; Le calcul des listes ; Les modifications des listes ; Lédition de diverses listes de travail ; La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par les structures ; La saisie du classement de létablissement ; Lédition des dossiers des agents promouvables ; Lédition des propositions classées de létablissement, pour transmission au ministre ; Le verrouillage des listes.

46 Harpège 46 Listes Électorales Loutil Listes électorales permet déditer les listes électorales, par collège (et éventuellement par secteur électoral), par composante élective ou par bureau de vote, pour : 13 types dinstances locales et professionnelles, faisant lobjet dune réglementation nationale. déventuels types dinstances créés sur la base des statuts de létablissement.

47 Harpège 47 PARTIE2 Les outils de gestion des « Fonctions »

48 Harpège 48 LE DOMAINE « FONCTIONS » A - Les fonctions de responsabilités structurelles. B- Les fonctions électives et nominatives C- Les fonctions professionnelles,

49 Harpège 49 Périmètre dapplication du domaine « Fonctions » Un domaine transverse à lapplication : Le domaine Fonctions nest pas un nouveau « module » en tant que tel Répartition des données dans les outils pré-existants Les domaines dHarpège impactés sont : Individu => Fiche dactivités Poste => Fiche de poste Structures => Responsabilités structurelles Gestion collective => Fonctions électives et nominatives Nomenclature => Paramétrage et nomenclature des fonctions

50 Harpège 50 Périmètre dapplication des modules « Fonctions » Responsabilité Structurelle Fonction élective / nominative Fiche dactivité GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES LOCAUX Congés Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production darrêtés Modalités Contrat Poste Emploi Production darrêtés IMPLANTATIONS Agent Fiche de poste

51 Harpège 51 DOMAINE « FONCTIONS » A-Les FONCTIONS de RESPONSABILITE STRUCTURELLE

52 Harpège 52 Les responsabilités structurelles Définition : –Une responsabilité structurelle se définit comme une charge administrative d'une structure ou mission se rapportant au fonctionnement de cette structure. Ex : Président duniversité, Directeur dUFR, Directeur de Laboratoire

53 Harpège 53 Les responsabilités structurelles Les fonctions de responsabilités structurelles correspondent en majorité aux fonctions de direction des différents types détablissements denseignement supérieur. Lobjectif est de recenser, pour une structure existant déjà dans HARPEGE, les responsabilités exercées par des personnes ayant une activité dans cette structure Lindividu qui exerce cette fonction est obligatoirement saisi dans la base HARPEGE

54 Harpège 54 Les responsabilités structurelles Cet outil ne permet pas : –La connaissance des responsables hiérarchiques dun individu (hormis Business Objects). –La connaissance des responsabilités structurelles ayant été exercées hors établissement –La gestion des primes au niveau individuel.

55 Harpège 55 Les responsabilités structurelles Des fonctions sont déjà présentes dans une nomenclature de fonctions livrée. Ces responsabilités correspondent aux fonctions énumérées dans les textes réglementaires Les fonctions livrées sont associées à un paramétrage livré, déterminant pour chaque fonction : catégorie, type de prime, type de décharge de service, avancement spécifique.

56 Harpège 56 Les responsabilités structurelles A la saisie de la position (en insertion uniquement) pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps SGU (023), si la position est de type « activité » ou « détachement » au sein de létablissement, alors il y a automatiquement association de lagent à la responsabilité structurelle de secrétaire général dans la structure de niveau 1. Fonctionnement identique pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps ACU (024), association de lagent à la responsabilité structurelle dagent comptable dans la structure de niveau 1.

57 Harpège 57 Les responsabilités structurelles La nomenclature livrée des fonctions structurelles dans HARPEGE

58 Harpège 58 Les responsabilités structurelles Mais dautres fonctions peuvent être créées localement et être associées à un paramétrage défini par létablissement lui- même.

59 Harpège 59 Nomenclature des fonctions structurelles Loutil « Responsabilités structurelles » du menu paramétrage et nomenclature des fonctions permet : – de consulter et définir la nomenclature des responsabilités structurelles – dassurer un certain nombre de paramétrages en fonction de la réglementation existante.

