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W w w. c d g 5 9. f r Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord Présentation de lExtranet – carrières Jeudi 22 octobre 2009 14 rue.

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1 w w w. c d g 5 9. f r Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord Présentation de lExtranet – carrières Jeudi 22 octobre rue Jeanne Maillotte - BP 1222 – Lille Cedex

2 2 PLAN Connexion au site Cdg59, Partie Conseil/Extranet carrières et accès à lExtranet carrières Présentation de lExtranet carrières Les services métiers (= onglets) offerts aux collectivités Longlet « Le personnel » : Les fiches individuelles, les états civils, les adresses et les évènements de carrière Longlet « Le statut » : des filières aux grades et la simulation de paie Longlet « Les carrières » : Leffectif des fonctionnaires Préparer les avancements déchelon Editer des fiches de notation Saisir les notations

3 3 Pour accéder lapplication « Extranet carrières » : 1) Vous devez vous connecter au site du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord. Pour cela, taper dans la barre dadresse, le site suivant : Le site du Cdg59 apparaît dans une nouvelle fenêtre. Connexion au site Cdg59La collectivité

4 4 2) Lorsque vous êtes sur le site du Cdg59, cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières. Une nouvelle fenêtre apparaît.

5 5 Cliquer dans la partie Conseil/Extranet carrières Partie Conseil/Extranet carrières du site Cdg59La collectivité

6 6 Si vous avez un compte, cliquer sur le lien « Accéder à lextranet carrières ». Dans le cas contraire, cliquer sur le lien « Demande de création de compte ». Vous devez remplir un formulaire de demande douverture de compte Extranet carrières (voir le modèle en fin de diaporama). Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents.

7 7 Accès à lExtranet carrièresLa collectivité Cliquer sur le lien « Accéder à lextranet carrières » si vous avez un compte. Si vous navez pas de compte, cliquer sur le lien « Demande de création de compte ». Vous devez remplir un formulaire de demande douverture de compte Extranet carrières (voir le modèle en fin de diaporama). Pour vous aider à mieux appréhender cet outil, vous pouvez cliquer sur les différents liens pour accéder aux différents documents.

8 8 Vous accédez à la plate-forme dauthentification du Cdg59. Saisir vos codes « Identifiant » et « Mot de passe » et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité puis cliquer sur le bouton « Sidentifier ».

9 9 Accès à lExtranet carrières (suite)La collectivité Identification / authentification de la collectivité Profil utilisateur : saisir vos codes Identifiant et mot de passe et rechercher dans le menu déroulant votre collectivité. C liquer ensuite sur le bouton « Sidentifier »

10 10 Présentation de lapplicationLa collectivité Corps de page Identification de la collectivité / profil utilisateur Volets onglets (ou métiers) Menu des pages de longlet en cours Pour quitter lapplication, cliquer sur le lien « Déconnexion »

11 11 Présentation des différents métiers (que lon appellera onglets) offerts aux collectivités : - Le personnel - Le statut - Les carrières.

12 12 Les services métiers offerts (= onglets)La collectivité

13 13 Dans longlet « Le personnel » puis dans le menu « Les fiches individuelles », vous pouvez faire une recherche par nom, prénom, patronyme, … Vous noublierez pas de cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher » pour valider votre recherche.

14 14 Les fiches individuellesLe personnel Cliquer sur le bouton « Rechercher »

15 15 Suivant la recherche effectuée, le(s) nom(s) de(s) agent(s) apparaît(ssent). Vous pouvez cliquer sur le nom de lun des agents et le détail de sa situation (adresse, situations familiale et administrative) apparaîtra.

16 16 Les fiches individuellesLe personnel

17 17 La fiche résume les informations individuelles des agents de la collectivité : - Adresse - Situation familiale - Dernière situation administrative issue du dossier de carrière. - Le bloc-notes peut ou non être partagé avec le CDG. Le navigateur « Agents » apparaît sur les pages individuelles. Il permet de se déplacer dans la liste du personnel de la collectivité et de passer ainsi dun agent à un autre lorsque la recherche effectuée porte sur plusieurs noms. Le bouton « Recherche » propose également deffectuer une nouvelle recherche dagents par nom, par matricule, …

18 18 Les fiches individuellesLe personnel Navigateur « Agents » et bouton « Recherche »

