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Séminaire Chefs de File Programme MED Rapports davancement aspects qualitatifs Marseille, le 3 mars 2009.

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1 Séminaire Chefs de File Programme MED Rapports davancement aspects qualitatifs Marseille, le 3 mars 2009

2 Plan de la présentation Principes généraux Rapport de démarrage Rapports davancement – aspects qualitatifs Conseils pour la rédaction Rôle du Chef de file Modifications dans la mise en œuvre Radovi č, Daša. « Rapports davancements, aspects qualitatifs » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

3 Les rapports davancement doivent être saisies sur PRESAGE et envoyés : en version papier au STC à Marseille par à ladresse : dans les délais prévus par le contrat de subvention Les rapports davancement financiers et qualitatifs ne sont pas séparés UN FORMULAIRE unique pour les activités et les dépenses Principes généraux

4 RAPPORT DE DEMARRAGE Le CdF doit lenvoyer au STC dans les 3 mois suivant la signature du contrat de subvention Description des structures de gestion : Les coordonnées des partenaires (coordinateur, responsable financier) Les coordonnées bancaires du CdF Linstitution et la composition du COMITE DE PILOTAGE

5 RAPPORT DAVANCEMENT Les rapports davancement doivent être soumis à des intervalles de six mois (fixés conformément à la date de début) Les rapports davancement doivent être soumis à des intervalles de six mois (fixés conformément à la date de début) Exemple : Exemple : 6 mois dactivités 2 mois certification +Contrôle 1 er niveau Vérifications STC et clarifications Demande de payement AUG/AC Avril – SeptOct - nov

6 RAPPORT DAVANCEMENT Trois parties : 1) section technique dactivités 2) section financière certifiée 3) Annexes : -Les comptes rendus des réunions et des Comités de pilotage; -Le plan de Communication; -Les livrables; -Autres réalisations importantes.

7 RAPPORT DAVANCEMENT Section activités (1) 1.Rappel du contenu du projet 2.Avancement général de lopération vers les objectifs fixés 3.Etat de réalisation des activités du projet financées par lInstrument Unique de Préadhésion lInstrument Unique de Préadhésion (IAP) 4.Implication des partenaires dans la mise en œuvre 5.Problèmes rencontrés et trouvées/proposées 5.Problèmes rencontrés et solutions trouvées/proposées

8 RAPPORT DAVANCEMENT Section activités (2) 6. Analyse des résultats du projet : Comparaison entre les actions prévues et les actions réalisées conformément au calendrier du Dossier de candidature (par composante) Comparaison entre les résultats prévus et les résultats atteints conformément au calendrier du Dossier de candidature (par composante) Justification des écarts, le cas échéant, et plan daction pour se rattraper Comment les résultats obtenus sont en train de contribuer aux objectifs du Programme MED? Quelle a été la valeur ajoutée de lapproche transnationale au projet? Tableau comparatif entre les indicateurs prévus et réalisés 7. Description des activités en matière dinformation, de publicité et de capitalisation

9 RAPPORT DAVANCEMENT Section financière (3) II - RAPPORT FINANCIER Liste des dépenses de chacun des partenairesListe des dépenses de chacun des partenaires Synthèse des dépenses de chacun des partenaires par poste de dépensesSynthèse des dépenses de chacun des partenaires par poste de dépenses La déclaration des dépenses de chacun des partenaires validées par un contrôleur.La déclaration des dépenses de chacun des partenaires validées par un contrôleur.

10 Conseils pour la rédaction Cohérence avec le formulaire de candidature Cohérence avec le formulaire de candidature Rapport explicite : les annexes en illustration seulement Rapport explicite : les annexes en illustration seulement Rapport clair et compréhensible: Rapport clair et compréhensible: même si le sujet est « technique », les non spécialistes doivent le comprendre même si le sujet est « technique », les non spécialistes doivent le comprendre le Cdf a le rôle de « résumer » linformation le Cdf a le rôle de « résumer » linformation Rapport précis Rapport précis Ex. décrire les activités dans le détail avec les dates, lieu, les participants, le contenu, etc. Information « qualitative » Information « qualitative » Le suivi et le résultats sont importants mais pas suffisants. Le contenu est indispensable pour la capitalisation.

11 Rôle du Chef de file « Principe du Chef de file » Responsabilité administrative et financière pour la gestion opérationnelle du projet : le Cdf est le seul responsable envers lAUG pour la mise en œuvres des termes du contrat de subvention. Signe et soumet la candidature Signe le contrat de subvention Responsable de la Communication et de la répartition des taches Assure un système de gestion et de contrôle interne efficace Responsable du contenu des rapports et sassure que le partenariat transmets à temps et en bonne et due formes linformation nécessaire pour le rapport davancement Reçoit les payements de la subvention FEDER et est en charge de la redistribuer aux partenaires selon le montant indiqué dans le rapport davancement. -

12 Le CdF doit demander lapprobation de lAUG lors de la : Modification des activités Changement de la durée Changement du partenariat Changement du budget Modifications (1)

13 Modifications (2) Changements mineurs (personne contact, léger décalage activités) communiqués au STC comme « ajustements » dans le rapport avancement. Changements importants (durée, partenariat, budget au-delà de 10%) dûment justifiés font lobjet dune DEMANDE DE MODIFICATION à lAUG et soumis au Comité de sélection. Dans tous les cas informer le STC !

14 Thank you / Merci Daša Radovič Chargée de l'instruction et de la gestion des Projets STC MED


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