Maîtrise du processus d’admission : depuis le Conseil d’IUT jusqu’à sa déclinaison technique dans APB. Exemple des IUT de Tarbes et IUT ‘A’ Journée « Accueil.

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1 Maîtrise du processus d’admission : depuis le Conseil d’IUT jusqu’à sa déclinaison technique dans APB. Exemple des IUT de Tarbes et IUT ‘A’ Journée « Accueil et réussite des bacs technologiques en IUT » - 18 décembre 2012

2 Contexte national Politique du MESR Politique de l’ADIUT
« Renforcer dans la loi la priorité d’accueil des bacheliers professionnels en STS, des bacs technologiques en IUT, en leur réservant un nombre minimal de places ….» (Proposition 5 des Assises de l’ESR) Politique de l’ADIUT Proposition de l’ADIUT Responsabiliser les conseils d’IUT et maitriser le processus de recrutement Accroître le vivier de candidats bacs technologiques Piloter et impulser au niveau national Courrier du Président de l’ADIUT à tous les directeurs d’IUT

3 Le processus Définition de la politique de recrutement
Recrutement des bacheliers technologiques Définition de la politique de recrutement Définition des modalités pratiques de cette politique Mise en œuvre du recrutement Analyse et bilan de la campagne

4 La politique de recrutement
Le Conseil d’IUT En fonction de la politique nationale et académique Définit la politique de recrutement de l’IUT Confie au jury d’admission la mise en œuvre de la politique de recrutement Vote les capacités d’accueil Prend connaissance du bilan de la campagne d’admission

5 Conseil d’IUT Sur la base du bilan de la précédente campagne d’admission, le conseil : Vote les capacités d’accueil de chaque DUT Définit la politique de recrutement Objectif en terme de cible à atteindre par type de bacs 50% de bacs technos ou listes épuisées Et éventuellement les objectifs intermédiaires de l’année en fonction de ce que le jury d’admission de l’année précédente aura pu mettre en œuvre : évolution progressive du % de bacs technos

6 La définition des modalités pratiques
Le jury d’admission détermine et approuve les modalités d’admission, harmonise et met en cohérence Modalités d’admissions spécifiques Paramétrage et calcul des moyennes Groupes de bacs Nombre de places offertes, surbooking, classés, données d’appel

7 Le jury d’admission Composition du jury
fixée par l’arrêté du DUT de 2005 Le jury met en œuvre la politique définie par la conseil : Les groupes de bacs bacs technos, bacs généraux (éventuellement bacs pros) Le nombre de places à pourvoir par type de bacs Le jury fixe en conséquence : Les nombres de : classés-refusés, à appeler y/c un éventuel surbook Des modalités d’admission spécifiques Sportifs de haut niveau, bonus/malus, entretien

8 La mise en œuvre du recrutement : APB
Le portail APB apporte une réponse technique Paramétrage des groupes de bac Paramétrage des moyennes Saisie des capacités d’accueil et des données d’appel Classement des candidats Suivi des appels, réajustements

9 APB : l’outil au service de la politique de recrutement
Création des groupes de bacs : 3 groupes minimum, bacs généraux (BG), bacs technologiques (Btn), autres Classement des candidats par groupe en fonction de leur moyenne APB Saisies des données d’appel par groupe : nombre de places à pourvoir et nombre de candidats à appeler, suivant les objectifs fixés par le jury d’admission et le conseil d’IUT. Ajustement des données d’appel par groupe en fonction des premières simulations. Suivi des listes d’admission

10 Création des groupes de bac
Les groupes de bacs vont être déterminés en fonction des filières que la formation accueille : bacs généraux en lien avec la spécialité bacs technologiques en lien avec la spécialité bacs professionnels (pour Tarbes) autres (autres filières de bac, bacs pro (pour Toulouse-Auch-Castres), diplômes étrangers etc…) Exemple pour l’IUT ‘A’ (19 formations) : 112 groupes de bacs (40 groupes de BG, 34 groupes de Btn, 38 groupes « autres et étrangers» Exemple pour l’IUT de Tarbes (5 formations) : 39 groupes de bacs dont 10 Btn

11 Création des groupes de bacs
Les groupes par formation peuvent être créés et paramétrés à partir du 20 janvier sur APB (Onglet « Candidatures » - « Groupes ») Définition d’un groupe : Le libellé Le type de groupe Manuel : les candidats sont assignés de manière manuelle dans chacun des groupes. Paramétrable : les candidats sont assignés de manière automatique dans un groupe précis suivant des critères prédéfinis.

