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1 séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès.

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1 1 séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès

2 2 Optimiser son temps Présentations Déroulement Règles du jeu Matériel

3 3 Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats Sorganiser dans le quotidien Planifier laction dans le temps

4 4 Optimiser son temps docteur Jai mal à mon temps

5 5 Apprenez à ne pas perdre de temps ! Optimiser son temps

6 6 Nous vivons plusieurs temps en même temps horloge Culturel nature pouvoir biologique psychologique

7 7 Optimiser son temps Notre comportement face au temps été chante consomme plaisir facilité Cigale hiver travaille épargne rendement effort Fourmi Présent > FuturFutur > Présent

8 8 Optimiser son temps Parkinson Pareto Fraisse Carlson

9 9 Optimiser son temps résultats 80 facteurs 20 loi de Pareto

10 10 Optimiser son temps EFFICACITE [efikas] adj (déb. XIIIe; lat. efficax) qui produit leffet quon attend Petit robert

11 11 Optimiser son temps EFFICACITE sorganiser se faire organiser anticiper réagir penser résultats penser activités se concentrer se disperser

12 12 Optimiser son temps EFFICACITE prioriser se faire imposer planifier exécuter déléguer faire contrôler laisser faire

13 13 Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats Sorganiser dans le quotidien Planifier laction dans le temps

14 14 Optimiser son temps sorganiser diagnostiquer son temps sauver du temps éviter la chronophagie améliorer son organisation du travail 2 : 30 durée 1 : 45 durée tâches méthodes outils poste de travail AOT Journal de temps 9 h : h : 00

15 15 Optimiser son temps Les chronophages sont lennemi n° 1 de la concentration DEGRÉ CONCENTRATION = EFFICACITE avec multiples interruptions sans interruptions TEMPS (HEURES)

16 16 Optimiser son temps Pour limiter les attaques de chronophages analysez lorigine des dérangements

17 17 INTERDIT AUX CHRONOPHAGES Optimiser son temps

18 18 Optimiser son temps Analyser son organisation du travail qui fait quoi pourquoi pendant combien de temps quand comment où

19 19 Optimiser son temps Analyser son organisation du travail Tâches Méthodes de travail Outils de travail Poste de travail

20 20 Optimiser son temps Traiter les véritables urgences Quoi? Pour qui? Mappartient? Quel résultat? Quelle échéance? Quel plan daction? Doit être traité dans la période (mois, semaine, jour)

21 21 Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats Sorganiser dans le quotidien Planifier laction dans le temps

22 22 Optimiser son temps se fixer des objectifs planifier laction prioriser réserver son temps PLANIFIER

23 23 Optimiser son temps Bulletin médical sorganiserdéléguerplanifier

24 24 Optimiser son temps Espace – temps de la planification stratégique opérationnelle temps jourssemainesmoisannéeannées

25 25 Optimiser son temps Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (1) Avoir un cycle de planification trop court Ne pas vouloir perdre du temps pour en gagner Penser « activités » et non « résultats » Imposer une date déchéance sans tenir compte du temps dexécution nécessaire

26 26 Optimiser son temps Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (2) Ne pas établir de plans daction avant dagir Ne pas oser faire des choix et les justifier Ne pas se bloquer à lavance des périodes de temps dans son agenda

27 27 Optimiser son temps pour mieux gérer son temps Consacrer régulièrement du temps au temps Réviser ses projets Décider ce qui est à plus haut rendement dentreprendre Décider ce qui doit passer en premier dans le temps : PRIORITES

28 28 Optimiser son temps EVALUER LE TEMPS durée échéance synchronisation DLMMJVS A B C D E F G

29 29 Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (1) Durée dexécution dune tâche simple – complexe qualité attendue compétence – expérience antérieure ressources disponibles

30 30 Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (2) Date déchéance dun mandat Durée dexécution des tâches Délais – temps dattente – imprévus Période de pointe - calme

31 31 Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (3) Synchronisation des activités activités séquentielles – parallèles liens hiérarchiques entre les personnes impliquées dispersion – concentration des ressources

32 32 Optimiser son temps De bonssont mesurables réalistes stimulants partagés cohérents entre eux

33 33 Optimiser son temps LE LIFOPHILE facile difficile rapide prend du temps connaît nouveau plaît déplaît urgent important imposé choisi

