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1 Gestion de Projet Pilotage – 3 Reporting Préparé par : Gérard Battarel, Angles Pour : lUniversité René Descartes Mai 2006 © Copyright 2004 Gérard Battarel.

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1 1 Gestion de Projet Pilotage – 3 Reporting Préparé par : Gérard Battarel, Angles Pour : lUniversité René Descartes Mai 2006 © Copyright 2004 Gérard Battarel - Reproduction interdite sans autorisation de lauteur

2 2 Objectifs Apprendre à organiser le reporting et la communication Apprendre à organiser le reporting et la communication

3 3 Lenvironnement de reporting Hiérarchie MOA MOE Projet

4 4 Le reporting vers léquipe Hiérarchie MOE Projet MOA

5 5 Le reporting vers léquipe Objectifs : Objectifs : –Partager la vision du projet ? –Partager les risques ? –Partager le niveau de progrès ? –Partager les problèmes ? –Partager les résultats ? –Partager les urgences ? –Développer la cohésion ? –Développer la mobilisation ?

6 6 Le reporting vers léquipe Objectifs : Objectifs : –Partager la vision du projet ? Parfois –Partager les risques ?Pas tous –Partager le niveau de progrès ?Oui –Partager les problèmes ?Pas tous –Partager les résultats ?Oui –Partager les urgences ?Oui –Développer la cohésion ?Oui –Développer la mobilisation ?Oui

7 7 Le reporting vers léquipe : processus Réunion dinformation, courte (30 minutes max), avec questions Réunion dinformation, courte (30 minutes max), avec questions Rituelle : même jour, même heure, même durée Rituelle : même jour, même heure, même durée Périodicité rapprochée (1 semaine) Périodicité rapprochée (1 semaine) Peut sappuyer sur des outils de léquipe : intranet, groupware, mais le support écrit nest indispensable que pour les points daction Peut sappuyer sur des outils de léquipe : intranet, groupware, mais le support écrit nest indispensable que pour les points daction

8 8 Le reporting vers léquipe : contenu Projet : Projet : –Appréciation du chef de projet de la situation (mobilisation) –Indicateurs de progrès –Accomplissements depuis la dernière fois –Priorités pour la période à venir –Suivi des points daction des réunions précédentes –Questions : envisager le mode de traitement, ne pas traiter sur place si la réponse nest pas évidente

9 9 Le reporting vers léquipe : contenu Venant de la MOA : feedback de réunions de pilotage ou de contacts divers Venant de la MOA : feedback de réunions de pilotage ou de contacts divers –Changements côté MOA –Feedback MOA concernant léquipe –Résultat de requêtes antérieures à la MOA

10 10 Le reporting vers la maîtrise douvrage Hiérarchie MOA MOE Projet

11 11 Le reporting vers la MOA – Projet en responsabilité Objectifs : Objectifs : –Partager la vision du projet ?Parfois –Partager les risques ?Pas tous –Partager le niveau de progrès ?Oui mais –Partager les difficultés ?Parfois –Partager les résultats ?Oui –Partager les urgences ?Oui –Vérifier la cohésion ?Oui –Développer la mobilisation ?Si nécessaire

12 12 Le reporting vers la MOA - Processus Réunion (comité de pilotage) précédée dun rapport dactivité et compte-rendu approuvé Périodicité : un à trois mois Périodicité : un à trois mois Durée : fonction de lordre du jour Durée : fonction de lordre du jour Préparer : la réunion est le lieu de résolutions et de décisions, pas de découvertes Préparer : la réunion est le lieu de résolutions et de décisions, pas de découvertes –Ordre du jour –Diffusion de documents à lavance, contacts

13 13 Le reporting vers la MOA – Rapport dactivité Précède le comité de pilotage, ou a une fréquence plus élevée (mensuel) Précède le comité de pilotage, ou a une fréquence plus élevée (mensuel) Contenu : Contenu : –Indicateurs –Faits marquants durant la période écoulée –Difficultés nécessitant une assistance client –Prochaines étapes Purement factuel Purement factuel

14 14 Le reporting vers la MOA – Contenu Accomplissements Accomplissements –Livrables acceptés –Difficultés résolues depuis la dernière fois Indicateurs de progrès Indicateurs de progrès –Présentation : valeurs et tendances –Analyse

15 15 Le reporting vers la MOA – Contenu Difficultés en cours Difficultés en cours –Pour chacune, exposer et proposer une approche de solution –Définir un plan daction (action – responsable – date de résolution) –Suivi des problèmes anciens non résolus –Mise à jour de la liste dactions Prochaines étapes Prochaines étapes –Événements attendus dans la période à venir –Livrables à venir

16 16 Le reporting vers la MOA – Compte rendu Tableau de bord et commentaires Tableau de bord et commentaires –Indicateurs : Valeur courante et valeur planifiée Valeur précédente ou histogramme Présentation des résultats de la réunion sous forme I-D-A Présentation des résultats de la réunion sous forme I-D-A –Accomplissements (I) –Difficultés (I,D,A) –Prochaines étapes (I) Date de prochaine réunion Date de prochaine réunion

17 17 Le reporting vers la hiérarchie Hiérarchie MOA MOE Projet

18 18 Le reporting vers la hiérarchie Objectifs : Objectifs : –Partager la perception du projet, sassurer de la cohérence –Partager le niveau de progrès –Partager les difficultés et les risques, en proposant des approches de résolution –Effectuer un suivi des actions décidées précédemment –Développer la compréhension MOA-MOE

19 19 Le reporting vers la hiérarchie Format Format –Situation du projet : indicateurs et interprétation –Accomplissements de léquipe –Information client –Difficultés Type, N°, Intitulé, Description, Plan (proposé ou mis en œuvre), Date de résolution espérée Type, N°, Intitulé, Description, Plan (proposé ou mis en œuvre), Date de résolution espérée –Liste dactions Type, N° de difficulté, Description de laction, Responsable, Date de résolution Type, N° de difficulté, Description de laction, Responsable, Date de résolution Une action terminée devient une information Une action terminée devient une information

20 20 Ce quil faut retenir Les indicateurs ne sont quune partie du pilotage : Les indicateurs ne sont quune partie du pilotage : –Les tendances sont parfois plus parlantes que les valeurs absolues –Tout nest pas mesurable (ni mesuré) sur un projet La communication sintéresse autant au message quà celui qui le reçoit La communication sintéresse autant au message quà celui qui le reçoit –La perception est la réalité

21 21 Exercice Reporting interne et externe Reprise de lexercice de pilotage à T0+40j Déterminer lavancement et le reporting interne et externe

22 22 Interprétation des indicateurs VC<0 ou IPC<1 VC>0 ou IPC>1 VS<0 ou IPT<1 Le projet est en retard et déjà en dépassement de budget : cest le plus mauvais cas. Il faut faire quelque chose Le projet est en retard, mais na pas consommé ce qui était prévu : si le temps est critique, il faut allouer des ressources supplémentaires VS>0 ou IPT>1 Le projet est en avance, et a consommé plus que prévu : comparer TVS et TVC ; attention à la surchauffe Le projet est en avance, et a consommé moins que prévu au plan : bravo !


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