60 Harpège 60 Nomenclature des fonctions structurelles Chacune des fonctions livrées est paramétrée ou non avec : –une catégorie (ouvrant droit à NBI) : Sans Objet, Responsables d'encadrement administratif, Gestionnaires d'implantation, Responsables techniques, Agent comptable –un type de prime : Prime d'administration, Prime de charges administratives, Prime de responsabilités pédagogiques –un type de décharge de service : Décharge statutaire, Autre décharge réglementaire –un témoin « avancement spécifique » : oui ou non –un témoin « Nouvelle bonification indiciaire » : oui ou non

61 Harpège 61 Nomenclature des fonctions structurelles Ce paramétrage, associé à la saisie des fonctions de responsabilité structurelles dans la base HARPEGE permet dalimenter les éditions suivantes : –Menu Individus/éditions : individus susceptibles de bénéficier dune prime –Menu Agent/éditions : Agents susceptibles de bénéficier dune décharge de service Agents susceptibles de bénéficier dun avancement spécifique

62 Harpège Démonstration n°1 Consultation du paramètrage des responsabilités structurelles

63 Harpège Démonstration n°1 (suite)

64 Harpège Démonstration n°2 Saisie dune responsabilité structurelle

65 Harpège Saisie de responsabilités structurelles Exercice n°1

66 Harpège 66 Solution de l exercice n°1

67 Harpège Solution de lexercice n°1 (suite)

68 Harpège Solution de lexercice n°1 (suite)

69 Harpège 69 DOMAINE « FONCTIONS » B-Les FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES

70 Harpège 70 FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES Objectifs : Recenser les fonctions électives ou nominatives exercées par les personnes ayant une activité au sein dune instance (dans ou hors de létablissement), dautres fonctions dexpertise, de conseil, ou dautres ne relevant pas dinstances. On distingue : 1.la vie institutionnelle relevant des instances de létablissement 2.la vie institutionnelle relevant dautres fonctions de conseil, dexpertise et autres.

71 Harpège 71 Vie institutionnelle 1.Fonctions relevant dune instance On choisit linstance concernée parmi les instances de loutil « Listes Électorales », mais il est possible dajouter dautres instances, de nature externe, et ne donnant pas lieu à élection dans létablissement (donc sans lien avec le module « Listes Electorales »). Pour chaque instance, on peut soit visualiser toutes les personnes ayant déjà exercé une fonction dans linstance (onglet historique), soit ajouter un nouvel individu (onglet mise à jour).

72 Harpège 72 Vie institutionnelle 1.Fonctions relevant dune instance (suite) La création dune instance externe (mais qui ne servira que pour la saisie de « fonctions ») se fait dans le menu nomenclature. Cette nomenclature doit faire lobjet dune validation au niveau de létablissement.

73 Harpège 73 Vie institutionnelle 1.Fonctions relevant dune instance (suite) On est amené à saisir pour une instance donnée la fonction, qualité et éventuellement le statut et sous-statut dun individu enregistré dans HARPEGE - Fonction : Une liste de fonctions relevant dinstances est livrée mais peut être complétée localement. Ex : Assesseur, participant, personnalité extérieure - Qualité : Elle peut être « membre », « membre de droit », « élu institutionnel », ou « invité ». - Statut : Les membres sont « élu », « élu-nommé » ou « nommé ». Les invités sont « expert », « de droit », ou « observateur ». - Sous-statut : Les membres sont « titulaire » ou « suppléant ».

74 Harpège 74 Vie institutionnelle 2.Les fonctions de conseil, dexpertise et autres Lobjectif est de recenser pour chaque fonction dexpertise, de conseil et autres, les individus qui ont exercé cette fonction dans létablissement. Ex : conseiller détablissement, conseiller pédagogique, Directeur de CIES, Directeur scientifique… Il existe une nomenclature livrée de ces fonctions, mais létablissement peut également la compléter

75 Harpège 75 Le paramètrage Tout comme les responsabilités structurelles, il existe un pré-paramétrage livré pour les fonctions électives et nominatives. Létablissement peut compléter ces nomenclatures

76 Harpège Démonstration n°2 Les nomenclatures

77 Harpège Démonstration n°2 Les nomenclatures (suite)

78 Harpège Démonstration n°3 Saisie dune fonction relevant dune instance Saisie dune fonction dexpertise et de conseil

79 Harpège Saisie de responsabilités électives et nominatives Exercice n°2

80 Harpège 80 Solution de l exercice n°2

81 Harpège 81 Solution de l exercice n°2 (suite)

82 Harpège 82 La démarche établissement Comme vous avez pu le constater, en ce qui concerne les types de fonctions vues précédemment, la difficulté réside plus dans la préparation des informations à saisir en amont, que dans la saisie elle-même. Nécessité de faire valider le schéma de saisie retenu.

83 Harpège 83 DOMAINE « FONCTIONS » C-Les FONCTIONS PROFESSIONNELLES

84 Harpège 84 Les fonctions professionnelles Objectif : tenir à jour un référentiel des fiches de poste permettant : de décrire le besoin de létablissement d'établir la cartographie des fiches de poste En parallèle, suivre les activités effectives des agents au travers des fiches dactivités établies périodiquement ou à certains moments privilégiés. Pour les IATOS, les fiches de postes peuvent être directement héritées de la nomenclature REFERENS, qui constitue une base modifiable.

85 Harpège 85 Les fonctions professionnelles 1-La fiche de poste : –Cest la description de lensemble des activités ou opérations professionnelles à accomplir par un agent. Elle décrit le besoin de létablissement, et lévolution de ce besoin pour atteindre les objectifs fixés au niveau du contrat.