19 19 Vous pouvez modifier dans le menu « Les états-civils », la date de naissance, le lieu de naissance, le département, le pays de naissance, le n° NIR, la nationalité et la situation familiale de lagent. Vous noublierez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » qui se trouve en bas de page pour valider les modifications ou sur le bouton « Annuler » si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH

20 20 Les états-civilsLe personnel

21 21 Vous pouvez modifier dans le menu « Les adresses », ladresse de lagent. Vous noublierez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider les modifications ou sur le bouton « Annuler » si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH

22 22 Les adressesLe personnel Cliquer sur le bouton « Enregistrer pour valider les modifications

23 23 Le menu « Les évènements de carrière » dresse la liste des arrêtés validés dans la carrière de lagent.

24 24 Les évènements de carrièreLe personnel

25 25 Dans longlet « Le statut », le menu « Des filières aux grades » affiche les données statutaires à une date donnée (Vous pouvez modifier la date si vous le souhaitez et cliquer ensuite sur le bouton approprié car par défaut, il affiche la date du jour) : - Filière - Secteur - Cadres demplois - Grades - Échelles indiciaires Il est à préciser que les grades et les indices qui saffichent sont ceux valables pour la période saisie (ici le 30/07/2009). Le lien depuis un échelon ou un indice donne accès à la page de simulation de paie.

26 26 Des filières aux gradesLe personnel Cliquer sur lun des grades et la grille indiciaire du grade correspondant saffiche Vous pouvez modifier la date (intéressant pour effectuer par exemple une reconstitution de carrière) Cliquer sur ce bouton pour valider la date saisie

27 27 La simulation de paie peut seffectuer pour des fonctionnaires stagiaires ou titulaires C.N.R.A.C.L. ou cotisant au régime général ou pour les non titulaires (penser à cocher le régime de cotisation correspondant), avec les paramètres suivants : - Temps de travail - Taux d'emploi - Plafond de Sécurité Sociale - Zone d'indemnité de résidence - Accident de travail - Transport - Emploi, échelon - Indice majoré de rémunération - Nombre de points NBI - Nombre d'enfants pour le SFT - Montant de primes ou indemnités 1) Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié. 2) Compléter les différentes rubriques et cliquer sur le bouton « Calculer ». Le net à payer saffiche. 3) Un fac-similé de bulletin peut être édité à lissue de la simulation (cliquer sur le bouton « Imprimer » pour éditer un bulletin de paie).

28 28 Simulation de paieLe personnel Une fois les différentes rubriques complétées, cliquer sur le bouton « Calculer ». Le net à payer saffiche Penser à cocher la case correspondant au régime de retraite approprié Cliquer sur le bouton « Imprimer » pour éditer un bulletin de paie

29 29 Vous pouvez visualiser le tableau des effectifs dans longlet « Les carrières » puis dans le menu « Leffectif des fonctionnaires ». 1)Saisir la date dobservation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton « Actualiser ». Le tableau des effectifs saffiche par grade. 2) Vous pouvez aussi en cliquant sur lun des grades visualiser la liste nominative des agents. 3) Pour imprimer ce tableau, il conviendra daller dans le menu « Edition » et de cliquer « Sélectionner tout », clic droit « Copier » puis douvrir une page WORD et de cliquer droit « Coller ». Mettre éventuellement en forme le tableau.

30 30 Leffectif des fonctionnairesLe personnel Cliquer sur lun des grades pour afficher la liste nominative des agents dans ce grade Saisir la date dobservation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs (par défaut la date du jour) et cliquer sur le bouton « Actualiser ». Le tableau des effectifs saffiche par grade

31 31 1.Le CDG détermine les possibilités davancements déchelon puis les met à disposition des collectivités en les prévenant par mail. 2.Invitée par mail, la collectivité suit les étapes de préparation : édition de la liste des promouvables, choix des propositions sur lExtranet carrières et édition du tableau davancements. Une fois signé, elle transmet le tableau davancements au CDG. 3.Le CDG présente les tableaux davancements à la CAP. Après réunion de celle- ci, le CDG informe la collectivité des éventuels avis défavorables et lui retourne le tableau davancements visé par la C.A.P. 4.La collectivité édite les arrêtés sur proposition, les signe, et les transmet au CDG. 5.A leur réception, le CDG valide les propositions, qui se transforment ainsi en arrêtés dans la carrière du personnel. 6.La collectivité constate les évolutions de carrière dues aux propositions davancement validées. N.B. : Un didacticiel vous expliquera ultérieurement la procédure à suivre.