12 Création des groupes de bacs
Critères pouvant être retenus de manière hiérarchique : Baccalauréat ou diplôme équivalent, obtenu ou en préparation Voie (Générale ou Technologique ou Professionnelle) Série Spécialité

13 Aide à la décision et groupes de bacs
La création de plusieurs groupes engendre automatiquement un recrutement par groupe. Le traitement des dossiers et le classement des candidats se fait alors par groupes de bacs Le classement d’un candidat se fait par rapport à sa « moyenne de classement » et en fonction du seuil en dessous duquel il sera refusé ( défini par le Jury d’admission pour chaque groupe de bacs)

14 Admission et groupes de bacs
Saisies des données d’appel pour un groupe: Nombre de places à pourvoir : nombre d’étudiants néo entrants, issus de ce groupe de bac, souhaité dans la formation concernée. Nombre à appeler : nombre de candidats de ce groupe de bacs, nécessaires pour atteindre le nombre de places. Dans l’idéal Nb de places à pourvoir = Nb à appeler Dans la plupart des cas, utilisation d’un surbook

15 Admission et groupes de bacs
Ajustement des données d’appel par groupe en fonction des premières simulations. Pendant les 3 phases de simulation précédent les 3 phases d’appels des candidats, les résultats vont être contrôlés quotidiennement et les données d’appel réajustées si nécessaire : si une liste de Btn est épuisée, les données d’appel seront reportées sur une autre liste de Btn. Si toutes les listes de Btn sont épuisées, les données d’appel seront reportées sur les listes de BG Les appels de fin de liste se feront selon la même logique La formation sera ouverte en procédure complémentaire dès que toutes les listes seront épuisées

16 Admission et groupes de bacs
Ajustement des données d’appel par groupe en fonction des premières simulations. Rappel du calendrier : 1ère phase : Simulations du 04 au 11 juin 2013, appel le 13 juin 2013 2ème phase : Simulations du 21 au 25 juin 2013, appel le 27 juin 2013 3ème phase : Simulations du 9 au 12 juillet 2013, appel le 14 juillet 2013

17 Analyse et bilan de la campagne
La Direction Production d’indicateurs IUT, ARIUT Analyse du recrutement Contrôle du respect des procédures Politique et actions à mettre en place

18 Bilan et analyse du processus
Enjeux : Rendre compte du processus Au niveau national au MESR Au niveau régional au rectorat Au niveau IUT au conseil d’IUT et à l’université Permettre d’améliorer le processus Positionner l’IUT dans la contribution à son université à la politique de l’Etat, dans sa région et au niveau national Indicateurs Nationaux (cf. pwt de Michel Le Nir) Complémentaires

19 Indicateurs nationaux
L’attractivité du DUT Taux de pression = nb de vœux 1 / capacité OU nb candidatures reçues / capacité (Taux d’attractivité/taux de pression) Le niveau de sélection du DUT ? Taux de classement = nb candidatures classées / nb candidatures reçues Le taux de classement doit être mis en lien avec le nombre de candidature reçus. En effet un taux de classement faible, inférieur à 50% est plus compréhensible si la spécialité a reçue un nombre considérable de candidatures (ex : Info-com). Il apparait logique que la spécialité se doit alors d’être beaucoup plus sélective afin de fluidifier le processus Ces indicateurs, au nombre de 5, sont ceux que l’on reprend le plus fréquemment. Ils pourraient se décliner à différentes sous-populations comme les FI vs FA, les Régions, les académies, les spécialités par options…

20 Indicateurs nationaux
Le niveau d’acceptation des admissions Taux d’acceptation = nb propositions acceptées / nb propositions faites Plus ce rapport est proche de 100% plus cela signifie qu’il y a eu adéquation entre propositions faites et souhaits des candidats Attention : le nb de propositions faites n’est pas « visible » au niveau de l’IUT Le niveau de remplissage Taux de remplissage = nb propositions acceptées / capacité (nb places à pourvoir) L’objectif est d’atteindre les 100%, ce qui signifierait qu’il n’y a aucune place vacante à l’issue des deux procédures Ces indicateurs, au nombre de 5, sont ceux que l’on reprend le plus fréquemment. Ils pourraient se décliner à différentes sous-populations comme les FI vs FA, les Régions, les académies, les spécialités par options…

21 Indicateurs complémentaires
Attractivité de la formation pour les candidatures Taux de réponse : nb inscrits/nb appelés Taux d’appel : nb inscrits/rang du dernier appelé Identification du manque de candidatures Les listes épuisées : Rang du dernier appelé ≈ nbre de candidats de la liste Comparaison entre le « traitement » des bacs technologiques et bacs généraux nb inscrits / nb candidatures % de chaque bac dans les candidatures reçues, candidatures classées, les appelés, et les inscrits

22 Exemple : Inscrits/candidatures

23 Inscrits/candidatures
Exemple : Campagne

24 Conclusion Le recrutement des bacs technologiques nécessite :
la définition d’une politique avec des objectifs la maîtrise de l’outil APB et son pilotage par la direction, le jury d’admission et le service administratif Une analyse a postériori du processus pour rendre compte de la mise en œuvre de la politique et l’améliorer