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J. LAGREZE Page : 1 MIAGE CONDUIRE une REUNION. J. LAGREZE Page : 2 MIAGE CONDUIRE une REUNION OBJECTIFS CONDUIRE une REUNION OBJECTIFS :  Être plus.

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1 J. LAGREZE Page : 1 MIAGE CONDUIRE une REUNION

2 J. LAGREZE Page : 2 MIAGE CONDUIRE une REUNION OBJECTIFS CONDUIRE une REUNION OBJECTIFS :  Être plus efficace dans ses réunions  Mieux les animer et les contrôler  Connaître les différents outils et techniques danimation

3 J. LAGREZE Page : 3 MIAGE Les CAUSES de l'INEFFICACITÉ Les CAUSES de l'INEFFICACITÉ :  information insuffisante: pas d'apport  pas d'objectif  pas de méthode

4 J. LAGREZE Page : 4 MIAGE Pour conduire une réunion, il faut: un animateur de séance un secrétaire de séance des participants

5 J. LAGREZE Page : 5 MIAGE lanimateur de séance

6 J. LAGREZE Page : 6 MIAGE le secrétaire de séance

7 J. LAGREZE Page : 7 MIAGE les participants

8 J. LAGREZE Page : 8 MIAGE Choisir les participants = Evaluer la contribution de chacun Fournir des informations Donner des conseils Offrir une compétence spécifique Autoriser une action Participants permanents Participants invités

9 J. LAGREZE Page : 9 MIAGE PREPARATION EN AMONT: Objectifs Préparation / Information Ordre du Jour Invitation / Convocation des Participants Durée, Jour, Heure La Salle et sa disposition Le matériel nécessaire

10 J. LAGREZE Page : 10 MIAGE Les OBJECTIFS: Déterminer à l'avance l'objet de la réunion Le but doit être clair pour tous les participants QUI?

11 J. LAGREZE Page : 11 MIAGE Echange d'informations descendantes ou ascendantes avec prise éventuelle de décision POURQUOI une REUNION? Informer - Echanger - Décider Résoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le point Echange d'informations descendantes ou ascendantes avec prise éventuelle de décision

12 J. LAGREZE Page : 12 MIAGE Pour INFORMER ANIMATEUR PARTICIPANTS Informations Demande d'info complémentaires

13 J. LAGREZE Page : 13 MIAGE Pour ECHANGER des points de vue ANIMATEUR PARTICIPANTS Avis Régulation Relance Thème

14 J. LAGREZE Page : 14 MIAGE Pour DECIDER Propositions d'Action Pour TROUVER un ACCORD Rôle de Médiation, Arbitrage Pour PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming

15 J. LAGREZE Page : 15 MIAGE Pour FAIRE le POINT Réunion cyclique Le COMITE de PILOTAGE dun Projet Maîtrise dŒuvre & Maîtrise dOuvrage

16 J. LAGREZE Page : 16 MIAGE Une REUNION se prépare: l'enjeu: Réunir au bon endroit et au moment idéal

17 J. LAGREZE Page : 17 MIAGE Une REUNION se prépare: Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la durée Structurer un ordre du jour motivant Communiquer ces informations à l'avance

18 J. LAGREZE Page : 18 MIAGE Le RYTHME de la REUNION Attention Creux ludique

19 J. LAGREZE Page : 19 MIAGE Le RYTHME de la REUNION Le creux ludique: Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds. Il est naturel, psychologique. Lanimateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser: Cest le temps de la PAUSE

20 J. LAGREZE Page : 20 MIAGE Une REUNION se prépare: REGLER les ASPECTS PRATIQUES: Equipements audiovisuels Tableau, Paperboard Copies des documents à remettre Support de prises de notes Disposition de la salle

21 J. LAGREZE Page : 21 MIAGE Une REUNION se prépare: Elaborer Un ORDRE du JOUR dans la CONVOCATION Lenvoyer à lavance pour que chaque participant puisse se préparer

22 J. LAGREZE Page : 22 MIAGE Un EXEMPLE dORDRE du JOUR et de CONVOCATION

23 J. LAGREZE Page : 23 MIAGE Rôle de l'animateur Facilitation: Règles du jeu, tour de table, objet, participation Régulation: Neutralité, reformulation, écoute, adhésion Production: Inciter les échanges pour parvenir à des résolutions des conclusions des solutions des décisions

24 J. LAGREZE Page : 24 MIAGE Rôle de l'animateur: Médiateur ou Arbitre G ERER les PROBLEMES FAIRE FACE aux PERTURBATIONS LAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE

25 J. LAGREZE Page : 25 MIAGE Jouer un rôle actif Rôle du participant Jouer un rôle actif Se préparer en conséquence

26 J. LAGREZE Page : 26 MIAGE 2 PRINCIPES: ÊTRE VU et ENTENDU ECOUTER les AUTRES

27 J. LAGREZE Page : 27 MIAGE L'OUVERTURE de la REUNION Il faut rappeler clairement: Lobjectif: le reformuler pour quil soit compris. Les méthodes prévues: moyen de communication: tour de table, expert moyen danalyse: historique, problématique moyen de décision: vote prise de notes: secrétaire, enregistrement

28 J. LAGREZE Page : 28 MIAGE L'OUVERTURE de la REUNION Il faut rappeler clairement: Le temps imparti: Fixer une limite et s'y tenir Qualité de commencer et de finir à l'heure. L'information nécessaire: Faire un résumé rapide de l'information nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs

29 J. LAGREZE Page : 29 MIAGE Les STYLES d'ANIMATION Il faut s'adapter aux personnalités: Encourager les timides à participer Contrôler les caractères dominateurs S'assurer que chacun puisse sexprimer en bénéficiant du même temps de parole Contrôler une réunion, cest anticiper les problèmes, cest déceler les signes négatifs et positifs

30 J. LAGREZE Page : 30 MIAGE Le COMPTE RENDU de REUNION A rédiger juste après Style simple Structure adaptée Viser l'ESSENTIEL

31 J. LAGREZE Page : 31 MIAGE Le COMPTE RENDU de REUNION Un EXEMPLE de CONTENU COMMENTAIRES

32 J. LAGREZE Page : 32 MIAGE


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