86 Harpège 86 Les fonctions professionnelles –Avec la base HARPEGE sont livrées environ 300 fiches de poste correspondant aux emplois-type de REFERENS non modifiables et utilisables telles quelles (nomenclature) –Il est possible de les dupliquer afin de les modifier et de les adapter aux besoins de votre établissement (saisie de vos propres profils de postes) –Il est également possible de créer vos propres fiches (notamment pour les enseignants pour lesquels aucune nomenclature nest livrée)

87 Harpège Démonstration n°4 Consultation dune fiche de poste Création dune fiche de poste

88 Harpège Démonstration n°4 (suite) Consultation dune fiche de poste Création dune fiche de poste

89 Harpège Création dune fiche de poste enseignant Démonstration n°5

90 Harpège 90 Les fonctions professionnelles Après saisie des fiches de poste vous pouvez les rattacher aux postes existants dans HARPEGE (budget Etat/budget propre). Une même fiche de poste peut être rattachée à plusieurs postes Ce rattachement doit être daté (date de début obligatoire), ce qui permet lhistorisation.

91 Harpège 91 Les fonctions professionnelles Conseil : –Il nest pas nécessaire de créer autant de fiches de poste que de postes existant dans votre établissement –Ex : une fiche de poste de secrétaire de laboratoire peut être valable pour plusieurs poste de même nature (plusieurs laboratoires) –Veiller à ne pas trop alourdir le référentiel et les nomenclatures.

92 Harpège Démonstration n°6 Rattachement dune fiche de poste à un poste

93 Harpège Création dune fiche de poste Exercice n°3

94 Harpège Solution de l exercice n°3

95 Harpège Solution de l exercice n°3 (suite)

96 Harpège 96 Les fonctions professionnelles 2-La fiche dactivités : –Il sagit de décrire les activités ou missions professionnelles effectivement accomplies par un individu sur une période donnée. – Pour les agents qui occupent un poste dans létablissement, cette description sera à rapprocher de la fiche de poste correspondante. Ce rapprochement pourra bien entendu être mis à profit dans le cadre de lévaluation. –Pour les chercheurs, qui nont pas de fiche de poste, la fiche dactivités constituera le seul moyen de connaître leur activité.

97 Harpège 97 Les fonctions professionnelles –La fiche dactivités est caractérisée par la période de référence sur laquelle lobservation aura été faite. Elle porte également linformation de la date à laquelle lobservation a été effectuée (date de constatation).

98 Harpège 98 Les fonctions professionnelles Il existe 3 types de fiches dactivités : -Enseignants -Chercheurs -BIATOS A chaque type de fiche, correspond 1 ou des types de spécialisations : –Fiche enseignant : CNU ou discipline du 2nd degré –Fiche chercheur : section CNU –Fiche IATOS : REFERENS ou spécialité ATOS Pour chaque nouvelle fiche, il est obligatoire de saisir une spécialisation, qui peut-être différente de celle saisie dans lécran carrière de lagent.

99 Harpège 99 Les fonctions professionnelles Contenu de la fiche dactivité : (On lobtient par le bouton raccourci « détails ») –Fiches BIATOS : Les activités élémentaires/compétences/connaissances/contexte de travail –Fiches enseignants : Enseignement/recherche/commentaires –Fiches chercheurs : Recherche/disciplines/commentaires

100 Harpège 100 Les fonctions professionnelles Il est possible dinitialiser la fiche dactivité à partir de la fiche de poste : –A partir du moment où un agent occupe un poste qui est lié à une fiche de poste, il est possible d'initialiser une fiche d'activité à partir du descriptif de la fiche de poste.

101 Harpège 101 Les fonctions professionnelles Nomenclatures : –REFERENS disponible mais pas de présaisie faite dans la fiche dactivités –Pour remplir longlet enseignement, possibilité de récupérer des données dApogée –Pour remplir longlet recherche, létablissement alimente lui-même son référentiel avec ses données (Equipe de recherche, école doctorale, unités de recherche).

102 Harpège Démonstration n°7 Consultation et saisie dune fiche dactivités

103 Harpège Création dune fiche dactivité Exercice n°4

104 Harpège Solution de l exercice n°4

105 Harpège Solution de lexercice n°4 (suite)

106 Harpège Solution de lexercice n°4 (suite)

107 Harpège 107 Démarche dimplantation de « Fonctions » Importance de la réflexion préalable à lutilisation de ces nouveaux outils de gestion des « FONCTIONS », notamment ce qui concerne les fonctions professionnelles : –Quels objectifs veut-on atteindre ? –Quelle démarche adopter ? –Quelle exploitation des données recueillies et par qui ? –Quels acteurs associer ? –Avec quels moyens ? (budget de formation, aide externe…)


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