34 34 Optimiser son temps PRIORISER cest faire volontairement des choix parce quil y a toujours plus de choses à faire que de temps disponible

35 35 Optimiser son temps Activités à haut rendement Planifier ou entretien approfondi avec chaque client dont jai la responsabilité Rencontrer avec les chefs de groupe et les collaborateurs les 2 principaux clients de chacun, deux Demander à chaque collaborateur dobtenir une référence active par client Organiser des réunions techniques avec les banquiers Rédiger en détail le budget technique et le suivre Visiter les collectivités locales Dresser une liste dentreprises cible

36 36 Optimiser son temps Évaluer le « haut rendement » Fait partie de mes responsabilités Maide à atteindre mes objectifs Est de nature préventive Est orienté vers le moyen-long terme

37 37 Optimiser son temps Quelques questions-clés Quelles sont les activités qui contribuent le plus à latteinte des objectifs? Quest-ce qui différencie ma fonction de celle de mes collaborateurs? Quelles activités, si elles étaient négligées, auraient des conséquences négatives à moyen ou à long terme? Quelles autres activités entreprendrais-je si javais plus de temps disponible?

38 38 Optimiser son temps EFFETS CAUSE PROBLEMES SOLUTIONS OBJECTIFS RESULTATS

39 39 Optimiser son temps temps disponible

40 40 Optimiser son temps PRIORISER HAUT RENDEMENT URGENT OUI NON OUI NON 123

41 41 Optimiser son temps Prioritairedécision je fais A B C D je fais faire je reporte je refuse

42 42 Optimiser son temps planifier # 1 déléguer au plus tôt se réserver du temps pour soi inscrire lheure de début et de fin planifier la préparation et le suivi être flexible

43 43 Optimiser son temps A LAVANCE RESERVER LundiMardi Mercredi Jeudi Vendredi 9:00 12:00 LUNCH 13:00 17:00

44 44 Optimiser son temps se fixer un objectif nécessite synchronisation plusieurs activités ? établir un plan daction réserver du temps dans son agenda oui non

45 45 Optimiser son temps Exemple dobjectifs domaine : extériorisation Trouver 30 nouveaux clients dans lannée Augmenter de 20% le chiffre daffaires abonnements Trouver 60 jours de facturation pour 3 collaborateurs en sous charge Vendre 20 analyses financières au cours de lexercice chez des banquiers

46 46 Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats Sorganiser dans le quotidien Planifier laction dans le temps

47 47 Optimiser son temps PRINCIPAUX OBSTACLES ?

48 48 Optimiser son temps se préparer déléguer rencontrer suivre ? DLMMJVS DLMMJVS

49 49 Optimiser son temps Formuler un Responsable le chef dunité précis Verbe daction aura réduit dans son service Résultat précis Les heures supplémentaires de 10% Échéance avant le 30 novembre 20..

50 50 Optimiser son temps résultat précis + échéance

51 51 Optimiser son temps DELEGATION INVERSE

52 52 Optimiser son temps problème solutions plan daction support DELEGATION INVERSE

53 53 Optimiser son temps Comment saboter une délégation déléguer un mandat imprécis entre deux portes à une personne inexpérimentée sans vérifier sa compréhension ni faire de suivi

54 54 Optimiser son temps Gérer son temps pour mieux vivre sa vie Pour libérer le présent Planifier lavenir Compléter le passé PasséPrésent Futur

55 55 Optimiser son temps Mes objectifs imprévus obligations régulières objectifs activités demandés

56 56 Optimiser son temps POUR AMELIORER LA GESTION DE VOTRE TEMPS METTEZ TOUTES LES CHANCES DE VOTRE COTE Réflexion sur son attitude personnelle Apprentissage et utilisation doutils Connaissance dune méthode

57 57 Optimiser son temps Zone de responsabilités Zone de Zone de compétences Zone de motivation POW ( mappartient ) ( contribue le plus aux objectifs ) ( je sais le faire ) ( jaime le faire ) super efficace

58 58 Optimiser son temps Planifier un temps proactif Production assumer ses responsabilités atteindre les résultats attendus diriger son équipe planifier, organiser, contrôler Développement accroître les compétences augmenter la productivité piloter des projets spéciaux explorer de nouvelles voies visualiser à long terme 80% 20%

59 59 Optimiser son temps Liberté SECURITE

60 60 Optimiser son temps quand on ne fait pas partie de la solution, on fait peut être partie du problème…


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