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Page 1 Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE MeaH – Starting Bloc Présentation générale.

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1 Page 1 Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE MeaH – Starting Bloc Présentation générale

2 Page 2 Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? –Phase 1 : Paramétrage –Phase 2 : Saisie des données –Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

3 Page 3 StartingBloc : Un fonctionnement simple en deux fichiers Fichier Saisie Fichier StartingBloc Fichier Excel sans macro Paramétré par le consultant avant sa mise à disposition dans létablissement Rempli par létablissement, renvoyé au consultant Fichier Excel avec macro Paramétré par le consultant Exécuté par le consultant Mis à disposition de létablissement et de la MeaH Saisie de données Paramétrage StartingBlocIndicateurs

4 Page 4 Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? –Phase 1 : Paramétrage –Phase 2 : Saisie des données –Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

5 Page 5 Récupérer les informations pour le paramétrage Il faut récupérer les informations suivantes : –Liste des salles –Liste des opérateurs –Liste des spécialités –Liste des anesthésistes –Offre de vacation sur la période de létude : une seule vacation par salle et par jour Exemple : du lundi au vendredi, une vacation de 8h à 14h dans toutes les salles –Planning des IBODE, IADE et Anesthésistes sur la période de létude : présence moyenne journalière Exemple : 10 IBODE de 7h à 14h30 tous les jours de semaine Ces informations sont nécessaires au paramétrage des deux fichiers A charge du consultant de recueillir ces données et de faire les simplifications nécessaires –Exemple : Simplifier le planning de présence du personnel

6 Page 6 Paramétrage du fichier de saisie Le fichier de saisie est un fichier Excel contenant deux onglets : –« Saisie » : là où se fait la saisie –« Listes » : là où sont les listes pour les contrôles à la saisie Pour le bon fonctionnement du contrôle à la saisie, il faut remplir les listes de longlet « Liste » : –Salles –Chirurgiens –Anesthésistes Avant denvoyer le fichier à létablissement, il est conseillé de cacher la feuille « Listes » : –Format >> Feuille >> Masquer

7 Page 7 Exemple

8 Page 8 Paramétrage de StartingBloc Le fichier StartingBloc contient des macros, il faut activer la prise en charge des macros dans Excel : –Outils >> Macros >> Sécurité… –Dans longlet « Niveau de sécurité », choisir « Niveau de sécurité faible » Pour paramétrer StartingBloc, il faut : –Ouvrir le fichier StartingBloc –Dans la feuille « Accueil », cliquer sur « Paramétrage » Il faut définir : –Liste des salles –Liste des spécialités, des opérateurs et de leurs spécialités –Liste des anesthésistes –TMD –Temps de remise en état –TVO –Planning du personnel

9 Page 9 Paramétrage des salles, des opérateurs et des anesthésistes Remplir les listes sans laisser despace entre les éléments

10 Page 10 Paramétrage du TMD et des temps de remise en état Le TMD est défini par une heure de début et une heure de fin Il faut préciser les trois durées possibles de remise en état, par défaut elles sont : –Court : 5min –Moyen : 15 min –Long : 30 min

11 Page 11 Paramétrage du TVO Définissez dabord une vacation « modèle » –Dans longlet « TVOUnique », définissez lheure de début et de fin de la vacation –Définissez la date de début et la date de fin de létude –Cliquez sur « Générer » La macro va générer un tableau qui défini la même vacation pour chaque date et pour chaque salle de létude Le générateur inclus le week-end Dans la feuille « TVO », vous pouvez modifier les vacation par jour et par salle : –Changez lheure de début et lheure de fin –Supprimez les lignes incohérentes

12 Page 12 Exemple

13 Page 13 Il ny a pas de vacation en salle E le mercredi 2 avril

14 Page 14 Paramétrage du TVO par spécialité Dans longlet « TVOSpécialités », cliquez sur la flèche « initialiser » –La liste des spécialités précédemment paramétrée va safficher Pour chaque spécialité, remplissez le TVO cumulé sur lensemble de la période de létude

15 Page 15 Paramétrage des plannings de présence des IBODE, IADE et Anesthésistes Pour chaque catégorie professionnelle, il faut remplir le planning de présence moyenne : Ce travail est le travail du consultant

16 Page 16 Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? –Phase 1 : Paramétrage –Phase 2 : Saisie des données –Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