32 32 Préparation des avancements déchelonLes carrières Détermine les avancements déchelon Le Centre de gestion La collectivité Ne voit rien de la préparation des avancements Fixe la date limite de réception des dossiers au CDG et notifie par mail les collectivités affiliées Choisit parmi les propositions avant la date limite de présentation au CDG Est prévenue par mail quelle peut préparer la C.A.P. sur lExtranet Edite la liste des promouvables Edite le tableau davancements Informe la collectivité de lavis de la C.A.P. Signe et transmet le tableau au CDG Signe et transmet les arrêtés sur proposition au CDG Organise la réunion de la C.A.P. Edite les arrêtés sur proposition Retourne le tableau davancements avec avis de la C.A.P. Constate le changement de situation dans la carrière du personnel Valide les propositions en arrêtés et génère les changements de situation

33 33 Après réception dun mail du Cdg59, vous pouvez éditer les fiches de notation. Pour cela, vous devez aller dans longlet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien correspondant.

34 34 Edition des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le lien

35 35 Cliquer sur le lien pour éditer les fiches de notation.

36 36 Edition des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le lien « Editer les fiches individuelles de notation »

37 37 Vous pouvez éditer les fiches de notation suivant 4 possibilités : - par catégorie : - A, - B, - ou C - toutes catégories confondues.

38 38 Edition des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le lien souhaité

39 39 Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Ouvrir ». Les fiches de notation (catégorie A, B ou C ou lensemble des fiches en fonction du choix effectué auparavant) apparaissent dans WORD. Vous pouvez alors les imprimer. Si vous souhaitez les sauvegarder, vous avez la possibilité denregistrer dans WORD ces fiches de notation dans un répertoire par le menu « Fichier/Enregistrer sous ». WORD vous demande de saisir un nom pour ce document.

40 40 Edition des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le bouton « Ouvrir »

41 41 Vous devez maintenant informer le Cdg59 que vous avez édité les fiches de notation. Pour cela, vous devez retourner dans longlet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien correspondant. De cette façon, le Cdg59 aura connaissance que les fiches de notation ont été éditées et ne vous relancera pas ultérieurement.

42 42 Edition des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le lien

43 43 Cocher ainsi la case correspondante.

44 44 Edition des fiches de notationLes carrières Cocher la case correspondante

45 45 Lorsque les notations ont été établies (vœux des agents, appréciation de lautorité territoriale, note chiffrée et observation sur les vœux de lagent), les fiches de notation sont transmises au Cdg59 pour avis de la Commission Administrative Paritaire compétente. Vous devez avertir le Cdg59 de cette transmission par voie postale. Pour cela, vous devez retourner dans longlet « Les carrières » puis dans le menu « Editer les fiches de notation » et cliquer sur le lien.

46 46 Edition des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le lien

47 47 Cocher la case correspondante de façon à ce que le Cdg59 soit averti de la transmission des fiches de notation par voie postale.

48 48 Edition des fiches de notationLes carrières Cocher la case correspondante

49 49 Dès réception des fiches de notation visées par la C.A.P., vous avez la possibilité de saisir, si vous le souhaitez, les notes de vos agents. Pour cela, vous devez retourner dans longlet « Les carrières » puis dans le menu « Saisir la notation ». Cliquer ensuite sur le lien correspondant.

50 50 Saisie des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le lien

51 51 Cette page permet la saisie rapide des notes finales des agents. Elle se fait en liste. 1) Sagissant du groupe hiérarchique, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix (par groupe hiérarchique ou tous). 2) Sagissant de la liste dagents, cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix. 3) Saisir les notes et éventuellement les appréciations puis cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider votre saisie. 4) Passer ensuite à la liste dagents suivante.

52 52 Saisie des fiches de notationLes carrières Cliquer sur le menu déroulant et effectuer votre choix Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider les notes Saisir les notes

53 53 Pour accéder à lExtranet carrières, vous devez ouvrir un compte et compléter ce formulaire sur notre site (partie Conseil/Extranet carrières/demande de création de compte).

54 54 Modèle du formulaire de demande douverture de compte Extranet carrières N.B. : Comptes nominatifs : Un compte par utilisateur


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