17 Page 17 Description de la saisie Les informations à renseigner de manière obligatoire sont : –Date (format jj/mm/aaaa) –Salle (élément de la liste des salles) –7 ou 8 jalons horaires (format hh:mm) –Type de programmation (« Programmé », « Ajout au programme » ou « Non programmé ») –Remise en état de la salle –Chirurgien (élément de la liste des chirurgiens) –Anesthésiste (élément de la liste des anesthésistes) –Nombre de salle pour lanesthésiste –Nombre dIBODE (décimal) –Nombre dIADE (décimal) Informations facultatives : –Identifiant –CCAM1 –CCAM2 Trois états possibles : –« Attention, des lignes ne sont pas correctement renseignées » –« Il y a des incohérences temporelles » –« Toutes les lignes sont bien renseignées »

18 Page 18 Cas n°1 et cas n°2 Deux cas pour linduction : –Cas n°1 : induction dans la salle dintervention –Cas n°2 : induction en salle de pré-induction Pour la saisie : Heure de pré- induction Heure dentrée en salle dintervention Heure dinduction Cas correspondant Non renseignéObligatoireRenseignéCas n°1 RenseignéObligatoireNon renseignéCas n°2 RenseignéObligatoireRenseignéCas n°2

19 Page 19 Contrôle à la saisie Validations à la saisie pour tous les champs –Ce contrôle ne sopère pas sur des valeurs collées (limitation Excel) Il y a une incohérence temporelle si un jalon est antérieur au jalon le précédant dans le circuit du patient –La case est coloriée en orange –Létat de la ligne est colorié en orange Sil manque une donnée, létat de la ligne est rouge

20 Page 20 Envoi du fichier Si le titre est rouge, StartingBloc ne se lancera pas –Létablissement doit envoyer un fichier correctement renseigné Si le titre est orange ou vert, StartingBloc se lancera Il faut nommer le fichier de saisie « Saisie.xls » Il faut placer le fichier de saisie dans le même dossier que le fichier StartingBloc

21 Page 21 Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? –Phase 1 : Paramétrage –Phase 2 : Saisie des données –Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

22 Page 22 Lancer le calcul Dans le feuille « Accueil », cliquez sur « Run » Une fenêtre de suivi apparaît, cliquez sur « Go » Prévoir une dizaine de minute de traitement pour 500 opérations Attention, plus la période est grande et plus le calcul est long –Il est plus long de calculer 100 opérations sur 6 mois que 500 opérations sur 2 semaines –Charge au consultant de contrôler létendue des dates dans le fichier de saisie Enregistrer le fichier –Tous les calculs sont enregistrés –Il nest pas utile de relancer les calculs à louverture dun fichier déjà traité Remarques : –Si toutes les lignes ne sont pas correctement renseignées, le calcul ne se lance pas

23 Page 23 Identification des chevauchements Sil existe des chevauchements, vous en serez avertis en fin de traitement Les chevauchements dinterventions dans la même salle sont listé dans longlet « Chevauchements » Les corrections sont à faire manuellement dans le fichier de saisie

24 Page 24 Identification des opérations « orphelines » de TVO Sil existe des opérations qui nont pas pu être rattachées à un TVO, vous en serez avertis en fin de traitement Les opérations qui nont pas pu être rattachées à un TVO sont listées dans longlet « Orphelines » Les corrections sont à faire manuellement dans le paramétrage du TVO ou dans le fichier de saisie

25 Page 25 Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? –Phase 1 : Paramétrage –Phase 2 : Saisie des données –Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

26 Page 26 Exemple commun Sur une période dune semaine, on mesure lactivité dun bloc de 2 salles :

27 Page 27 Indicateurs de taux doccupation par salle Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Calculé par salle Durée doccupation : Somme des durées entre lentrée en salle et la sortie de salle dans le TMD Inclus la durée de remise en état Ne tient pas compte du dimanche Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée doccupation que pour une simple occupation Potentiel : 10h pour les jours de semaine 4h pour les samedis Durée doccupation en SALLE1 = 9h30 Durée doccupation en SALLE2 = 7h30 Potentiel SALLE1 = Potentiel SALLE2 = 20h Taux doccupation SALLE1 = 9h30/20h = 48% Taux doccupation SALLE2 = 5h55/20h = 38%

28 Page 28 Indicateurs de taux doccupation par quart dheure Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Calculé sur un quart dheure Durée doccupation : Somme des durées dinterventions sur le quart dheure considéré Inclus la durée de remise en état Ne tient pas compte du dimanche Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée doccupation que pour une simple occupation Le taux doccupation par quart dheure est calculé par salle (sélection par menu déroulant)

29 Page 29 Indicateur de première incision Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Répartition temporelle des première incisions Le premier patient est défini par : Première heure dincision avec une heure dentrée en salle supérieure à 6h30 Hors week-end Toutes programmations confondues Le total est la moyenne des salles, il ne représente pas le premier patient incisé dans le bloc entier Sens des inégalités : Début du créneau : inégalité stricte Fin du créneau : inégalité large Un patient incisé à 8h compte dans le créneau 7h30 – 8h Premières incisions SALLE1 : 7h45 le mardi 8h 20 le jeudi

30 Page 30 Indicateur de mobilisation du personnel Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Présence moyenne du personnel en salle Taux de mobilisation en fonction dun planning de référence Taux de mobilisation moyen La présence du personnel est calculée par salle (sélection par menu déroulant) Sans les week-end Avec la remise en état de la salle Si deux interventions se chevauchent, on somme le personnel présent Les taux de mobilisation se calculent sur un effectif total La moyenne de la présence du personnel est calculé sur 8h – 18h La moyenne du taux de mobilisation est calculée sur la plage horaire du planning de la catégorie considérée Pour la salle 2 on a une présence dIBODE : Le planning donne une présence de 3 IBODE entre 8h et 14h30 Le taux de mobilisation des IBODE est de 60%

31 Page 31 Indicateur denchaînement des interventions Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Durée entre la sortie dun patient et lentrée du suivant La durée de remise en état de la salle est soustraite à cet enchaînement Calculé par salle (sélection par menu déroulant) Durée moyenne entre la date sortie du patient+remise en état et la date dentrée du patient suivant Sans les week-end Ne prend pas en compte les enchaînements de plus de 1h30 Il ny a pas denchaînement en SALLE1 pour lexemple donné car les deux interventions se chevauchent En SALLE 2, lenchaînement est de 5 minutes (15:20 – 15:00 = 20 et remise en état de 15, donc 20-15=5) En histogramme : nombre doccurrence par tranche horaire En courbe : cumul ramené à 100%

32 Page 32 Indicateur du circuit patient Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Durées moyennes de chaque étape du circuit patient Sans le week-end Distinction cas1 et cas2 Inclus la durée moyenne denchaînement des interventions

33 Page 33 Indicateur doccupation de la SSPI Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple Nombre moyen de patients dans la SSPI au fil de la journée Sans le week-end Les créneaux sont fragmentés de manière linéaire : un patient présent de 8h à 8h30 compte pour 0,5 patients présents de 8h à 9h La moyenne est réalisée sur lensemble des jours de létude hors week-end

34 Page 34 Indicateur doccupation des vacations Définition de lindicateur Précisions de calcul Exemple TROV : Temps Réel dOccupation des Vacations Débordement : Durée doccupation qui nest pas du TROV Il faut que le TVO soit déclaré Deux opérations qui se chevauchent sadditionnent pour le calcul du TROV et du débordement Les TROV sont repris dans le tableau de bord détaillé On déclare un TVO en SALLE2 le 03/04/08 de 8h à 14h Si on considère lopération de la SALLE2 de 10h15 à 15h, on a : TROV = 3h45 Débordement = 1h15 Le graphse présente : TROV en valeur absolue Débordement en valeur absolue TROV/TVO en %

35 Page 35 Tableau de bord général Le tableau de bord reprend les indicateurs clés de StartingBloc

36 Page 36 Tableau de bord détaillé Tous les chiffres clés sont représentés dans le tableau de bord détaillé Les occupations sont données sur le créneau standard MeaH (8h-18h) Les TROV sont donnés selon le TVO déclaré

37 Page 37 Evolution des indicateurs Lévolution des indicateur se fait manuellement Pour chaque période, il faut entrer manuellement la valeur des indicateurs dans longlet « Evolution » La feuille « Evolution » nest pas protégée, sa bonne utilisation est à la charge du consultant


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